CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI ĐẤU THẦU QUA MẠNG Ở VIỆT NAM 19 2.1. Sự cần thiết phải ứng dụng đấu thầu qua mạng trong hoạt động đấu thầu ở Việt Nam
2.2. Thực trạng triển khai đấu thầu qua mạng ở Việt Nam
2.2.2. Quá trình triển khai đấu thầu qua mạng
2.2.2.3. Các giai đoạn thực hiện
Mô hình tổ chức mạng đấu thầu mua sắm Chính phủ ở Việt Nam được xây dựng theo lộ trình từ 2008 – 2015 qua hai giai đoạn chính, phù hợp với lộ trình về mô hình tổ chức và sự phát triển cơ sở hạ tầng CNTT, yêu cầu về công khai, minh bạch, bảo mật và lộ trình xây dựng khung pháp lý đến 2015.
Giai đoạn 01 (2008-2012):
- Xây dựng một mạng đấu thầu quốc gia để công khai hóa đấu thầu, tiến trình chi tiết của từng hoạt động đấu thầu trong toàn quốc, triển khai xong việc quản lý chủ đầu tư, nhà thầu.
- Triển khai xong việc công khai catalogue quản lý danh mục và giá cả hàng hoá thông dụng.
- Triển khai áp dụng thí điểm xong một vài loại hàng hóa thông dụng qua hình thức đấu giá ngược.
Giai đoạn 02 (2012 – 2015):
- Hoàn thiện việc triển khai hệ thống trên phạm vi toàn quốc. Đảm bảo tối thiểu 20% mua sắm Chính phủ thông qua hệ thống mua sắm điện tử. Mô hình mạng đấu thầu quốc gia tại Việt Nam có sự kết hợp hai yếu tố:
Xây dựng và quản lý một mạng đấu thầu duy nhất trên phạm vi toàn quốc (hệ thống đấu thầu và thông tin đấu thầu được quản lý tập trung).
Đảm bảo quyền tự chủ trong công tác đấu thầu mua sắm công theo phân cấp của các cơ quan Nhà nước tham gia vào hệ thống.
- Hệ thống mạng đấu thầu quốc gia đóng vai trò là trung tâm hình thành nên các mối quan hệ phối hợp giữa các cơ quan Nhà nước, tổ chức liên quan trong hoạt động đấu thầu. Trong mô hình này có sự phân định rõ trách nhiệm và mối quan hệ giữa hệ thống mạng đấu thầu quốc gia với các cơ quan Nhà nước liên quan đến đấu thầu mua sắm công.
Hệ thống đấu thầu điện tử có phạm vi rộng với các module, tương ứng với các module sẽ áp dụng trong các lĩnh vực, nghành nghề, đối tượng khác nhau. Hệ thống cũng có mối quan hệ với rất nhiều tổ chức liên quan. Để đảm bảo sự thành công của
quá trình triển khai thì quá trình triển khai sẽ tuân thủ theo các tiêu chí sau:
Triển khai sẽ thực hiện theo 2 giai đoạn: giai đoạn thử nghiệm và giai đoạn triển khai nhân rộng. Triển khai được phân chia theo các theo các đặc tính: địa lý, chức năng, thời gian và giá trị. Trong đó miền địa lý được hiểu là đơn vị và vị trí sẽ triển khai; miền chức năng có nghĩa là khối module chức năng sẽ triển khai của hệ thống đấu thầu; giá trị tương ứng là giá trị tính bằng tiền sẽ thực hiện thông qua hệ thống đấu thầu; thời gian là chu kì triển khai tính bằng khoảng thời gian.
+ Trong giai đoạn thử nghiệm: có hai phương pháp triển khai có thể được áp dụng bao gồm:
-Triển khai trong phạm vi địa lý hẹp, với số lượng các đơn vị tham gia nhỏ, nhưng có thể đại diện cho các đặc điểm của các loại hình đơn vị chung nhất khi tham gia hệ thống đấu thầu trong vùng lãnh thổ; với một số module chức năng mà các đơn vị có thể tham gia và giá trị gói thầu nhỏ; trong một chu kì thời gian là hai năm.
-Triển khai trong phạm vi địa lý hẹp, với số lượng các đơn vị tham gia nhỏ, nhưng có thể đại diện cho các đặc điểm của các loại hình đơn vị chung nhất khi tham gia hệ thống đấu thầu trong vùng lãnh thổ; với tất cả các module chức năng tuy nhiên không phải đơn vị nào cũng áp dụng hết mà được thực hiện cho phù hợp đảm bảo tất cả các module đều được thực hiện và giá trị gói thầu nhỏ; trong một chu kì thời gian hai năm.
Với mỗi một phương pháp có các ưu nhược điểm so sánh với nhau. Phương án 1 thì tỉ lệ thành công sẽ lớn hơn so với phương án 2 trong giai đoạn thử nghiệm; tuy nhiên phương án 2 sẽ có ưu điểm là nhận được các bài học kinh nghiệm rút ra để áp dụng cho giai đoạn triển khai nhân rộng đối với các module; tỉ lệ thành công sẽ cao hơn trong giai đoạn sau.
Các tiêu chí lựa chọn khi triển khai trong giai đoạn thử nghiệm:
Lựa chọn các đối tượng triển khai phải đầy đủ các điều kiện, tính chất để đảm bảo khả năng nhận thức đầy đủ các yêu cầu của thực tế hệ thống triển khai.
Các đơn vị lựa chọn phải có đầy đủ các hoạt động thông thường của quá trình đấu
thầu mua sắm công.
Căn cứ trên mức độ sẵn sàng về CNTT của các cơ quan được lựa chọn và nhóm các nhà thầu.
Thực hiện đầy đủ các chức năng để có thể thu được kết quả lớn nhất với sự tác động nhỏ nhất từ ngay lúc thực hiện lần đầu tiên.
Hình thức triển khai phải phù hợp với thực tế.
Lựa chọn theo các định hướng, chính sách có liên quan.
Các kết quả thành công thu được sẽ là định hướng cơ bản cho quá trình triển khai nhân rộng về sau này.
+ Trong giai đoạn triển khai nhân rộng: Các module sẽ được triển khai có lộ trình nhưng sẽ triển khai toàn bộ phạm vi địa lý; giá trị sẽ thực hiện qua hệ thống sẽ theo lộ trình và sự phân cấp quản lý, thời gian dự kiến sẽ thực hiện áp dụng giai đoạn này khoảng hai năm. Trong giai đoạn này sẽ xây dựng xong hệ thống kho dữ liệu hoàn chỉnh và hệ thống quản lý dữ liệu tập trung phục vụ cho các yêu cầu phân tích, thống kê.
Tiến hành song song với quá trình triển khai là các nhiệm vụ đồng thời cần thực hiện, bao gồm:
-Nhiệm vụ tuyên truyền quảng bá thông tin: Sự tham gia của cơ quan chính phủ và cộng đồng doanh nghiệp trong quá trình triển khai hệ thống là rất quan tro-
̣ng, là yếu tố đảm bảo sự thành công. Do đó cần thực hiện một loạt các biện pháp khuyến khích, quảng bá, tuyên truyền qua các phương tiện thông tin đại chúng, website,... nhằm thu hút sự tham gia của các thành phần này.
-Nhiệm vụ đào tạo: Hệ thống mang lại một phương thức làm việc khác với truyền thống nên yêu cầu cần tổ chức các khóa đào tạo cho người dùng của chính phủ, các cộng đồng doanh nghiệp tham gia để có thể hiểu đầy đủ và rõ ràng về hệ thống; đào tạo thực hiện qua các lớp học tại chỗ, đồng thời thực hiện qua hình thức e-learning. Do số lượng người cần đào tạo rất lớn nên cần mở rộng và liên kết với các tổ chức có khả năng và điều kiện để tăng nhanh số lượng người dùng được qua đào tạo. Quá trình đào tạo phải được thực hiện thường xuyên, liên tục, trong các
giai đoạn, khi có các cập nhật bổ sung mới của hệ thống.
-Nhiệm vụ hỗ trợ người dùng: Xây dựng hệ thống trả lời hỗ trợ người sử dụng bằng nhiều hình thức (điện thoại, thư điện tử, website); tập trung hỗ trợ theo hướng công nghệ và hướng module chức năng; sử dụng cơ chế vận hành đảm bảo hoạt động 12h x 7ngày. Ngoài ra, cũng cần tạo cơ chế phản hồi linh hoạt, các câu hỏi, thắc mắc, diễn đàn thực hiện qua nhiều hình thức như website, hội thảo, tiếp xúc giữa các hiệp hội các doanh nghiệp với cơ quan quản lý v.v.
-Nhiệm vụ bảo trì và hỗ trợ hạ tầng các đơn vị triển khai: hỗ trợ cho các máy tính trạm tham gia hệ thống trong giai đoạn triển khai thử nghiệm tại các đơn vị được lựa chọn thử nghiệm hệ thống của các cơ quan chính phủ.