Hiện nay công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung, kế toán tiến hành ghi sổ từ ngày 01/01 đến 31/12 hàng năm, trình tự ghi sổ và luân chuyển chứng từ theo sơ đồ 13 sau đây.
Sơ đồ 13: Trình tự kế toán theo hình thức kế toán nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Sổ nhật kí chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi hằng ngày Đối chiếu Ghi cuối tháng hoặc ghi định kỳ
Trình tự ghi sổ:
- Hàng ngày, căn cứ và các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ
Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
- Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng các số liệu trên sổ Cái, Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu số liệu trên sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết), các số liệu khớp trên sổ Cái và Bảng tổng hợp này sẽ được dùng làm Báo cáo tài chính. Ngoài ra, đơn vị có thể lập Bảng cân đối số phát sinh dựa vào các số liệu này lấy từ sổ Cái trước khi lập Báo cáo tài chính, đảm bảo cho việc lập Báo cáo tài chính xảy ra ít sai sót và chính xác hơn.