Như được m inh họa trong hinh 4.12, tab AutoCorrect liệ t kê các từ được tự động sửa. Cuộn xuống danh sách Replace và nhìn xung quanh.
Chường 4: NhậpText___________________________________________ 161
162 Chùiơng 4: Nhập Text
G ộ n h ậ p m ộ t lỗĩ n h ậ p v à từ th a y t h ế nó.
I
A u to C o r re c t Aị Yo uJ w
0 s t ằ w A u to C o r re c t O p tio n s b u t t o n ớ E C ữ r r e r t T W o C A Ừ ta te 0 C a p ì t â f c r e Fir$t lettea c í
E ]C â p f tâ ỉỉ2e le ^ t o o f td b ỉe ^ e l ỉ
Ỉ^ C â p tâ lz d o f day$
{ T l c n r r i ỉ c t a r.c id e r td l 'J5# oP cAP 5 ỊO C
w you type
. Srr^rt
£:^epUonỉS... 1
' >Jíy
g e p ld c e : ỊỊ
VVeserkd Wev6rl<đ
' w e, Vreve 1
\
É
w e í r e s
V
Ẽ e ỉe te J
(X CdTitcel
Hình 4.12: Khi bạn gõ ntiập, các từ ỉrong cột Repiace tự dộng ttiay thê' các lừ trong cột Wỉth.
Cho PovverPoint b iết các lỗi nhập và từ sai chính tả nào đ ể sửa Chắc chắn th ỉn h thoảng b ạn lại phạm các lỗi gõ n h ập và lỗi chính tả y như thế. Để ngăn phạm những Ìỗi này, b ạn có th ể yêu cầu Pow erFoint tự động sửa chúng cho bạn. Bạn làm điều đó bằng việc n h ập từ sai chính tả và từ đúng cúa nó trong hộp thoại AutoCorrect (xem hình 4.12):
# N bậptừsai chính tả trong bộp text Replace và từ đúng chính tả của nó trong bộp text With.
ằ Nhấp nỳt AĩiịoCorrect trong hộp thoại speỉỉing a n d Grammar. Hành động này tự động đặt tử sai chính tả và từ được hiệu chỉnh của nó trong bộp thoại AutoCorrect sao cho việc hiệti chỉnh được thực hiện trong tĩiơng lai.
Thủ thuật
Bạn cững có thể xóa các từ sai chính tẳ và lỗi gõ nhập ra khỏi danh sách các từ dược sửa tự dộng. Dể xóa một từ ra khỏi danh sách các từ dược sửa, chọn nó trong hộp thoại AuloCorrect và nhâp nút Delete.
Ngăn các lỗi viế t hoa bằng AutoCorrect
Gần phần trên cùng của hộp thoại AutoCorrect (xera hình 4.12) là năm hộp kiểm có nhiệm vụ ngăn các lỗi viết hoa. Nhừng tùy chọn này làm rấ t tố t công việc của nó, đôi khi h ế t sức tôt:
Cơrrect TWo IN itial Capitals: Ngăìi hai chữ hoa xiiất hiện Hên tiíC ở đần một từ có hơn hai chữ. Chỉ chữ đầỉi tiên đtcợc viết hoa. Tùy chọn riàỵ dành cho những người không thề nhích ngón tav nhỏ bé của họrakhỏiphím Sbiftđủ nhanh smi khi gõ nhập chiì hoa đẩỉi tiên ỗ ổầìi một từ.
u Capitalize f i r s t ỉetter ọ f sentences: Hãy chắc chắn chủ đầti tiên twng một câìi được viết hoa.
K C apitalize f i r s t ỉetter o f tabỉe cells: Hãy chắc chắn chữ đầu tiên mà bạn nhập trong một ô bảng ỉà một chữ hoa. Một ô bảng chứa một mục d ữ liệii; nó là Í’Ị trí trong một bảng nơi một cột và hàng giao nbaii.
n C apitalize nam es o f days: Hãy chắc chắn tên của các ngáy trotĩg tiiần được viết hoa.
9 Correct a ccid en ta l usage q f cAPS LOCK key: Thay đổi các cbiì hoa thành chữ íbường tỉếii bạn nhấn phim Shift đ ể bắt đầĩi một cân trong khi Caps Lock điíợc bật. Ý ở đâylà nến hạn nhấn giữ phím Shift troìig khi Caps Lock đỉ(ợc bật, ìxin không biết rằng Caps Lock được bật bởi vì bạn không cần nhấn giũ phim Sbi/t đ ể nhập các chữ hoa.
PoiverPoừĩt biến chữ đầti tiên thàìih một chữ hoa và các chữ tiếp theo thành cảc chữ tbiỉờtig và tắt Caps Lock.
Tìm k iếm v à th a y th ề Text
Sử dụng lệnh Find để định vị m ột tên hoặc đoạn tex t trong một diễn hình. Sử dụng, lệnh Replace để tìm kiếm và th ay th ế tên hoặc đoạn tex t qua suốt m ột diễn hình. Để biết lệnh Replace hữu dụng như th ế nào, hây tưởng tượng công ty bạn làm việc vừa th ay đổi tên của nó và tê n công ty cũ nằm trê n r ấ t nhiều slide. Bạn có th ể chọn lọc qua các slide, sửa tên mỗi lần m ột slide hoặc bạn có th ể sử dụng lệnh Replace để th ay th ế tê n công ty cũ thành tên mới trên tấ t cả slide trong chỉ vài giây.
Tìm các từ và te xt th ấ t lạc
Để định vị các từ, tê n hoặc đoạn text th ấ t lạc bằng lệnh Find, làm theo những bước sau đây:
1. Nhấp tab H o m e.
2. Chuyển sang khung xem S lỉd e S o r t e r hoặc khung xem N or- m al.
Chường 4: NhậpText__________________________________________________ 163
Khung xem nào bạn b ắ t đầu th ì quan trọng đối với việc hiển thị k ế t quả tìm kiếm. B ắt đầu trong khung xem Sliđe S orter nếu bạn muốn th ấy tấ t cả slide trong diễn hình với text mà b ạn đang tìm kiếm; b ắ t đầu trong khung xem Norm al để kiểm tr a t e : í mỗi lần m ột trường hợp.
3. N hân C trl+ F ỉle hoặc nhấp nút F in d (có th ể trước tiên b ạn phải nhấp nú t Editing, phụ thuộc vào kích cỡ của m àn hình).
Bạn th ấy hộp thoại Find như được m inh họa tro n g hình 4.1S.
164__________________________________________________Chường 4; NhậpText
CÓ những ngoại lệ đốl với các điều khiển viỂ't hoa AuỉoCorrsct
Các xac lập viết hoa AutoCorrect lãrn việc tốt ngoại trù trong những tinh huống hiếm nhất định, Khi bạn sử dụng viết hoa trong các câu hoặc bạn gõ nhập tên hiếm bẳt đầu với hai chữ hoa hoặc bạn muôn nhập một từ ghép mà ngẫu nhiên được liệt kê trong hộp thoại AuíoCũrrect, oơ câ'u AjtoCorrfecí có tnè sửa khồng đúng các lỗi gô nhâp. Để xem xét các uườrig hợp hiếm đó khi AutoCorrect không iàm việc tốt, nhấp nút Exceptions trong hộp thoạ.
AutoCorrect (xem hlnh 4.12),
Bạn thấy hộp thoại AutoCorrect Exceptíons. Bằng cách tạo các m ục nhập trong các tab First Letter và INitial CAps, bạn cũng có thể thử nó. Bạn co thể tiếp tục sử đụng AutoCorrect để sửa các lỗi gõ nhập và các từ sai chính tả ngoại trừ bên dưới những tinh huống nhất định;
Ễi Tab F irst Letter: Khi PoiverPoint gặp phải một chữ viết tắt được liệt kê trên tab Fint Letter, nó cho phép từ theo saii chữ viết tắt bất đầu với một chữ thường. Tuy nhiên, nến chứ inết tắt không được liệt kê, PoiverPoint giả định rằng dấìi chẩm ở aiối chứ viết tắt đánh dấìisựkết tbìỉc của mộtcâíi, dođóchĩíơngtrình bẳtđầtivới từ k ế tiếp một cách không chính xác với một chiĩ hoa. Nếu PoiverPoint cứ đòi viết hoa một tĩCsau một chứ viết tất mà bạn sứ dụng, hãy giải qĩiỵết vấn đề bằng việc nhập chữ viết tăt trên tab First Letter sao ího PoiverPoint có thể nhận ra nổ là tnội chii viết tắt.
K Tab IN itial C A ps: Đôi khi các tên công ty mới thành ỉập bắt đầu với bai cbĩĩ hoa: QUest Data Inc., DigitalDỉngbats, Inc. Nhập các tên như I>ậy trên tab INitial CAps đ ể ngăn PoiverPoint viết thường chữ hoa thứ bai.
Chương 4: Nhập Text 165
F in d w h d t:
cồtsíp
riM^chcase
0 Fìnd ^ o le word5 only
'51
£ in d N e x t
Close ReỊ^dce...
Hình 4.13: Tìm một từ hoặc cụm lừ trên các slide.
4. N hập từ hoặc cụm từ m à bạn đang tìm trong hộp text Find What.
Nếu b ạ n thực hiện việc tìm kiếm này trước đó, b ạn có th ể mở danh sách xổ xuông Find W hat và chọn m ột từ hoặc cụm từ để tìm kiếm lại.
5. Nếu b ạ n mong muốn như vậy, chọn các tùy chọn để th u hẹp tìm k iế m .
T ận dụng những tùy chọn này có th ể làm cho m ột tìm kiếm xảy ra nhanh hơn nhiều:
* Match C ase: Tìm các từ có các chứ hoa và chữ thiiờng khớp chính xác với các chữ hoa và chứ thiiờng của lữ hoặc cụm từ trong bộp Find Whal. Ví dụ, inệc tìm kiếm Bow sẽ tìm Bow nhưng không tìm
botv hoặc BOW.
u Fittd Whoíe Words Onfy: Tim từ trong bộp Find What nhiờig hò qita tử nếu nó là một phần của một tù khác. Vi dụ, việc lìm kiếm bow sẽ tìm bow chứ không phải bom, elbotv, boivter hoặc rainboiv.
Trìl khi bạn tìm một tên riêng hoặc một ỉoại từ nào đó, hãy chắc chắn chọn tùy chọn này. Việc tìm kiếm sẽ xả y ra nhanh bơn và chính xác hơn.
6. Nhấp nú t F in d N e x t (trong khung xem Normal) hoặc nú t F in d AU (trong khung xem Slide Sorter).
166 C hựtfng4: Nhập Text
Trong khung xem Normal, PovverPoint cuộn đ ến và b ậ t sáng trường hợp đ ầ u tiên của từ hoặc cụm từ m à b ạ n đang tìm nếu việc tìm kiếm th à n h công. Bạn có th ể để mở hộp thoại Find trong khi bạn biên tập text và sau đó nhấp lại n ú t Find N ext để tìm trường hợp k ế tiếp của text.
Trong khung xem Slide Sorter, Pow erPoint chọn tế t cả các sliđe có từ hoặc cụm từ, nếu việc tìm Idếm th à n h công. Bạn có th ể nhấp đôi m ột slide để thấy nó trong khung xem Norm ál và biên tập text.
Tiến hành hoạt động Find-and-Repỉace
Tiên hành h o ạt động tìm kiếm và thay th ế ffiriđ-and-replace) giống y h ệt như việc tìm kiếm bình thường. H ình 4.14 m inh họa hộp thoai Replace, nơi mà bạn cho Pow erPoint biết những gì cấn tìm và những ^ rôn thay thế. Các tùy chọn và nú t trông tương tự hay không? Chung trông tuơng tự nếu bạn dọc các tra n g trước v | việc tìm kiếm bởi vì các xác lập trên tab Repỉace giống y như các xác ìập trong hộp thoại Find
Fifíd Next Cdỉ$up
ỉ v H
--- ^ Close
|kôtchup
i V * R ^ e Ị
□ M atch^ase
0 fflhole w c f (te o rỉy R e p iic e ồ ll
Hình 4.14: sử dụng lệnh Replace mạnh mẽ dể tlm kiêm và thay thô'lext.
Q À ị - Ắ t ^ c --- ---
H ã y c k á c cliỂÍn k iế m fp o d i ỉ n h ìn k sa u k íii t q n l i ế n h d n li m ộ t lí ò n li đ ộ n q ỉỡm lừ ế m v d lK o4 i U . B q n k k ô n q U o q id t i ế t l ệ r ớ i R e p la c c __________ k n U à m _ i i ^ ^ á c _ 5 ] Ị d e ^ Õ 4 n h đ p n ú t U n d c .
Thả thuật
Đỉều CỐI yếu cho m ột hoạt dộng tìm kiếm và thay th ế thành công là bảo đảm bạtì tìm thấy chính xác nhOhg gì bạn muốn tìm và thay thế. M ột cach để bao đảm rằng bạn tỡm đỳng text là bắt dầu bàng cỏch chạy mộằ hoại động Fớnd trong khung xem Normal trữớc liê n . Nếu PovverPoint cuộn đến chính xác text nia bạn muốn tìm , bạn dã hoàn thành công việc. Nhấp nút Replace trong hộp thoại Find đ ể mở hộp thoại Replace. Tất cả những gì bạn phải làm là nhạp text Repláce vvith.
Chương 4: NhậpText 167
Để tìm ra các từ, tên hoặc đoạn text th ấ t lạc bằng lệnh Find, làm theo những bước sau đây:
1. Chọn ta b H o m e.
2. Chuyển sang khung xem N o rm a l hoặc khung xem S lid e S o r te r . Trong khung xem Normal, bạn có th ể kiểm t r a mỗi trường hợp của text và quyết định mỗi lần một trường hợp xem có n ên thay th e tex t h ay không. Trong khung xem Slide Sorter, b ạn th ấy các slide nào có te x t m à bạn đang tìm.
3. N hấn C trl+ H hoặc nhấp nú t R e p la c e (có th ể b ạn phải nhấp nút Editing trước tiên, phụ thuộc vào kích cỡ của m àn hình).
ị' ^ ^ S h a p í Flll ^
^ c / S h a p ẹ O utline ^
^ F l n d ĩ á g R e p l a c r ' ^
ge Qulclc
S t ^ e s ’ ’ Ettects ♦ ■ ềh
s ic gepiace.Ị (
Dravving - Repỉace 1
b --- 1---ĩ --- í—
Hộp thoại Replace xuất hiện (xem hình 4.14).
4. Nhập từ hoặc cụm từ cần thay th ế trong hộp tex t F in d W h at.
Bạn có th ể chọn một từ hoặc cụm từ trong danh sách xổ xuống Find W hat nếu b ạn đã tìm nó kể từ lần cuối cùng b ạn đã mở Pow erPoint.
5. Nhập te x t th ay th ế trong hộp tex t R e p la c e W ith.
Lần nữa b ạ n có th ể chọn tex t thay th ế từ danh sách xổ xuống.
6. Chọn tùy chọn M a tc h C a se nếu bạn muốn tìm các từ có các chữ hoa và chữ thường khớp chính xác với các chữ hoa và chữ thường của từ và cụm từ trong hộp Find W hat.
7. Chọn hộp kiểm F in d W hole W o rd s O nly.
ichoose
ReữỊdCởvAh:
!choosee
[ BMNext I
ơo$e
QMụtch Êôse
0 Rnd abote word5 ooly
geplace
Hộp kiểm F in d W hole W_ords O n ỉy yêu cầu W ord tìm toàn bộ các từ, không phải các chuỗi ký tự. Việc quên chọn hộp kiểm này có th ẹ gây ra những hậu quả khôn lường tro n g m ột hoạt động tìm kiếm và th ay thế. Để th ấy được tại sao, sử bạn muon thay đổi những trường hợp của m an th àn h hum ankind. Nếu ban quên chọn hộp kiểm Find Whole Words Only, cuộc tìm kiếm sẽ tìm các chữ m an b ấ t cứ nơi nào chúng được th ấ y v à thay th ế chúng bằng các chữ hum ankind. Một câu Dhữ "Man, th e ma.nifeÈt raeasure ọf all things, the talisraan of nature, w ears thê rný^ntĩè of God" biến th à n h "Humankind, th e hum ankiiidifest m easure of a il th in g s , tn e ta lis h u m a n k in d o f n a tu r e , w e a rs th e
bumaiikindtle of God".
B. Nhấp nút F in d N e x t (khung xem Normal) hoậc n ú t F in d AiJ (khung xem Slide Sorter).
Trong khung xem N crm al, roiVtìrPoiiit đưa b ạ n đến truờng hỢD đầu tiê n của từ hoậo cụm từ mà bạn tìm . Trong knung xem Slide Sorter, PowerPoirit chọn tấ t cả slide có tex t Finđ-W hat.
9. Chọn tấ t cả trường hợp thay th ế của tex t Find-W hat bằng tex t R ^ la c e W ith (nhấp nút Replace All) hoặc kiểm tr a mỗi trường hợp của tex t trước khi để nó y nguyên hoặc th a y th ế nó (nháp nút Find Next hoặc nú t Replace).
Trong khung xem Norm al, bạn có th ể kiểm tr a te x t trước khi thay th ế nọ hoặc th ay th ế tấ t cả trường hợp của te x t F i n d - ^ a t mà trước tiên không kiểm tra chúng. N hấp n ú t Replace để thay thê text, n ú t F ind N ext để bỏ qua te x t và tìm kiếm trường hơp kê tiếp của nó hoặc nú t Replace All để th ay th ế te x t qua suốt diễn hình.
Trong khung xem Slide S orter, bạn đối m ặt với v ấ n đề đòi hỏi nhiều nỗ lực. N hấp nú t Replace All neu bạn tự tin rằn g h o ạt độn^g tìm Mẽm và th ay th ế là m ột hoạt động vững chắc; n h ấp n ú t cio se và bắt đâu lại từ đầu nếu bạn cảm th ấy sợ hãi.
ố Ẩ c __________________________ ________________ _________
M U p nút Replocc A l l c lil nếu L jn rđì íự iin Pầng l U md P ow e p P o in l đ õ tlm \à ỉ U m đ L g n m u ố n f l i a y ỉ í i ế xu i^Ễ n s u ố t d í l n K ìn l) . h ế u U n n U p P e p lo c c A l l n liư n q U i tiế c đ õ là m n U n U p n ú t U n d o 3 ể
undo tít cđ SI/ ikoi^ ikế.
S ủ a c á c ỉỗ i c h ỉn h tà
Pow erPoint giữ m ột từ điển trong tai của nó, đây là m ột thứ tốt dành cho bạn. Các lỗi chính tả th ậ t sự nổi b ậ t trong m ộ t diễn hình
1®®__________________________________________________ C hư dng4; Nhập Text
Chương 4: Nhập Text 169
Pow erPoint bởi vì tex t r ấ t lớn. PowerPoint th am kháo từ điển khi bạn nhập te x t và vẽ các đường bằng màu đỏ bên dưới các từ bị nhập sai chính tả và các từ đã được nhập liên tục hai lần. Để sửa các từ sai chính tả, bạn có th ể xử lý chúng mỗi lần m ột lỗi hoặc khôi động bộ kiểm tra chính tả (spell checker) và kiểm chứng nhiều slide hoặc toàn bộ diễn h ìn h cùng m ột lúc. Thậm chí b ạn có th ể tạo m ột từ điển của riêng bạn với th u ậ t ngữ và từ lóng đặc biệt cho lối sông của b ạn và yêu cầu Pow erPoint kiểm tra chính tả của th u ật ngữ v à từ lóng.
Q ^ iẬ ,
K k ẽ n q lu ô n lu é n lin lư ỏ n q v iệ c k iể m ip o c h ín l) tđ c k ín h x á c . N ó k íiồ n q ih ^ t sự xác đ jn k các lứ sai c liín k td - nó xó c ^ jn k cổc tủ k li6nq nám fponq ỉo điến cJo nó. V í d ụ , nếu t ( jn v iế f diddled w Kile R ome
kiếm ir ũ cíìíníì ìả sẽ t đ l áược Iỗ ì. r i epo m u v^lìilc Rome bupned* nkưnq hỏ\ vì d id J U " lò m ộ\ li) lìỢp lệ iponq fù
diến ckíníi iđ| 1:^$ Iciế m }pa c liíníi tđ \>6 qua soi cỉiínk \ở hÌổi
cliunq ẩQc si}o cổn ik ộ n các Ẳ\in klníì vá dừnq quố tỉn cậiị vào kiếm Ipo cỉiínli Iđ i ề k á f tđ f cả l ỉ i cKínk Id.
Sửa các lỗ i c h ín h tả m ỗ i lần m ộ t lỗi
Với phương pháp kiểm tr a chính tả cùng m ột lúc, bạn nhấp phải mỗi từ được gạch dưới bằng màu đỏ và chọn từ đúng chính tả từ m enu tắ t như được m inh họa trong hình 4.15. Khi bạn chọn m ột từ từ menu tắt, nó thay th ế từ sai chính tả mà bạn đã nhấp phải.
Hình 4.15; Nhấp phải từ được gạcli dỏ để sửa iỗi gõ nhập hoặc từ bị lặpiại.
Can You Raed
(HcêdÌ0 9ỉ ^
B -í- u '
Ređđ ' ■ .
rỉ Riíd
Reed ÌUted Rued IgnoreAU
tộ Dictỉonôfy SpeíỉínQ đnd ổrtm m ar
■-■4
'Aà Ccpy
Caste
Các từ được nhập hai lần cũng được đánh dấu bằng màu đỏ, trong trường hợp này m enu tắ t đưa ra tùy chọn Delete Repeateđ Word sao
cho bạn có th ể xóa từ thứ hai. Bạn cũng có th ể nhấp Ignore All để cho Pow erPoint biết khi nào m ột từ được nhập đúng chính tả v à không nên được đánh dấu, hoặc nhâp Add to Dictionary để thêm từ vào từ điển chính tả PowerPoint.
Loại bỏ các đường đỏ ngoằn ngoèo
Nhiểu người dùng PovverPoint n g hĩ rằng các đường đỏ ngoằn ngoèo xuất hiện bên dưới cac từ sai chính ỉà gây khó chịu. Đ ề ngân những đường này xuất hiện, nhấn F7 để mở ỉiộp thoại Spelling and G ranim ar và sau đó nhấp nút Ootions. Bạn thấy hạng mục Prooíing của hộp thoại PowerPoint o p - tions. Hủy chọn hộp kiểm Check spellỉng As You Type.
Tnậrr.chivái các dương đỏ biẽí mất, bạn có thể kiểm tra nhanh cnínn tă một từ mà bạn nghi ngờ đă bị nhập sai chính tả. Để làm như vậy, chọn từ 'bằng cách nháp đôi nó) và nhấn F7 hoặc đi đến tab Review và nhấp nútSpelling.
Hộp thoại spelling and Grammar xuất hiện nếu từ thật ra đã bị nhập sai chinh tà. Chọn một từ trong nộp Sugpesĩions vâ sau đó nhâo nút Change, 1 70__________________________________________________ Chưdng 4: Nhập Text
K iểm tr a c h ín h tả to à n bộ d iễ n h ìn h
Thay vì sửa mỗi lần m ột lỗi sai chính tả, bạn có th ể kiểm tr a chính tả m ột diễn hìn h . B ắt đầu việc kiểm tr a chính tả bằng m ột trong' những phương pháp sau đây:
ằ Nhấn F7.
* Đi đến tab Revietv và nhấp m ít Speỉling.
Bạn th ấy hộp thoại sp ellin g and G ram m ar nh ư m inh họa trong h ìn h 4.16. Các từ sai chính tả được b ậ t sáng trong diễn hình và xuâ^
hiện trong hộp te x t Not In Dictionary. Như được giải thích trong giây lát, Pow erPoìnt đưa ra tấ t cả loại tiện nghi để xử lý các từ sai chính ta nhưng sau đây là cách sửa các từ sai chính tả đã b iết trong hộp thoại Spelling and Gramm ar:
f Chọn tử đúng chinh tả trong hộp Siiggesiions và nhấp nú t Change.
# Nhấp trong slide uà thay đổi tìí đứng chính tả ở đó; san đó nhấp nút Resume (bạn có thề lìm thấy nó nơi nút Ignore vãn thường Xĩiất hiện.)