2.1.5.1.Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Chú thích:
: Quan hệ chức năng : Quan hệ trực tuyến
2.1.5.2. Chức năng và nhiệm vụ của các nhân viên kế toán
* Kế toán trƣởng: Là ngƣời phụ trách chung của phòng kế toán, chịu trách nhiệm với lãnh đạo của Công Ty, và là ngƣời tổ chức hình thức kế toán. Kế toán có trách nhiệm đôn đốc, giám sát, việc điều hành chế độ chính sách về quản lý tài chính và chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh.Tổ chức thực hiện lập và nộp báo cáo thống kê kế toán kịp thời, đầy đủ, phản ánh tình hình huy động vốn kinh doanh cho lãnh đạo Công Ty.
* Kế toán tổng hợp: Có trách nhiệm theo dõi số liệu kế toán tổng hợp của toàn công ty và đánh giá giá thành sản phẩm, lập báo cáo kế toán.
Kế toán trƣởng Kế toán Tổng hợp Kế toán thanh toán và công nợ Kế toán vật tƣ Hàng hóa Thủ quỹ
* Kế toán vật tƣ hàng hoá: Có trách nhiệm theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật tƣ hàng hoá. Mở các sổ chi tiết, các bảng kê định kỳ, lập bảng cân đối nhập, xuất, tồn vật tƣ hàng hoá và thƣờng xuyên đối chiếu với thủ kho để phát hiện sai sót.
* Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm trƣớc giám đốc và kế toán trƣởng về tiền mặt, tồn quỹ hàng ngày, có trách nhiệm thu chi, bảo quản tiền mặt và lập báo cáo quỹ mỗi tháng.
* Kế toán thanh toán: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, toàn bộ chứng từ trƣớc khi thanh toán, theo dõi tình hình thu chi tiền mặt, cập nhật vào sổ sách hàng ngày, theo dõi tiền gửi ngân hàng bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ, theo dõi các khoản vay ngắn hạn, trung hạn, dài hạn với các ngân hàng, cuối tháng lên bảng kê ghi có các tài khoản tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay ..Theo dõi các khoản thu chi, mở sổchi tiết quỹ, ngân hàng, cập nhật số liệu và rút số dƣ hàng ngày trên sổ theo dõi các tài khoản 111, 112, đồng thời phụ trách việc tính lƣơng.
2.1.5.3 Hình thức kế toán áp dụng tại Công Ty
Công Ty áp dụng trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ.
Sơ đồ 2.3: Trình tự kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ
(Nguồn phòng kế toán) Ghi chú: Quy trình ghi sổ: Ghi trong ngày
Ghi cuối kỳ
Ghi đối chiếu
- Hằng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc phát sinh để kiểm tra tính hợp lệ, định khoản chính xác kế toán thành lập các tờ kê chi tiết tài khoản ( các tờ kê này đƣợc mở hàng tháng ). Đối với các tài khoản cần theo dõi chi tiết nhƣ tiền mặt, nguyên vật liệu, công nợ …thì kế toán cần căn cứ vào chứng từ để kiểm tra và ghi vào thẻ kế toán.
- Định kỳ, cuối tháng kế toán sẽ căn cứ vào bảng tổng hợp chứng từ gốc để lập các chứng từ ghi sổ. Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong đƣợc kế toán ghi vào sổ
Chứng từ gốc
Sổ (thẻ) kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ Sổ tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Chứng từ - ghi sổ Sổ quỹ
cái, tính ra tổng số phát sinh trong kỳ và số dƣ từng tài khoản cuối kỳ. Kiểm tra đối chiếu chính xác sau đó căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh, lập báo cáo tài chính theo qui định của Nhà nƣớc.
2.2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCH TOÁN NLVL-CCDC TẠI CÔNG TY TNHH CÔNG NGHỆ VÀ THƢƠNG MẠI SÔNG MÃ.
Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã là một công ty chuyên chế tạo lắp đặt những sản phẩm do công ty làm ra do chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Chính vì vậy mà NLVL dùng cho quá trình sản xuất tƣơng đối đa dạng, do yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng nên các loại NLVL lại đƣợc phân ra nhiều chủng loại khác nhau khiến cho NLVL của công ty tƣơng đối đa dạng và phức tạp hơn, Công ty thƣờng sản xuất theo đơn đặt hàng nên việc dự trữ NVL chỉ vừa đủ để duy trì hoạt động sản xuất đối với đơn đặt hàng đã nhận. Do đặc điểm của NLVL nhƣ trên nên công tác kế toán tại công ty phải thực hiện tốt, công tác quản lý và bảo quản, sử dụng phải thực hiện một cách chặt chẽ và chuđáo.Phải kiểm ra thƣờng xuyên để tránh khỏi lẫn lộn giữa các loại NLVL đối với mỗi đơn đặt hàng khác nhau. Từ đó có thể tiết kiệm tránh lãng phí thất thoát NLVL nhằm đạt hiệu quả trong việc sản xuất.
2.2.1. Đặc điểm NLVL, CCDC tại Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã.
2.2.1.1. Các loại nguyên liệu vật liệu của Công ty
Với khối lƣợng và chủng loại NLVL tƣơng đối đa dạng và phức tạp - Nguyên vật liệu của Công Ty có rất nhiều loại, đơn vị tính, nhiều công dụng khác nhau. Nhƣng hiện tại NLVL của Công Ty đƣợc phân chia theo từng nhóm, từng loại, từng nội dung kinh tế, chức năng khác nhau và đƣợc dùng chủ yếu cho sản xuất.
- Các loại NLVL chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ NLVL chính: Thép tấm, Ống thép, Inox, Xi măng, bê tông chiệu nhiệt, cát thạch anh, đá rửa, thiết bị điện( cáp điện, dây điện...), Bông thuỷ tinh, Bơm, môtơ, Thanh ghi lò, cáp hàn, Van, Hoá chất, Vật liệu lọc, than hoạt tính, Bóng
đèn UV, Amiăng, Băng tải.... Nguyên liệu vật liệkhác + NLVL phụ: Sơn, que hàn, sứ, ghíp đồng... + Nhiên liệu: Xăng, dầu, điện năng...
- Các loại công cụ dụng cụ chủ yếu của Công Ty gồm có:
+ Dụng cụ thi công : Kìm, búa, mỏ lết, cà lê, kéo, Máy hàn, máy cắt, máy mài...
+ Các vật dụng bảo hộ cho công nhân trong quá trình làm việc nhƣ bao tay, khẩu trang, mủ...
+ Công cụ dụng cụ dùng trong chế tạo: Máy biến áp, máy hàn, máy đo... + Các công cụ dụng cụ khác dùng trong văn phòng nhƣ: máy vi tính, máy in, máy photocoppy (8 triệu đồng)
2.2.1.2. Nguồn cung cấp NVL-CCDC của Công Ty
- Nguồn cung cấp NLVL của Công Ty nhập kho chủ yếu do mua ngoài từ các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài, có uy tín với Công Ty ở trong nƣớc và nhập khẩu.Còn một số phụ tùng thay thế thì Công Ty cử cán bộ vật tƣ đi mua ngoài thị trƣờng.Các loại vật tƣ sau khi đã kiểm nhận, Công Ty thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, hoặc nợ lại.
2.2.2. Phƣơng pháp tính giá NLVL, CCDC tại Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã.
2.2.2.1. Phương pháp tính giá NVl, CCDC nhập kho, xuất kho tại công ty.
Do văn phòng Công Ty áp dụng phƣơng pháp tính thuế theo phƣơng pháp khấu trừ nên giá trị nhập kho đƣợc tính theo công thức:
Giá vật liệu nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn
+ Chi phí mua (kể cả hao hụt trong đinh mức) +
Thuế nhập khẩu (nếu có)
Công Ty sử dụng phƣơng pháp tính giá theo phƣơng pháp bình quân gia quyền:
Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ = Trị giá thực tế NVL, CCDC tồn đầu kỳ + Tổng giá trị NVL, CCDC nhập kho trong kỳ Số lƣợng NVL, CCDC tồn đầu kỳ + Tổng số lƣợng CCDC, NVL nhập kho trong kỳ
Trị giá NLVL,CCDC xuất kho trong kỳ =Đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ *số lƣợng xuất kho
Ví dụ 1: Ngày 12/06/2013 Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã mua một số NLVL và CCDC của công ty TNHH Thƣơng mại Tiến Phát ( 52/03 Đống Đa Hà Nội) về nhập kho đã thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt 67.683.165 đồng, (chƣa có thuế VAT) chi phí vận chuyển trả bằng tiền mặt 1.000.000 đồng.
Giá gốc của NLVL nhập kho:
67.683.165 +1.000.000 = 68.683.165 đồng
Ví dụ 2: Ngày 05/07/2013 Có lệnh xuất kho của thủ trƣởng, xuất 4000kg thép40
Trong đó: 1/6 Tồn kho 2.000kg đơn giá 6.500đ/kg 15/06 Nhập kho 7.000kg đơn giá 7.429đ/kg Đầu tiên, tính đơn giá bình quân:
ĐGBQ= (2.000 *6.500) + (7.000 *7.429) = 7.223đ/kg (2.000 + 7.000)
Trị giá VL xuất kho = 4.000 * 7.223 = 28.892.000 đồng
2.2.2.2. Kế toán NVL-CCDC tại Công Ty.
- Nhập kho:
Khi nhận đƣợc đơn đặt hàng phòng kỹ thuật tính toán số lƣợng chuyển phòng kế toán duyệt số lƣợng NLVL, CCDC cần thiết cho sản phẩm sau đó phòng kỹ thuật yêu cầu cán bộ vật tƣ đi mua hàng.
Sau khi yêu cầu mua hàng đƣợc cấp trên duyệt và đồng ý mua và cử nhân viên vật tƣ đi mua hàng, ta có hoá đơn giá trị gia tăng của ngƣời bán:
Biểu số 01: Hoá đơn thuế giá trị gia tăng 0011626
Mẫu số:01 GTGT- 3LLBD/2007N
HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày:12 tháng 12 năm 2013
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY TNHH THƢƠNG MẠI ĐẠI PHÁT Địa chỉ: 273 Cầu Giấy Hà Nội
Số tài khoản: ... Điện thoại:...Mã số03018233906... Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã Địa chỉ: Phan Bội Châu - TP Thanh Hóa
Số tài khoản: 102010000193430 tại NH Công thƣơng Thanh Hóa Hình thức thanh toán: ...Mã số: 0400422687
S
TT Tên hàng hóa,dịch vụ
Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1*2
1 Máy biến áp 1Fa-25kva Máy 02 15400000 308000000 2 Cáp lực hạ thế M35 PVC Mét 45 35000 1575000 3 Gips đồng nhôm D18 Cái 36 12000 432000 4 Ống luồn cáp Bộ 04 220000 880000 5 Biến dòng 150/5A Cái 02 415000 830000 6 Máy tiện Máy 04 350000 1400000 7 Máy hàn Máy 03 470000 1410000 8 Máy mài Máy 02 625000 1250000
Kìm Cái 20 30000 600000
Máy khoan Máy 06 720000 4320000 Lƣỡi ca dũa Cái 200 5200 1040000
Cộng tiền hàng tháng 44537000
Thuế suât thuế GTGT 10% 4453700
Tổng cộng tiên thanh toán 48990700 Số tiền viết bằng chữ:
(Bôn mƣơi tám triệu chin tram chin mƣơi ngìn bảy tram đồng)
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) ( ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên)
Biếu số 02: Hóa đơn thuế GTGT 0095511
Mẫu số:01 GTGT- 3LLBD/2007N
HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên2: Giao cho khách hàng Ngày 12 tháng 12 năm 2012
Đơn vị bán hàng: CÔNG TY CỔ PHẦN SX &TM HOÀNG ĐẠT
Địa chỉ: 412 N6C Khu đô thị Trung Hoà – Nhân Chính Thanh Xuân – Hà Đơn vị mua hàng: Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã Số tài khoản: 102010000193430 tại NH Công Thƣơng Thanh Hóa...
Hình thức thanh toán: ...Mã số: 0400422687
STT Tên hàng hóa dịch vụ
Đơn vị
tính Số lƣợng Đơn giá Thànhiền t
A B C 1 2 3=1*2
01 Thép lá 40 Kg 7000 7429 52003000 02 Sắt phi 12 Kg 1000 6900 6900000 03 Xi măng chịu nhiệt Kg 70000 800 56000000 04 Cát thạch anh M^3 309 50000 15450000 05 Đá lọc nƣớc M^3 67 130 8710000 06 Ông kẽm KG 300 8200 2460000 07 Gạch chịu nhiệt Viên 12500 8409 10511250 08 Que hàn Kg 100 10000 1000000 09 Công tơ hữu công Cái 03 200000 600000 10 Ato mat Cái 07 50949 356643 11 Trụ BTL Trụ 38 847619 32209522
Cộng tiền hàng tháng 186200415
Thuế xuất thuế GTGT 10 % Tiền thuế GTGT 18620042 Tổng cộng tiền thanh toán: 204820457 Số tiền viết bằng chữ:( hai tram lẻ bốn triệu hai mƣơi ngàn bốn tram năm bảy đồng)
Ngƣời mua hàng Ngƣời bán hàng Thủ trƣởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)
*Thủ tục nhập kho: Căn cứ vào hoá đơn GTGT, hoá đơn mua hàng và phiếu kiểm nhận vật tƣ, phòng cung ứng tiến hành lập "phiếu nhập kho".phiếu này đƣợc viết thành 2 liên: một liên lƣu ở phòng cung ứng, một liên chuyển xuống kho để thủ kho làm căn cứ nhập vật tƣ. Khi NGVL,CCDC chuyển về đến kho, thủ kho ghi số lƣợng thực tế vào phiếu nhập kho và cùng ngƣời giao hàng ký vào phiếu nhập kho.
Biểu số 03: Phiếu nhập kho
Công ty TNHH Công Nghệ và Thƣơng Mại Sông Mã
Phan Bội Châu - TP Thanh Hóa
Mẫu số:01-VT
(Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ BTC Ngày 26 tháng 04 năm2006 cua BTC)
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 12 tháng 12 năm 2013
Nợ :152,153 Có:111,33
Họ tên ngƣời giao hàng: Nguyễn Thanh Bình.
Theo HĐ GTGT số00 11626 ngày12 tháng 12 năm 20011 công ty TNHH Đại Phát Nhập tại kho: Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã
TT Tên nhãn hiệu Quy cách sản phẩm vật tƣ Mã số ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền Ctừ Thực nhập A B C D 1 2 3 4
01 Máy Biến Áp 1Fa – 25KVA Máy 02 02 15400000 30800000 02 Cáp lực hạ thế M35 PVC Mét 45 45 35000 1575000 03 Ghíp đồng nhôm d18 Cái 36 36 12000 432000 04 Ống luồn cáp Bộ 04 04 220000 880000 05 Biến dòng 150/5A Cái 02 02 415000 830000 06 Máy tiện Máy 04 04 350000 1400000 07 Máy hàn Máy 03 03 470000 1410000 08 Kim Máy 02 02 625000 1250000 09 Máy khoan Cái 20 20 30000 600000 10 Lƣỡi ca dũa Máy 06 06 720000 4320000
11 Cái 200 200 5200 1040000
Cộng X x x X X 44537000
Mẫu số 04: Phiếu nhập kho số 41
Công ty TNHH Công Nghệ và Thƣơng Mại Sông Mã
Phan Bội Châu - TP Thanh Hóa
Mẫu số:01-VT
(Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ BTC Ngày 26 tháng 04 năm2006 cua BTC)
PHIẾU NHẬP KHO Ngày 15 tháng 12 năm 2013 Quyển số:02 Số:41 Nợ 152,153 Có:111,331 Họ tên ngƣời giao hàng: Nguyễn Thanh Bình
Công ty Cổ phần sx &TM Hoàng Đạt
Nhâp tại kho: Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã
TT Tên nhãn hiệu Quy cách,sp vât tƣ Mã số ĐVT Số lƣợng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 4 Thép lá 40 Kg 7000 7000 7429 52003000 Sắt phi 12 Kg 1000 1000 6900 6900000 Xi măng chịu nhiệt Kg 70000 70000 800 56000000 Cát thạch anh M^3 309 309 50000 15450000 Đá lọc nƣớc M^3 67 67 130000 8710000 ống kẽm Kg 300 300 8200 2460000 Gạch chịu nhiệt Viên 1250 1250 8409 10511250 Que han Kg 100 100 10000 1000000 Công tơ hƣux công Cái 03 03 200000 600000 Apto mat 3A CÁi 07 07 50949 356643 Trụ BTLT Trụ 38 38 847619 32209522
Cộng x X X x x 186200415
Nhập, ngày 15 tháng 12 năm 2013
Tổng số tiền ( viết bằng chữ); ( Một trăm tám sáu triệu hai trăm ngàn bốn trăm mƣời năm đồng)
* Thủ tục xuất kho:
Căn cứ vào giấy đề nghị xuất vật tƣ đã đƣợc thủ trƣởng ký duyệt tiến hành lập “Phiếu xuất kho”. Phiếu này lập thành 02 liên: 1 liên lƣu tại phòng kế toán, 1 liên giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho. Đồng thời đối chiếu với giấy đề nghị xuất kho để tiến hành điều chỉnh lại thừa thiếu cho phù hợp.
Biểu số 05 : Phiếu xuất kho số 101
Công ty TNHH Công Nghệ và Thƣơng Mại Sông Mã
Phan Bội Châu - TP Thanh Hóa
Mẫu số:01-VT
(Ban hành theo QĐ số15/2006/QĐ BTC Ngày 26 tháng 04 năm2006 cua BTC)
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 20 tháng 12 năm 2013
Quyển số:02 Số:101 Nợ: 621,627
Có: 152,153
Họ tên ngƣời nhận hàng: Huỳnh Ngọc Minh ... Địa chỉ(bộ phận): Kỹ thuật
Lý do xuất kho: Chê tạo lò hơi 5 tấn Tuy Hoà ...
Xuất tại kho: Công ty TNHH Công nghệ và Thƣơng mại Sông Mã... T T Tên nhãn hiệu Quy cách vật tƣ sp Mã số ĐV
T Số luợng Đơn giá Thành tiền
A B C D 1 2 3 4 01 Máy biến áp 1 fa-25kva Met 02 02 15400000 30800000 02 Cáp lực hạ thế Mét 45 45 35000 1575000 03 Ghíp đồng nhôm Cái 20 20 13163 263260 04 ống luồn cáp Bộ 2 2 232900 465800 05 Biến dòng 150/5A Cái 1 1 420000 420000 06 Máy tiện Máy 4 4 350000 1400000 07 Máy hàn Máy 3 3 480000 1410000 08 Máy mài Máy 1 1 630000 630000 09 Kìm Cái 10 10 30000 300000 10 Máy khoan Máy 3 3 700000 2100000 11 Lƣỡi ca dũa Cái 100 100 5200 520000
Cộng x X x x X 39914060
Xuất , ngày 20 tháng 12 năm 2013
Tổng số tiền (viết bằng chữ) : ( Ba mƣơi chin triệu chin trăm mƣơi bốn ngàn không trăm sáu mƣơi đồng)
Số chứng từ gốc kèm theo:
Phụ trách bộ phận sử dụng Phụ trách cung tiêu Ngƣời nhận hàng Thủ kho (Ký,họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký , họ tên)
Ngày 25 tháng 12 năm 2013 xuất kho nguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, giá xuất kho tại thời điểm xuất chƣa có , đến cuối kỳ kế toán tính giá rồi đƣa vào phiếu xuất:
Biểu số 06 : Phiếu xuất kho số 135
Công ty TNHH Công Nghệ và Thƣơng