V- thêm tài liệu và các đối tợng khác vào
a) Tạo AutoTEXT:
Đánh dấu khối văn bản để tạo Auto TEXT.
Ví dụ: ta có khối văn bản sau, tiến hành đánh dấu nh hình sau:
Trờng đại học KTCNTN Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
Số ..../QĐHT Độc lập - tự do - hạnh phúc
Thái nguyên ngày .... tháng....năm ...
Chọn menu INSERT
Chọn Auto TEXT.
Hộp thoại Auto TEXT xuất hiện nh hình sau:
Gõ cụm từ thay thế vào hộp Name, ví dụ trên ta gõ là TD1 Bấm nút ADD Bấm vào CLOSE để trở về soạn thảo Trở về soạn thảo ta chỉ gõ là TD1 rồi ấn phím F3 thì nội dung trên đ- ợc dán vào tại vị trí con trỏ.
Trờng đại học KTCNTN
Cộng hoà x hội chủ nghĩa Việt namã
Số ..../QĐHT Độc lập - tự do - hạnh phúc
Thái nguyên ngày .... tháng....năm ...
V- Những thao tác cần thiết để hoàn thiện và in ấn tài liệu.
1-Các chế độ hiển thị tài liệu.
Microsoft word cung cấp 4 cách thể hiện tài liệu trên màn hình, mỗi một chế độ cho phép ngời sử dụng tận dụng tối đa các phơng tiện làm việc, các chế độ đó là:
Normal View : cho phép ta làm hầu hết các công việc nh soạn thảo, sửa chữa, định dạng văn bản....
Page Lavout View: cho phép thể hiện tài liệu nh khi nó đợc in ra, kể kể cả các tiêu đề đầu và cuối trang, số trang...
Outline View : tạo cho việc sao chép văn bản hay sắp xếp lại các tài liệu dài dễ dàng hơn.
Prin Preview : thể hiện toàn bộ trang văn bản ở chế độ thu nhỏ, ta có thể kiểm tra việc ngắt trang, thay đổi cách đặt lề cho văn bản .v.v.. trớc khi in tài liệu.