CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Công ty
3.2.2. Tăng cường quản lý các khoản phải thu
Các khoản phải thu ngắn hạn có sự gia tăng qua các năm. Ta thấy tình hình kinh doanh của Công ty trong những năm qua đang hết sức khó khăn, doanh thu giảm, lợi nhuận thấp do đó việc bị chiếm dụng vốn có thể trở thành gánh nặng cho Công ty trong việc huy động vốn để đầu tư kinh doanh cho những kỳ kinh doanh sau.
Theo những cung cấp từ phía Công ty cũng như các con số tính toán chỉ tiêu quản lý khoản phải thu thì khoản phải thu khách hàng của Công ty thông thường là những khoản thu dễ thu hồi. Thêm vào đó công tác thu hồi nợ của công ty luôn được đánh giá tốt, những chính sách quản trị các khoản phải thu có hiệu quả được thể hiện qua chỉ tiêu kỳ thu tiền bình quân đã được phân tích ở chương 2.
Tuy nhiên chỉ số vòng quay khoản phải đang có xu hướng giảm và kỳ thu tiền bình quân có xu hướng tăng trong thời gian tới đòi hỏi Công ty cần phải có những nỗ lực cao hơn trong công tác thu hồi nợ và quản trị các khoản phải thu.
Đối với công tác thu hồi nợ: Thường xuyên theo dõi khoản phải thu và đôn đốc, ghi nhận thời hạn trả nợ của khách hàng, gửi thư thông báo thời hạn trả nợ hoặc điện thoại với khách hành xác nhận thời hạn trả nợ. Muốn thế, công ty nên chủ động liên hệ
62
với khách hàng sớm, thay vì chờ đến ngày hoá đơn hết hạn thanh toán. Điều này không chỉ giúp Công ty quản lý tốt các khoản phải thu, mà còn giúp công ty giữ được mối quan hệ tốt với khách hàng. Công ty có thể đầu tư phần mềm quản lý công nợ, giúp việc theo dõi khoản nợ nhanh chóng, chính xác, hiệu quả và giảm bớt nhân sự trong công tác quản lý công nợ.
Đối với công tác quản trị các khoản phải thu: Công ty cần xác định xác đáng tỷ lệ các khoản phải thu hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ các khoản trả đúng hạn của chính sách tín dụng và tỷ lệ khoản phải thu trả chậm so với qui định của chính sách, công ty phải tiến hành đánh giá tuổi nợ của khoản phải thu, từ đó nắm bắt những thông tin tín dụng tổng quát về khách hàng và điều chỉnh các yếu tố của chính sách tín dụng cho phù hợp. Để làm được điều này, cần phải theo dõi các khoản phải thu sắp tới hạn có chính sách thu tiền thích ứng.
Đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu: Nhằm xác định xác đáng tỷ lệ các khoản phải thu hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ các khoản trả đúng hạn của chính sách tín dụng và tỷ lệ khoản phải thu trả chậm so với qui định của chính sách, Công ty phải tiến hành đánh giá tuổi nợ của khoản phải thu, từ đó nắm bắt những thông tin tín dụng tổng quát về khách hàng và điều chỉnh các yếu tố của chính sách tín dụng cho phù hợp. Để làm được điều này, cần phải theo dõi các khoản phải thu sắp tới hạn có chính sách thu tiền thích ứng.
Một chính sách tín dụng thương mại được xây dựng cẩn thận dựa trên việc so sánh lợi ích tăng thêm từ doanh thu tăng, giá bán cao với các chi phí liên quan đến thực hiện chính sách tín dụng tăng tương ứng, sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp.
Sử dụng mô hình điểm tín dụng cũng là một các quản trị tốt các khoản phải thu, để doanh nghiệp có cơ hội xoay nhanh đồng vốn hiện có và giảm áp lực vốn vay.
Dựa vào các tiêu chí thu thập và tổng hợp lại trong hệ thống thông tin về tín dụng của khách hàng để Công ty đưa ra quyết định có cấp tín dụng hay chính sách thương mại cho khách hàng hay không. Để thực hiện được điều này, Công ty nên sử dụng phương pháp phân nhóm khách hàng theo mức độ rủi ro.
Theo phương pháp này, khách hàng của Công ty có thể được chia thành các nhóm như sau:
63
Bảng 3.1. Danh sách các nhóm rủi ro Nhóm rủi ro Tỷ lệ doanh thu không
thu hồi đƣợc ƣớc tính
Tỷ lệ khách hàng thuộc nhóm rủi ro (%)
1 0 – 1 35
2 1 – 2,5 30
3 2,5 – 4 20
4 4 – 6 10
5 >6 5
(Nguồn: Quản trị tài chính doanh nghiệp hiện đại – Tác giả Nguyễn Hải Sản ) Như vậy, các khách hàng thuộc nhóm 1 có thể được mở tín dụng mà không cần phải xem xét nhiều, gần như tự động và vị thế của các khách hàng này có thể được xem xét lại mỗi năm một lần. Các khách hàng thuộc nhóm 2 có thể được cung cấp tín dụng trong một thời hạn nhất định và vị thế của các khách hàng này có thể được xem xét lại mỗi năm hai lần. Và cứ tương tự như vậy, Công ty xem xét đến các nhóm khách hàng 3, 4, 5. Để giảm tiểu tổn thất có thể xảy ra, có thể Công ty sẽ phải yêu cầu khách hàng nhóm 5 thanh toán tiền ngay khi nhận hàng hóa, dịch vụ. Yêu cầu tín dụng khác nhau đối với các khách hàng ở những nhóm rủi ro khác nhau là hoàn toàn hợp lý. Tuy nhiên, phải làm thế nào đó để việc phân nhóm là chính xác, không bị nhầm lẫn khi phân nhóm.
Để phân nhóm rủi ro, doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình cho điểm tín dụng như sau:
Điểm tín dụng= 4 * Khả năng thanh toán lãi + 11 * Khả năng thanh toán nhanh + 1 * Số năm hoạt động
Trong công thức trên, với số năm hoạt động càng lâu thì khả năng quản lý tài chính càng cao và theo đó, công ty cũng có khả năng trả nợ nhanh hơn.
Sau khi tính được điểm tín dụng như trên, ta có thể xếp loại theo các nhóm rủi ro như sau:
Bảng 3.2. Mô hình tính điểm tín dụng
Biến số Trọng số Điểm tín dụng Nhóm rủi ro
Khả năng thanh toán lãi 4 >47 1
Khả năng thanh toán nhanh 11 40-47 2
Số năm hoạt động 1 32-39 3
24-31 4
<24 5
64
Công ty CP Dầu khí Đông Đô là một trong những khách hàng của Công ty TNHH Tư vấn và Truyền thông Ginet. Dựa trên báo cáo tài chính năm 2012 do Công ty CP Dầu khí Đông Đô cung cấp, áp dụng phương pháp tính điểm tín dụng ta có bảng số liệu sau đây:
Bảng 3.3. Đánh giá điểm tín dụng của Công ty CP Dầu khí Đông Đô
Chỉ tiêu Công thức ĐVT Trọng số Giá trị
Tài sản ngắn hạn Triệu đồng 117.037
Hàng tồn kho Triệu đồng 2.213
Nợ ngắn hạn Triệu đồng 119.416
EBT Triệu đồng 10.344,21
Chi phí lãi vay Triệu đồng 17.402
EBIT Triệu đồng (7.308)
Khả năng trả lãi EBIT
Chi phí lãi vay Lần 4 (0,42)
Khả năng thanh toán nhanh
TSNH - Hàng tồn kho
Nợ ngắn hạn Lần 11 0,96
Số năm hoạt động Năm 1 5
Điểm tín dụng 13,88
(Nguồn: Công ty CP Dầu khí Đông Đô) Với số điểm tín dụng đạt 13,88 thì khách hàng này được xếp vào nhóm rủi ro số 5. Tức là mức độ rủi ro cao nhất. Để giảm tiểu tổn thất có thể xảy ra, Công ty sẽ phải yêu cầu khách hàng này thanh toán tiền ngay khi nhận hàng hóa, dịch vụ. Đối với nhóm khách hàng thuộc nhóm rủi ro thứ 5 nên được đánh giá xem xét lại khoảng một năm 5 lần để mức độ an toàn của việc cung cấp tín dụng được đảm bảo.
Đánh giá hiệu quả quản trị khoản phải thu
Định kỳ công ty nên xem xét, đánh giá hiệu quả quản trị các khoản phải thu qua các chỉ tiêu sau:
Doanh thu thuần được lấy từ báo cáo kết quả kinh doanh, khoản phải thu bình quân là số bình quân đầu kỳ và cuối kỳ được lấy từ bảng cân đối kế toán của công ty.
Kết quả là, số lần trong năm doanh thu tồn tại dưới khoản phải thu. Vòng quay khoản phải thu cao là một điều tốt, có nghĩa là khách hàng thanh toán tiền đúng hoặc ngắn hơn thời hạn của chính sách tín dụng thương mại. Tuy nhiên, nếu vòng quay khoản phải thu quá cao, có nghĩa là công ty có chính sách tín dụng thương mại thắt chặt (thời hạn bán chịu ngắn) và không mở rộng đủ tín dụng cho khách hàng. Do đó, công ty cần đánh giá mức độ hợp lý vòng quay các khoản phải thu của mình qua việc so sánh với vòng quay các khoản phải thu của các công ty cùng ngành hoặc trung bình của ngành.
65
Kỳ thu tiền bình quân cho biết trung bình mất bao nhiêu ngày để một khoản phải thu được thanh toán. Để có thể đánh giá hiệu quả thu tiền qua kỳ thu tiền bình quân, công ty có thể so sánh với kỳ thu tiền bình quân của các năm trong quá khứ. Nếu kỳ thu tiền ngày càng tăng, có nghĩa là các khoản phải thu không được chuyển đổi thành tiền mặt nhanh chóng; ngược lại kỳ thu tiền bình quân có xu hướng giảm, cho thấy hiệu quả của công tác quản trị khoản phải thu mà công ty đang thực hiện là khả quan. Ngoài ra, công ty cũng cần so sánh kỳ thu tiền bình quân với thời hạn của chính sách tin dụng thương mại. Nếu kỳ thu tiền bình quân, ví dụ là 50 ngày, nhưng chính sách tín dụng của công ty cho phép thời hạn nợ 30 ngày (net 30). Điều này cho thấy, công ty cần xem lại công tác quản trị khoản phải thu của mình.
Nhằm xác định xác đáng tỷ lệ các khoản phải thu hưởng chiết khấu thanh toán, tỷ lệ các khoản trả đúng hạn của chính sách tín dụng và tỷ lệ khoản phải thu trả chậm so với qui định của chính sách, công ty nên tiến hành đánh giá tuổi nợ của khoản phải thu, từ đó nắm bắt những thông tin tín dụng tổng quát về khách hàng và điều chỉnh các yếu tố của chính sách tín dụng cho phù hợp.
Dưới đây là Bảng 3.4 áp dụng theo dõi tuổi của các khoản phải thu ở Công ty TNHH Tư vấn và Truyền thông Ginet năm 2012:
Bảng 3.4. Bảng theo dõi tuổi các khoản phải thu của Công ty TNHH Tƣ vấn và Truyền thông Ginet năm 2012
Tuổi của khoản phải thu (ngày) Tỷ lệ của khoản phải thu so với doanh thu bán chịu (%)
1. Nợ phải thu trong hạn 45%
0 – 30 45%
2. Nợ phải thu quá hạn 55%
1 – 30 23%
31 – 60 17%
61 – 90 9%
> 90 6%
Tổng cộng 100%
Sau khi lập được bảng theo dõi tuổi nợ như trên, công ty cần theo dõi chặt chẽ những khoản nợ này. Đặc biệt quan tâm tới những khách hàng có hóa đơn nằm trong khoảng quá hạn từ 61 đến 90 ngày, những khách hàng này thường không thể trả tiền cho công ty do đó công ty nên có thể xem xét thiết lập một lịch trình thanh toán từng phần hay không, bởi nhận được một vài phần tiền còn tốt hơn là không thu lại được gì.
Đối với những khoản nợ đã trễ hẹn quá lâu, trên 90 ngày, công ty cần xem có thể thu hồi bất cứ khoản tiền nào không. Trong trường hợp khó có thể thu hồi được, công ty
66
nên cân nhắc tới việc thuê các công ty thu hồi nợ với mức phí là một tỷ lệ % của hóa đơn hoặc số tiền thu hồi được.
Khi công ty áp dụng những biện pháp đã nêu trên để nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu, giả định các khoản phải thu năm 2012 của công ty sẽ giảm xuống 30% và chỉ còn 70%. Ta có bảng 3.5 đánh giá lại các khoản phải thu của công ty như sau:
Bảng 3.5. Đánh giá lại các khoản phải thu của Công ty sau khi áp dụng các biện pháp
Chỉ tiêu Đơn vị Năm 2012 Chính sách thay đổi dự kiến Giá trị các khoản phải
thu VND 208.405.638 145.883.947
Vòng quay các khoản
phải thu Vòng 9,56 13,65
Kỳ thu tiền bình quân Ngày 37,67 26,37
Như vậy, khi áp dụng các chính sách nâng cao hiệu quả sử dụng các khoản phải thu ngắn hạn, giá trị các khoản phải thu của Công ty đã giảm từ 208.405.638 đồng xuống còn 145.883.947 đồng, tức giảm được 62.521.691 đồng. Vòng quay các khoản phải thu tăng lên đến 13,65 vòng và kỳ thu tiền bình quân giảm xuống từ 37,67 ngày xuốngcòn 26,37 ngày. Với kết quả dự kiến đạt được như trên sẽ phần nào góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh nói chung của công ty.