CHƯƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
2.1 Khái quát về hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB)
2.2.1 Môi trường kiểm soát
MTKS là nền tảng ý thức, là văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức. Hay nói cách khác, MTKS được xem là nền tảng cho tất cả các yếu
tố khác trong KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và cơ cấu cho tổ chức. Nó thể hiên thông qua tính kỷ luật, cơ cấu tổ chức, giá trị đạo đức, tính trung thực, triết lý quản lý, phong cách điều hành…
Tính trung thực, giá trị đạo đức và năng lực làm việc của nhân viên trong công ty:
Sự phát triển của một công ty luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Mỗi nhân viên là một chi tiết cấu thành nên bộ máy c ủa công ty. Vì vậy, tính trung thực và đạo đức của nhân viên cao sẽ tạo môi trường thuận lợi để liên kết và phát huy sức mạnh tập thể giúp công ty hoàn thành kế hoạch, đạt được mục tiêu của mình.Đội ngũ nhân viên là chủ thế trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của công ty, nếu nhân viên có năng lực, tin cậy, học vấn cao, đáng tin cậy nhiều quá trình kiểm soát có thể không được thực hiện thì vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của KSNB. Bên cạnh đó, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận dụng các chính sách, thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì HTKSNB không thể phát huy hiệu quả.
Để có được một đội ngũ nhân viên tốt, các nhà quản lý DN cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên. Một chính sách nhân sự tốt là một nhân tố đảm bảo cho MTKS hoạt động hiệu quả.
Triết lý quản lý và phong cách điều hành : tư cách đạo đức, hành viứng xử và hiệu quả công việc của lãnh đạo. Bộ máy của công ty hoạt động tùy thuộc vào phong cách, triết lý quản lý, điều hành của Ban giám đốc, nó ảnh hưởng rất lớn đến MTKS của tổ chức, bao gồm khả năng nhận thức và giám sát được rủi ro trong kinh doanh.
Đặc thù về quản lý là quan điểm khác nhau của nhà quản lý đơn vị đối với báo cáo tài chính cũng như đối với rủi ro kinh doanh. Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh trung thực, cạnh tranh lành mạnh, họ có xu hướng coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính đồng thời có những biện pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh. MTKS sẽ hoạt động hiệu quả do ý muốn thiết lập các thủ tục kiểm soát chặt chẽ để thực hiện các mục tiêu đãđề ra của nhà quản lý.
Ngược lại nếu nhà quản lý có tư tưởng gian lận, không lành mạnh thì rất có thể báo cáo tài chính sẽ ẩn chứa các sai phạm và từ đó MTKS sẽ không mạnh và có thể yếu kém.
Nhận thức của Ban giám đốc về tầm quan trọng của liêm chính và đạo đức nghề nghiệp, về việc cần tổ chức bộ máy hợp lý, về việc phải phân công, ủy nhiệm, giao việc rõ ràng, về việc phải ban hành bằng văn bản các nội quy, quy chế, quy trình sản xuất kinh doanh... Tất cả tạo ra một môi trường mà trong đó toàn bộ thành viên công ty nhận thức được tầm quan trọng của HTKSNB tốt hơn, tạo sự phát triển bền vững cho công ty.
Cách thức thiết lập quyền lực và trách nhiệm cũng như việc tổ chức và phát triển công việc trong tổ chức: Mỗi người phải nhận thức được công việc của mình cóảnh hưởng như thế nào trong việc góp phần hoàn thành mục tiêu của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thực chất là sự phân chia quyền hạn, trách nhiệm giữa các thành viên trong đơn vị. Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong công ty sẽ góp phần tạo ra MTKS tốt. Cơ cấu tổ chức hợp lý đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dư ới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó cũng như việc giám sát thực hiện các quyết định đó trong toàn bộ công ty. Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận và sai soát trong hoạt động tài chính kế toán của công ty.
Những chỉ đạo hướng dẫn của Ban giám đốc: Các nhà quản lý luôn muốn thiết lập MTKS hiệu quả và cách thức điều hành đúng theo các chính sách của công ty đặt ra.
Ví dụ những chỉ đạo, hướng dẫn của Ban giám đốc về hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch dự toán đầu tư, sửa chữa tài sản cố định, đặc biệt là kế hoạch tài chính là những nhân tố quan trọng của quá trình kiểm soát. Nếu công tác kế hoạch được tiến hành một cách khoa học và nghiêm túc, nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát hữu hiệu. Vì vậy, trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi những nhân tố ảnh hưởng đến kế hoạch đã lập nhằm phát hiện kịp thời những vấn đề bất thường và từ đó xử lý, điều chỉnh kế hoạch.
Tóm lại, MTKS có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả của các thủ tục kiểm soát. MTKS mạnh sẽ là nền tảng cho sự hoạt động hiệu quả của HTKSNB. Tuy nhiên MTKS mạnh không đồng nghĩa là HTKSNB mạnh. MTKS mạnh tự nó chưa đủ đảm bảo tính hiệu quả của toàn HTKSNB.