PHẢN II. PHẢN II. CÁC PHẢN HÀNH KÉ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH XÂY DỰNG VÀ THƯƠNG MẠINAM HÀ
3.3 KÉ TOÁN CÁC KHOẢN ỨNG TRƯỚC
Các khoản ứng trước là các khoản tạm ứng, tạm chi, tạm gửi theo những quy tắc riêng, vẫn thuộc vốn và tài sản của doanh nghiệp.
Các khoản ứng trước được phản ánh ở nhóm TK 14 và nhóm TK 24, bao gồm:
TK 141 - Tam tng
TK 142. 242 - Chi phi tra trước ngắn, đài hạn.
TK 144, 244 - Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn, dài hạn.
3.3.1 Kế toán các khoản tạm ứng cho công nhân viên trong doanh nghiệp Là việc công nhân viên trong doanh nghiệp ứng trước một khoản tiền hoặc vật tư đề thực hiện nhiệm vụ SXKD hoặc giải quyết một công việc đã được phê duyệt.
® Nguyên tắc:
- Phải là người của doanh nghiệp.
- Người nhận tạm ứng được sử dụng theo mục đích.
27
- Kế toán sẽ mở số theo dõi kế toán chỉ tiết từng đối tượng đã chỉ tạm ứng.
® Các chứng từ sử dụng:
- Giây đề nghị tạm ứng (03.TT) - Phiếu chỉ (02.TT)
- Báo cáo thanh toán tạm ứng (04.TT) - Các chứng từ khác: hóa đơn mua hàng,...
Tài khoản sử dung: TK 141 Nội dung kết cầu của TK 141
® Bên nợ:
— Những khoản tiền, vật tư mà doanh nghiệp ứng cho người lao động.
® Bên có:
- Những khoản tiền tạm ứng đã được thanh toán.
- Số tiên tạm ứng nhưng không sử dụng hết và nộp lại vào quỹ hoặc trừ trực tiếp vào lương của người nhận tạm ứng.
- Vật tư không dùng hết và phải nhập lại kho.
¢ Số dư bên nợ: Đây là số tạm ứng chưa thanh toán.
® Nghiệp vụ liên quan đến khoản tạm ứng
* Ngày 15/12/2023: Xuất tiền mặt tạm ứng cho nhân viên đi công tác với số tiền 5.000.000 VND.
- Chứng từ sử dụng: Giấy đề nghị tạm ứng
(Phụ lục 10: Giấy đề nghị tạm ứng) - Dựa vào Giấy đề nghị tạm ứng, kế toán định khoản như sau:
No TK 141: 5.000.000 Co TK 111: 5.000.000
(Nghiệp vụ được ghi chép vào Phụ lục 33: Số nhật ký chung 2023 và Phụ lục 22: Số cái tài khoản 141)
e _ Từ nghiệp vụ trên, kế toán ghi số cái tài khoản 141-Tạm ứng
(Phu luc 22: S6 cdi tài khoản 141) 3.3.2 Kế toán các khoản chỉ phí trả trước
a) Tài khoản 242 dùng đề phản ánh các chi phí thực tế đã phát sinh nhưng có liên quan đến kết quả hoạt động SXKD của nhiều kỳ kế toán và việc kết chuyên các khoản chi phí trả trước vào chỉ phí SXKD của các kỳ kế toán sau.
b) Các nội dung được phản ánh là chỉ phí trả trước, gồm:
- Chi phí trả trước về thuê cơ sở hạ tầng, thuê hoạt động TSCĐ (quyền sử dụng đất, nhà xưởng, kho bãi, văn phòng làm việc, cửa hàng và TSCĐ khác) phục vụ cho sản xuất, kinh doanh nhiều kỳ kề toán.
28
- Chi phí thành lập doanh nghiệp, chỉ phí đào tạo, quảng cáo phát sinh trong giai đoạn trước hoạt động có giá trị lớn được phân bổ theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Chi phi mua bao hiém (bao hiém chay, nô, bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ phương tiện vận tải, bảo hiểm thân x, bảo hiểm tài sản,... ) và các loại lệ phí mà doanh nghiệp mua và trả một lần cho nhiều kỳ kế toán;
- Công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyên, đỗ dùng cho thuê liên quan đến hoạt động kinh doanh trong nhiều kỳ kề toán;
- Lãi tiền vay trả trước cho nhiều kỳ kế toán;
- Chi phí sửa chữa TSCĐ phát sinh một lần có giá trị lớn doanh nghiệp không thực hiện trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ phân bồ theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Chi phí nghiên cứu và chi phí cho giai đoạn triển khai không đủ tiêu chuẩn ghi nhận là TSCĐ vô hình nêu được phân bô dân theo quy định của pháp luật hiện hành;
- Các khoán chi phí trả trước khác phục vụ cho hoạt động kinh doanh của nhiều ky kế toán.
TK sử dụng: TK 242 Nội dung kết cầu của TK 242 Bên Nợ:
- Các khoán chi phí trả trước phát sinh trong kỳ.
Bên Có:
- Các khoản chi phí trả trước đã tinh vao chi phi SXKD trong ky.
Số dư bên Nợ:
- Các khoán chi phi trả trước chưa tính vào chỉ phí sản xuất, kinh doanh trong ky.
©_ Một số nghiệp vụ phát sinh:
* Ngày 27/7/2023: Chi tiền mua lốp phục vụ cho quản lý doanh nghiệp với số tiền 9.744.000 VND, thuế GTGT 8%. Chi phí trả bằng tiền mặt. Kế toán định khoản vào chi phí trả trước.
- Chứng từ sử dụng: Phiếu chi
(Phụ lục 9: Phiếu chỉ 1) - Dựa vào Phiếu chi, kế toán định khoản như sau:
No TK 242: 9.744.000 No TK 1331: 779.520
Co TK 111: 10.523.520
(Nghiệp vụ được ghi chép vao Phu luc 33: S6 nhat ký chung 2023 và Phụ lục 23: Số cải tài khoản 242)
29
e Tirnghiép vu trên, kế toán ghi số cái tai khoan 242-Chi phí trả trước
(Phụ lục 23: Số cái tài khoản 242) 3.4 KÉ TOÁN CÁC KHOAN PHAI THU
3.4.1 Kế toán khoản phải thu khách hàng
© Chứng từ và số sách sử dụng Chứng từ :
- Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho
- Phiếu thu, Giấy báo Có ngân hàng Số sách :
- Số cái TK 131, số nhật ký chung
- Số chỉ tiết theo đõi công nợ phải thu khách hàng
- Bảng tổng hợp công nợ phải thu khách hàng
® Tài khoản sử dụng
Để theo dõi các khoản nợ phải thu cũng như tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của khách hàng, kế toán sử dụng tài khoản “131 — Phải thu khách hàng”. Tài
khoản này được chia nhỏ thành các tai khoản chỉ tiết để theo dõi theo từng khách hang.
® _ Quy trình ghi nhận và xử lý công nợ khoản phải thu khách hang
Khi có yêu cầu mua hàng từ khách hàng, phòng kinh doanh nhanh chóng tiên hành đàm phán và ký kết hợp đồng với khách hàng. Khách hàng sẽ gửi đơn đặt hàng cho
phòng kinh doanh, sau đó sẽ được chuyển sang bộ phận kho để tiễn hành thủ tục xuất kho hàng gửi khách hàng.
Sau đó, bộ phận kho sẽ chuyên bộ chứng từ (đơn đặt hàng, phiếu xuất kho kèm hợp đồng kinh tế từ phòng kinh đoanh chuyền qua), kế toán công nợ tiền hành kiểm tra lại bộ chứng từ và sau đó lập hóa đơn giá trị gia tăng chuyển cho bộ phận bán hàng dé làm thủ tục bán hàng và giao nhận hàng. Trường hợp khách hàng mua chịu và 2 bên đã đồng ý với thời hạn thanh toán trong hợp đồng. Kế toán công nợ tiễn hành nhập liệu vào phần mềm mỏy tớnh MISA của cụng ty ủle quản lý cụng nợ phải thu khỏch hàng tổng hợp làm tăng số tiền phải thu và sau đó mới ghi nhận vào bảng chỉ tiết theo dõi công nợ phải thu khách hàng và tiến hành lưu trữ. Chứng từ được lưu trữ và sắp xếp tăng dần theo số thứ tự được đánh số sẵn.
Đến hạn thanh toán, kế toán công nợ sẽ thông báo ( gọi điện hoặc gửi giấy báo yêu cầu thanh toán) cho bên khách hàng về khoản nợ. Bên khách hàng sẽ đến công ty hoặc đến ngân hàng thanh toán bằng chuyền khoản ( sau đó thông báo cho công ty biết là đã thanh toán ). Kế toán công nợ căn cứ vào giấy báo Có hay phiêu chi do bộ phận kế toán tiền chuyên sang và tiễn hành đối chiếu chứng từ liên quan. Nếu số liệu đúng khớp sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm quản lý công nợ khách hàng tông hợp làm
30
giảm số tiền phải thu và ghi nhận vào bảng chỉ tiết theo dõi công nợ phải thu khách hàng và tiên hành lưu trữ.
® Thực tế quy trình ghi nhận và xử lý công nợ phải thu của công ty TNHH xây dựng và thương mại Nam Hà:
* Vào ngày 27/12/2023 công ty bán chịu cho công ty CP đầu tư xây dựng công trình 216, hóa đơn GTGT số 00002742 số tiền chưa bao gồm thuế là 1.384.716.850 đồng, thuê GTGT 10% là 138.471.685 đồng.
Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT
(Phụ lục 24: Hóa đơn GTGT số 00002742) Kế toán tiến hành những công việc sau:
- Kế toán công nợ nhận bộ chứng từ từ kế toán kho bao gồm: Hóa đơn GTGT số
00002742, Phiếu xuất kho số PX01 cùng hợp đồng kinh tế tiên hành kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng từ.
Kế toán ghi nhận tăng khoản phải thu TK 131 công trình 216 vào phần nhập liệu, số tiền Bhai thu là 1.523.188.535 đồng số liệu sẽ tự động chuyển sang bảng tổng hợp công nợ phải thu.
® Dịnh khoản:
Nợ TK 131 _ công trình 216: 1.523.188.535 Có TK SII: 1.384.716.850
Có TK 3331: 138.471.685
(Nghiệp vụ được ghi chép vào Phụ lục 33: Số nhật ký chung 2023 và Phụ lục 27: Số cải tài khoản 131)
* Vào ngày 28/12/2023 công ty bán chịu cho công ty CP xây lắp Tân Thắng, hóa đơn GTGT số 00002757 số tiền chưa bao gồm thuế là 300.506.100 đồng, thuế GTGT 10% là 30.050.610 đồng.
Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT
(Phụ lục 25: Hóa đơn GTGT số 00002757)
® Dịnh khoản:
No TK 131 Tan Thang: 330.556.710 Co TK 511: 300.506.100 Có TK 3331: 30.050.610
(Nghiệp vụ được ghi chép vào Phụ lục 33: Số nhật ký chung 2023 và Phụ lục 27: Số
cái tài khoản 131)
31
* Vào ngày 29/12/2023 công ty bán chịu cho công ty TNHH Hưng Lợi Thịnh Phát, hóa đơn GTGT số 00002784 số tiền là 104.040.000 đồng, chiết khấu thương mại 1.507 % , số tiền là 1.567.778 đồng, thuế GTGT 8% là 8.197.778 đồng
Chứng từ sử dụng: hóa đơn GTGT
(Phụ lục 26: Hóa đơn GTGT số 00002784)
® Dịnh khoản:
Nợ TK 131_ Hưng Lợi Thịnh Phát: 110.670.000 Có TK 511: 102.472.222
Co TK 3331: 8.197.778
(Nghiệp vụ được ghi chép vao Phu luc 33: S6 nhat ký chung 2023 và Phụ lục 27: Số
cái tài khoản 131)
e _ Từ các nghiệp vụ trên, kế toán ghi số cái tài khoản 131-Phải thu khách hàng (Phụ lục 27: Sồ cái tài khoản 131) 3.4.2 Kế toán khoản phải thu khác
- Các khoản phải thu khác của Công ty là: tài sản thiếu chờ giải quyết, tiền lãi, cổ tức, lợi nhuận phải thu từ các hoạt động đầu tư tài chính, các khoản phải thu khác.
- Kế toán các khoản phải thu khác gồm những chứng từ như: phiếu thu, giấy báo Có, biên bản kiểm kê quỹ, biên bản xử lý tài sản thừa, thiếu...
- Công ty sử dụng TK 138 “Phải thu khác” để hạch toán các khoản kế trên. Hiện tại Công ty ít khi sử dụng đến TK này vì các khoản phát sinh hầu như rất ít.
- Kế toán lập và đựa vào bảng chỉ tiết TK 138 đề theo đối các khoản phải thu khác tại Công ty
® Chứng từ sử dụng:
- Phiếu thu, phiếu chi.
- Giấy báo có, giấy báo nợ.
- Biên bản kiêm nghiệm vật tư, hàng hóa.
- Biên bản kiểm kê quỹ - Biên bản xử lý tài sản thiếu...
®_ Trình tự luân chuyên chứng từ
Căn cử vào biên bản kiểm kê, chứng từ nhận nợ, phiêu thu, phiếu chỉ... kế toán công nợ sẽ ghi vào số theo dõi chỉ tiết công nợ 138 theo từng đối tượng chỉ tiết, từ đó
¡n chứng từ ghi số, số cái TK 138.
® Số sách sử dụng
- Số chỉ tiết TK 138 - Số cái TK 138
32
e Tai khoan su dung
Céng ty str dung tai khoan 138: Phai thu khac dé hach toan
> Trong nam doanh nghiép khéng co phat sinh lién quan dén ké toan khoan phai thu khác.
3.4.3 Kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi
© Chứng từ và số sách sử dụng Chứng từ :
- Hợp đồng kinh tế
- Hoa don gia tri gia tang - Số chỉ tiết công nợ - Bảng tông hợp công nợ Số sách :
- Số nhật ký chung
- Số cái TK 2293
® Tài khoản sử dụng
Số hiệu Tên tài khoản
2293 Dự phòng phải thu khó đòi
® _ Quy trình xử lý và lập dự phòng khoản phải thu khó đòi
Đối với các nghiệp vụ công nợ phải thu khách hàng, vì công ty chưa đề ra những chính sách cụ thể về thời hạn thanh toán thông nhất, phần lớn công ty dựa vào uy tính và môi làm ăn lâu đài đề tiền hành giao dịch mua bán. Hai bên ký kết hợp đồng thỏa thuận thời hạn thanh toán theo yêu cầu của khách hàng và được sự chấp thuận của người đại điện công ty. Trường hợp, đến hạn thanh toán nhưng khách hàng vẫn chưa trả nợ, công ty sẽ gứi giấy báo hoặc gọi điện thông báo cho khách hàng , sau đó sẽ liên hệ cùng phòng kinh doanh tiền hành đòi nợ khách hàng.
Nếu khách hàng vẫn chưa thanh toán, các khoản nợ đã quá hạn từ 6 tháng trở lên, kế toán công nợ sẽ tiến hành đối chiếu với chứng từ gốc và số sách liên quan để xác nhận khoản nợ trên là quá hạn rồi báo lên cho Giám đốc. Khi có sự chấp thuận của Giám đốc, kế toán công nợ tiên hành lập giấy xác nhận khoản nợ đã quá hạn yêu cầu khách hàng xác nhận và thực hiện cam kết. Cuối năm, kế toán công nợ tiễn hành trích lập dự phòng khoản phải thu khó đòi theo mức trích quy định hiện hành và đưa vào khoản chi phí doanh nghiệp.
> Trong năm doanh nghiệp không có phát sinh liên quan đến kế toán dự phòng nợ phải thu khó đòi.