Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng giảm hàng tồn kho một cách thường xuyên liên tục trên các tài khoản phản ánh từng loại hàng tồn kho. Phương pháp này được sử dụng phổ biến hiện nay ở nước ta vì những tiện ích của nó, tuy nhiên những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, hàng hoá có giá trị thấp, thường xuyên xuất dùng, xuất bán mà áp dụng phương pháp này sẽ tốn rất nhiều công sức. Dù vậy ph- ương pháp này có độ chính xác cao và cung cấp thông tin về hàng tồn kho một cách kịp thời. Theo phương pháp này, tại bất kỳ thời điểm nào kế toán cũng có thể xác định được lượng nhập xuất tồn kho của từng loại vật liệu nói riêng và hàng tồn kho nói chung.
Phương pháp này áp dụng trong các doanh nghiệp có quy mô lớn chủ yếu là doanh nghiệp Nhà nước sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau với số lượng lớn, giá trị cao.
Để hạch toán NVL kế toán sử dụng các tài khoản sau để hạch toán: - Tài khoản 152 – Nguyên vật liệu.
Tài khoản này dùng để theo dõi giá trị hiện có, tình hình tăng giảm NVL theo giá thực tế có thể mở chi tiết theo từng loại, nhóm, thứ, kho tuỳ theo phương diện
quản lý và hạch toán của từng đơn vị.
Bên Nợ : Phản ánh giá thực tế làm tăng NVL trong kỳ như: mua ngoài, tự gia
công chế biến, nhận góp vốn….
Bên Có : Phản ánh giá thực tế làm giảm NVL trong kỳ như: xuất dùng, xuất
bán, xuất góp vốn liên doanh, thiếu hụt, triết khấu được hưởng…
Số dư Nợ (đầu kỳ hoặc cuối kỳ): Phản ánh giá trị NVL tồn kho (đầu kỳ hoặc
cuối kỳ)
Tài khoản 152 có thể mở thành các tài khoản cấp 2: TK 1521: NVL chính
TK 1522: Vật liệu phụ TK 1523: Nhiên liệu
TK 1524: Phụ tùng thay thế
TK 1525: Vật tư, thiết bị xây dựng cơ bản TK 1528: Vật liệu khác.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. < Thuế GTGT khấu trừ>
TK 151 TK 152 TK 621
NVL đi đường kỳ trước Xuất để chế tạo sp
TK 331, 111, 112 TK 627, 641, 642
141
Xuất cho sxc, bán hàng, QLDN Tăng do mua ngoài
( pp Khấu trừ VAT)
TK 632(157) TK 133
Thuế VAT Xuất gửi bán
được khấu trừ TK 333 Thuế nhập khẩu TK 128, 222 Xuất góp vốn liên doanh TK 411 Nhận cấp phát, khen thưởng TK 1381,642 Thiếu phát hiện
khi kiểm kê TK 642,3381
Thừa phát hiện khi kiểm kê TK 154
Xuất thuê ngoài TK 128, 222
gia công TK 412 Nhận lại vốn
góp liên doanh Đánh giá giảm
- Kiểm kê các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê nguyên vật liệu:
a.Trường hợp kiểm nhận thừa nguyên vật liệu:
Nhập toàn bộ hàng thì căn cứ vào chứng từ: Nợ TK 152, 1331
Có TK 3381
Căn cứ vào các quy định xử lý: + Trả lại:
Nợ TK 3381 Có Tk 152
+ Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số hàng thừa thi đơn vị bán phải viết hóa đơn bổ sung:
Nợ TK 338(1), 133(1) Có TK 331
+ Nếu thừa không xác định được nguyên nhân thì ghi tăng thu nhập khác: Nợ TK 3381
Có TK 711, 632 + Kế toán căn cứ vào hóa đơn: Nợ TK 152
Có TK 133, 331
+ Số hàng thừa coi như giữ hộ đơn vị bán: . Ghi đơn : Nợ TK 002
. Ghi đơn : Có TK 002
b. Trường hợp kiểm nhận khi phát hiện thiếu:
+ Khi nhập kho căn cứ vào chứng từ kế toán ghi: Nợ TK 152, 138
Có TK 331
+ Khi xác nhận nguyên nhân, căn cứ vào các quy định xử lý, kế toán ghi theo từng trường hợp:
hàng, căn cứ vào các chứng từ: Nợ TK 152
Có TK 1381
- Trường hợp kiểm kê kho nguyên vật liệu:
a. Trường hợp kiểm kê phát hiện thùa chưa rõ nguyên nhân:
+ Căn cứ vào biên bản kiểm kê: Nợ TK 152
Có TK 3381
+ Khi có quyết định xử lý, kế toán ghi: Nợ TK 3381
Có TK 711, 632
b, Trường hợp kiểm kê phát hiện thiếu chưa rõ nguyên nhân:
+ Căn cứ vào biên bản kiểm kê: Nợ TK 1381
Có TK 152 + Khi có qua trình xử lý:
Nếu hàng hóa thiếu hụt trong định mức cho phép: Nợ TK 632
Có TK 1381
Nếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường: Nợ TK 111, 1388, 334
Có TK 1381
Nếu giá trị hàng thiếu hụt còn lại sau khi trừ đi phần đã được bồi thường được phản ánh vào giá trị hàng bán
Nợ TK 632