Công ty quảng cáo BLUE là công ty hoạt động trong lĩnh vực Quảng cáo,trong thời gian hoạt động Công ty đã từng bớc ứng dụng tiến bộ công nghệ thông tin vào hoạt các hoạt động của mình .
Hiện nay tất cả các bộ phận trong Công ty đều đợc trang bị máy tính để thực hiện trớc hết là các chức năng cơ bản nhất của mình cụ thể:Bộ phận thiết kế ý tởng 5 máy, bộ phận kế toán 3 máy, bộ phận in ấn 5 máy, bộ phận kinh doanh 2 máy, bộ phận sản xuất thực hiện 2 máy.Từ khi thành lập đến nay bộ kế toán đã đã sử dụng các phần mềm thích hợp để thực hiện các công việc nghiệp vụ của mình . Hiện tại công ty đang áp dụng hệ thống kế toán máy “Effect “ vào quản lý.Việc thiết kế các maqet cho các chơng trình, sự kiện đã đợc tin học hoá 100% ngay từ khi thành lập Công ty do chính đội ngũ trong bộ phận thiết kế ý tởng đảm nhiệm .
ii - Giới thiệu về bộ phận kinh doanh tại công ty quảng cáo blue .
1.Vai trò và chức năng của phòng Kinh doanh trong Công ty Quảng cáo
Blue :
1.1. Khái niệm về các chơng trình sự kiện :
1.1.1 – Thiết kế , trang trí :
Đây là công việc chủ yếu do bộ phận thiết kế,ý tởng thực hiện sau khi bộ phận này nhận đợc các yêu cầu của khách hàng.Sản phẩm của giai đoạn thiết kế là các bản maqet,mà dựa vào bản maqet này bộ phận in ấn sẽ cho ra các sản phẩm in ấn theo đúng maqet đã thiết kế .
1.1.2 – Dịch vụ in ấn :
Công việc này thờng là giai đoạn cuối cùng trong chuỗi các công việc nhằm
hoàn thiện cho các khách hàng những sản phẩm liên quan đến in ấn ( nh catalog , pano, áp phích , mẫu logo vv…) .
Chức năng công việc này liên quan đến việc tổ chức các show trình diễn nghệ thuật ( ca nhạc , thời trang vvv…) .
1.1.4 – Triển lãm , trng bày :
Đây là công việc tổ chức các cuộc triển lãm và trng bày ( tổ chức các hội chợ
vvv… )
1.1.5 – Tổ chức sự kiện :
Tổ chức các sự kiện nh ( khai chơng , các ngày lễ lớn vvv…)
1.1.6 – Truyền thông :
Các chơng trình quảng cáo trên các phơng tiện thông tin đại chúng nh ( Quảng
cáo trên các kênh truyền hình , các đài tiếng nói vvv…).
1.2.Khái niệm về quản lý các chơng trình sự kiện :
Nh chúng ta đã biết,tại điều 3 Luật Công ty nớc ta nghi : “Hoạt động kinh doanh là việc thực hiện một , một số hoặc tất cả các công đoạn của quá trình đầu t từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trờng nhằm mục đích sinh lời “.
Thực tế không có khái niệm về quản lý các chơng trình,sự kiện trong lĩnh vực Quảng cáo,nhng ta có thể nhận thấy đó là hoạt động nhằm theo dõi cập nhật các ch- ơng trình,sự kiện nhằm theo dõi và có đợc thông tin một cách chính xác kịp thời nhằm phục vụ một cách đắc lực cho việc đáp ứng các yêu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất .
Quản lý các chơng trình , sự kiện tốt là công việc theo dõi về mặt thời gian, địa điểm thực hiện các chơng trình , sự kiện .Qua đó cán bộ trong Công ty,đặc biệt là cán bộ trong bộ phận kinh doanh có cơ sở để thực hiện các hợp đồng đối với khách hàng một cách hiệu quả nhất , nhờ đó lấy đợc thông tin chính xác để báo cáo lên Công ty nhằm có quyết định phù hợp trong hoạt động sản xuất và kinh doanh , nh vậy :
• Giảm đợc những chi phí không đáng có .
• Tạo t thế vững chắc trong sự phát triển của Công ty trớc các đối thủ cạnh tranh .
1.3. Các yêu cầu đặt ra trong quản lý các chơng trình sự kiện :
Công việc quản lý các chơng trình sự kiện cũng tơng đối phức tạp và phải
nhanh chóng kịp thời :
- Theo dõi các các hợp đồng với khách hàng về : Thời gian thực hiện các hợp đồng ,Địa điểm thực hiện các hợp đồng vvv… để từ đó có các báo cáo gửi lên Công ty
- Theo dõi tình thực hiện các hợp đồng đối với các khách hàng - Mở rộng thị trờng :Tìm kiếm thêm các khách hàng vv..
Do đó phải đảm bảo tính kịp thời chính xác , phù hợp và đi đúng hớng đem lại hiệu quả cao.
2..Thực tế công tác quản lý các chơng trình trình sự kiện tại Công ty Quảng cáo Blue:
2.1. Công việc của phòng kinh doanh :
Do Công ty hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực Quảng cáo nên bộ phận kinh doanh luôn phải thực hiện một khối lợng công việc tơng đối lớn .
Với chức năng chính là tìm kiếm khách hàng và làm việc trực tiếp với khách
hàng nên bộ phận kinh doanh cần phải nắm một cách chắc chắn thông tin về các khách hàng của mình .
III -hoạt động cung ứng sản phẩm DịCH vụ quảng cáo của
công ty blue thông qua bán hàng cá nhân .
Ngay từ ngày đầu thành lập công ty blue đã chú trọng tới hoạt động của đội ngũ bán hàng cá nhân trực tiếp.Hầu hết các nhân viên bán hàng đều có trình độ đại học nhng vẫn đợc công ty tái đào tạo thờng xuyên cho phù hợp với nhu cầu thị trờng biến đổi.Tuy nhiên trong công ty blue việc thực hiện giữa bên giao và bên nhận việc, giữa bên truyền đạt các ý tởng của khách hàng và bên thực hiện sáng tác còn nhiều hạn chế ảnh hởng đến uy tín và kết quả kinh doanh của công ty . Lực lợng bán hàng là những ngời trực tiếp thu nhận ý kiến t tởng của khách hàng nhng họ lại không phải là ngời sản xuất .Để thực hiện mục tiêu trở thành công ty cung cấp đầy đủ các dịch vụ quảng cáo cho mỗi khách hàng công ty đã chú ý tới việc giải quyết mâu thuẫn trên và thực hiện công việc t vấn cho các khách hàng , năng cao chất lợng trong việc thực hiện các chiến dịch quảng cáo.Từ đó công ty có uy tín lớn trên thị trờng và đã thu hút đợc một số khách hàng lớn nh : tập đòn dầu khí việt nam , tập đoàn DAEWOO vv. Trong đó có công rất lớn của đội ngũ bán hàng công ty .Họ làm việc rất năng nổ , nhiệt tình.Do vậy những đơn đặt hàng liên tục đến với công ty.Doanh thu của phòng bán hàng cũng tăng không ngừng ( trung bình 100%) và qua họ uy tín cảu công ty cũng đợc quảng bá rộng rãI trên thị trờng toàn quốc nói chung và thị trờng Hà Nội nói riêng .
Trong thời gian qua công ty cũng mất một số khách hàng lớn nh : công ty máy tính SingPC ,.. Công ty cho rằng họ không còn nhu cầu sử dụng quảng cáo,tuy nhiên điều này cha thật đúng .Các khách hàng bỏ đI thì họ lại cho rằng công ty không chú trọng tới họ ( họ cho rằng họ là các công ty nhỏ), các dịch vụ cung cấp cho họ chậm trễ , chất lợng không đồng bộ.Lý giải những vấn đề trên có nhiều lý do, nhng đối với nhân viên phòng bán hàng cũng có những lỗi nhất định.Do cách tính thu nhập theo hợp đồng thu đợc nên nhân viên bán hàng trực của công ty có xu hớng u ái hơn các khách hàng lớn các khách hàng lớn, ngoàI ra các nhân viên luôn muốn nâng cao doanh thu của mình do đó họ thờng làm nhiều hợp đồng và dẫn tới tình trạng trên .
Mọi thành viên trong phòng khách hàng đợc công ty tạo điều kiện trong quá trình hoạt động.Do tính chất công việc công ty đã cho lực lợng bán thoải mái về mặt thời gian v à mọi thông tin liên lạc đều đợc công ty hỗ trợ.Dẫn đến cũng có một số nhân viên đã dựa vào lý do này để thực hiện nhiều việc,làm khác nhau,họ có thể làm tại công ty khác nên công việc của họ hoàn thành không đợc tốt .
Tóm lại trong quá trình phát triển của mình,muốn thực hiện mục tiêu cung cấp đầy đủ dịch vụ quảng cáo cho mỗi khách hàng công ty quảng cáo BLUE phảI chú trọng tới hoạt động của đội ngũ bán hàng hơn nữa .