*Nhận và vào sổ “Công văn đến”.
Văn bản được chuyển đến cơ quan trước hết phải qua bộ phận văn thư, sau khi tiếp nhận nhân viên văn thư xem nhanh qua một lượt, mục đích của bước này là xem các văn bản gửi đến có đúng địa chỉ hay khơng, nếu khơng đúng thì kịp thời gửi trả lại cho người chuyển văn bản. Sau khi thực hiện đầy đủ các bước trên nhân viên văn thư sẽ phải ký nhận vào sổ giao nhận văn bản. Khi ký nhận công văn, nhân viên văn thư có trách nhiệm đóng dấu tiếp nhận văn bản, ghi số đến và ngày đến sau đó vào sổ “ Cơng văn đến”.
*Xử lý, phân phối công văn đến, theo dõi việc giải quyết công văn đến:
Sau khi làm thủ tục tiếp nhận nhân viên văn thư có trách nhiệm phân loại công văn đến.
Đối với những văn bản gửi đến vi phạm về thể thức văn bản hành chính:
khơng đúng về ngày, tháng, trích yếu, tên loại văn bản… và văn bản không thuộc thẩm quyền xử lý của cơ quan thì nhân viên văn thư phải gửi trả lại cơng văn đó cho nơi gửi theo đúng quy định.
Trường hợp nhận những công văn quan trọng hoặc do yêu cầu của nơi gửi công văn có kèm theo phiếu gửi thì sau khi nhận đủ tài liệu, nhân viên văn thư
phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi rồi gửi trả lại phiếu đó cho cơ quan ban hành văn bản.
Đóng dấu đến vào cơng văn nhằm xác nhận công văn đã qua văn thư đồng thời ghi nhận ngày tháng công văn đến cơ quan.
Sau khi đóng dấu đến, văn thư xếp văn bản vào cặp theo trật tự văn bản, trình lên Chánh văn phòng xem xét để nắm được nội dung văn bản đến trong ngày và cho ý kiến phân phối, giải quyết.
Nhân viên văn thư thường xuyên tra sổ xem các văn bản có được giảI quyết đúng thời hạn không để đốc thúc thực hiện và báo cáo thường kỳ ( hàng ngày, hàng tuần) lên Chánh văn phịng. Chánh văn phịng là người có nhiệm vụ báo cáo lại tình hình giải quyết văn bản của cơ quan cho lãnh đạo cơ quan.
Thủ trưởng đơn vị, Chánh văn phịng ln theo dõi, kiểm tra công việc của đơn vị mình, nếu có vấn đề phải đưa ra các mệnh lệnh, biện pháp trong phạm vi quyền hành của mình để điều chỉnh kịp thời.
Mẫu sổ công văn đến của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp Số
đế n
Ngà y đến
Nơi gửi công
văn
Số, ký hiệu công văn
Ngày, tháng
công văn
Trích yếu nội dung công văn
Lưu hồ sơ số
Nơi nhận (người
nhận)
Ký nhận
Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
Theo " Báo cáo tổng kết số lượng công văn gửi đến Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Cơng nghiệp" thì số lượng công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001 như sau:
bảng tổng kết số lượng công văn đến
( Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đến từ năm 1999 đến năm 2001) Số thứ tự Tên loại văn bản Năm1999 Năm2000 Năm 2001
1 Nghị định 45 36 39
2 Quyết định 422 311 325
3 Chỉ thị 146 152 110
4 Thông tư 15 20 11
5 Công văn 546 621 490
6 Báo cáo 200 170 169
7 Giấy mời 205 220 121
8 Thông báo 210 156 192
Tổng 1789 1986 1457
2.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi.
*Soạn thảo, kiểm tra, trình duyệt cơng văn, đánh máy, trình ký cơng văn:
Các đơn vị, phòng ban theo chức năng, nhiệm vụ được quy định có trách nhiệm soạn thảo văn bản trình Ban giám đốc phê duyệt và ban hành. Các văn bản do các phòng ban được Tổng giám đốc uỷ quyền cho trưởng phịng ký thì phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc công ty về nội dung của văn bản đó. Văn bản soạn thảo phải đầy đủ các yếu tố về thể thức, tuân theo quy trình soạn thảo văn bản quản lý Nhà nước.
Sau khi công văn được soạn thảo nhân viên văn thư phải trình lên cấp có thẩm quyền duyệt qua, dự thảo phải được lãnh đạo duyệt, ký tắt mới được đánh máy( loại nào không thông qua thủ trưởng thì các phịng ban dự thảo và ký thừa lệnh), sau đó sẽ chuyển đến bộ phận đánh máy, nhân viên đánh máy xem xét kỹ bản thảo, nếu chưa rõ phải hỏi ngay người soạn thảo không được phép tự ý sửa chữa văn bản.
Văn bản sau khi được đánh máy thì bước tiếp theo khơng thể thiếu được đó là bước kiểm tra, sốt lại văn bản. Đây là một chức năng không thể thiếu được của bộ phận văn thư. Khi tiếp nhận văn bản để đăng ký, đóng dấu nhân viên văn thư sẽ sốt lại một lần xem văn bản có được soạn thảo đúng theo quy định của nhà nước và cơ quan không, xem văn bản đã qua Chánh văn phòng, kiểm tra ngôn ngữ và hình thức trình bày. Đặc biệt kiểm tra văn bản có thống nhất giữa tên loại và nội dung để chỉnh sửa cho đúng.
Các thủ tục về văn bản sau khi được hồn tất, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm trình lên cấp có thẩm quyền ký. Trình có phải có hồ sơ đính kèm nếu khơng có hồ sơ thì cán bộ có trách nhiệm phải thuyết minh với lãnh đạo.
*Đăng ký, ghi số hiệu văn bản, vào sổ “Công văn đi”:
Sau khi hồn tất các thủ tục soạn thảo, trình ký, cơng văn được đưa đến bộ phận văn thư để đăng ký và ghi số hiệu. Tất cả các văn bản do cơ quan ban hành phải vào sổ và lấy số ở văn thư cơ quan. Mỗi văn bản chỉ đăng ký trong sổ đăng ký một lần, văn bản được chuyển đi chuyển lại thì chú thích thêm ở cột mục “ghi chú” hoặc lập sổ chuyển giao công văn riêng.
Cách đăng ký vào sổ “Công văn đi” theo từng năm một, đánh số liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến ngày 31/12 của mỗi năm. Vào sổ đăng ký công văn đi phải ghi đầy đủ các thơng tin, trích yếu văn bản cần gọn rõ để dễ nhận biết nội dung văn bản, khơng máy móc sao chép lại trích yếu ghi trên văn bản, nơi nhận, nơi gửi ( không được viết tắt), ghi số, ký hiệu, ngày tháng vào văn bản( ngày tháng của văn bản là ngày đăng ký, gửi công văn ).
*Đóng dấu vào cơng văn đi và gửi công văn:
Các thủ tục trên sau khi đã được hoàn tất, nhân viên văn thư sẽ tiến hành đóng dấu. Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu khi có chữ ký đúng thẩm quyền, văn bản đúng thể thức, dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái. Nhân viên văn thư phải trực tiếp đóng dấu vào cơng văn giấy tờ, không tuỳ tiện nhờ người khác đóng hộ. Văn bản sau khi đăng ký, đóng dấu thì điền tên người nhận(
nếu là công văn gửi đi đồng thời nhiều cơ quan). Nếu cần có thể kèm theo phiếu gửi công văn, trên phiếu ghi đầy đủ các thông tin, yêu cầu đối với người nhận.
Sau khi đóng dấu, nhân viên văn thư sẽ thực hiện việc chuyển công văn đi.
Công văn phải được chuyển ngay trong ngày, cùng lắm là đầu giờ ngày hôm sau.
Công văn khẩn phả gửi gấp trong ngày. Công văn mật phải gửi theo chế độ riêng, chế độ bưu điện đặc biệt.
Tất cả các công văn gửi đi thường giữ lại 2 bản để lưu: 1 bản ở văn thư cơ quan, 1 bản do phòng ban hoặc cá nhân chuyên môn soạn thảo lưu giữ. Cần lưu lại bản có chữ ký gốc và đã đóng dấu đỏ.
Mẫu sổ công văn đI của Tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp
Số và ký hiệu công
văn
Ngày, tháng cơng văn
Trích yếu nội dung công văn
Nơi nhận công văn
Đơn vị nhận (người nhận) bản
lưu
Ghi chú
1 2 3 4 5 6
Theo "Báo cáo tổng kêt số lượng công văn đi của Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp", số lượng công văn do Tổng công ty ban hành từ năm 1999 đến năm 2001 như sau:
bảng tổng kết số lượng công văn đi
( Theo số liệu báo cáo tổng kết công văn đi từ năm 1999 đến năm 2001) Số thứ tự Tên loại văn bản Năm 1999 Năm 2000 Năm 2001
1 Công văn 120 153 116
2 Thông báo 210 320 411
3 Giấy mời 96 127 132
4 Báo cáo 69 189 231
Tổng 495 789 890
3.Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật:
*Đối với công văn mật đến:
Công văn mật được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ cong văn thường. Khi vào sổ cơng văn, đối với phong bì văn thư khơng được bóc thì văn thư chỉ đăng ký số, ký hiệu ghi ngồi bì, cịn phần trích yếu bỏ trống, nếu người được bóc bì cho phép ghi trích yếu thì mới được bổ sung vào.
Chỉ những người có tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công trách nhiệm mới được phép bóc bì cơng văn mật.
* Đối với công văn mật đi:
Tương tự như công văn mật đến, công văn mật gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng, công văn mật được gửi trong 2 lớp phong bì. Bì bên trong đóng dấu chỉ mức độ mật như: “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật”. Bì bên ngồI đóng dấu chỉ ký hiệu độ mật như:
: Tuyệt mật, : Tối mật, : Mật.
Nhân viên văn thư thường gửi công văn theo đường bưu điện đặc biệt hoặc cán bộ chuyên trách chuyển giao. Lưu ý trước khi chuyển văn bản mật đi cần phải ký sổ chuyển giao.
4.Tổ chức công tác lập hồ sơ:
Sau khi xây , ban hành văn bản của cơ quan, bộ phận văn thư của cơ quanvà các đơn vị thành viên tiến hành lưu văn bản. Việc lưu văn bản được thực hiện bằng phương pháp lập hồ sơ.
Việc lưu văn bản trong văn thư bảo đảm cho quá trình thực hiện nội dung văn bản tại bộ phận thực thi để đối chiếu thực hiện, bảo đảm thực hiện đúng yêu cầu và thời hạn đề ra. Còn tại bộ phận kiểm tra, kiểm soát: nơi ban hành cần lưu công văn đi, cần cung cấp thông tin cho lãnh đạo, Chánh văn phòng và các bộ phận khác có chức năng kiểm tra. Bên cạnh đó việc lưu văn bản trong văn thư còn bảo đảm tra cứu thông tin hiện hành, làm bằng chứng pháp lý, phục vụ thông tin cho các hoạt động chung. Văn bản (bản chính, bản gốc) được lưu giữ bảo quản chặt chẽ để giữ gìn, tra cứu đối chiếu khi cần thiết (thường lưu lại văn thư cơ quan), văn bản được lưu tại các bộ phận có liên quan để phục vụ tham khảo thông tin cho các hoạt động khác. Đây cũng là hoạt động làm cơ sở cho công tác lưu trữ, những văn bản có giá trị, đặc biệt là bản gốc cần có chế độ bảo quản tốt vì sau này cịn phải nộp vào lưu trữ nhằm khai thác thông tin quá khứ.
Điều 22 của bản Điều lệ công tác công văn giấy tờ và lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142 CP ngày 28 tháng 9 năm 1963 của Hội đồng Chính phủ đã ghi rõ: “Những công văn, tài liệu phản ánh hoạt động của cơ quan và có giá trị để tra cứu, tham khảo đều phải lập thành hồ sơ”. Vì vậy, căn cứ vào những nguyên tắc quy định của Nhà nước, ở Tổng công ty Snàh sứ - Thuỷ tinh Công
A B C
nghiệp , mỗi cán bộ, nhân viên làm công văn giấy tờ đều phải tiến hành lập đầy đủ các hồ sơ hình thành trong quá trình giải quyết các công việc của cơ quan.
Công tác lập hồ sơ là công tác cuối cùng của công tác công văn giấy tờ, là khâu bản lề của công tác lưu trữ. Vì vậy làm tốt cơng tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc trong cơ quan nhanh chóng, đạt hiệu quả, đồng thời giúp cho việc bảo vệ bí mật của cơ quan, tạo tiền đề làm tốt công tác lưu trữ về sau.
Tại Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp, nhân viên văn thư kiêm lưu trữ là người trực tiếp lập hồ sơ lưu trữ về công việc trong cơ quan.
Tổng cơng ty có 3 loại hồ sơ tài liệu:
- Hồ sơ nguyên tắc: Là tập các bản sao các văn bản pháp quy về một mặt công tác nhất định, dùng làm căn cứ, giải quyết công việc hàng ngày.
Điều 47 của bản chế độ chi tiết về công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo Nghi định 527/TT ngày 02/11/1957 của Hội đồng Chính phủ đã chỉ rõ:
“Mỗi cán bộ văn phòng đều phải lập hồ sơ nguyên tắc bao gồm các bản sao luật, sắc lệnh, nghị định, thông tư…cùng các thư công, công đIện giải thích hoặc giải quyết các trường hợp có thể có tính chất điển hình.”
Hồ sơ nguyên tắc có thể tập hợp văn bản của nhiều năm và lưu tại đơn vị công tác để tra cứu hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc ở Tổng công ty do các phòng ban cơ quan tự quản lý và sử dụng vào nghiệp vụ của mình khơng theo chế độ hàng năm. Để quản lý thống nhất các hồ sơ này, nhân viên văn thư phải gửi một bản sao có sự hướng dẫn lập và quản lý hồ sơ, đồng thời đăng ký hồ sơ đề nắm tình hình chung của mỗi bộ phận để khi cần thiết phục vụ cho toàn bộ hoạt động của Tổng công ty. Mỗi cán bộ ở các phịng ban khi thun chuyển cơng tác thì bàn giao lại hồ sơ nguyên tắc cho người thay thế, không tự ý mang đi hay thiêu huỷ.
+ Hồ sơ nhân sự: tại Tổng công ty hồ sơ nhân sự do phòng tổ chức lao động lập và quản lý. Khi lãnh đạo hay các phịng ban trong Tổng cơng ty cần thì phịng tổ chức lao động có trách nhiệm cung cấp, giải quyết kịp thời. Hồ sơ nhân sự bao gồm toàn bộ các văn bản, tài liệu có nội dung liên quan đến mỗi thành
viên trong Tổng công ty: lý lịch bản thân, quyết định tuyển dụng, đề bạt, thuyên chuyển, công tác khen thưởng, kỷ luật và các loại giấy tờ khác có liên quan…
+Hồ sơ cơng việc: là tồn bộ các văn bản tàI liệu, nội dung liên quan với nhau về việc giảI quyết một vấn đề, một công việc.
+Công tác quản lý và nộp hồ sơ:
Để quản lý hồ sơ tài liệu Tổng công ty đã sử dụng biện pháp làm mục lục chung cho cả cơ quan. Theo phương pháp này hàng năm các phòng ban làm mục lục hồ sơ của đơn vị mình, sau đó nhân viên văn thư tập hợp bản mục lục đó lại thành một bản mục lục chung tổng hợp cho toàn cơ quan.
Hồ sơ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan là tài sản quý của từng cơ quan nói riêng và của Nhà nước nói chung cần được quản lý chặt chẽ theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Điều 23 điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ của Hội đồng Chính phủ ban hành ngày 28/09/1963 quy định: “ Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ và cán bộ nhân viên làm công tác chun mơn khác nhưng đơi khi có làm công văn, liên quan đến công văn, giấy tờ phải kiểm tra lại các hồ sơ mình đang lưu giữ đem nộp cho bộ phận hoặc phòng lưu trữ của cơ quan, hồ sơ, tài liệu các việc đã xong và danh sách những hồ sơ tài liệu đang lưu giữ lại để theo dõi để nghiên cứu tiếp” .
Trước khi đưa vào nộp lưu hồ sơ các đơn vị cần kiểm tra lại các hồ sơ, hoàn chỉnh toàn bộ các khâu lập hồ sơ, cán bộ văn thư làm công tác lưu trữ khi nhận hồ sơ lưu đối chiếu với bản mục lục nộp lưu, kiểm tra tài liệu đủ hay thiếu đồng thời yêu cầu đơn vị có hồ sơ giữ 1 bản, văn thư giữ 1 bản, phòng lưu trữ giữ 1 bản.
Nhân viên văn thư nhận rõ trách nhiệm của mình trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ, đôn đốc kiểm tra giúp đỡ lãnh đạo trong công tác nộp lưu của các bộ phận trong Tổng công ty.
Bảng mục lục hồ sơ của Tổng công ty Sành sứ - thuỷ tinh Công nghiệp
Số hồ
sơ
Tiêu đề hồ sơ
Ngày bắt đầu
Ngày kết thúc
Số trang Thời hạn bảo quản
Ghi chú
1 2 3 4 5 6 7