Quản lý lao động là quản lý quyết định nhất, bản chất nhất của lực lƣợng sản xuất, quản lý lao động đảm bảo xắp xếp lao động hợp lý duy trì tốt quan hệ để đạt đƣợc hiệu quả kinh tế cao. Việc quản lý tốt lao động tức là sử dụng tốt kỹ năng, đúng sở trƣờng sẽ tạo điều kiện tăng hiệu quả chuyên môn hóa, làm cho phân công lao động ngày càng hợp lý, hợp tác hóa lao động ngày càng rộng làm giảm chi phí tiền lƣơng đồng thời đảm bảo quá trình tái sản xuất sức lao động.
Việc quản lý lao động ở công ty luôn đảm bảo hai mục tiêu cơ bản: - Sử dụng hợp lý, tiết kiệm nhằm ko ngừng tăng năng suất lao động.
2.2.1.3. Phương pháp xây dựng quỹ lương, nguyên tắc trả lương và các khoản trích theo lương
2.2.1.3.1. Phương pháp xây dựng quỹ lương
Chính sách lƣơng của Công ty TNHH Công Nghệ Thƣơng Mại Sông Mã là căn cứ để trả thù lao thỏa đáng đối với đóng góp của nhân viên trên cơ sở cân đối chi phí, lợi nhuận và chiến lƣợc phát triển của công ty. Chính sách lƣơng và chế độ thƣởng nhằm mục đích khuyến khích mọi thành viên nỗ lực trong công việc, tự rèn luyện và nâng cao cuộc sống gia đình cho mỗi thành viên.
Quỹ lƣơng đƣợc phân phối trực tiếp cho ngƣời lao động làm việc trong công ty, không sử dụng cho mục đích khác
Nguồn hình thành quỹ lƣơng bao gồm:
Quỹ lƣơng theo đơn giá lƣơng đƣợc cơ quan chức năng duyệt của năm kế hoạch Quỹ lƣơng từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Quỹ lƣơng bổ sung theo chế độ nhà nƣớc quy định Quỹ lƣơng dự phòng từ năm trƣớc chuyển sang
2.2.1.3.2. Nguyên tắc trả lương
Việc chi trả lƣơng ở công ty do thủ quỹ thực hiện, thủ quỹ căn cứ vào chứng từ “Bảng thanh toán lƣơng”, “Bảng thanh toán bảo hiếm xã hội” để chi trả các khoản cho cán bộ công nhân viên
Từ khi thành lập Công ty TNHH Công Nghệ Thƣơng Mại Sông Mã luôn thực hiện tốt công tác trả lƣơng cho cán bộ công nhân viên, căn cứ quy định mới của chính phủ về đổi mới tiền lƣơng và căn cứ vào tình hình lao động thực tế của công ty, nguyên tắc trả lƣơng cho ngƣời lao động luôn đƣợc đảm bảo theo đúng quy chế .
Việc phân chia tỷ lệ hƣởng lƣơng giữa các phòng ban luôn đảm bảo tính hợp lý, căn cứ vào quỹ lƣơng kế hoạch do giám đốc duyệt.
2.2.1.3.3. Các khoản trích theo lương
Bảo hiểm xã hội:
Mức trích BHXH là 24% trên tổng số tiền lƣơng, trong đó:
+ Đơn vị sử dụng lao động chịu 17% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của công ty, trong đó nộp 10% cho cơ quan quản lý quỹ BHXH để chi về trợ cấp hƣu trí và tử tuất. Còn 7% để chi cho trợ cấp ốm đau, thai sản và tai nạn lao động.
+ 7% còn lại ngƣời lao động chịu trừ vào lƣơng để chi trợ cấp hƣu trí tử tuất và do đơn vị nộp hộ cho cơ quan quản lý BHXH.
Bảo hiểm y tế:
Bảo hiểm y tế là khoản chi trả cho ngƣời lao động về khoản khám chữa bệnh khi bị ốm đau.
Theo quy định hiện nay mức trích bảo hiểm y tế là 4.5% trên tổng số lƣơng hàng tháng và nộp hết cho cơ quan BHYT trong đó:
+ Đơn vị sử dụng lao động chịu 3% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh của đơn vị
+ 1.5% còn lại do ngƣời lao động chịu đƣợc trừ vào lƣơng và nhờ đơn vị nộp hộ.
Kinh phí công đoàn:
Kinh phí công đoàn là khoản chi kinh phí dùng để duy trì hoạt động của bộ máy công đoàn lao động cơ sở và liên đoàn lao động cấp trên và cũng đƣợc trích hàng tháng theo một tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lƣơng phải trả cho công nhân viên trong tháng. Cụ thể theo chế độ hiện nay mức trích này là 2% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh. Trong đó 1% nộp công đoàn cấp trên và 1% dành chi cho hoạt động công đoàn cấp cơ sở.
Bảo hiểm thất nghiệp:
Bảo hiểm thất nghiệp tổng cộng là 2%, trong đã đơn vị sử dụng lao động chịu 1%, còn lại 1% do ngƣời lao động chịu và đƣợc trừ vào lƣơng nhờ đơn vị nộp hộ.
Ta có bảng sau:
Loại BH Khoản DN chịu Khoản ngƣời lao
động chịu Tổng BHXH 17% 7% 24% BHYT 3% 1.5% 4.5% KPCĐ 2% 2% BHTN 1% 1% 2% Tổng 23% 9.5% 32.5%
2.2.1.4. Phương pháp tính lương, thanh toán lương và Bảo hiểm xã hội.
Tính lƣơng, thanh toán lƣơng, BHXH cho công nhân viên đƣợc thực hiện tại
phòng kế toán. Hàng tháng trên cơ sở tài liệu hạch toán về thời gian lao động và kết quả lao động cũng nhƣ chế độ, chính sách về lao động – tiền lƣơng và BHXH mà Nhà nƣớc ban hành. Kế toán tiến hành tính toán tiền lƣơng và BHXH phải trả cho công nhân. Việc tính toán tiền lƣơng, BHXH trả cho ngƣời lao động theo hình thức tiền lƣơng thời gian nhƣ cách tính ở trên.
2.2.2. Tổ chức kế toán tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng tại công ty
2.2.2.1. Hạch toán tổng hợp tiền lương và các khoản phải trích theo lương
2.2.2.1.1. Chứng từ sử dụng tại Công ty TNHH Công Nghệ Thương Mại Sông Mã
+ Bảng chấm công
+ Phiếu chi và các chứng từ có liên quan + Phiếu nghỉ hƣởng BHXH
+ Bảng thanh toán tiền lƣơng
+ Bảng tổng hợp thanh toán tiền lƣơng
phận đó.
Hàng ngày căn cứ vào số ngƣời lao động thực tế tại các phòng ban theo dõi chấm công cho từng cán bộ công nhân viên. Cuối tháng kế toán căn cứ vào bảng chấm công để làm cơ sở chấm công cho từng ngƣời.
- Nguyên tắc của bảng chấm công:
+ Mỗi ngày đi làm bình thƣờng ghi một dòng + Học, họp một ngày do công ty chỉ định + Một ngày nghỉ phép tính một công
Cơ sở lập bảng chấm công: Căn cứ vào giấy nghỉ ốm, phép và số ngày đi làm của cán bộ công nhân viên.
Bảng thanh toán tiền lƣơng
Căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiền lƣơng dựa vào những ký hiệu chấm công trong bảng của từng ngƣời để tính ra số lƣợng của từng loại tƣơng ứng. Kế toán tiền lƣơng dựa vào số ngày công quy ra của từng ngƣời để đƣa vào bảng thanh toán lƣơng. Cuối tháng, bảng chấm công đƣợc dùng để tổng hợp thời gian lao động, tính lƣơng cho từng bộ phận khi các bộ phận đó hƣởng lƣơng theo thời gian, hƣởng lƣơng theo sản phẩm.
Bộ phận kế toán tiền lƣơng sẽ lập bảng thanh toán lƣơng cho từng phòng ban trong Công ty, sau đó lập bảng tổng hợp tiền lƣơng cho toàn Công ty.
Bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội
Bảng phân bổ tiền lƣơng và BHXH dùng để phân bổ tiền lƣơng, công thực tế phải trả ( gồm tiền lƣơng, các khoản phụ cấp, học, họp, phép), BHXH, BHYT, BHTN phải trích nộp trong tháng cho các đối tƣợng sử dụng lao động.
Căn cứ vào bảng phân bổ tiền lƣơng của các bộ phận, phòng ban và của toàn công ty.Căn cứ vào tỷ lệ trích BHXH, BHYT, BHTN kế toán sẽ lập bảng phân bổ tiền lƣơng và bảo hiểm xã hội.
Kết cấu
Bên Nợ: - Các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trƣớc cho ngƣời lao động.
Các khoản khấu trừ vào tiền lƣơng, tiền công của ngƣời lao động.
Bên Có:- Các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, BHXH và các khoản đã trả, đã chi, đã ứng trƣớc cho ngƣời lao động.
Số dƣ bên Có: Các khoản tiền lƣơng, tiền thƣởng, BHXH và các khoản khác còn phải trả cho ngƣời lao động.
Số dƣ bên Nợ (cá biệt): Số tiền đã trả quá số phải trả cho ngƣời lao động. TK 334 có 2 TK cấp 2:
+ TK 3341: Phải trả công nhân viên + TK 3348: Phải trả ngƣời lao động khác
TK 338 “Phải trả, phải nộp khác”
Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình trích lập và sử dụng các quỹ BHXH, BHYT, KPCĐ, BHTN tại công ty.
Kết cấu
Bên Nợ: - Các khoản BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ phải nộp Các khoản trợ cấp BHXH trả cho công nhân viên
Bên Có: - Trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo tỷ lệ quy định Nhận kinh phí về thanh toán trợ cấp BHXH cho ngƣời lao động
Số dƣ bên Có: Số còn phải nộp về BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ đến cuối kỳ Số dƣ bên Nợ (nếu có): Số trả thừa, nộp thừa, vƣợt chia chƣa đƣợc thanh toán Các TK cấp 2 của TK 338 mà công ty sử dụng:
+ TK 3382: Kinh phí công đoàn + TK 3383: Bảo hiểm xã hội + TK 3384: Bảo hiểm y tế
+ TK 3388: Phải trả, phải nộp khác
+ Hàng tháng tính tiền lƣơng, phụ cấp, tiền thƣởng phải trả cho công nhân viên: Nợ TK 622: Phải trả cho công nhân trực tiếp sản xuất
Nợ TK 627: Phải trả cho nhân viên quản lý phân xƣởng Nợ TK 642: Phải trả cho nhân viên quản lý doanh nghiệp Nợ TK 241: Phải trả cho công nhân xây dựng cơ bản Có TK 334: Tổng số tiền lƣơng phải trả
+ Tính tiền thƣởng phải trả cho nhân viên từ quỹ khen thƣởng ( thƣởng thi đua, thƣởng cuối năm):
Nợ TK 353
Có TK 334
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ theo tỷ lệ quy định trên tiền lƣơng phải trả công nhân viên tính vào chi phí sản xuất:
Nợ TK 622, 627, 642 Có TK 338
+ Trích BHXH phải trả cho công nhân viên nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động:
Nợ TK 338
Có TK 334(8)
+ Các khoản khấu trừ vào lƣơng của công nhân viên: Nợ TK 334: Tổng số các khoản khấu trừ
Có TK 141: Số tạm ứng chi không hết trừ vào lƣơng Có TK 138(8): Các khoản bồi thƣờng vật chất
Có TK 338: Trừ vào lƣơng BHXH, BHYT, BHTN (theo tỷ lệ quy định 9,5%)
+ Xuất quỹ trả lƣơng (hoặc tạm ứng lƣơng kỳ I) và các khoản khác cho công nhân viên:
Có TK 111, 112
+ BHXH, KPCĐ vƣợt chi đƣợc cấp bù:
Nợ TK 111, 112: Số tiền đƣợc cấp bù đã nhận Có TK 338 (3382, 3383): Số đƣợc cấp bù
+ Cuối kỳ kết chuyển số tiền lƣơng công nhân viên đi vắng chƣa lĩnh: Nợ TK 334: Ghi giảm số phải trả cho ngƣời lao động
Có TK 338 (3388): Ghi tăng số phải trả khác
2.2.2.1.4. Sổ sách kế toán sử dụng
+ Sổ chi tiết tài khoản 334, 338
+ Sổ cái tài khoản 334, 338 + Chứng từ ghi sổ
+ Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Quy trình sổ sách kế toán tiền lương
Hình thức sổ kế toán công ty sử dụng là hình thức “Chứng từ ghi sổ”. Vì vậy công ty tuân thủ trình tự ghi sổ theo hình thức Chứng từ ghi sổ. Do công ty sử dụng phần mềm kế toán exel nên việc sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ thuận tiện và phù hợp. Việc hạch toán tiền lƣơng trong công ty rất thanh lọc, gọn nhẹ và đơn giản do quy mô và tính chất của công ty.
Sơ đồ 2.5: Sơ đồ luân chuyển chứng từ Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng Giấy nghỉ ốm, học, họp, phép Bảng chấm công Bảng thanh toán lƣơng bộ phận Bảng phân bổ TL và BHXH Bảng thanh toán lƣơng toàn công ty Chứng từ ghi sổ Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Đơn vị: Công ty TNHH CN&TM Sông Mã
Bảng Chấm Công Mẫu số 01a – LĐTL
Tháng 12 năm 2013 (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC
Phòng xây dựng cơ bản ngày 20/03/2006 của Bộ Trƣởng- BTC)
T T Họ Tên Ngày Trong Tháng Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1
1 Nguyễn Văn Hoàng X x x C x x x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26
2 Nguyễn Quang Chiến X x x C x x x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x P x x x 26
3 Nguyễn Ngọc Loan X x x C x x x x x X C x X x X x x C x x kl kl x x C x x x x x x 24 4 Nguyễn Quốc Hƣng X x x C x x x x x kl C kl X x X x x C x x x x x x C x x kl kl x x 22 5 Trần Quốc Anh X x x C P x x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26 6 Nguyễn Khắc Long X x x C x x x x K l C x X x X x x C x x kl x x x C x x x x x x 24 7 Bùi Sỹ Phƣơng X x x C x x x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26
8 Nguyễn Đăng Hiển X x x C X X x x x X C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26
9 Lê Xuân Cƣờng X x x C X x x x P X C x X x X x x C x x x x x P C x x x x x x 26
Tổng 226
Chú thích: Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Chấm công : x Nghỉ phép : P Nghỉ không lƣơng : KL
Chủ nhật : C ốm đau : Ô Tai Nạn : T
Làm 1/2 ngày : 1/2 Thai Sản : TS Họp : H
Đơn vị : Công ty TNHH CN&TM Sông Mã
BẢNG CHẤM CÔNG Đơn vị: Phòng tài chính- kế toán Tháng 12 năm 2013
TT HỌ VÀ TÊN Chức
vụ
Bậc lƣơng
Ngày trong tháng Quy ra công
1 2 3 4 5 …. 2 9 30 31 Số công hƣởng lƣơng SP Số công hƣởng lƣơng TG Số công nghỉ việc hƣởng 100% lƣơng Sốcông nghỉ hƣởng BHXH …… A B C D 1 2 3 4 5 …. 29 30 31 32 33 34 35 36 1 Phạm Thị Tuyết TP 4,98 x X X C x …. x x x 26
2 Ngô Thanh Thủy PP 4,4 x X X C x …. x x x 24
3 Dƣơng Thanh Hằng NV 3,82 x X Cô C x …. x x Cô 24 02
4 Phạm Thị Lan NV 3,82 x X X C x …. x x x 24 5 Vũ Thị Bích Hồng NV 3,76 x Ô Ô C x …. x x x 24 02 6 Phạm Đức Tiến NV 3,55 x X X C x …. x x x 26 7 Hòang Thị Thu NV 3,55 x X X C x …. x x x 26 8 NguyễnQuốc Trung NV 3,55 x X X C x …. x x x 26 Cộng …. 200 02 02
Ngƣời duyệt Phụ trách bộ phận Ngƣời chấm công
Đơn vị: Công ty TNHH CN&TM Sông Mã
Bảng Chấm Công Mẫu số 01a – LĐTL
Tháng 12 năm 2013 (Ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ – BTC Bộ phận văn phòng ngày 20/03/2006 của Bộ Trƣởng- BTC)
T T Họ Tên Ngày Trong Tháng Tổng cộng 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 0 1 1 1 2 1 3 1 4 1 5 1 6 1 7 1 8 1 9 2 0 2 1 2 2 2 3 2 4 2 5 2 6 2 7 2 8 2 9 3 0 3 1 1 Nguyễn Gia Đạt x x x C x x x x x x C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26 2 Nguyễn Văn Bình x x x C x x x x x x C x X x x x x C x x x x x x C x x x x x x 26 3 Nguyễn Khắc Hoan x x x C x x x x x x C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26 4 Đỗ Duy Quyên x x x C x x p x x kl C kl X x x p x C x x x x x x C x x x x x x 24 5 Nguyễn Khắc Dũng x x x C x x x x x x C x X x X x x C x x x x x x C x x x x x x 26
6 Ngô Văn Lƣơng x x x C x x x x x x C x x P P x x C x x x x x x C x x x x x x 24
7 Phạm Đức Duy x x x C x x x x X x C x x x x x x C x x x x x x C x x x x x x 26
8 Trần Quang Thắng x x x C x x x x X x C x x x x x x C x x x x x x C x x x x x x 26
9 Nguyễn Đức Ngọc x x x C x x x x X x C x x x x x x C x x x x x x C x x x x x x 26
Tổng 230
Chú thích: Ngày 31 tháng 12 năm 2013
Chấm công : x Nghỉ phép : P Nghỉ không lƣơng : KL Chủ nhật : C ốm đau : : Ô Tai Nạn : T Làm 1/2 ngày : 1/2 Thai Sản :TS Họp : H Con ốm :Cô Ngừng việc : N Nghỉ lễ :L
* Nội dung:
Phản ánh số ngày công làm việc thực tế, số ngày nghỉ chế độ của từng công nhân viên.
+ Phƣơng pháp ghi:
- Cột A: Ghi số thứ tự từng ngƣời - Cột B: Ghi họ tên từng ngƣời
- Cột C: Ghi bậc lƣơng của từng công nhân viên - Từ cột 1 đến cột 31 ghi số ngày trong tháng - Cột 32: Ghi tổng số công hƣởng lƣơng sản phẩm - Cột 33: Ghi tổng số công hƣởng lƣơng thời gian
- Cột 34: Ghi tổng số ngày nghỉ việc đƣợc hƣởng 100% lƣơng - Cột 35: Ghi tổng số công hƣởng BHXH
- Cột 36: Ghi số ngày nghỉ hƣởng lƣơng cơ bản hoặc số ngày nghỉ không lƣơng Công ty theo dõi và ghi chép thời gian lao động của từng cán bộ
Công nhân viên ở từng đơn vị phòng ban của công ty thông qua bảng chấm công và bảng tổng hợp thời gian lao động của công nhân viên.
Căn cứ vào bảng chấm công kế toán tiền lƣơng dựa vào những ký hiệu chấm công trong bảng của từng ngƣời để tính ra số lƣợng của từng loại tƣơng ứng. Kế toán tiền lƣơng dựa vào số ngày công quy ra của từng ngƣời để đƣa vào bảng thanh toán lƣơng.