Hệ thông sổ kế toán công ty sử dụng phục vụ cho công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa bao gồm hai loại:
- Sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết
Bên cạnh những sổ mở theo mẫu quy định chung của Bộ tài chính, cán bộ phòng kế toán còn tự thiết kế một sốmẫu phục vụ cho công tác hạch toán trên cơ sở thực tế các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đòi hỏi.
Cụ thể, để phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ hàng hóa, công ty đã sử dụng các sổ kết toán sau:
- Sổ theo dõi TK 511
- Sổ theo dõi hóa đơn bán hàng - Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng - Sổ chi tiết TK 1561A
- Sổ cái TK 632
- Báo cáo số dư hàng hóa - Báo cáo chi phí bán hàng
- Bảng tổng hợp chi phí quản lý doanh nghiệp * Sổ theo dõi hóa đơn bán hàng (Bảng 5)
Để theo dõi hóa đơn bán hàng của từng lần bán hàng trong từng tháng, công ty sử dụng sổ theo dõi hóa đơn bán hàng. Sổ này được lập chi tiết cho từng đơn hàngvà được lập trên cơ sở các hoá đơn GTGT. Phương pháp lập như sau:
- Cột hóa đơn : Ghi số hiệu, ngày tháng của các hoá đơn GTGT, được lập khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột tên hàng: Phản ánh tên của từng loại mặt hàng có trong hóa đơn GTGT.
- Cột thuế suất: Ghi thuế suất của từng loại mặt hàng có phản ánh trên hóa đơn GTGT.
- Cột giá bán chưa có thuế: Căn cứ vào hóa đơn GTGT để kế toán ghi đơn giá xuất bán khôn bao gồm cả thuế GTGT.
- Cột thuế GTGT: Phản ánh số tiền thuế GTGT của từng mặt hàng tương ứng với thuế suất của hàng hóa đó.
- Cột ghi chú: Ghi lại tên khách hàng đã mua hàng hóa của công ty và tình hình thanh toán của họ.
* Sổ theo dõi TK 511 (Bảng 6)
Để theo dõi doanh thu bán hàng của công ty trong tháng, kế toán dở sổ theo dõi TK 511. Doanh thu của mỗi mặt hàng sẽ được phản ánh một dòng trên sổ theo dõi và được đối chiếu trên sổ theo dõi hóa đơn bán hàng.
Phương pháp lập:
- Cột chứng từ: Ghi số hiệu và ngày tháng của từng hóa đơn GTGT (từng lần bán hàng) được ghi khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột diễn giải: Phản ánh nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột giá mua: Phản ánh trị giá mua của toàn bộ số hàng đã bán theo từng mặt hàng được xác định là bán trong kỳ.
- Cộtgiá bán(chưa có thuế): Ghi lại giá của hàng hóa xuất bán và đã được ghi trên hóa đơn GTGT, không bao gồm cả thuế GTGT.
- Cột thuế GTGT: Phản ánh số tiền thuế GTGT đầu ra phải nộp của hàng hóa bán ra.
* Sổ chi tiết TK 1561A (Bảng 7)
Kế toán sử dụng sổ chi tiết theo dõi TK 1561A để theo dõi số hàng hóa tồn kho. Cơ sở để ghi vào sổ này là các chứng từ hóa đơn nhập - xuất và các chứng từ khác có liên quan.
Phương pháp ghi:
- Cột số thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng theo các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK 1561A.
- Cột diễn giải: Ghi tên các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Cột dư đầu kỳ: Bên nợ của cột dư đầu kỳ phản ánh trị giá hàng hóa còn lại đầu kỳ. Số liệu của cột này được lấy từ cột tồn cuối của sổ chi tiết tài khoản 1561A kỳ trước.
- Cột phát sinh trong kỳ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập - xuất kho trong kỳ.
Cột ghi nợ: Ghi vào cột này khi có phát sinh hàng nhập kho trong kỳ.
Cột ghi có: Phản ánh tổng trị giá hàng xuất kho trong kỳ.
- Cột dư cuối kỳ: Phản ánh số tồn kho cuối tháng bằng số dư đầu kỳ cộng số phát sinh Nợ trừ số phát sinh Có trong kỳ.
* Báo cáo chi tiết hàng giao thẳng (Bảng 8)
Để theo dõi hàng hóa bán giao thẳng kế toán phản ánh trên báo cáo chi tiết hàng giao thẳng .Cơ sở để lập báo cáo này là sổ chi tiết tài khoản 1561A- gt ,các hoá đơn GTGT và chứng từ khác .
Phương pháp lập:
- Cột số thứ tự : Ghi thứ tự các mặt hàng đã nhập sau đó bán luôn tại cảng.
- Cột tên hàng : Phản ánh tên của các hàng hoá .
- Cột hóa đơn : Ghi lại số hoá đơn và ngày mà phát sinh nghiệp vụ kinh tế đó.
- Cột ghi nợ tài khoản 632 và ghi có tài khoản 1561A-gt : phản ánh bút toán kết chuyển gía vốn của hàng bán.
- Cột ghi nợ tài khoản 1561A-gt có các tài khoản 331,333 phản ánh trị giá trị giá thực tế của hàng nhập khẩu và các tài khoản đối ứng của nó.
* Sổ cái :
Sổ cái là sổ kế toán tổng hợp dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong niên độ kế toán theo tài khoản kế toán được qui định trong hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho doanh nghiệp . Mỗi tài khoản được mở một hoặc một số trang liên tiếp trên sổ cái đủ để ghi chép trong một niên độ kế toán. Cuối kỳ, cuối niên độ kế toán phải khoá sổ, cộng sổ phát sinh nợ , và tổng số phát sinh có để tính ra số dư của từng tài khoản để làm căn cứ lập bảng cân đối số phát sinh và các báo cáo tài chính.
Sổ cái chỉ ghi một lần vào ngày cuối tháng sau khi đã khoá sổ và kiểm kê đối chiếu với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết.
Sổ cái tài khoản 632 Sổ cái tài khoản 642
* Báo cáo số dư hàng hóa: (Bảng 12)
Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty là công ty tính giá vốn hàng xuất bán bằng trị giá mua thựctế của hàng nhập kho cộng với chi phí mua hàng phân bổ cho hàng xuất trong kỳ hay chính là phương pháp tính theo đơn giá thực tế đích danh. Nên để quản lý hàng tồn kho theo từng lô hàng, kế toán phải lập báo cáo số dư hàng hóa để ban lãnh đạo công ty được biết và để quản lý tốt hơn . Phương pháp lập như sau:
- Cột số thứ tự: Ghi thứ tự các mặt hàng
- Cột khối hàng: Ghi tên, lô hàng còn đầu kỳ và nhập - xuất trong kỳ - Cột xuất nhập trong kỳ: Phản ánh trị giá hàng hóa nhập xuất phát sinh trong kỳ.
- Cột số dư đầu kỳ: Phản ánh khối hàng còn lại ở đầu kỳ . Số liệu ở cột này được lấy từ cột tồn cuối kỳ của báo cáo số dư hàng hóa kỳ trước.
- Cột tồn kho cuối kỳ: Phản ánh trị giá của hàng hóa còn lại ở cuối kỳ, giá trị này được tính bằng số dư đầu kỳ cộng số hàng nhập trong kỳ trừ đi số hàng xuất trong kỳ.
* Báo cáo chi phí bán hàng (Bảng 13)
Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ, kế toán tập hợp trên các sổ chi tiết chi phí bán hàng theo từng nội dung chi phí. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, trên cơ sở các sổ chi tiết chi phí, kế toán tập hợp theo bảng .
* Báo cáo chi phí quản lý doanh nghiệp:
Hàng ngày trên cơ sở các chứng từ liên quan đến chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh kế toán tiến hành phân loại, xử lý ghi vào TK 642 “Chi phí quản lý doanh nghiệp”. Công ty không mở TK cấp 2 để phản ánh nội dung chi phí mà phản ánh trực tiếp. Kế toán tập hợp chi phí quản lý doanh nghiệp theo bảng 14.
Bảng 6
SỔ THEO DÕI TÀI KHOẢN 511
Đ.vị: đồng
Chứng từ Diễn giải Giá mua Giá bán
(chưa có thuế)
Thuế Số Ngày GTGT
012216 012218 034951 03925 035290
20/ 01/ 02 21/ 01/ 02 23/ 01/ 02 24/ 01/ 02 30/ 01/ 02
Sữa ANLENE-Thung tâm thương mại Hải Dương
M 150 ( Cty TNHH Hương Thuỷ )
Đại lý Hoà Bình ( M150 ) Đại lý Quảng Ninh ( M150 )
Đại lý Nghệ An ( ANLENE )
162073260 111923070 11923307 23846614 81036630
186384250 145500000 14550000 29100000 93192125
18638425 14500000 1450000 2900000 9319212
Người lập biểu Kế toán trưởng
(ký, họ tên) (ký, họ tên)
Bảng 10
SỔ CÁI
Tháng 01 năm 2002
Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán Số hiệu: TK 632
Ngày ghi sổ
Chứng từ Diễn giải TK
đối ứng
Số tiền
Số Ngày Nợ Có
31/ 1
31/ 1
Sữa ANLENE đã bán
. . . . .
Kết chuyển giá vốn để xác định kết quả Cộng sổ phát sinh, số dư cuối kỳ
1561AL
911
162073260
162073260
162073260
162073260
Người ghi Kế toántrưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 12
BÁO CÁO SỐ DƯ HÀNG HÓA
Đến 31/ 03/ 2002
T T
Khối hàng Số dư đầu kỳ 01/ 01/ 2001
Nhập – xuất trong kỳ Tồn kho cuối kỳ
Nhập Xuất
1.
2.
3.
ANLENE M150 Cafe Indo
Cộng
3.715.776.81 3 1.076.309.020 78.504.338
4870590171
1.717.590.400 586.831.600
2304422000
1.912.450.610 3.905.384 821.200
1917177194
3.520.916.603 1.659.235.272 77.743.138
5257895013 Người lập biểu Kế toán
trưởng
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 13
BÁO CÁO CHI PHÍ BÁN HÀNG
Tài khoản: 642 Năm : 2002 (Văn phòng công ty)
.v : Đ.vị: đồng ị: đồng đồngng
STT KHOẢN MỤC SỐ TIỀN GHI CHÚ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Chi phí tiếp nhận vận chuyển Lương cán bộ công nhân viên Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Khấu hao TSCĐ Chi phí khác bằng tiền Thuế đất
Hàng hóa hao hụt, mất phẩm chất
Tổng cộng
1.845.330.361 815.062.907 102.292.731 13.639.031 13.639.031 554.963.527 2.146.99.421 105.436.241 452.385.100
6.049.648.350
Người lập biểu Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Bảng 14
BÁO CÁO CHI PHÍ QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
Tài khoản: 642 Năm :2002 (Văn phòng công ty)
Đơn vị tính: đồng
STT KHOẢN MỤC SỐ TIỀN GHI CHÚ
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
Lương cán bộ công nhân viên Bảo hiểm xã hội
Bảo hiểm y tế Kinh phí công đoàn Khấu hao TSCĐ
Chi phí dịch vụ mua ngoài
Dự phòng giảm giá hàng tồn kho Chi phí khác bằng tiền
Trích trước chi phí phải trả Tổng cộng
561.857.411 49.404.814 7.341.705 7.341.705 477.652.372 329.023.263 1.945.976.429 176.993.171 464.957.382 4.498.200.724
Người ghi Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
HƯƠNG III:MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG
THUỶ
SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH HƯƠNG
THUỶ
1.Sự cần thiết
-Nhận xét chung về công tác kế toán nghiệp vụ bán hàng: Sau thời gian thực tập tốt nghiệp tại phòng kế toán của Công ty TNHH Hương Thuỷ, được tìm hiểu, tiếp xúc với thực tế công tác quản lý nói chung, công tác kế toán bán hàng nói riêng ở công ty, em nhận thấy công tác quản lý cũng như công tác kế toán đã tương đối hợp lý, nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề chưa phù hợp. Với mong muốn hoàn thiện hơn nữa công tác kế toán ở công ty, em xin mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tố chức công tác kế toán bán hàng ở công ty.
Về ưu điểm
Thứ nhất: Hình thức tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán của Công ty nhìn chung là phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh ở Công ty.
Công ty TNHH Hương Thuỷ là một công ty thương mại có quy mô lớn. Vì vậy, việc áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hợp lý, đảm bảo được hiệu quả hoạt động của phòng Kế toán. Các nhân viên kế toán được phân công công việc khá khoa học, luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán theo hình thức nhật ký chung là dễ ghi chép , thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty thực hiện hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê thường xuyên là phù hợp với tình hình nhập - xuất hàng
hóa diễn ra thường xuyên liên tục ở Công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng. Hệ thống tài khoản kế toán thống nhất giúp kế toán ghi chép, phản ảnh đầu tư chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thứ hai: Hệ thống chứng từ kế toán dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến kế toán bán hàng được sử dụng đầu đủ, đúng chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành. Trình tự luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán hợp lý, tạo điều kiện cho việc hạch toán đúng, đủ , kịp thời quá trình bán hàng.
Thứ ba: Bộ phận kế toán bán hàng của Công ty tự lập các báo cáo chi tiết hàng hóa, nhật ký. . . để thuận tiện cho việc theo dõi tình hình xuất bán hàng hóa. Hạch toán chi tiết hàng hóa theo phương pháp ghi thẻ song song là phù hợp, đảm bảo sự kiểm tra, đối chiếu thường xuyên giữa kho và phòng kế toán (thẻ kho- sổ chi tiết hàng tồn kho- bảng kê tổng hợp nhập - xuất – tồn).
Kế toán trong Công ty đã hạch toán chi tiết kết quả tiêu thụ cho từng lô hàng và đã thiết lập các sổ, thẻ chi tiết tương đối hoàn chỉnh.
Những vấn đề còn tồn tại
Cùng với những ưu điểm trên, công tác hạch toán kế toán nghiệp vụ bán hàng tại Công ty còn tồn tại một số vấn đề hạn chế đòi hỏi phải đưa ra giải pháp cụ thể, có tính thực thi cao nhằm khắc phục và hoàn thiện hơn nữa để kế toán ngày càng thực hiện tốt hơn chức năng và nhiệm vụ vốn có của mình phục vụ cho yêu cầu quản lý trong điều kiện hiện nay.
Thứ nhất: Ghi sổ kế toán chưa cụ thể
Sổ chi tiết tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng” còn đơn giản chỉ thể hiện ở mặt tổng số của từng lần tiêu thụ mà không thể hiện được đơn giá, số lượng từng lần tiêu thụ.
Thứ hai: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý
Chi phí bán hàng trong kỳ tập hợp được bao nhiêu phân bổ hết cho hàng bán ra, điều này là hoàn toàn không hợp lý. Kế toán cần phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng hóa bán ra và hàng còn lại. Tuy nhiên, chỉ phân bố cho hàng còn lại những khoản chi phí dự trữ, bảo quản hàng hoá.
Chi phí quảnlý doanh nghiệp tập hợp trong kỳ phân bổ hết cho hoạt động tiêu thụ hàng hóa làm ảnh hưởng đến việc thanh toán, xác định kế quả kinh doanh cho từng hoạt động vì Công ty còn có hoạt động dịch vụ, góp vốn kinh doanh.
Thứ tư: Hệ thống danh điểm hàng tồn kho
Tuy thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi hàng ngày tình hình nhập- xuất- tồn kho hàng hóa nhưng Công ty vẫn chưa xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồnkho thống nhất toàn công ty. Hàng hóa của Công ty đa dạng, phong phú về chủng loại, quy cách, nguồn gốc, . . . mà thủ kho mới chỉ phân chia các loại hàng hoá thành từng nhóm ( ví dụ như nhóm hàng sữa, nước khoáng, nước uống tăng lực M150,cafê . . .)
Khi đối chiếu từng loại hàng trong một nhóm, thủ kho và kế toán phải đối chiếu từng tên hàng, chủng loại, quy cách, nguồn gốc rất mất thời gian và công sức. Như vậy, nếu xây dựng được hệ thống danh điểm hàng tồn kho
thống nhất toàn công ty sẽ giảm được khối lượng công việc cho thủ kho, kế toán, công việc quản lý hàng tồn kho sẽ đạt hiệu quả cao hơn.