CHƯƠNG 2. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG
2.2. Phân tích hệ thống về dữ liệu
2.2.2. Công cụ xây dựng cơ sở dữ liệu
- Công cụ dùng để xây dựng cơ sở dữ liệu là Microsoft Access.
- Tên cơ sở dữ liệu là dulieu.mdb.
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu dựa trên mô hình quan hệ. Theo quan điểm của Microsoft Access, một cơ sở dữ liệu (Database) có thể chứa 6 loại đối tƣợng Database: Table, Query, Form, Report, Macro và Module.
Table (Bảng) : Đƣợc tổ chức thành dòng và cột để thể hiện một lƣợc đồ quan hệ. Các cột được gọi là các field, mỗi field tương ứng với một lược đồ quan hệ. Các dòng đƣợc gọi là các record, mỗi record là một bộ giá trị của các field, nó chứa tất cả thông tin về một đối tƣợng dữ liệu.
Query : Dùng để xem, thay đổi và phân tích dữ liệu trong cách khác nhau. Cũng có thể dùng chúng nhƣ một nguồn record cho Form hoặc Report.
Khi một Table (hay Query) đƣợc làm nguồn cho một Form hay một Report thì Table (hay Query) đó đƣợc gọi là Table (hay Query) cơ sở cho Form hay Report căn cứ trên Table (hay Query) đó.
Trong Microsoft Access có 5 loại Query với các công dụng khác nhau, đó là Select Query, Parameter Query, CrossTab Query, Action Query và SQL Specific Query. Tuỳ theo mục đích yêu cầu mà sử dụng các loại Query cho phù hợp.
Form : Đƣợc dùng cho nhiều mục đích khác nhau. Chúng đƣợc dùng để tạo ra các dạng thật trực quan, hấp dẫn và hiệu lực để xem và sửa dữ liệu.
Ngoài ra Form còn đƣợc thiết kế nhƣ một dạng Dialog box (dạng hộp đối thoại) để nhắc người dùng nhập liệu, rồi thực hiện một hành động nào đó căn cứ trên dữ liệu vừa nhập hoặc đƣợc thiết kế nhƣ một Form bật chuyển mà từ đó có thể mở các Form và các Report khác trong cơ sở dữ liệu.
Report : Cung cấp một cách rất hiệu quả để trình bày dữ liệu cho công việc in. Có thể trình bày thông tin theo cách muốn in nó, bởi vì có thể điều khiển kích cỡ và diện mạo của mọi thành phần trên các Report đƣợc cung cấp từ các Table cơ sở, tạo liên kết giữa dữ liệu nguồn và Report thông qua các Control. Điều khác biệt là Form cung cấp cho người dùng các phương thức để thao tác với dữ liệu, trong khi Report cung cấp các công cụ hữu hiệu nhất phục vụ cho công tác in ấn.
Macro : Là một action (hành động) hay một tập action. Một action là một khối đã đƣợc xây dựng sẵn để làm cơ sở cho một Macro. Mỗi action sẽ thực hiện một thao tác riêng biệt, nhƣ là mở một Form hay một Report. Macro có thể giúp cho người làm ứng dụng thực hiện tự động hoá các công việc thường thực hiện. Một Macro có thể thực hiện một loạt các action để tạo thành một Macro group. Có thể dùng biểu thức điều kiện để quyết định khi nào thì thực hiện một Macro.
Module : Dùng cho người lập trình ứng dụng. Nó được dùng để khai báo các biến, hằng, hàm và thủ tục do người dùng định nghĩa. Vì Microsoft Access dùng Visual Basic làm ngôn ngữ lập trình cho nên hàm và thủ tục trong này đƣợc gọi là Sub procedure và Function procedure. Nguyên tắc xây dựng ác hàm, thủ tục, việc đặt tên các biến hầu hết đều tuân theo các nguyên tắc của một ngữ trình thông thường.
2.2.2.2. Mối quan hệ trong Microsoft Access
Trong Access, mối quan hệ là một cầu nối giữa hai bảng mà hai bảng này chỉ ra rằng dữ liệu chứa trong chúng liên quan đến nhau nhƣ thế nào. Mối quan hệ làm tăng chất keo dính các trường trong cơ sở dữ liệu với nhau tạo nên một hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Linh hồn của các mối quan hệ giữa các bảng là các trường có kiểu giống nhau. Thông thường các trường đó là khoá chính trong bảng.
Các kiểu quan hệ giữa các bảng:
- Quan hệ “một - một ”: Tồn tại khi mỗi bản ghi trong bảng A chỉ có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B, và mỗi bản ghi trong bảng B chỉ có thể có một bản ghi phù hợp trong bảng B. Mối quan hệ này ít dùng vì cả hai bảng về thực chất có thể gộp lại thành một bảng. kiểu quan hệ này dùng trong các trường hợp: tách một bảng rất nhiều trường thành các bảng con cho
dễ quản lý, một số trường của một bảng được tách thành bảng con vì lý do bí mật thông tin (điểm thi các môn).
- Quan hệ “một - nhiều”: Đây là loại quan hệ phổ biến nhất đƣợc sử dụng trong cơ sở dữ liệu. Trong mối quan hệ “một - nhiều”, mỗi bản ghi trong bảng A tương ứng với nhiều bản ghi trong bảng B, ngược lại một bản ghi trong bảng B chỉ tương ứng với một bản ghi trong bảng A.
- Quan hệ ” nhiều - nhiều ”: Tồn tại khi một bản ghi trong bảng A có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B và một bản ghi trong bảng B có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng A. Kiểu quan hệ này chỉ có thể xác định bởi bảng thứ ba (gọi là bảng kết nối) mà khoá chính của nó chứa cả hai trường là khoá ngoài của cả hai bảng A và B. Thực chất quan hệ “nhiều – nhiều” là hai quan hệ “một – nhiều” đối với bảng thứ ba.
A B
A B
A A/B B