IV. Phơng pháp kế toán nghiệp vụ bán hàng trong các doanh nghiệp thơng mại
4. Sổ sách kế toán
Để ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán, doanh nghiệp phải sử dụng một hình thức kế toán nhất định, phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán hiện có.
Hiện nay, các hình thức sổ sách thờng đợc áp dụng là: Nhật ký sổ cái, Nhật ký chung, Nhật ký chứng từ, Chứng từ ghi sổ.
Khoa Kế toán - Tài chính 32 Lớp: K31- DK1
911 511 111,112
515 3387
131
33311
Kết chuyển doanh thu thuần
Doanh thu theo giá
bán thu tiền ngay
Số tiền thu ngay lần đầu
Kết chuyển tiền lãi bán hàng
Doanh thu chưa thực hiện (1)
Tổng số tiền còn phải thu
Số tiền
được ở các kỳ sau
Thuế GTGT phải nộp
Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lợng, kết cấu, trình tự phơng pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán. Các doanh nghiệp tuỳ thuộc vào qui mô , đặc điểm, phơng thức hoạt động kinh doanh của mình mà có sự lựa chọn hình thức kế toán phù hợp. Khi đã có sự lựa chọn, doanh nghiệp phải tuân theo những nguyên tắc cơ bản của hình thức đó.
Xây dựng hệ thống sổ kế toán đầy đủ, chính xác sẽ nâng cao hiệu quả
công tác kế toán doanh nghiệp. Đối với công tác bán hàng, hệ thống sổ kế toán giúp theo dõi, quản lý hàng hoá bán ra chính xác, kịp thời cung cấp những thông tin cần thiết cho các nhà quản lý.
a. Sơ đồ trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng theo hình thức Nhật ký sổ cái.
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra
Khoa Kế toán - Tài chính 33 Lớp: K31- DK1
Chứng từ gốc (Hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho)
Sổ nhật ký quỹ Sổ chi tiêt
TK511,632
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký sổ cái các TK
511,632...
Báo cáo tài chính
Đặc điểm của hình thức này là sử dụng một sổ kế toán tổng hợp gọi là Nhật ký sổ cái để kết hợp giữa các nghiệp vụ kinh tế theo thứ tự thời gian, các chứng từ gốc sau khi đợc định khoản chính xác đợc ghi một dòng ở Nhật ký sổ cái.
Ưu điểm: đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, dễ đối chiếu, không cần lập bảng cân đối phát sinh các tài khoản.
Nhợc điểm: khó cho phân công lao động kế toán, không thích hợp với
đơn vị có quy mô vừa và lớn, có nhiều hoạt động kinh tế sử dụng nhiều tài khoản.
Khoa Kế toán - Tài chính 34 Lớp: K31- DK1
b. Sơ đồ trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng theo hình thức Nhật ký chung
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra.
Khoa Kế toán - Tài chính 35 Lớp: K31- DK1
Chừng từ gốc (Hoá đơn
GTGT, phiếu xuất kho) Sổ chi tiết
các tài khoản 632,511,531,
532,521,641 ....
Nhật ký thu tiền Nhật ký chung
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài khoản
632,511
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính Sổ quỹ
Theo hình thức này kế toán mở sổ nhật ký chung ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và quan hệ đối ứng tài khoản.
Ưu điểm: dễ ghi chép, đơn giản thuận tiện cho công việc phân công lao
động kế toán.
Nhợc điểm: còn trùng lặp trong khâu ghi chép.
Khoa Kế toán - Tài chính 36 Lớp: K31- DK1
c. Sơ đồ trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Đặc điểm của hình thức này là mọi nghiệp vụ kinh tế phải căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, cùng kỳ để lập chứng từ ghi sổ sau đó ghi vào sổ đăng ký chứng từ trớc khi ghi vào sổ cái.
Ưu điểm: rõ ràng, dễ hiểu, dễ phát hiện sai sót để điều chình, thích hợp với các loại hình doanh nghiệp sản xuất kinh doanh sử dụng tài khoản có khối l- ợng nghiệp vụ nhiều, có nhiều nhân viên kế toán, để kết hợp sử lý trong công tác kế toán.
Nhợc điểm: ghi chép còn trùng lặp , khối lợng ghi chép nhiều, việc đối chiếu số liệu vào cuối tháng nên không đảm bảo tính kịp thời của thông tin kế toán. Sơ đồ trình tự ghi sổ nh sau:
Khoa Kế toán - Tài chính 37 Lớp: K31- DK1
Sổ chi tiết các tài khoản 632,511 Chứng từ gốc (hoá đơn GTGT,
phiếu xuất)
Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái TK511,632,3331..
Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
d. Sơ đồ trình tự kế toán nghiệp vụ bán hàng theo hình thức Nhật ký chứng từ
Đặc điểm: mọi nghiệp vụ kinh tế đều căn cứ vào chứng từ gốc sau khi đã
kiểm tra, phân loại ghi vào các nhật ký chứng từ liên quan. Sổ nhật ký chứng từ kết hợp ghi chép tổng hợp với chi tiết, kết hợp ghi theo hệ thống với ghi theo thời gian.
.
Khoa Kế toán - Tài chính 38 Lớp: K31- DK1
Bảng tổng hợp chi tiết
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng
Đối chiếu, kiểm tra
Khoa Kế toán - Tài chính 39 Lớp: K31- DK1
Chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho)
Bảng phân bổ Sổ quỹ
Bảng kê ghi nợ
các sổ 8,10 Nhật ký chứng từ sổ 8,10
Sổ chi tiết các TK511,632
Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái tài
khoản 511,632,3331
Báo cáo tài chính