II. Tình hình soạn thảo và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku
2. Tình hình quản lý văn bản tại Văn phòng UBND thành phố Pleiku
công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”.
Theo khái niệm chung: công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong các cơ quan tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Do đó, ta có thể thấy được công tác văn thư có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác này giúp cho việc giải quyết công việc nhanh chóng, chính xác đúng quy định, đúng nguyên tắc; góp phần tiết kiệm công sức, tiền của, thời gian; góp phần giữ gìn bí mật, giữ gìn những tài liệu, thông tin phục vụ lãnh đạo; là tiền đề lưu trữ văn bản theo quy định của pháp luật.
Văn bản của Văn phòng UBND thành phố Pleiku được quản lý tại Bộ phận Văn thư của cơ quan. Bộ phận văn thư có chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý toàn bộ hoạt động hành chính (Hành chính, Văn thư) của Văn phòng nhằm đảm bảo phục vụ có hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành tập trung thống nhất của UBND thành phố, Chủ tịch UBND thành phố. Việc quản lý văn bản của bộ phận văn thư hiện nay đã và đang đảm bảo được các yêu cầu về trình tự, thủ tục đã được quy định cụ thể tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư. Trong báo cáo của Văn phòng UBND thành phố năm 2008 bộ phận văn thư cơ quan đã nhận được 6604 Công văn đến và chuyển trên 2182 Công văn đi, ngoài ra còn thực hiện sao y hàng trăm loại tài liệu, văn bản khác.
Văn phòng UBND thành phố Pleiku là cơ quan giúp HĐND-UBND thành phố quản lý về hành chính, giải quyết các việc tranh chấp trên địa bàn thành phố nên văn bản hàng ngày đến cơ quan rất nhiều như: văn bản của cơ quan cấp trên gửi (văn bản của Chính phủ, văn bản của UBND tỉnh), của cơ quan cấp dưới và văn bản của cơ quan có liên quan gửi đến và các thư từ của người dân. Tại văn phòng UBND thành phố Pleiku thì công tác tổ chức quản lý văn bản đi, đến tương đối chặt chẽ. Việc quản lý văn bản trong đơn vị được thống nhất, đảm bảo yêu cầu chính xác, kịp thời, bảo mật.
2.1. Đối với quản lý văn bản đến
Công văn đến là tất cả các công văn, giấy tờ do đơn vị đó nhận được từ nơi khác gửi đến. Nhìn chung số lượng văn bản đến cơ quan tương đối nhiều, cho nên văn bản đến có ngày, tháng, năm nào thì nhân viên Văn thư xếp lại thành giấy nhỏ trên tập công văn và ghi ngày, tháng, năm văn bản đến. Tất cả các tập này được để trong bìa cứng và ghi bên ngoài tên loại văn bản đựng trong. Sau mỗi năm nhân viên Văn thư cất vào một tủ gọi là tủ đựng hồ sơ, tài liệu.
Quy trình tiếp nhận và giải quyết văn bản đến ở UBND thành phố Pleiku tuân theo trình tự đã được quy định rõ ràng và cụ thể tại Nghị định 110, bao gồm các bước sau:
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
Tiếp nhận văn bản đến: mỗi ngày cơ quan tiếp nhận văn bản chủ yếu là qua đường bưu điện, các cơ quan, đơn vị khác tự đưa đến, một số ít còn lại là gửi trực tiếp bằng Fax. Khi tiếp nhận văn bản, giấy tờ gửi đến cơ quan, nhân viên Văn thư trực tiếp nhận văn bản và kiểm tra ngay xem văn bản có phải gửi đến đúng cơ quan mình hay không, kiểm tra số lượng đã đủ chưa và kiểm tra phong bì có dấu hiệu bị bóc hay rách không.
Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: sau khi nhận văn bản đến, cần phải phân loại sơ bộ loại nào phải đăng ký (tất cả các công văn, giấy tờ gửi cơ quan, gửi cho thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan), loại nào không phải đăng ký (tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin). Sau khi bóc bì công văn, nhân viên Văn thư tiến hành đóng dấu đến từng công văn, dấu đến được đóng vào góc trái, trang đầu dưới số và ký hiệu văn bản.
Đóng dấu “đến”, ghi số và ngày đến: nhằm xác định văn bản đó đã được chuyển đến cơ quan vào ngày nào để giúp dễ dàng vào sổ công văn đến và lưu trữ văn bản.
Mẫu dấu đến của Văn phòng HĐND-UBND thành phố Pleiku:
Theo phụ lục I về dấu “đến”( Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày
18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước )thì mẫu dấu đến được minh họa như sau:
Đăng ký công văn đến: do số lượng công văn đến Văn phòng UBND thành phố Pleiku nhiều nên văn thư lập 4 sổ đăng ký công văn đến như sau:
- Sổ đăng ký công văn các cơ quan Trung ương và Tỉnh bạn gửi đến (ký hiệu sổ A).
- Sổ đăng ký công văn của khối Đảng gửi đến cho Thường trực HĐND của Ủy ban (ký hiệu sổ B).
- Sổ đăng ký công văn của khối chính quyền Nhà nước (ký hiệu sổ C).
- Sổ đăng ký đơn thư khiếu nai, tố cáo (ký hiệu sổ D).
Mẫu sổ đăng ký “Công văn đến” của UBND thành phố Pleiku được trình bày:
Mẫu sổ:
50mm
30mm
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: ………
Ngày: …………...
Chuyển: ………..