4. Giới hạn của đề tài
2.2.3. Kế toán bán hàng của công ty
2.2.3.1. Chứng từ kế toán sử dụng.
Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị đều phải lập chứng từ và ghi chép đầy đủ, trung thực khách quan vào chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán sử dụng trong công ty đều đ- ợc lập theo đúng biểu mẫu quy định của BTC , phù hợp với nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại công ty.
Một số chứng từ mà công ty sử dụng
- Chứng từ về thanh toán bao gồm: Phiếu thu MS 01-TT, phiếu chi MS 01-TT, séc tiền mặt, séc chuyển khoản, uỷ nhiệm chi, giấy nộp tiền vào ngân sách Nhà nớc
- Chứng từ về mua, bán hàng hoá gồm: Hóa đơn GTGT MS 01-GTKT-3LL, hóa đơn bán hàng
- Giấy tờ về hàng tồn kho gồm: Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ MS 03-VT, bảng kê Nhập - Xuất - Tồn
- Một số giấy tờ khác có liên quan nh: Bảng thanh toán tiền lơng, bảng tính và phân bổ khấu hao....
2.2.3.2. Tài khoản sử dụng.
Kế toán sử dụng các tài khoản nh: TK111, TK112, TK131, TK333.1, TK133, TK511. Ngoài ra, công ty còn mở thêm các tài khoản cấp 2 nh: TK156.1 - giá mua hàng hoá, TK156.2 - chi phí thu mua để phục vụ cho việc tính toán giá vốn cho hàng bán ra.
2.2.3.3. Trình tự kế toán doanh thu bán hàng.* Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho. * Đối với nghiệp vụ bán buôn qua kho.
Hàng hoá, sau khi đợc bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất lợng sẽ nhập kho hàng hóa. Ngời nhận hàng của phòng kinh doanh đa hàng hoá về kho của công ty để nhập kho.
Khi nhập hàng về kho, công ty gửi giấy báo nhận hàng cho khách hàng. Khi khách hàng đến nhận hàng căn cứ vào đơn đặt hàng hoặc hợp đồng kinh tế kế toán viết hoá đơn bán hàng (Hoá đơn giá trị gia tăng). Trên hoá đơn phải đỗ thị tuyết đhLT kế toán - k1 Luận văn tốt nghiệp
ghi rõ: Tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lợng, đơn giá, thành tiền, thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng giá thanh toán. Hóa đơn giá trị gia tăng đựơc lập thành 3 liên:
Liên 1: Lu tại cuống
Liên 2: Giao cho khách hàng Liên 3: Kế toán giữ
Khi phát sinh nghịêp vụ bán buôn hàng hoá qua kho của công ty, căn cứ vào hợp đồng kinh tế hoặc đơn đặt hàng đã ký kết, kế toán sẽ lập hóa đơn GTGT, căn cứ vào hoá đơn đã lập nghiệp vụ này đợc hạch toán nh sau:
+ Phản ánh giá vốn hàng bán Nợ TK 632 Có Tk 156.1 + Phản ánh doanh thu hàng bán Nợ TK 111, 112, 131 Có TK 511 Có TK 333.1
+ Khi phát sinh CPBH nh chi phí vận chuyển lắp đặt
Nợ Tk 641 Nợ Tk 133
Có Tk 111, 112
Ví dụ: Ngày 03/02/2009 Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh bán một lô hàng cho công ty TNHH TM & DV Minh Đức gồm:
+ Máy khử độc rau quả Nonan: Số lợng 10, đơn giá 2.851.400 đ/ chiếc + Máy hơi nớc: Số lợng 20, đơn giá 3.200.000 đ/ chiếc
Thuế VAT là 10% - Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: 76.000.000 Có TK 156.1: 76.000.000 - Phản ánh doanh thu Nợ TK 131: 101.765.400 Có TK 511: 92.514.000 Có TK 333.1: 9.251.400
Căn cứ vào hợp đồng kinh tế phòng kế toán lập hóa đơn GTGT (Biểu số: 01). Từ hoá đơn (GTGT) kế toán bán hàng lập phiếu xuất kho chuyển xuống cho
thủ kho. Thủ kho xuất hàng hóa theo phiếu xuất kho đã lập, kiểm nhận và ký vào phiếu xuất kho. Phiếu xuất kho đợc lập thành 3 liên.
- 01 liên lu lại gốc.
- 01 liên giao cho thủ kho và thẻ kho, định kỳ 05 ngày bàn giao chứng từ lại cho kế toán (Có biên bản giao chứng từ).
- 01 liên dùng thanh toán: Làm chứng từ cho tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Sau khi lập hóa đơn GTGT kế toán lập Phiếu xuất kho (Biểu số: 02)
đỗ thị tuyết đhLT kế toán - k1 Luận văn tốt nghiệp
Biểu số 01:
Hoá đơn Mẫu số: 01- GTKT - 3LL
giá trị gia tăng GR/2004B Liên 2 (dùng để thanh toán) 0063616
Ngày 03 tháng 02 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh
Địa chỉ: 965 - Đại lộ Hùng Vơng - TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ Số Tài khoản: 102010000443029
Điện thoại: 0210.848.337 MST : 2600313618 Họ và tên ngời mua: Nguyễn Hoàng Anh
Tên đơn vị : Công ty TNHH TM & DV Minh Đức Địa chỉ: Gia Cẩm - Việt Trì - Phú Thọ
Số Tài khoản: ……… Hình thức thanh toán: MST: 2600450890 STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền 01 02
Máy khử độc rau quả Nonan Máy hơi nớc Chiếc Chiếc 10 20 2.851.400 3.200.000 28.514.000 64.000.000 Cộng tiền hàng: 92.514.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 9.251.400 Tổng thanh toán: 101.765.400 Số tiền bằng chữ: (Một trăm linh một triệu bảy trăm sáu mơi lăm nghìn bốn
trăm đồng)
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Biểu số 02:
Đơn vị: Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh Địa chỉ: Đại lộ Hùng Vơng - VT - PT
phiếu xuất kho Số X 12/276
(Kiêm phiếu bảo hành)
Ngày 03 tháng 02 năm 2009
Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thuỳ Linh Địa chỉ: Công ty TNHH TM Minh Đức
Theo HĐ số 63616 Ngày 03 tháng 02 năm 2009 Xuất tại kho: kho số 01
(Đơn vị tính: VNĐ)
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của SP, HH Mã số Đơn vị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo chứng từ Thực xuất 01 02 Máy khử độc Máy hơi nớc Chiếc Chiếc 10 20 10 20 2.400.000 2.600.000 24.000.000 52.000.000 Cộng 76.000.000
(Bằng chữ: Bảy mơi sáu triệu đồng chẵn)
Ngày 03 tháng 02 năm 2009 Thủ trởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trởng ( Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Ngời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
đỗ thị tuyết đhLT kế toán - k1 Luận văn tốt nghiệp
* Đối với nghiệp vụ bán buôn vận chuyển thẳng
Khi hàng về đến bến cảng, sau khi đợc bộ phận kỹ thuật kiểm tra chất l- ợng, ngời nhận hàng của phòng kinh doanh xuất nhập khẩu đa hàng hoá đi bán luôn cho khách hàng không qua kho, hàng hoá vẫn thuộc sở hữu của công ty. Khi đó, kế toán cha định khoản, chỉ khi khách hàng ký nhận đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán vào “Hoá đơn bán hàng” gửi hàng đi bán do ngời giao hàng cho công ty đa thì kế toán căn cứ vào “Hoá đơn bán hàng” ghi sổ chi tiết bán hàng theo định khoản.
Ví dụ: Ngày 05/02/2009 bán một lô hàng cho công ty TNHH Tiến Thành. Tổng giá thanh toán là 21.780.000 đ (đã bao gồm thuế VAT 10%). Ng- ời mua đã chấp nhận thanh toán.
Kế toán phản ánh + Phản ánh giá vốn Nợ TK 632: 18.500.000 Nợ TK 133.1: 1.850.000 Có TK 111: 20.350.000 + Phản ánh doanh thu Nợ TK 131: 21.780.000 Có TK 511: 19.800.000 Có TK 333.1: 1.980.000
Trờng hợp trên nếu khách hàng trả tiền ngay hoặc thanh toán bằng tiền gửi Ngân hàng, trên cơ sở phiếu thu hoặc giấy báo Có của Ngân hàng, kế toán ghi sổ chi tiết thanh toán với khách hàng theo định khoản:
Nợ TK 111 (TK 112): 21.780.000 Có TK 131 : 21.780.000
* Đối với nghiệp vụ bán lẻ hàng hoá
Khi bán lẻ hàng hóa cho khách hàng căn cứ vào hoá đơn GTGT (Biểu số: 03) , kế toán lập phiếu xuất kho hàng hóa (Biểu số: 04) và lập phiếu thu (Biểu số: 05)
Ví dụ: Ngày 10/02/2009 bán hàng cho công ty CPĐT & PTCN một máy điều hòa với giá bán đã bao gồm thuế VAT 10% là 9.020.000đ. Ngời mua đã thanh toán toàn bộ bằng tiền mặt. Kế toán hạch toán
+ Phản ánh giá vốn hàng bán
Nợ TK 632: 7.250.000
+ Phản ánh doanh thu bán hàng Nợ TK 111: 9.020.000
Có TK 511: 8.200.000 Có TK 333.1: 820.000
đỗ thị tuyết đhLT kế toán - k1 Luận văn tốt nghiệp
Biểu số 03:
Hoá đơn Mẫu số: 01- GTKT - 3LL
giá trị gia tăng GR/2004B Liên 2 (dùng để thanh toán) 0063635
Ngày 10 tháng 02 năm 2009
Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh
Địa chỉ: 965 - Đại lộ Hùng Vơng - TP Việt Trì - Tỉnh Phú Thọ Số Tài khoản: 102010000443029
Điện thoại: 0210.848.337 MST : 2600313618
Họ và tên ngời mua: Chị Nguyễn Thanh Huyền Tên đơn vị : Công ty CPĐT & PTCN
Địa chỉ: Nông Trang - Việt Trì - Phú Thọ Số Tài khoản: ………
Hình thức thanh toán: Tiền mặt MST: 2600262503
STT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền
01 Máy điều hòa Chiếc 01 8.200.000 8.200.000
Cộng tiền hàng: 8.200.000 Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 820.000 Tổng thanh toán: 9.020.000 Số tiền bằng chữ: ( Chín triệu không trăm hai mơi nghìn đồng chẵn)
Ngời mua hàng Ngời bán hàng Thủ trởng đơn vị
(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký tên, đóng dấu)
Đơn vị: Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh Địa chỉ: Đại lộ Hùng Vơng - VT - PT
phiếu xuất kho Số X12/ 302
Ngày 10 tháng 02 năm 2009
Họ và tên ngời nhận hàng: Nguyễn Thanh Huyền Địa chỉ: Công ty CPĐT & PTCN
Theo HĐ số 63635 Ngày 10 tháng 02 năm 2009 Xuất tại kho: kho số 01
(Đơn vị tính: VNĐ)
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất của SP, HH Mã số Đơn vị tính Số lợng
Đơn giá Thành tiền Theo
chứng từ
Thực xuất
01 Máy điều hòa Chiếc 01 01 7.250.000 7.250.000
Cộng 7.250.000
(Bằng chữ: Bảy triệu hai trăm năm mơi nghìn dồng chẵn)
Ngày 10 tháng 02 năm 2009 Thủ trởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trởng ( Ký, họ tên) Phụ trách cung tiêu (Ký, họ tên) Ngời nhận hàng (Ký, họ tên) Thủ kho (Ký, họ tên)
đỗ thị tuyết đhLT kế toán - k1 Luận văn tốt nghiệp
Biểu số 05:
Đơn vị: Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh Địa chỉ: Đại lộ Hùng Vơng - VT - PT
phiếu thu Số 109
Ngày 10 tháng 02 năm 2009
Họ và tên ngời mua: Nguyễn Thanh Huyền Tên đơn vị : Công ty CPĐT & PTCN
Địa chỉ: Nông Trang - Việt Trì - Phú Thọ
Lý di chi: Thu tiền bán điều hòa theo HĐ số 0063635 Số tiền: 9.020.000đ
Số tiền bằng chữ: (Chín triệu không trăm hai mơi nghìn đồng chẵn)
Kèm theo : 02 Chứng từ gốc.
Đã nhận đủ tiền (Viết bằng chữ): Chín triệu không trăm hai mơi nghìn đồng chẵn đồng chẵn. Ngày 10 tháng 02 năm 2009 Thủ trởng đơn vị (Ký tên, đóng dấu) Kế toán trởng (Ký, họ tên) Ngời lập phiếu (Ký, họ tên) Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ngời nhận tiền (Ký, họ tên)
* Hạch toán chi tiết ở kho:
Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngày tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng chủng loại hàng hoá theo chỉ tiêu số lợng. Số liệu ghi vào thẻ kho là lấy từ các chứng từ nhập - xuất kho hàng ngày, mỗi chứng từ ghi một dòng.
Mỗi loại hàng hoá đợc theo dõi chi tiết trên một trang thẻ kho riêng và đ- ợc sắp xếp theo từng chủng loại, độ dài của hàng hoá để tiện cho việc sử dụng thẻ kho trong việc ghi chép, kiểm tra, đối chiếu số liệu và phục vụ yêu cầu quản lý. Hàng ngày, khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất hàng hoá, thủ kho kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ, ghi số lợng thực nhập, xuất vào chứng từ. Cuối ngày, thủ kho sử dụng các chứng từ đó ghi số lợng hàng hoá nhập, xuất vào thẻ kho.
Sau khi vào thẻ kho, thủ kho sắp xếp các chứng từ lập sổ giao nhận chứng từ rồi chuyển nhợng chứng từ đó cho phòng kế toán định kỳ 05 ngày một lần và cuối tháng kế toán hàng hoá và thủ kho phải tiến hành đối chiếu thẻ kho với sổ chi tiết hàng hoá để đảm bảo khớp đúng giữa tồn kho thực tế và sổ sách.
đỗ thị tuyết đhLT kế toán - k1 Luận văn tốt nghiệp
Bảng số 06:
Đơn vị: Công ty TNHH MTV TM Hng Thịnh Địa chỉ: Đại lộ Hùng Vơng - VT - PT
thẻ kho
Ngày lập thẻ: 28/02/2009
Tên hàng hoá: Máy khử độc rau quả Nonan Đơn vị: Chiếc Tên kho hàng: Hàng hoá
Số TT Chứng từ Diễn giải Số lợng Kế toán ký xác nhận SH NT Nhập Xuất Tồn Tồn kho đầu kỳ 6 01 276 01/02 Nhập 50 02 282 03/02 Xuất 10 03 293 10/02 Xuất 5 Tồn kho cuối kỳ 41 Ngày 28 tháng 02 năm 2009 Ngời lập biểu (Ký, họ tên) Kế toán trởng (Ký, họ tên)