3.3. Giải pháp hoàn thiện tổ chức kế tốn quản trị chi phí vận tải hàng
3.3.2. Hoàn thiện tổ chức thu nhận thơng tin ban đầu về kế toán quản trị chi
Như chúng ta biết, hiện nay trong doanh nghiệp tồn tại hai hệ thống chứng từ gồm hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ bổ sung. Hệ thống chứng từ bắt buộc có mẫu được quy định bởi chế độ kế tốn tài chính hiện hành. Hệ thống chứng từ bổ sung ñược sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, phụ thuộc vào yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. Chứng từ bổ sung thường ñược ñi kèm với chứng từ bắt buộc nhằm chi tiết hóa các chỉ tiêu, các thông số mà chứng từ bắt buộc không thể hiện ñược. Các chứng từ bổ sung rất cần thiết trong việc thu thập thông tin của kế toán quản trị. Hiện nay, các doanh nghiệp vận tải hàng hóa đường bộ, hệ thống chứng từ bổ sung còn nghèo nàn, một phần do cơng tác kế tốn quản trị chi phí chưa được quan tâm đúng mức. ðể phát huy chức năng của kế tốn quản trị chi phí thì việc xây dựng hệ thống chứng từ chi phí bổ sung là rất cần thiết.
Các chứng từ có thể được xây dựng theo hướng sau:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: cần bổ sung chứng từ theo dõi nơi mua nhiên liệu; xuất nhiên liệu cho ñội xe, đầu xe, đồn xe nào; theo dõi chi tiết chi phí xăng, dầu theo mỗi chuyến hàng….
- Chi phí nhân cơng trực tiếp: Cần xây dựng bộ chứng từ chi tiết các thông tin về trình độ, cấp bậc, thâm niên công tác ….của lái xe, phụ xẹ
- Chi phí sản xuất chung: Cần xây dựng chứng từ cung cấp thơng tin về chi phí sản xuất chung cho từng ñầu xe, ñội xe, chuyến hàng, ñơn hàng….ñể phân bổ cho phù hợp.
- Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp: Cần chi tiết đó là yếu tố chi phí nào, phát sinh tại ñâu, phân bổ cho kỳ nào….ñể ñánh giá hiệu quả được chính xác.
Bên cạnh đó, trên góc độ kế tốn tài chính, các doanh nghiệp đang áp dụng một trong hai hệ thống tài khoản ñược ban hành theo Quyết ñịnh 15/BTC ngày 20 tháng 3 năm 2006 của Bộ Tài chính và Quyết định 48/BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài chính. Hệ thống tài khoản này đã giúp các doanh nghiệp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá khứ và lập báo cáo tài chính phục vụ cho ñối tượng bên ngoài doanh nghiệp là chủ yếụ Hệ thống tài khoản đó cũng một phần giúp các kế toán quản trị chi phí trong việc thu thập thơng tin trong q khứ nhưng khơng đầy đủ. Vì vậy ñể phục vụ tốt hơn cho nhu cầu cung cấp thông tin cho các nhà quản trị về thơng tin chi phí thì phải thiết lập một hệ thống tài khoản kế tốn quản trị chi phí trong các doanh nghiệp nàỵ Hệ thống tài khoản kế tốn quản trị chi phí có thể dựa trên hệ thống
kế toán tài chính hiện hành và bổ sung thêm các yếu tố cần thiết, hoặc xây dựng một hệ thống tài khoản kế toán riêng. Tuy nhiên, theo tác giả, dựa vào hệ thống tài khoản kế tốn tài chính hiện hành để thiết lập hệ thống tài khoản kế tốn quản trị chi phí sẽ hiệu quả hơn.
Hiện nay, qua khảo sát cho thấy, hệ thống tài khoản kế tốn chi phí đã được các doanh nghiệp chi tiết theo từng ñối tượng tập hợp chi phí. Tuy nhiên, các doanh nghiệp có thể xây dựng tài khoản cấp 3, cấp 4 kết hợp với chi tiết theo ñịnh phí, biến phí, hỗn hợp để khi tập hợp chi phí, kế tốn có thể phân tích thơng tin giúp nhà quản trị ra quyết ñịnh phù hợp.
Ví dụ: TK 621 “Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp”
Trong cơng ty vận tải ơ tơ số 2, có thể chi tiết như sau:
TK 6211: Chi phí xăng + TK 62111: Trạm xe số 206 + TK 62112: Trạm xe số 210
……
TK 6212: Chi phí dầu nhờn + TK 62121: Trạm xe số 206 + TK 62122: Trạm xe số 210
…..
TK 622 “Chi phí nhân cơng trực tiếp” có thể chi tiết thành chi phí tiền lương, tiền thưởng…..sau đó lại chi tiết thành lái xe, phụ xe….
Tương tự TK 627 “Chi phí sản xuất chung”, TK 641 “Chi phí bán hàng”; TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp” cũng nên chi tiết thành các yếu tố chi phí và theo đối tượng tập hợp chi phí ñể kế toán dễ tổng hợp, so sánh hiệu quả hoạt ñộng của các ñối tượng….
Xuất phát từ nhu cầu cung cấp thơng tin kế tốn quản trị chi phí và nhu cầu quản lý của doanh nghiệp, kế tốn quản trị chi phí có thể thiết kế hệ thống sổ kế toán phù hợp theo đối tượng tập hợp chi phí, theo các chỉ tiêu cụ thể khác. Khi xây dựng hệ thống sổ kế toán quản trị chi phí phải đảm bảo cung cấp thơng tin có ý nghĩa trong việc ra quyết ñịnh của nhà quản trị.
Sổ kế tốn quản trị chi phí bao gồm các loại sổ sau:
- Sổ theo dõi chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: Chi tiết theo từng loại nguyên vật liệu, theo từng ñối tượng sử dụng nguyên vật liệu
- Sổ theo dõi chi phí nhân cơng trực tiếp: Theo từng yếu tố chi phí như tiền lương, thưởng, các khoản trích theo tiền lương; theo từng ñối tượng tập hợp chi phí.
- Sổ theo dõi chi phí sản xuất chung: chi tiết theo từng yếu tố chi phí, từng đối tượng tập hợp chi phí.
- Sổ theo dõi chi phí bán hàng chi tiết theo từng yếu tố chi phí, từng nơi phát sinh chi phí.
- Sổ theo dõi chi phí quản lý doanh nghiệp: chi tiết theo từng yếu tố chi phí.
3.3.3. Hồn thiện tổ chức, phân tích, xử lý và cung cấp thơng tin về kế tốn