3.1 Ưu điểm
Khái quát chung có thể thấy việc phân công công việc một cách hợp lý, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, đảm bảo đáp ứng được nhu cầu giải quyết
công việc nhanh, thuận tiện, tiết kiệm chi phí cũng là một ưu điểm được ghi nhận của bộ máy kế toán của công ty.
Việc áp dụng phầm mềm kế toán máy giúp cho công tác kế toán trở nên nhanh và chính xác hơn. Việc chương trình tự động lên các loại sổ chi tiết cũng như sổ tổng hợp giúp cho kế toán viên có thể kiểm tra được chênh lệch phát sinh một cách dễ dàng trên hệ thống, từ đó có những bước điều chỉnh phù hợp.
Thêm vào đó, việc áp dụng hệ thống kế toán máy chuẩn theo quy định sẽ tạo điều kiện cho nhân viên mới tiếp quản công việc một cách nhanh chóng và dễ dàng hơn do việc hạch toán, ghi sổ không mang tính chủ quan của kế toán viên.
Để sử dụng có hiệu quả phần mềm kế toán máy và vận hành bộ máy kế toán một cách hợp lý, đội ngũ cán bộ nhân viên phòng kế toán được yêu cầu là những người có chuyên môn, có trình độ về máy tính, không ngừng nâng cao về chuyên môn cũng như cải tiến hệ thống công việc nhằm nâng cao tính hiệu quả trong công việc.
Việc bảo quản và lưu giữ chứng từ cũng được sắp xếp theo trật tự khoa học để việc tìm kiếm nhanh chóng và dễ dàng. Chứng từ được phân chia theo nhóm(chứng từ tiền mặt, chứng từ tiền gửi, chứng từ theo từng đơn vị, từng công trình hạng mục…, theo trình tự thời gian). Việc lưu giữ chứng từ số sách là rất quan trọng, nó không những đảm bảo nguyên tắc thận trọng mà còn phục vụ khi kiểm toán hay hoàn thuế tìm lại được dễ dàng, khi có người mới tiếp quản công việc được nhanh chóng.
3.2 Nhược điểm
Tuy nhiên, phần mềm thiết lập mới chỉ đơn thuần cho phòng kế toán của từng đơn vị. Vì vậy việc lấy số liệu mới hay tìm lại số liệu cũ của các phòng ban khác, các công ty con, các xí nghiệp hạch toán độc lập khi cần thiết chưa được thuận tiện.
Do đặc điểm của các chứng từ gốc của chứng từ thanh toán thường khó lưu giữ do giấy mỏng, mực in mờ, mà thời gian yêu cầu lưu trữ là lâu dài (trên 10năm).
Khi kẹp các chứng từ này cùng bộ chứng từ dễ xảy ra việc nhàu, rách hay mờ qua thời gian. Việc này làm giảm tính hợp lệ của bộ chứng từ lưu giữ trong trường hợp cần xem xét lại.
Việc kẹp hóa đơn đỏ cùng bộ chứng từ thanh toán cũng là gây một số bất tiện.
Ví dụ như khi tính thuế được khấu trừ, việc tìm và kiểm tra lại hóa đơn sẽ mất rất nhiều thời gian.
Và một số nhược điểm chung mà việc lưu giữ hồ sơ thường có 3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán.
Với hiểu biết thực tế còn hạn chế của mình, em xin được đưa ra một vài kiến nghị như sau:
Với công tác kế toán, công ty có thể nên thiết lập và sử dụng một hệ thống phần mềm dùng chung cho toàn công ty. Nhằm phục vụ cho việc cung cấp số liệu trong nội bộ giữa công ty mẹ và công ty con cũng như các đơn vị trực thuộc, giúp hoạt động của công ty nhanh chóng, thuận lợi nhưng vẫn đảm bảo tính bảo mật thông tin, tránh thông tin rò rỉ gây thiệt hại về kinh tế hay uy tín và hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Đây là một việc đem lại lợi ích cho hoạt động của công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng. Nhưng để thiết lập được một phần mềm như thế cần phải kể đến một đội ngũ lập trình viên có kinh nghiệm và am hiểu về hoạt động của công ty. Trong kỷ thời đại hiện nay, việc không ngừng áp dụng công nghệ mới và ngày càng hoàn thiện bộ máy quản lý nói chung và bộ máy kế toán nói riêng cũng là tiêu chí mà công ty không ngừng theo đuổi.
Đối với công tác lưu giữ chứng từ, nên yêu cầu người đề nghị thanh toán gửi kèm bản phô tô chứng từ với hóa đơn đỏ và một số hóa đơn bán lẻ, hóa đơn khác trong trường hợp giấy thanh toán nhanh mờ, dễ rách..
Đồng thời có công tác lưu giữ hóa đơn đỏ một cách hợp lý để thuận tiện cho việc tìm kiếm khi hoàn thuế.
Việc hoàn thiện và đổi mới hệ thống kế toán nói riêng cũng như hoàn thiện hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung tại Công ty Đầu tư và Xây dựng số 4 là việc làm thường xuyên và tất yếu. Đó cũng là xu hướng chung của các doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới nhằm tăng doanh thu, uy tín và tạo lập chỗ đứng của doanh nghiệp cũng như kinh tế Việt Nam trên trường quốc tế.