Việc hoàn thiện quy trình chưa xác định được chính xác các nguyên nhân của các hạn chế. Và các điểm hạn chế xuất phát từ các nguyên nhân sau:
3.3.1 Quá trình làm TBSX hay mắc lỗi nguyên nhân là - Lỗi chuẩn bị hàng xuất
Thông tin của XNK với khách hàng chưa thông nhất, chưa đầy đủ thông tin
Áp lực về thời gian giao hàng
Với các đơn hàng phức tạp tốn nhiều thời gian để làm Không cẩn thận trong việc làm TBSX, lỗi cắt dán.
Nhà máy nhận được TBSX không phản hồi lại, cho đến khi bắt đầu SX mới phát hiện sự thiếu sót của TBSX, hoặc lô in, Ví dụ; Đơn hàng EURO, đề nghị nhà máy kiểm tra lô in trước khi SX, tuy nhiên 1 tháng sau khi bắt đầu SX nhà máy phản ánh là lô hỏng, lô khác, dẫn đến chậm tiến độ
Khi kiểm tra TBSX, thấy một số lỗi sau lặp đi lặp lại nhưng chưa được khắc phục. Vì những lỗi nhỏ này mà phải làm lại PAKD – kiểm tra lại - xin lại chữ kí, tốn rất nhiều thời gian.
Đặc biệt gặp khó khăn về vấn đề tem : số lượng và chất lượng. Có hiện tượng đến khi làm gần hết hàng mới phát hiện thiếu tem.
3.3.2 Công tác kiểm tra hàng xuất
Việc mẫu và sản phẩm xuất đi bị khách hàng phản ánh không theo yêu cầu của khách hàng. Nhà máy không tin TTKD khi phàn nàn về mẫu, về hàng. TTKD chỉ dựa vào tiêu chí của khách để duyệt hàng. (hàng xuất cho khách hàng Alo). Khi khách hàng phàn nàn chất lượng hàng, nhà máy cho rằng hàng đã đạt chất lượng. Trong đơn hàng Evenplast, nhà máy không thực sự hợp tác để giải quyết đơn hàng và giao đúng yêu cầu của TTKD. Do vậy sẽ phát sinh tranh chấp về chất lượng hàng xuất, hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng. Hàng giao không đúng thời gian giao hàng
3.3.3 Sai lệch thông tin giữa các bộ phận
Thông tin giữa nhân viên kinh doanh với nhà máy, giữa sales và hỗ trợ chứng từ hay giữa các bộ phận khác với nhau hiểu sai thông tin do thông tin truyền sai, hay không đầy đủ kịp thời.
Chậm trong quá trình check thông tin từ phía ngân hàng cho tiền về hoặc LC , do đó đã ảnh hưởng đến kế hoạch làm hàng của TTKD và nhà máy. Và giải phóng hàng cho khách hàng.
Giữa KCS và KD không có điểm chung, chủ yếu là diễn ra với giữa KCS nhà máy 1 và XNK. KCS luôn đưa ra tiêu chí thấp hơn hàng, hoặc “ Chất lượng tốt nhất rồi”
Nhà máy không thực sự hợp tác để giải quyết đơn hàng và giao đúng yêu cầu của TTKD. Nhà máy còn chậm trong vấn đề thông tin lên TTKD để giải quyết vấn đề, dẫn đến tình trạng chậm thời gian giao hàng
3.3.4 Trình độ chuyên môn
Theo thống kê thì có đến 90% nhân viên hiểu sai và mơ hồ về L/C dẫn đến lỗi chứng từ bị bắt lỗi và sai về thời hạn giao hàng.