Chứng từ kế toán sử dụng được quy định theo chế độ chứng từ kế toán ban hành theo QĐ số 15/TC/CĐKT ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính và các quyết định khác có liên quan, bao gồm:
- Phiếu xuất kho (mẫu số 02 - VT)
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu số 03 - VT) - Biên bản kiểm kê vật tư, sản phẩm, hàng hoá (mẫu số 08 - VT) - Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho (mẫu số 02 - bH)
- Hoá đơn bán hàng -Hoá đơn GTGT
Đối với các chứng từ bắt buộc sử dụng thống nhất theo quy định của nhà nước, phải lập kịp thời đầy đủ theo đúng quy định về mẫu biểu, nội dung và phương pháp lập. Doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm về tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Ngoài ra, phụ thuộc vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, kế toán có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn như: Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu số 04 - VT), biên bản kiểm nghiệm vật tư (mẫu số 05 - VT) Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ (mẫu số 07 - VT).
Tuỳ thuộc vào phương pháp kế toán chi tiết mà sử dụng các sổ kế toán chi tiết:
- Thẻ kho (mẫu số 06 - VT) - Sổ kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư
Và cũng có thể mở thêm các bảng kê nhập, bảng kê xuất, bảng luỹ kế tổng hợp, xuất, tồn vật liệu để phục vụ cho việc ghi sổ chi tiết được đơn giản, nhanh chóng, kịp thời.
1.3.1.2.Phương pháp kế toán chi tiết nguyên liệu vật liệu, công cụ dụng cụ
Trong thực tế công tác kế toán kế hoạch của nước ta nói chung và ở các doanh nghiệp công nghiệp nối riêng đang áp dụng ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ là:
- Phương pháp thẻ song song
- Phương pháp sổ số dư
Căn cứ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp mà có thể áp dụng một trong ba phương pháp trên để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu.
a. Phương pháp thẻ song song
* Nguyên tắc hạch toán tại kho: thủ kho ghi chép tình hình N - X - T trên thẻ về mặt số lượng, ở phòng kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình N - X - T của từng thứ vật tư về mặt số lượng và giá trị.
SƠ ĐỒ 1
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP THẺ SONG SONG (1) (3) (1) (2) (2) (4) (5) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra * Trình tự kêt toán chi tiết:
(1) Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập - xuất - kho vật tư hợp lệ thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ thực nhập, xuất vào chứng từ sau đó ghi vào thẻ kho và tính số tồn kho sau mỗi lần nhập xuất. Hàng ngày sau khi ghi xong vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển những chứng từ nhập xuất cho phòng kế hoạch có kèm theo giấy giao nhận chứng từ do thủ kho lập.
(2) Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được chứng từ nhập-xuất vật tư kế toán phải kiểm tra chứng từ kế toán, hoàn chỉnh chứng từ ghi hoá đơn giá, tính thành tiền phân loại chứng từ sau đó ghi sổ (thẻ) kế toán chi tiết.
(3) Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán chi tiết vật tư và thủ kho đối chiếu số liệu Thẻ kho
Chứng
từ nhập Sổ chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ
Chứng từ xuất
Bảng tổng hợp N - X - T
giữa Thẻ kho với số (Thẻ) kế toán chi tiết
(4) Căn cứ vào số liệu tổng hợp từ các sổ (thẻ) ké toán chi tiết để lập bảng kê tổng hợp nhập-xuất-tồn những thứ vật tư ghi nội dung sau đó tổng hợp theo từng nhóm, từng loại nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ. Số liệu này dùng để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp.
* Nguyên tắc hạch toán tại kho: thủ kho ghi chép tình hình N - X - T trên thẻ về mặt số lượng, ở phòng kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết để ghi chép tình hình N - X - T của từng thứ vật tư về mặt số lượng và giá trị.
THẺ KHO Ngày nhập thẻ:... Tên kho:... Thẻ số:... Tên vật liệu:... Quy cách, chất lượng:... Chứng từ Diễn giải Ngày
X - N Số lượng Ghi chú Số Ngày Nhập Xuất Tồn Tồn đầu kỳ Phát sinh trong kỳ Tồn cuối kỳ
SỔ CHI TIẾT CÔNG CỤ DỤNG CỤ Tháng....năm... Tên kho: Mã số: Tên vật liệu: Quy cách, chất lượng: Chứng từ Diễn giải Ngày nhập- xuất Nhập Xuất Tồn
SH NT lượngSố Đơn giá Thànhtiền lượngSố Đơn giá Thànhtiền lượngSố Đơn giá Thànhtiền
Tồn đầu kỳ Phát sinh Tồn cuối kỳ
b. Phương pháp đối chiếu luân chuyển SƠ ĐỒ 2
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ ĐỐI CHIẾU LUÂN CHUYỂN
(1) (1) (4) (2) (2) (3) (3) (5) Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra. * Trình tự kế toán chi tiết:
(1) Thủ kho tiến hành công việc quy định tương tự phươngpháp song song (2) định kỳ kế toán mở bảng kê tổng hợp nhập, xuất trên cơ sở chứng từ nhập, xuất của từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ luân chuyển trong tháng theo chỉ tiêu trên số lượng và giá trị.
(3) Căn cứ vào sổ tổng hợp trên, bảng kê để ghi vào sổ đối chiếu luân chuyển mỗi thứ một dòng vào ngày cuối tháng, sổ đối chiếu luân chuyển được mở và dùng cho cả năm.
Thẻ kho
Phiếu nhập Phiếu xuất
Bảng kê nhập
Sổ đối chiếu
luân chuyển Bảng kê nhập
Sổ kế toán tổng hợp
(4) Cuối tháng đối chếu số lượng nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn của từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ trên thẻ kho với sổ đối chiếu luân chuyển.
(5) Đối chiếu giá trị nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ nhập, xuất, tồn trên sổ đối chiếu luân chuyển với sổ kế toán tổng hợp.
* Ưu, nhược điểm:
- Ưu: Giảm được khối lượng ghi sổ kế toán do chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng
- Nhược: Việc ghi sổ kế toán vẫn bị trùng lặp với thủ kho * Nguyên tắc hạch toán
Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn trên thẻ kho, kế toán mở sổ đối chiếu luân chuyển để theo dõi số lượng nhập, xuất, tồn của từng thứ vật liệu, công cụ dụng cụ.
c. Phương pháp sổ số dư
SƠ ĐỒ 3
SƠ ĐỒ TRÌNH TỰ KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ THEO PHƯƠNG PHÁP SỔ SỐ DƯ (1) (1) (2) (4) (2) (6) (3) (3) (5)
* Trình tự kế toán chi tiết vật tư
(1) Hàng ngày hoặc định kỳ, sau khi ghi thẻ kho xong thủ kho tập hợp và phân loại chứng từ nhập, xuất phát sinh trong kỳ theo tùng nhóm vật tư.
(2) Thủ kho lập phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất của từng nhóm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ đính kèm chứng từ gốc gửi cho kế toán vật tư.
(3) Kế toán chi tiết vật liệu khi nhận được phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất của từng nhóm nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ đính kèm chứng từ gốc phải kiểm tra việc phân loại chứng từ và ghi giá hạch toán trên từng chứng từ gốc tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập, xuất theo từng nhóm để ghi vào cột
Thẻ kho Chứng từ nhập Chứng từ xuất Bảng giao nhận chứng từ nhập Sổ số dư Bảng giao nhận chứng từ xuất Sổ tổng hợp N - X - T Bảng luỹ kế N - X - T
số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất. Sau đó bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho theo từng kho.
(4) Kế toán chi tiết vất liệu căn cứ vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho để tập hợp bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn (nếu vật tư được bảo quản nhiều kho)
(5) Cuối tháng căn cứ vào thẻ kho, thủ kho ghi số lượng vật liệu và công cụ dụng cụ vào sổ số dư do kế toán lập cho từng kho và dùng cho cả năm giao cho thủ kho trước ngày cuối tháng.
(6) Khi nhận sổ số dư, kế toán kiểm tra và ghi chỉ tiêu gioá trị vào sổ số dư sau đó đối chiếu giá trị trên bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho hoặc bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn với sổ số dư.
* Nguyên tắc: Thủ kho dùng thẻ kho để ghi chép số lượng N-X-T và cuối kỳ phải ghi sổ số tồn kho đã tính được trên thẻ kho vào của từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ vào cột số lượng trên sổ số dư. Kế toán lập bảng tổng hợp giá trị tồn kho cuối kỳ của từng thứ nguyên liệu vật liệu và công cụ dụng cụ vào cột số tiền trên sổ số dư để có số liệu đối chiếu với bảng tổng hợp giá trị N-X-T kho về mặt giá trị. Sổ số dư được lập và dùng cho cả năm.
* Ưu, nhược điểm:
- Ưu: Giảm nhẹ khối lượng ghi chép hàng ngày do kế toán chi tiết vật liệu chỉ theo dõi về mặt giá trị của từng nhóm vật tư. Tránh được việc trùng với thủ kho, công việc kế toán tiến hành đều trong tháng, thực hiẹn việc kiểm tra giám sát thường xuyên của kế toán.
- Nhược: Khó phát hiện đực nguyên nhân khi đối chiếu phát hiện ra sai sót và đòi hỏi yêu cầu, trình độ quản lý của thủ kho và kế toán phải cao.
BẢNG LUỸ KẾ NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT TƯ
Nhóm VL,
Từ 1 -10 Từ 11 -20 Từ 21 -31 Cộng Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn Nhập Xuất Tồn
... ... ... .... ... ... ... ... ... .... ... ... .... ... ... ... .... ... ... ... ... ... .... ... ... ....
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP (XUẤT) VẬT TƯ
Từ ngày.... đến... Nhóm CCDC Nhập Xuất Ký nhận Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiền Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiền ... ...
BẢNG TỔNG HỢP NHẬP - XUẤT - TỒN KHO VẬT LIỆU
Tháng...Năm...
Nhóm VL, CCDC
Tồn kho đầu kỳ Tồn kho trong kỳ
Xuất kho đầu kỳ Tồn kho cuối kỳ
BẢNG LUỸ KẾ NHẬP - XUẤT - TỒN VẬT TƯ Tháng...Năm... Danh điểm vật liệu Tên hàng Đơn vị tinh Đơn giá Định mức dự trữ Số dư đầu năm Số dư cuối tháng Số dư cuối tháng.... Số dư cuối tháng 12 SL ST SL ST SL ST SL ST