1. Chức năng
Công ty cổ phần dược Phú Thọ là đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có lãi. Tạo ra công ăn việc làm và thu hút nhiều lao động, tạo ra nhiều sản phẩm. Đảm bảo phát triển vốn cho công ty.
Đa sản xuất có giá trị sản lượng công nghiệp cao hơn và đạt tiêu chuẩn chất lượng trong nước và khu vực.
Đảm bảo cho các chương trình chống dịch và các chương trình chăm sóc sức khoẻ ban đầu.
2. Nhiệm vụ
Sản xuất, kinh doanh trang thiết bị, vật ty y tế trong đon vị.
Sản xuất là nhiệm vụ hàng đầu thực hiện trên cơ sở được đăng ký với Sở kế hoạch và đầu tư về ngành nghề kinh doanh sản xuất thuốc tân dược, đông dược, trang thiết bị y tế.
3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tại chi nhánh
Giám đốc:
Chịu trách nhiệm trước công ty về quản lý nhân lực, vật tư, tiền vốn và lãnh đạo toàn diện mọi hoạt động của công ty dược.
Thực hiện tốt nhiệm vụ kinh doanh thuế, phù hợp với thực tế nhu cầu thuốc phòng chưa bệnh ở địa phương.
Xây dựng kế hoạch dự trù, phân phối, quản lý kế hoạch tài vụ, lao động tiền lương.
Nắm vững trình độ chuyên môn của từng nhân viên để bố trí công việc cho tốt.
quy chế của đơn vị, các chủ trương chính sách pháp luật của nhà nước và chính quyền địa phương.
a. Kế toán.
Lập kế hoạch tài vụ.
Lập các kiểu thống kê, chứng từ thu chi, dự trù vốn và quyết kiểm tra giá nhập, giá bán, hoá đơn từng mặt hàng.
Thực hiện kiểm kê định kỳ hàng tháng, quý tại đơn vị.
Chịu trách nhiệm về bảo quản hàng, xuất nhập hàng, mọi nhầm lẫn trong việc hạch toán và lập bảng biểu của mình.
b. Thủ kho
Chịu trách nhiệm về bảo quản hàng, xuất nhập khẩu hàng. Xuất nhập khẩu hàng theo đúng nguyên tắc quy định.
Chịu trách nhiệm về toàn bộ số lượng và chất lượng thuốc có trong kho. Hàng tháng kiểm kê hàng hoá theo sổ sách vào thực tế vào ngày 28 mỗi tháng.
Ngày nhập Số hoá đơn, chứng từ Nguồn nhập Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng Nơi sản xuất ĐVT lượngSố Số đăng ký Số kiểm soát Hạn dựn g Ghi chú
- Nghiệm thu xong phòng kế hoạch tổng hợp lại, bộ phận kế toán viết hoá đơn hàng và đi giao cho cơ sở.
c.Công tác nhập hàng
- Nguồn nhập thuốc và vật tư trang thiết bị y tế của chi nhánh công ty: + Chủ yếu là do công ty nhập từ các hang dược phẩm có chất lượng, uy tín như Dược phẩm Hậu Giang, Dược phẩm TW1, và các công ty dược phẩm
khác và cung cấp thuốc cho các chi nhánh và đại lý bán lẻ, các loại thuốc quản lý theo quy định của Bộ Y Tế: thuốc gây nghiện, thuốc HTT và tiền chất dùng làm thuốc, thuốc bán theo đơn, thuốc dự trữ cho phòng chống thiên tai, dịch bệnh bất thường.
+ Thuốc quy định theo danh mục thuốc thiết yếu, các loại thuốc chuyên khoa, thuốc thong thường bán lẻ cho người bệnh.
+ Nguồn nhập khác: Do chi nhánh công ty tự khai thác.
Chủ yếu là các biệt dược, thuốc đông dược từ các công ty dược, công ty liên doanh, trung tâm dược phẩm khác nhằm làm phong phú các chủng loại thuốc cho công tác phục vụ nhân dân.
d.Công tác bán hàng
- Bán hàng là khâu cuối cùng của ngành dược, là sợi dây nối giữa sản xuất với tiêu dùng thông qua đội ngũ nhân viên bán hàng.
- Chuẩn bị: trước khi mở cửa phục vụ nhân viên bán hàng phải chuẩn bị đầy đủ các phương tiện bán, sắp xếp ngăn nắp, gọn gang, hợp lý để bán thuốc được thuận lợi nhanh chóng và chống nhầm lẫn.
- Bán thuốc: Người bán phải có trình độ chuyên môn về dược, có sức khoẻ, có đạo đức nghề nghiệp, không mắc các bệnh lan truyền, lây nhiễm.
- Thực hiện bán thuốc qua 5 bước:
+ Tiếp khách, tư vấn khách hàng về sử dụng thuốc an toàn, hợp lý, hiệu quả, các khả năng có thể xảy ra khi dựng thuốc hoặc tìm hiểu nhu cầu của người mua.
+ Nhận đơn phiếu, giới thiệu và ghi giá tiền.
+ Chuẩn bị giao thuốc, hướng dẫn cách dùng và bảo quản. + Ghi hoá đơn cho khách hàng.
- Trong quá trình giao tiếp, tư vấn với khách hàng cần:
+ Thái độ phục vụ: vui vẻ, niềm nở,hồ nhã, phục vụ tận tình chu đáo. + Chống nhầm lẫn: Nhân viên bán thuốc phải thực hiện đày đủ các quy
chế chuyên môn đã ban hành như: chống nhầm lẫn trong bán thuốc, chế độ ghi chép đúng.
e. Công tác quản lý, quy trình xuất, nhập hàng trong kho của chi nhánh công ty
- Công tác quản lý:
+ Khi mua hàng hoá, nguyên vật liệu đơn vị căn cứ vào nhu cầu tiêu thụ không tràn lan gây tồ đọng ảnh hưởng đến hiệu quả sản xuất, kinh doanh và việc sử dụng đồng vốn.
+ Về nguyên tắc: Giá nhập vào kho là giá trị vốn có của hàng hoá đã xuất thì được tính theo giá trị nhập vào.
+ Hàng tháng trước khi khó sổ, kế toán phải lập biên bản kiểm kê hàng hoá, thành phẩm, nguyên vật liệu trên cơ sở kết quả kiểm kê đã đối chiếu với sổ sách kế toán.
- Quy trình nhập kho:
+ Thủ tục nhập kho phải có lệnh bằng các chứng từ, hoá đơn, phiếu nhận hợp lệ, đúng thủ tục quy định.
+ Có đủ thành phần ban nghiệm thu kiểm nhập hàng theo quy định của công ty.
+ Đọc hoá đơn, phiếu nhập và thực hiện nhập kho từng mặt hàng khi hàng hoá được xác định. Theo dõi chất lượng đủ điều kiện nhập kho( số lượng, bao bì nguyên vẹn). Không nhập kho đối với hàng hoá có nghi ngờ về chất lượng và cận hạn.
+ Ghi vào sổ theo dõi hàng nhập kho theo hoá đơn và thẻ kho.
+ Với hàng hoá trả về, hàng chưa đủ điều kiện nhập kho được để ở khu vực riêng.
- Quy trình nhập kho. + Nguyên tắc chung:
Đọc hoá đơn, lệnh xuất hàng. Việc xuất kho chỉ thực hiện sau khi có lệnh xuất của giám đốc.
Thủ kho và khách hàng ký đầy đủ trên các hoá đơn. Cập nhật thẻ kho ngay trong ngày.
Khi có sự sai lệch, vướng mắc được xử lý và thông báo kịp thời có chứng từ xác nhận.
Tất cả các tài liệu liên quan đến việc xuất kho, vận chuyển phải lưu lại bên xuất và bên nhận và được bảo quản tại nơi an toàn.
+ Nội quy kho:
Người không có nhiệm vụ không được ra vào kho, không ăn uống trong kho, không được ngủ trong kho.
Nghiêm cấm mang vũ khí cháy nổ vào kho, không được hút thuốc lá, thắp nến, hương ở trong kho.
Phải có đầy đủ phương tiện phòng chống hoả hoạn.
Thủ kho không được ra ngoài kho khi đang giờ làm việc. Không làm việc riêng tại kho.
Khi mang vật tư tài sản ra ngoài phải trình giấy tờ để kiểm tra.
Hàng ngày sau mỗi giờ làm việc phải kiểm tra hệ thống điện, khó cửa nêm phong giao chìa khó cho người có trách nhiệm, người được uỷ quyền giữ.
Ngoài giờ làm việc chỉ có các đồng chí lao động trong công ty, công nhân làm ca hoặc các cán bộ làm thêm giờ có đăng ký mới được vào kho.
Thực hiện 3 kiểm tra:
Thể thức đơn phiếu đầy đủ và đúng khớp.
Nhãn trên chai, hộp thuốc, cách dùng , liều lượng đã đúng và rõ ràng chưa. Kiểm tra bằng cảm quan xem chất lượng thuốc có tốt không.
Thực hiện 3 đối chiếu:
Đối chiếu tên thuốc, tên nhãn với tên thuốc ghi trên đơn phiếu. Đối chiếu về nồng đọ, hàm lượng của đơn thuốc với nhãn thuốc.
Đối chiếu số lượng, khoản ghi trên đơn phiếu với thuốc chuẩn bị giao. Thực hiện 5 chống: Chống mối mọt, sâu bọ. Chống ẩm mốc. Chống cháy nổ. Chống hỏng vỡ. Chống để thuốc quá hạn dựng.
Hết giờ làm việc phải khó cửa, niêm phong kho, bàn giao cho bảo vệ chìa khó theo đúng quy định của công ty.
Thường xuyên dọn vệ sinh trong và ngoài kho.