Trong quá trình thực hiện công việc, em đã đạt được hai đơn hàng dưới sự giúp đỡ, hỗ trợ nhiệt tình của anh chị trong phòng nhập khẩu:
- Đơn hàng đầu tiên em đạt được có trị giá 630.000 VNĐ chưa tính thuế VAT 8% của khách hàng Trần Lý trực thuộc Công Ty Cổ Phần Thương Mại Và Dịch Vụ Mai Đến, tên sản phẩm là Bút mực đỏ Opaque mã F được đặt trên Taobao – sàn thương mại điện tử lớn bên Trung Quốc.
+ Trong lần mua hàng đầu tiên này do gặp lỗi trong quá trình thanh toán trên Taobao, em phải tìm một bên thứ ba thuê thanh toán hộ.
+ Sau khi khách hàng quyết định mua hàng em sẽ làm file báo giá gửi khách, sau đó tiến hành tạo đơn hàng trên hệ thống HBS online để khách hàng theo dõi và hoàn thành các file bao gồm đề xuất mua hàng, đề nghị mua hàng và dự toán chi phí để trưởng phòng bộ phận và kế toán công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp và nhận tiền hàng từ phía khách hàng
+ Đặt hàng từ ngày 22/11 đến 30/11, hàng về kho công ty, em tiến hành kiểm tra và xác nhận đúng sản phẩm như đã đặt và trao đổi lại với khách hàng, tiến hành gửi hàng cho khách một cách nhanh nhất.
+ Kết quả: Khách hàng nhận được hàng đúng mẫu mã, đảm bảo chất lượng, chăm sóc khách hàng tốt, sẽ liên hệ mua lại lần sau.
Hình 3.31. Hình ảnh báo giá gửi khách hàng Trần Lý
- Đơn hàng thứ hai của em có trị giá 2.500.000 VNĐ chưa tính thuế giá 10% của khách hàng Đỗ Văn Hiếu trực thuộc Công Ty Trách nhiệm hữu hạn Thương Mại Dịch Vụ Logistics RHP, tên sản phẩm là Bộ dụng cụ điện đa năng Dremel 4000, được đặt hàng qua Wechat - ứng dụng nhắn tin phổ biến tại Trung Quốc.
+ Để tiến hàng mua hàng của nhà cung cấp bên Trung nhằm xác nhận thông tin tên nhà cung cấp, số điện thoại, địa chỉ và tài khoản ngân hàng cá nhân của họ, để bên kế toán công ty thanh toán tiền hàng.
Hình 3.42. Hình ảnh P/O gửi cho nhà cung cấp bên Trung Quốc
+ Tương tự như đơn hàng đầu tiên làm file báo giá gửi khách, sau đó tiến hành tạo đơn hàng trên hệ thống HBS online để khách hàng theo dõi và hoàn thành các file bao gồm đề xuất mua hàng, đề nghị mua hàng và dự toán chi phí để trưởng phòng bộ phận duyệt và kế toán công ty thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp và nhận tiền hàng từ phía khách hàng
+ Đơn hàng đặt hàng từ ngày 2/12/2022 đến ngày 14/12/2022, hàng về kho công ty em tiến hành kiểm tra và xác nhận đúng sản phẩm như đã đặt và trao đổi lại với khách hàng, tiến hành gửi hàng cho khách một cách nhanh nhất.
+ Kết quả: Khách hàng hài lòng với sản phẩm nhận được, đánh giá dịch vụ tư vấn và chăm sóc khách hàng tốt sẽ liên hệ mua lại lần sau.
Hình 3.53. Hình ảnh báo giá gửi khách hàng Đỗ Văn Hiếu
- Ngoài việc đạt được hai đơn hàng trên, em cũng đã hỗ trợ anh chị trong phòng nhập khẩu tìm hàng và thương lượng với nhà cung cấp bên Trung để được mức giá tốt, hỗ trợ anh chị liên hệ với bên Logs check cước, thủ tục hải quan,…
Hình 3.64. Hình ảnh một số sản phẩm được yêu cầu 3.3. Những thuận lợi và khó khăn trong thực hiện công việc
3.3.1. Thuận lợi
- Trong thời gian kiến tập tại công ty, nhờ vào sự hướng dẫn tận tình của các anh chị đã giúp em thoát khỏi sự bỡ ngỡ ban đầu khi mới nhận việc vì bản thân là người chưa có kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
- Các anh chị trong phòng nhập khẩu nói riêng và công ty nói chung đều rất nhiệt tình, vui vẻ, hòa đồng và thân thiện, riêng trong công việc mọi người đều hỗ trợ nhau nhiệt tình để đạt được kết quả tốt nhất, môi trường làm việc năng động, đội ngũ nhân lực có nhiều năm kinh nghiệm.
- Công ty đã có kinh nghiệm trên 5 năm trong lĩnh vực này nên mọi thứ đều đã được sắp xếp theo chu trình dễ dàng để thực hiện theo và xử lý những tình huống khó khăn gặp phải.
- Được nhà trường sắp xếp lịch học phù hợp nên có thể đáp ứng làm việc full-time cho công ty, không gặp khó khăn trong việc phải sắp xếp giữa công việc và học tập
- Được công ty hết sức tạo điều kiện cho sinh viên kiến tập, giao phó các công việc phù hợp, hỗ trợ sinh viên các kiến thức và kỹ năng trong công việc, tổ chức các cuộc họp để đào tạo thực tập sinh từ đó có thể giải đáp các thắc mắc của sinh viên đối với công việc
- Cơ sở vật chất của công ty được đầu tư hiện đại, đầy đủ và sắp xếp một cách khoa học và hiện đại, tạo một môi trường làm việc chuyên nghiệp.
3.3.1. Khó khăn
- Thứ nhất, vì là một thực tập sinh nhập khẩu nên ngoại ngữ là một điều kiện vô cùng cần thiết để giao tiếp và phục vụ công việc, tuy nhiên do sự hạn hẹp về ngôn ngữ tiếng Trung nên gây ra khó khăn trong việc trao đổi và thương lượng, không hiểu rõ được những thông số kỹ thuật do mặt hàng chủ yếu nhập về là hàng máy móc, đôi khi không hiểu rõ ý của nhà cung cấp.
- Thứ hai, đây là lần đâu tiên được làm việc liên quan đến chuyên ngành em đang theo học nên chưa có kinh nghiệm thực tế đây cũng chính là điểm yếu của em
- Thứ ba, môi trường làm việc thực tế có sự khác biệt khi học trên trường: khi những kiến thức trên trường đặt nặng về mặt lý thuyết nên chưa áp dụng nhiều được vào trong công việc