Cơng ty vẫn đang hoạt động nên tài liệu vẫn được bổ xung thêm hàng năm.
II. Phương án phân loại phơng lưu trữ Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà Đà
Trên cơ sở kết quả khảo sát thực tế, tơi đã xây dựng phương án phân loại cho phơng lưu trữ Cơng ty Tư vấn Xây dựng Sơng Đà. Do đặc thu tài liệu hình thành của cơng ty, tài liệu gồm hai loại: Tài liệu hành chính và tài liệu khoa học kỹ thuật. Do đĩ, phương án phân loại tối ưu nhất là: Cơ cấu tổ chức-Thời gian (áp dụng đối
với tài liệu hành chính) và Phân theo cơng trình (đối với tài liệu khoa học kỹ
thuật).
Phương án phân loại tài liệu phơng lưu trữ là bảng kê dự kiến các nhĩm tài liệu trong phơng, được phân loại và sắp xếp theo trật tự nhất định dùng làm căn cứ
sắp xếp tài liệu của phơng đĩ, được tiến hành từng bước gồm nhiều mức độ: Nhĩm cơ bản, nhĩm lớn, nhĩm vừa, nhĩm nhỏ, nhĩm nhỏ nhất (đơn vị bảo quản). Các
nhĩm này bao quát tồn bộ tài liệu của phơng dựa trên các đặc trưng chủ yếu về: Cơ cấu tổ chức, thời gian, mặt hoạt động...
Thứ tự sắp xếp các nhĩm tài liệu trong phơng tuân thủ theo nguyên tắc từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, từ trên xuống dưới, từ quan trọng nhiều đến quan trọng ít, theo tuần tự thời gian, theo mối liên hệ lịch sử hay logic của tài
liệu. Các đơn vị bảo quản trong phạm vi nhĩm tài liệu cũng được sắp xếp hợp lý
theo tầm quan trọng của nội dung tài liệu.
Theo phương án phân loại trên, khối tài liệu thuộc phơng lưu trữ cơng ty được chia thành các nhĩm như sau:
A. Đối với tài liệu hành chính:
Trước tiên tài liệu được chia thành các nhĩm theo cơ cấu tổ chứ, sau đĩ tài liệu của các đơn vị được chia nhĩm the các năm. Tiếp theo tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của tài liệu trong nhĩm để phân thành các đơn vị bảo quản. Cụ thể gồm cĩ
các nhĩm sau:
- Nhĩm tài liệu về những vân đề chung
+ Báo cáo tổng kết tháng
+ Báo cáo tổng kết quý
+ Báo cáo tổng kết năm
- Nhĩm tài liệu của Phịng Tổ chức Hành chính + Tài liệu về tổ chức bộ máy
+ Tài liệu về cán bộ
+ Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ
+ Tài liệu về thi đua khen thưởng
- Nhĩm tài liệu của Phịng Kinh tế Kế hoạch
+ Tài liệu hướng dẫn chung về kế hoạch SXKD
+ Kế hoạch các loại
+ Chỉ tiêu kế hoạch được giao
+ Tài liệu giao chỉ tiêu kế hoạch cho các đơn vị trực thuộc
+ Báo cáo thực hiện
- Nhĩm tài liệu của Phịng Tài chính Kế tốn
+ Tài liệu hướng dẫn chỉ đạo về nghiệp vụ tài chính kế tốn
+ Báo cáo quyết tốn.
- Nhĩm tài liệu của Phịng Dự án
+ Các loại dự án
- Nhĩm tài liệu của Phịng Quản lý kỹ thuật
B. Đối với tài liệu khoa học kỹ thuật
Đây là nhĩm tài liệu cĩ số lương tương đối nhiều và rất phức tạp, tuy nhiên
theo phương án phân loại trên thì khối tài liệu này được chia thành các nhĩm sau: 1. Nhĩm tài liệu về các cơng trình nhĩm A
2. Nhĩm tài liệu về các cơng trình nhĩm B 3. Nhĩm tài liệu về các cơng trình nhĩm C