Chức năng:
Phòng Ngân quỹ có chức năng triển khai thực hiện công tác quản lý giấy tờ có giá, ấn chie qun trọng và tài sản quý tại Chi nhánh, bảo quản và thực hiện thu chi tiền mặt VNĐ và ngoại tệ đảm bảo đúng quy trình, chế độ quản lý kho quỹ của Nhà Nước, của ngành Ngân hàng và NH TMCP NT.
Nhiệm vụ:
Thực hiện thu chi tiền mặt VNĐ, ngoại tệ và séc du lịch đảm bảo an toàn kho quỹ. Quản lý, bảo quản kho tiền, ấn chỉ quan trọng, các loại tiền ngoại bảng, các giấy tờ có giá do các phòng nghiệp vụ gửi theo đúng quy định của NHNN VN và NH TMCP NT VN.
Thực hiện điều chuyển tiền mặt VNĐ và ngoại tệ, séc du lịch, thực hiện tiếp quỹ, điều quỹ cho các phòng giao dịch, đảm bảo định mức tồn quỹ theo quy định.
Giám định tiền giả; kiểm tra, phân loại tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông đảm bảo bảo an toàn tiền đủ tiêu chuẩn lưu thông theo quy định của NHNN Việt Nam và NH TMCP NT VN.
Chuẩn bị đầy đủ tiền VNĐ để tiếp quỹ cho hệ thống ATM của Chi nhánh.
Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và bất thường theo yêu cầu của Ban giám đốc; của NH TMCP NT VN.
Là Đầu mối trong công tác thu chi tiền mặt Việt Nam đồng, ngoại tệ, séc du lịch đối với 4 Chi nhánh NH TMCP NT trên địa bàn Hà Nội (Chi nhánh NH TMCP NT Thành Công, Thăng Long, Ba Đình, Chương Dương) đến khi có thông báo thay đổi của NH TMCP NT VN.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
2.1.2.7. Phòng tin học
Chức năng:
Phòng Tin học có chức năng giúp Ban giám đốc trong việc quản lý, duy trì hệ thống công nghệ thông tin liên quan đến quản lý hoạt động kinh doanh tại Chi nhánh Ngân hàng thương mại cổ phần Ngoại thương Hà Nội.
Tổ chức duy trì hoạt động bình thường, liên tục của mạng vi tính của Chi nhánh, khai thác tối đa khả năng công suất mạng máy tính phục vụ các phòng ban. Xử lý sự cố và phối hợp với các cơ quan viễn thông duy trì sự thông suốt các đường truyền dữ liệu của Chi nhánh NH TMCP NT HN nối với Hội sở chính và các Chi nhánh trong hệ thống.
Tiếp nhận các quy trình kỹ thuật và các chương trình phần mềm ứng dụng nghiệp vụ của NH TMCP NT Việt Nam để triển khai tại Chi nhánh và có trách nhiệm quản lý các phần mềm như các tài sản khác của cơ quan;
Quản lý và bảo quản, bảo dưỡng toàn bộ thiết bị tin học của Chi nhánh. Bảo mật các số liệu trong máy tính và mạng theo quy chế của Tổng giám đốc Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam ban hành;
Xây dựng và thực hiện kế hoạch mua sắm thiết bị tin học, thực hiện công tác bảo dưỡng, nâng cấp, sửa chữa, thanh lý máy móc thiết bị tin học của tại Chi nhánh theo các quy định của NH TMCP NT VN và Giám đốc Chi nhánh.
Là đầu mối quan hệ với Trung tâm Tin học Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam, và bộ phận Tin học của các Ngân hàng trong lĩnh vực công nghệ tin học;
Quản lý và duy trì các chương trình chạy trên hệ thống máy chủ (IBPS, IBT online, TRACER, SALARY, CITAD, CHỮ KÝ, FOX...); thực hiện cài đặt và duy trì chương trình VCB – Money cho khách hàng; Duy trì và quản lý dịch vụ Hosting cho Website
www.vcb.com.vn;
Cấp mới, thay đổi, tạo quyền cho các mã truy cập hệ thống của toàn bộ nhân viên NH TMCP NT Hà Nội đối với các chương trình trong hệ thống NH TMCP NT và các chương trình của Ngân hàng Nhà nước;
Tạo dữ liệu in phiếu lãi, cân đối cuối tháng, báo cáo tháng, báo cáo quyết toán năm cho các Phòng ban và toàn Chi nhánh; In bảng kê tiết kiệm hàng ngày cho các Phòng ban, in bảng kê tiết kiệm tháng cho phòng Kế toán; Lấy dữ liệu cho các Phòng ban, kiểm toán, thanh tra Nhà nước khi có yêu cầu; Thực hiện công tác truyền báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước
Thực hiện quản trị mạng của toàn bộ hệ thống mạng; Cài đặt các chương trình phần mềm hệ thống mạng, thiết lập hệ thống bảo mật của hệ thống mạng theo chỉ đạo của Ban giám đốc;
Quản lý đường truyền Internet; Làm các thủ tục thuê, cấu hình thiết bị cho các đường truyền dữ liệu mới của các máy ATM và điểm giao dịch;
Thực hiện khảo sát, thiết kế và lên kế hoạch triển khai hệ thống mạng cho các điểm giao dịch mới; Lắp đặt, duy trì và cung cấp dữ liệu truy vấn của Camera quan sát tại các máy ATM;
Chịu trách nhiệm phổ biến và hướng dẫn nghiệp vụ tin học cho các Phòng ban khi cần thiết và khi có quy trình mới;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc giao.
2.1.2.8. Phòng hành chính nhân sự
Chức năng:
Phòng Hành chính nhân sự có chức năng tham mưu và giúp Ban giám đốc trong công tác tổ chức bộ máy và công tác cán bộ tại Chi nhánh theo đúng Bộ luật lao động, quy định hiện hành của NHNN Việt Nam và NH TMCP NT Việt Nam; tham mưu cho Ban giám đốc trong việc thực hiện các công tác hành chính quản trị và xây dựng cơ bản tại chi nhánh NHTMCP NT Hà Nội
Nhiệm vụ:
Bộ phận tổ chức cán bộ
Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc về công tác cán bộ, công tác tổ chức, quản lý nhân sự bao gồm: Tuyển dụng cán bộ thuộc diện quản lý của Chi nhánh theo quy định của NH TMCP NT Việt Nam, ký hợp đồng lao động, đào tạo, bổ nhiệm và bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương và thực hiện các chính sách cán bộ đối với cán bộ nhân viên Chi nhánh;
Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc về việc sắp xếp, bố trí cán bộ, nhân viên phù hợp với trình độ, năng lực để đáp ứng được yêu cầu công việc của các Phòng ban tại Chi nhánh;
Thực hiện và giải quyết các chế độ chính sách và quyền lợi của cán bộ, nhân viên Chi nhánh như: Hợp đồng lao động, sổ BHXH, đóng BHXH và bảo hiểm y tế, chế độ hưu trí, nghỉ ốm, nghỉ việc, nghỉ thai sản...và các chế độ đãi ngộ khác đối với người lao động theo quy định của Bộ luật lao động và Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam;
Thống kê theo dõi diễn biến tiền lương của cán bộ. Đề xuất, tham gia ý kiến với Hội đồng lương trong việc duyệt xét nâng bậc lương định kỳ theo quy định hiện hành;
Tập hợp nhu cầu lao động của các phòng ban để xây dựng kế hoạch lao động hàng năm của Chi nhánh NH TMCP NT Hà Nội để trình Ban lãnh đạo NH TMCP NT VN phê duyệt.
Xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng cán bộ hàng năm và theo dõi triển khai thực hiện kế hoạch đó;
Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong việc quy hoạch cán bộ theo yêu cầu của NH TMCP NT Việt Nam và NHNN Thành phố Hà Nội.
Tham mưu giúp việc cho Ban giám đốc trong việc xây dựng biên bản phân công phân nhiệm công tác của Giám đốc Vietcombank Hà Nội.
Chịu trách nhiệm giải quyết các thủ tục hồ sơ (Quyết định, xác nhận lý lịch cá nhân) cho cán bộ đi công tác, học tập trong và ngoài nước;
Lưu giữ và quản lý hồ sơ cán bộ khoa học, an toàn, bí mật và cập nhật kịp thời những thay đổi thông tin có liên quan đến cán bộ theo quy định hiện hành;
Lập các báo cáo thống kê lao động, tiền lương và công tác quản lý nhân sự theo quy định của NH TMCP NT Việt Nam và NHNN Thành phố Hà Nội;
Thường trực công tác thi đua khen thưởng, công tác Đảng và công đoàn của cơ quan; Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.
Bộ phận Hành chính quản trị:
Thực hiện các công việc của công tác hành chính, quản trị, mua sắm tài sản, vật liệu, thực hiện hợp đồng về điện nước, điện thoại, sửa chữa nhỏ của cơ quan;
Chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho Ban giám đốc làm việc, tiếp khách theo lịch đã định. Đón tiếp khách theo uỷ quyền của Giám đốc, bố trí phương tiện đưa đón khách đến làm việc, hội nghị, tham quan (đã được Ban giám đốc phê duyệt). Tổ chức, bố trí nơi ăn ở cho khách nếu khách có nhu cầu;
Tổ chức công tác văn thư-lưu trữ theo đúng các văn bản quy định của Nhà Nước, ngành Ngân hàng, NH TMCP NT Việt Nam. Cung cấp các tài liệu (kể cả sao chụp) lưu trữ theo yêu cầu của các phòng ban hoặc các đơn vị khác theo đúng quy định về bảo mật hồ sơ;
Làm đầu mối phối hợp với các phòng ban theo phê duyệt của Ban giám đốc trong việc tổ chức Hội nghị, hội thảo, các buổi họp mặt do Chi nhánh tổ chức;
Cấp giấy giới thiệu, xác nhận ngày đi đường cho cán bộ, nhân viên đi công tác hay nghỉ phép;
Lên kế hoạch dự trù, mua sắm, quản lý, bảo dưỡng các loại trang thiết bị, văn phòng phẩm... theo sự phê duyệt của Ban giám đốc;
Thực hiện công tác lễ tân, trực tổng đài, công vụ phục vụ các hoạt động của cơ quan; Luôn đảm bảo xe tốt để sẵn sàng phục vụ cho yêu cầu công tác của Ban giám đốc và các phòng ban tại Chi nhánh;
Tổ chức công tác bảo vệ an toàn các tài sản của cơ quan và khách hàng tại Chi nhánh; Thực hiện công tác lao công, tạp vụ đảm bảo trật tự vệ sinh, bảo đảm điều kiện làm việc cho cán bộ nhân viên Chi nhánh;
Làm biển quảng cáo cho trụ sở làm việc của chi nhánh, các phòng Giao dịch và các địa điểm đặt máy ATM của Chi nhánh;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ban giám đốc giao. Bộ phận xây dựng cơ bản:
Tham mưu giúp Ban giám đốc trong việc thiết kế, thực hiện thi công, sửa chữa, xây dựng các trụ sở làm việc, các phòng Giao dịch, các địa điểm đặt máy ATM của Chi nhánh;
Quản lý các hồ sơ nhà đất và xây dựng của Chi nhánh. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.
2.1.2.9. Phòng dịch vụ ngân hàng
Chức năng:
Phòng Dịch vụ Ngân hàng có chức năng thực hiện nghiệp vụ huy động vốn bằng đồng Việt Nam và ngoại tệ và thực hiện các dịch vụ khác về ngân hàng như: chuyển tiền trong và ngoài nước, nhờ thu séc và phát hành séc, thanh toán thẻ, thu đổi ngoại tệ và chi trả kiều hối.
Nhiệm vụ:
Bộ phận thông tin khách hàng
Tiếp nhận và mở hồ sơ khách hàng cá nhân mới;
Tiếp nhận và trả lời các thông tin về tài khoản khách hàng cá nhân: Số dư tài khoản, hoạt động vào ra chi tiết liên quan đến tài khoản thông qua nhiều hình thức bao gồm cả giao dịch trực tiếp và giao dịch qua các phương tiện liên lạc khác;
Nhận và phân loại các loại chứng từ, bảng kê, liệt kê. Chấm đối chiếu và gửi chứng từ cho khách hàng;
Quản lý các bàn đại lý uỷ nhiệm thu đổi ngoại tệ;
Phản ánh tình hình giao dịch và đề xuất chính sách thu hút khách hàng.
Bộ phận dịch vụ ngân hàng
Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi thanh toán cá nhân (VNĐ và ngoại tệ);
Xử lý toàn bộ các giao dịch liên quan đến tài khoản tiền gửi tiết kiệm, kỳ phiếu, trái phiếu, chứng chỉ tiền gửi;
Xử lý các nghiệp vụ về thanh toán thẻ và phát hành séc;
Xử lý các nghiệp vụ về mua, bán, chuyển đổi ngoại tệ tiền mặt và séc du lịch; Xử lý các nghiệp vụ liên quan đến chuyển tiền cá nhân trong và ngoài nước; Chi trả kiều hối và chuyển tiền nhanh MoneyGram;
Tiếp nhận và kiểm tra tính pháp lý của séc nhờ thu trong nước và nước ngoài;
Hạch toán và theo dõi hồ sơ cho vay cầm cố thế chấp giấy tờ do NH TMCP NT phát hành do bộ phận tín dụng thuộc phòng Khách hàng thể nhân làm việc tại 344 Bà Triệu, Hà Nội thực hiện;
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc phân công.
2.1.2.10. Phòng thanh toán thẻ
Chức năng:
Phòng Thanh toán thẻ có chức năng thực hiện phát hành và thanh toán các loại thẻ quốc tế, thẻ Vietcombank theo đúng quy định, quy chế, quy trình nghiệp vụ hiện hành của Nhà Nước, NHNN Việt Nam và NH TMCP NT Việt Nam đồng thời tuân thủ các quy ước quốc tế về nghiệp vụ thẻ mà NH TMCP NT tham gia; quản lý mạng lưới đơn vị chấp nhận thẻ, mạng lưới máy giao dịch tự động ATM; làm công tác marketing về thẻ.
Phát hành, thanh toán thẻ tín dụng quốc tế.
Thẩm định khách hàng, xác định hạn mức tín dụng, hoàn tất hồ sơ (quản lý hồ sơ bằng văn bản và nhập thông tin vào file của hệ thống quản lý thẻ tín dụng quốc tế).
Theo dõi giám sát tín dụng, quản lý tín dụng, phòng ngừa rủi ro, thẩm định lại chủ thẻ để tăng, giảm hạn mức tín dụng hoặc phát hành lại thẻ ký hạn mới, Giải quyết tra soát khiếu nại của chủ thẻ với ngân hàng nước ngoài qua đầu mối là Trung tâm thẻ NHTMCP Ngoại thương Việt Nam
Chấm sao kê tài khoản sau đó gửi sao kê cho chủ thẻ, thu nợ của chủ thẻ. Theo dõi sự chi tiêu của chủ thẻ hàng tháng, quản lý tiền vay của chủ thẻ, đôn đốc nợ với các chủ thẻ chậm trả, có biện pháp thích hợp ngăn chặn đối với các chủ thẻ không tuân thủ theo các hợp đồng tín dụng.
Quản lý và thực hiện việc thu lãi và các chi phí phát sinh (phí thường niên, phí chậm trả, phí tiêu vượt hạn mức, phí tra soát, phí tăng hoặc giảm hạn mức tín dụng, phí báo mất thẻ,...)..
Phát hành thẻ ATM(Connect24), thẻ ghi nợ quốc tế do NHTMCP Ngoại thương phát hành
Tiếp nhận hồ sơ của khách hàng, giao hồ sơ về phòng nghiệp vụ quản lý tài khoản, quản lý hồ sơ bằng văn bản và nhập thông tin vào file của hệ thống quản lý thẻ .
Giải quyết các yêu cầu, tranh chấp, khiếu nại về thẻ ATM, thẻ ghi nợ quốc tế; tra soát các tranh chấp phát sinh.
Giám sát hoạt động của mạng lưới máy rút tiền tự động ATM, đảm bảo hoạt động của hệ thống máy rút tiền: tiếp quỹ, giải quyết sự cố, theo dõi bảo trì bảo dưỡng ATM.
a) Quản lý các đơn vị chấp nhận thẻ
Thẩm định khách hàng, ký hợp đồng với các đơn vị chấp nhận thẻ
Theo dõi hoạt động của các đơn vị chấp nhận thanh toán thẻ, theo dõi phòng ngừa thẻ giả mạo hoặc các giao dịch giả mạo
Giải quyết các tranh chấp, khiếu nại liên quan đến thanh toán thẻ giữa các bên có liên quan.
b) Công tác khách hàng
Tiếp cận khách hàng, quảng bá tính ưu việt của sản phẩm, giúp khách hàng VIP hoàn thiện các hồ sơ để phát hành, mở rộng phát hành thẻ tín chấp cá nhân cho bộ, ngành quan trọng, các tổng công ty...
Tiếp cận các đối tượng có nhu cầu đi công tác nước ngoài, các đối tượng học sinh Việt Nam đi du học, các chủ doanh nghiệp quốc doanh, tư nhân...
Phát triển dịch vụ thẻ Connect 24:
Tập trung phát triển vào các đối tượng là các công ty để thực hiện việc chi trả lương qua hình thức thẻ Connect 24.
Đẩy mạnh việc phát hành thẻ Connect 24 trong dân cư.
Mở rộng các đơn vị cung cấp hàng hoá dịch vụ chấp nhận thanh toán qua thẻ Connect 24.
Phát triển mạng lưới chấp nhận thanh toán thẻ tín dụng quốc tế:
Tiếp cận các đơn vị cung cấp hàng hoá, dịch vụ như: khách sạn, nhà hàng, cửa hàng và đại lý vé máy bay, bưu điện, hàng không du lịch,... để giữ và tăng thị phần về thanh toán thẻ, tăng doanh số. Ký hợp đồng đại lý với các đơn vị chấp nhận thanh toán thẻ với VCB. Cập nhật thông tin về đơn vị chấp nhận thanh toán vào file quản lý.
Huấn luyện mới và huấn luyện lại các đơn vị chấp nhận thẻ để phòng ngừa thẻ giả mạo, đưa và nhận hoá đơn thanh toán cho đơn vị, sửa chữa các máy đọc thẻ tại các đơn vị khi có sự cố, hỗ trợ đơn vị chấp nhận thẻ trong thời cao điểm.