QUẢN LÝ ĐIỂM CỦA SINH VIÊN
3.1 Ngôn ngữ dùng để thiết kế
3.1.1 Giới thiệu về Microsoft Access
Nếu thường xuyên sử dụng máy tính thì hẳn bạn vẫn đang sử dụng các ứng dụng của bảng tính hoặc sử dụng từ để hỗ trợ công việc. Có thể bạn đã bắt đầu, từ các bộ sử lý trên cơ sở ký tự chạy dưới MS-DOS, rồi sau đó nâng cấp nên hệ điều hành Microsoft Windows. Cũng có thể bạn có phần mềm cơ sở dữ liệu, một phần mềm của bộ cơ sở dữ liệu của Microsoft Words hoặc một chương trình riêng.
Các chương trình cơ sở dũ liệu đã được ứng dụng từ lâu. Nhưng không may chương trình này chỉ quản lý lưu trữ dữ liệu đơn giản hoặc không thích hợp cho việc xây dựng các ứng dụng phức tạp và khó sử dụng đến nỗi ngay cả những người thông thạo sử dụng máy tính cũng muốn tránh, trừ khi sử dụng một hệ cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh được xây dựng sẵn theo yêu cầu. Microsoft Access đã thể hiện một bước ngoặt quan trọng bởi sự dễ dàng và tiện dụng và nhiều người bị cuốn hút vào việc tạo một cơ sở dữ liệu cuốn hút riêng của mình và các ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh.
Hiện nay khi Microsoft Access đã trở thành một sản phẩm hoàn chỉnh, có thể đã đến lúc cần phải quan niệm khác đi về cách sử dụng máy tính để hỗ trợ công việc. Nếu như trước đây bạn phải lảng tránh các phần mềm cơ sở dữ liệu
công việc trên máy tính vì cảm thấy phải có kỹ năng lập trình hoặc là nó ngốn quá nhiều thời gian, thì bây giờ bạn sẽ ngạc nhiên một cách thú vị về sự dễ dàng, đơn giản khi làm việc với Access. Với Microsoft Access bạn hoàn toàn linh hoạt trong việc định nghĩa các dữ liệu ( văn bản, số, ngày, tháng…), định nghĩa cách lưu trữ dữ liệu. Cũng có thể yêu cầu Access kiểm tra xác nhận các mối quan hệ hợp lệ giữa các tệp hoặc các bản của cơ sở dữ liệu. Nhìn chung Access không chỉ là một cơ sở dữ liệu, dễ sử dụng mà còn là một phương tiện phát triển cơ sở hoàn chỉnh trong môi trường Windows.
3.1.2 Cấu trúc của Microsoft Access chứa các nội dung chính sau
- Bảng ( Table)
Bảng là một đối tượng được định nghĩa và dùng để lưu trữ dữ liệu. Mỗi bảng chứa các thông tin về các chủ thể xác định. Mỗi bảng gồm các trường( field) lưu trữ các dữ liệu khác nhau và các bản ghi lưu trữ tất cả các thông tin về một cá thể xác định của chủ thể đó. Có thể định nghĩa một khóa cơ bản ( Primary) gồm một hoặc nhiều trường trong mỗi bản ghi có giá trị xác định duy nhất và một hay nhiều chỉ mục ( index ) cho mỗi bảng giúp tăng tốc độ truy cập dữ liệu. Một cơ sở dữ lieu thường gồm nhiều bảng. Một bảng thường gồm nhiều trường khác nhau như : text, number, date, time… Các bảng trong cơ sở dữ liệu thường có quan hệ với nhau.
- Truy vấn ( Querry )
Truy vấn là một đối tượng cho phép chọn xem các dữ liệu của một hoặc nhiều bảng theo ý muốn. Trong Microsoft Access, có thể tạo truy vấn bằng đồ họa theo mẫu hoặc viết câu lệnh SQL xây dựng nhờ công cụ của Access để tổng hợp dữ liệu từ các nguồn, loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng sau:
‘Chọn bảng hay querry khác làm nguồn dữ liệu, chọn các trường cần hiển thị. Thêm các trường mới là kết quả của việc thực hiện các phép tính trên các trường của bảng nguồn. Đưa vào điều kiện để tìm kiếm, lựa chọn, đưa vào các trường dùng để sắp xếp.
Sau khi thực hiện truy vấn, kết quả nhận được là một bảng ( dạng Dynaset) ngoài truy vấn Select Query, còn có các loại truy vấn khác : Crosstab Query, Make Table Query…
Mẫu biểu là một đối tượng thiết kế dùng để :
+ Hiển thị và cập nhật dữ liệu cho bảng
+ Tổ chức giao diện cho chương trình
Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển Textbox ( hộp văn bản ), Lable (nhãn ), Listbox ( hộp danh sách ), Combobox ( hộp lựa chọn ), Command button (nút lựa chọn )…
Công cụ của các ô điều khiển là :
- Thể hiện dữ liệu
- Nhập dữ liệu từ bàn phím - Thực hiện hành động
- Tổ chức giao diện cho chương trình - Tổ chức hệ Menubar cho chương trình