3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển.
Công ty TNHH thương mại Trung Nghĩa là một công ty mới, nhưng với những lợi thế của mình và vị trí địa lí thuận lợi, trong thời gian qua công ty đã đạt được những mục tiêu và kế hoạch nhất định, tạo chỗ đứng vững chắc cho mình trong nền kinh tế cạnh tranh gay gắt. Nằm trong Khu kinh tế Nghi Sơn, nơi đang được xây dựng để trở thành khu đô thị mới, nắm bắt được nhu cầu xây dựng, công ty đã đẩy mạnh việc sản xuất vật liệu xây dựng mà chủ yếu là gạch xây dựng, vừa cung cấp nguồn nguyên vật liệu cho các công trình, vừa tăng thêm lợi nhuận, tạo chỗ đứng vững chắc cho doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh hiện nay.
Thành lập
Tên công ty : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRUNG NGHĨA Tên tiếng anh : TRUNG NGHIA JOINT STOCK COMPANY
Địa chỉ : 59 Đại lộ Lê Lợi - phường Lam Sơn - thành phố Thanh Hoá Mã số thuế: 2800.813.015
Điện thoại : 037.871.3378
Website : www.gachngoitrungnghia.com.vn
Công ty TNHH thương mại Trung Nghĩa ( TRUNG NGHIA JOINT STOCK COMPANY ) được cấp giấy phép số 262031000060 do Ban quản lí thành phố Thanh Hoá cấp ngày 24/9/2006. Tháng 12/2006, công ty được khởi công xây dựng tại 59 Đại lộ Lê Lợi - phường Lam Sơn - thành phố Thanh Hoá. Đến tháng 8/ 2007, công ty đã bắt đầu sản xuất thử. Đến tháng 1/ 2008, công ty đã đi vào hoạt động chính thức.
Vốn điều lệ :
Công ty TNHH thương mại Trung Nghĩa có vốn điều lệ là 12.000.000.000 VNĐ (Mười hai tỷ đồng)
Trong đó :
- Tổng số cổ phần : 1.200.000 cổ phiếu Mệnh giá cổ phiếu : 10.000
3.1.2 Ngành nghề kinh doanh.
- Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng (giao thông, thuỷ lợi, công nghiệp, nhà máy, đường ống cấp thoát nước, đường điện và trạm biến áp tới 35 KV).
- Gia công cơ khí. - Sản xuất dây cáp điện. - Khai thác đất đá.
- Sản xuất vật liệu xây dựng.
- Bán buôn xăng dầu và các sản phẩm có liên quan. - Bán buôn máy móc, thiết bị điện, vật liệu điện.
3.1.3 TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY.
3.1.3.1 Sơ đồ tổ chức chung.
Sơ đồ 3.1 : Sơ đồ tổ chức chung.
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GĐ DOANH NGHIỆP GIÁM ĐỐC NHÀ MÁY Phòng tổ chức hành chính Phòng GĐ kinh doanh Phòng GĐ kinh doanh Phó GĐ KT sản xuất Phó GĐ KT sản xuất Phòng kế toán
Tổ bảo vệ P.Tiêu thụ P.kế hoạch P.Kế toán
BỘ PHẬN TÁC NGHIỆP SX
Tổ tạo
3.1.3.2 Sơ đồ phòng kế toán.
Sơ đồ 3.2 :Sơ đồ phòng kế toán.
Chức năng của các phòng ban.
Kế toán trưỏng : là nguời lập kế hoạch, điều hành tổ chức chung công tác kế toán của Công Ty, tính toán và kiểm soát chi phí của doanh nghiệp.
Kế toán bán hàng : Là người chịu trách nhiệm lập phiếu xuất kho, theo dõi số lượng hàng hoá trong kỳ, và chịu trách nhiệm trước kế toán trưởng.
Thủ quỹ : Là người hàng ngày căn cứ vào các nghiệp kinh tế phát sinh và các chứng từ có liên quan lập các phiếu thu, phiếu chi, để thu và chi tiền. Theo dõi và kiểm kê quỹ và lập báo cáo kiểm kê quỹ hàng ngày trên sổ quỹ tiền mặt.
3.1.3.3 Chính sách kế toán áp dụng tại Công ty TNHH TM Trung Nghĩa.
Chế độ kế toán áp dụng : Theo QĐ số 15/2006/QĐ – BTC Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính.
Niên độ kế toán năm : Bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 năm 2012 đến ngày 31 tháng 12 năm 2012.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán là Việt Nam Đồng (VNĐ).
Hình thức kế toán đang áp dụng là Nhật ký chung.
Công ty tổ chức hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật Ký Chung.
-Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức sổ kế toán Nhật Ký Chung là : tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật Ký Chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy các số liệu trong sổ Nhật Ký Chung để lên Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Hình thức Nhật ký Chung gồm các loại sổ chủ yếu sau: + Sổ Nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt
KẾ TOÁN TRƯỞNG
+ Sổ Cái;
+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ Cái theo các tài khoản kế toán thích hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan.
Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt có liên quan. Định kỳ (3, 5,10.. ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu phù hợp để ghi vào tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một số nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có).
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng với số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính.
Sơ đồ 3.3 : Hình thức kế toán Nhật Ký Chung
Ghi chú:
+ Ghi hằng ngày:
+ Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ: + Quan hệ đối chiếu, kiểm tra: Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho.
- Hàng tồn kho được ghi nhận theo nguyên tắc gia gốc
- Phương pháp tính giá trị hàng tồn kho : theo phương pháp đích danh.
- Phuơng pháp hoạch toán hang tồn kho :Theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp nộp thuế giá trị gia tăng : Theo phương pháp khấu trừ.
Sổ nhật ký chung
Sổ cái
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ chi tiết
3.2 THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CÔNG NỢ PHẢI THU VÀ PHẢI TRẢ Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRUNG NGHĨA.
3.2.1 Thực trạng kế toán công nợ phải thu.
3.2.1.1 Chứng từ kế toán sử dụng.
Phiếu thu, phiếu chi, giấy báo có ngân hàng, sinh như hóa đơn GTGT, giấy đề nghị thanh toán…
3.2.1.2 Tài khoản sử dụng.
Kế toán sử dụng tài khoản 131 “Phải thu khách hàng”.
3.2.1.3 Sổ sách kế toán sử dụng.
- Nhật ký chung,
- Sổ cái TK 131 Phải thu khách hàng, - Sổ, thẻ kế toán chi tiết…
3.2.1.4 Quy trình ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 3.4 Quy trình ghi sổ kế toán phải thu khách hàng. 3.2.1.5 Lưu đồ luân chuyển chứng từ.
Lưu đồ luân chuyển chứng từ trong kế toán bán chịu.
Nhận đơn đặt hàng từ khách hàng, bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng, chuyển sang cho bộ phận tín dụng. Bộ phận tín dụng kiểm tra công nợ của khách hàng, nếu đủ điều kiện cho nợ thì sẽ xét duyệt. Sau khi lệnh bán hàng được xét duyệt chuyển sang bộ phận lập hóa đơn 3 liên. Liên 1 lưu tại bộ phận lập hóa đơn, liên 2 giao cho khách hàng, liên 3 chuyển sang bộ phận kế toán doanh thu. Dựa vào hóa đơn liên 3 và lệnh bán hàng nhập số liệu vào phần mềm kế toán lên sổ chi tiết phải thu khách hàng và sổ cái TK 131, đánh dấu vào hóa đơn liên 3.
Ở bộ phận kho, dựa vào hóa đơn và đơn đặt hàng của khách hàng, thủ kho xuất hàng, đóng gói hàng và ghi sổ chi tiết nhập-xuất. Bộ phận giao hàng giao hàng và hóa đơn liên 2 cho khách hàng, khách hàng đưa hóa đơn liên 3 cho khách hàng ký, hóa đơn liên 3 lưu tại bộ phận kế toán.
-Phiếu thu
-………… thanh toán Sổ chi tiết
TK 131 Sổ cái
TK131 Sổ nhật ký
Bộ phận bán hàng Bộ phận xét duyệt tíndụng Bộ phận lập hóa đơn Kế toán doanh thu Bộ phận kho Bộ phận giao hàng
Lưu đồ 3.1 : Quy trình lưu chuyển chứng từ trong kế toán bán chịu
Bắt đầu Đơn đặt hàng Lập Lệnh BH Lệnh bán hàng KT Công nợ của KH,xét duyêt LBH Lệnh bán hàng được xét duyệt KT lệnh BH, lập hóa đơn Hóa Đơn BH Lệnh BH Được xét duyêt Lư uu KT HĐ, hạch toán Nhập vào PM KT Cập Nhật File Ghi HĐ vào sổ HĐ bán hàng 3 KT,đánh dấu vào sổ L ưu A HĐ chờ xử lý Đóng gói,ghi sổ HĐ bán hàng 3 Sổ chi tiết NX Giao hàng HĐ bán hàng 3 A
Lưu đồ luân chuyển chứng từ khách hàng trả nợ.
Khách hàng thanh toán tiền nợ cho công ty, bộ phận tín dụng kiểm tra công nợ và lập phiếu báo thanh toán.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt bộ phận bán hàng kiểm tra và ký duyệt, lập biên lai thu tiền làm thành 3 liên. Liên 2 giao cho khách hàng. Liên 3 chuyển chho bộ phận kế toán công nợ, kiểm tra và lập phiếu thu làm 3 liên. Từ các chứng từ có liên quan bộ phận kế toán công nợ kiểm tra, hạch toán và nhập số liệu vào phần mềm kế toán, ghi sổ chi tiết bán hàng và sổ cái TK 131.
Phiếu thu chuyển sang bộ phận thủy quỹ, dựa vào phiếu thu thủ quỹ thu tiền và ký vào phiếu thu. Phiếu số 2 lưu tại bộ phận thủ quỹ.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng, khách hàng lập lệnh chi (Ủy nhiệm chi) kèm theo phiếu báo thanh toán đã duyệt , ngân hàng nhận tiền của khách hàng , chuyển khoản lập giấy báo có, ghi sổ phụ rồi gửi cho kế toán công nợ của công ty, đối chiếu, kiểm tra, hạch toán nhập phần mềm kế toán, ghi sổ chi tiết phải thu khách hàng, sổ cái tài khoản 131 và lưu chứng từ.
Bộ phận xét duyệt
tín dụng Khách hàng Bộ phận bán hàng Ngân hàng Kế toán công nợ Thủ Quỹ
Lưu đồ 3.2 : Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền nợ của khách hàng
Bắt đầu Phiếu báo thanh toán KT công nợ,lâp PBTT H Lệnh bán hàng Trả bằng tiền mặt
Biên lai thu tiền Tiền Lư uu Nhận tiền KH,CK,lập GBC Nhập vào PM KT Cập Nhật File Kiểm tra, hạch toán Sổ phụ Phiếu thu 3 Thu tiền Phiếu thu 3 Tiền Phiếu thanh toán đã duyệt Trả bằng tiền gửi NH Lệnh chi Phiếu thanh toán đã duyệt L ưu A KT thu tiền,lập BLTT C A B D Sổ phụ Giấp báo Có B KT,lập phiếu thu Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 GBC Phiếu thu L ưu C Phiếu thu 2 Phiếu thu 1 D L ưu
3.2.1.6 Một số nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Nghiệp vụ 1:
Ngày 08/02/2012 Xuất bán 20.000 viên gạch 2 lỗ tiêu chuẩn với giá xuất kho là 580đ/viên, cho Công Ty TNHH Xuân Thành Công địa chỉ Hải Bình-Tĩnh Gia-Thanh Hoá mã số thuế 2801444709 với giá 845,454đ/viên chưa VAT 10%, hoá đơn GTGT số 0000846 mã số AA/11P. Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng
Định khoản: -Nợ TK 131: 18.600.000 Có TK 511: 16.909.080 CóTK 3331: 1.690.920 - Nợ TK 632: 11.600.000 Có TK 155 : 11.600.000
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 08 tháng 2 năm 2012
Mẫu số :01GTKT3/ 001
Mẫu số : AA / 11P Số :0001055 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRUNG NGHĨA Mã số thuế : 2800.813.015
Địa chỉ : 59 Đại lộ Lê Lợi - phường Lam Sơn - thành phố Thanh Hoá Điện thoại:Fax :
Họ tên người mua hàng :
Tên đơn vị mua hàng : Công Ty TNHH Xuân Thành Công Mã Số thuế : 2801444709
Địa chỉ :Hải Bình-Tĩnh Gia-Thanh Hoá Hình thức thanh toán :Số Tài khoản :
STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn gía Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x 2
1 Gạch 2 lỗ tiêu chuẩn Viên 20.000 845,454 16.909.080
Cộng tiền hàng: 16.909.080
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.690.920
Tổng cộng tiền thanh toán 18.600.000
Số tiền viết bằng chữ : Mười tám triệu, sáu trăm nghìn đồng chẵn./.
Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký,đóng dấu và ghi rõ họ tên)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 08 tháng 2 năm 2012
Nợ TK : 632 Có TK: 155 Họ tên nguời nhận hàng : Công Ty TNHH Xuân Thành Công
Lý do xuất kho: xuất kho bán hàng
Xuất tại kho : Công ty TNHH thương mại Trung Nghĩa
Stt Tên sản phẩm,
hàng hóa Mã số Đơn vị
Thực
Xuất Đơn giá
Thành tiền 1, Gạch 2 lỗ tiêu chuẩn viên 20.000 580 11.600.000 Cộng 20.000 580 11.600.000 Ngày 08 tháng 02 năm 2012 Phụ trách bán hàng Người nhận ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký,họ tên) ( Ký, họ tên)
Nghiệp vụ 2:
Ngày 25/03/2012 Xuất bán 20.000 viên gạch 2 lỗ tiêu chuẩn với giá xuất kho là 580đ/viên, cho Công Ty TNHH Quang Thành địa chỉ Hải Ninh-Tĩnh Gia-Thanh Hoá mã số thuế 2800990462 với giá 845,454đ/viên chưa VAT 10%, hoá đơn GTGT số 0000897 mã số AA/11P. Khách hàng chưa thanh toán tiền hàng
Định khoản: -Nợ TK 131: 18.600.000 Có TK 511: 16.909.080 CóTK 3331: 1.690.920 - Nợ TK 632: 11.600.000 Có TK 155 : 11.600.000
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 25 tháng 03 năm 2012
Mẫu số :01GTKT3/ 001
Mẫu số : AA / 11P Số : 0000897 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRUNG NGHĨA Mã số thuế :2800813015
Địa chỉ : 59 Đại lộ Lê Lợi - phường Lam Sơn - thành phố Thanh Hoá Điện thoại:Fax :
Họ tên người mua hàng :
Tên đơn vị mua hàng : Công Ty TNHH Quang Thành Mã Số thuế : 2800990462
Địa chỉ :Hải Ninh-Tĩnh Gia-Thanh Hoá Hình thức thanh toán :Số Tài khoản :
STT Tên hàng hóa, dịch vụ
Đơn vị
tính Số lượng Đơn gía Thành tiền
A B C 1 2 3 = 1x 2
1 Gạch 2 lỗ tiêu chuẩn
Viên 20.000 845,454 16.909.080
Cộng tiền hàng: 16.909.080
Thuế suất GTGT: 10 % Tiền thuế GTGT: 1.690.920
Tổng cộng tiền thanh toán 18.600.000
Số tiền viết bằng chữ : Mười tám triệu sáu trăm nghìn đồng chẵn./.
Người bán hàng Người mua hàng Thủ trưởng đơn vị
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 25 tháng 3 năm 2012
Số: 07 Nợ TK : 632 Có TK: 155 Họ tên nguời nhận hàng : Công Ty TNHH Quang Thành
Lý do xuất kho: xuất kho bán hàng
Xuất tại kho : Công ty TNHH thương mại Trung Nghĩa
Stt Tên sản phẩm, hàng hóa
Mã
số Đơn vị Thực Xuất Đơn giá Thành tiền
1, Gạch 2 lỗ tiêu chuẩn Viên 20.000 580 11.600.000 Cộng 20.000 580 11.600.000 Ngày 25 tháng 3 năm 2012 Phụ trách bán hàng Người nhận ( Ký, họ tên) Thủ kho ( Ký,họ tên) ( Ký, họ tên)
Nghiệp vụ 3:
Ngày 15/4/2012 Xuất bán 7.000 viên gạch 2 lỗ tiêu chuẩn VN hồng, giá xuất kho 580đ/viên với giá bán chưa VAT 10% là 845,45đ/viên và 36.000 viên gạch 2 lỗ phi tiêu chuẩn VN hồng, giá xuất kho 510đ/viên với giá bán chưa VAT 10% là 800đ/viên hóa đơn số 0000918 ký hiệu AA/11P cho Công Ty Cổ Phần và Thương Mại Thanh Minh địa chỉ Tân Nam –Phường Nam Ngạn – TP Thanh Hoá – tỉnh Thanh Hoá mã số thuế 2801297677. Chưa trả tiền
Định khoản: -Nợ TK 131: 38.189.300 Có TK 511: 34.718.150 CóTK 3331: 3.471.150 - Nợ TK 632: 22.420.000 Có TK 155(Phi TC) : 18.360.000 Có TK 155 (TC): 4.060.000
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 3: Nội bộ
Ngày 15 tháng 4 năm 2012
Mẫu số :01GTKT3/ 001
Mẫu số : AA / 11P Số : 0000918 Đơn vị bán hàng : CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI TRUNG NGHĨA Mã số thuế :2800813015
Địa chỉ : 59 Đại lộ Lê Lợi - phường Lam Sơn - thành phố Thanh Hoá Điện thoại:Fax :
Họ tên người mua hàng :
Tên đơn vị mua hàng : Công Ty Cổ Phần và Thương Mại Thanh Minh Mã Số thuế : 2801297677