BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG THỨ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG
2.3. Yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản
2.3.1. Khái niệm kỹ thuật trình bài văn bản
- Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính là quy định về khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thê thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, và các chỉ tiết trình bày khác.
- Các tiêu chuẩn về kỹ thuật trình bày nêu trên áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính va in ra giấy, hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn.
- Kỹ thuật trình bảy văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phú về công tác văn thư.
2.3.2. Khổ giấy, kiểu trình bày và định lỀ trang văn bản
Đối với văn bản hành chính thông thường, khổ giấy, kiểu trình bày và định lề trang văn bản được quy định tiêu chuẩn như sau:
- Khỗ giấy: Văn bản được trình bày (đánh máy hoặc in) trên giấy A4 (kích thước 210 mm x 297 mm, sai so cho phép + 2 mm).
- Kiểu trinh bay: Cac loai văn bản được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản ùn theo chiều đài). Trường hợp nội dung văn bản cú cỏc bảng, biểu không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).
- Định lề trang văn bản (đối với khô giấy A4):
39
+ Ltrên: Cách mép trên từ 20 - 25 mm;
+ Ldưới: Cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
+ Lềtrái: Cách mép trái từ 30 - 35 mm;
+ L phải: Cách mép phải tử 15 - 20 mm.
2.3.3. Kỹ thuật trình bày các thành ph*Ần văn bản
- Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.
- Cỡ chữ và kiểu chữ: Theo quy định cụ thể cho tửng yếu tố thể thức.
- VỊ trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đ`ôbố trí các thành phần thể thức văn bản (hình 2. l).
- Số trang văn bản: Được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả Rập, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chi ngang trong phn I'ềtrên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.
2.4. Một số vấn đ`êcẦn lưu ý khi xây dựng văn bản
- Nấm vững vấn đ đặt ra để chọn thể loại cho phù hợp, trong một văn bản chỉ nên tập trung vào một vấn đề tránh nêu vấn đ đối lập nhau hoặc trùng lặp để nâng cao tính hiệu lực.
- Trong văn bản c3n xác định rõ phạm vi hiệu lực, thẩm quy *&i ban hành văn bản, đối tượng tác động, thời gian, không gian, trách nhiệm thực hiện...
- Bảo đảm tính kế thừa của văn bản, chú ý đến những văn bản hiện hành để đảm bảo tính mạch lạc, hệ thống, khoa học, bảo đảm văn bản cấp dưới phục tùng văn bản cấp trên.
- Nội dung văn bản phải hợp hiến, hợp pháp: Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành phải có nội dung phù hợp với hiến pháp và Luật pháp hiện hành. Văn bản của cơ quan nhà nước cấp dưới ban hành phải phù hợp và không trái với quy định trong văn bản của các cơ quan nhà nước cấp trên.
- Các văn bản quy phạm pháp luật trái với Hiến pháp, trái với các văn bản luật và các văn bản của cơ quan nha nước cấp trên phải được cơ quan nhà nước có thẩm quy &
bãi bỏ, đình chỉ việc thi hành.
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thể thức nhà nước quy định, nếu văn bản không đúng thể thức văn bản sẽ trở nên không hợp lệ và thậm chí không có hiệu lực để ban hành.
- Văn bản phải được soạn thảo đúng thẩm quy ềi quy định
+ Đối với văn bản quy phạm pháp luật, thẩm quy: soạn thảo và ban hành của các cơ quan quản lý nhà nước đã được phân định rõ nhằm tránh việc ch êng chéo hay bỏ sót lĩnh vực cn quản lý và chức năng của từng cơ quan.
+ Đối với văn bản hành chính thông thưởng, các cơ quan, doanh nghiệp đ`âi có thể ban hành để phục vụ cho công việc quản lý, đi âi hành, giao dịch.
40
- Van bản phải đảm bảo tính khả thi: Nếu là văn bản pháp luật thì phải phù hợp với một nội dung va van dma lĩnh vực văn bản đó đit chỉnh. Một văn bản chỉ đê cập đến những vấn đ có liên quan với nhau, còn những vấn đ`êkhác phải được soạn thảo và trình bày ở một văn bản khác.
- Văn bản phải được trình bày bằng phong cách ngôn ngữ hành chính công vụ: Văn phong là phong cách diễn đạt được sử dụng để trình bày ý tưởng của người viết trong những hoàn cảnh cụ thể khi soạn thảo văn bản phải đặc biệt chú ý đến văn phong trình bày văn bản. Câu văn đúng ngữ pháp tiếng Việt, rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu. Trong văn bản không được viết theo lối văn tả cảnh dông dài dùng hình ảnh ẩn dụ, nói tăng nói giảm, nói bóng, nói gió làm ngươi đọc hiểu sai nội dung văn bản.
CÂU HỎI HƯỚNG DẪN ÔN TẬP, THẢO LUẬN
Câu 1: Hãy trình bày sự khác biệt cơ bản của văn bản hành chính có tên loại và văn bản hành chính không có tên loại v`êmặt thể thức của văn bản.
Câu 2: Thể thức văn bản là gì? Hãy nêu các thành phần thể thức của văn bản hành chính.
Câu 3: Hãy trình bày những quy định v`êkỹ thuật trình bày văn bản hành chính?
Câu 4: Hãy trình bày đặc điểm các hình thức ký trong văn bản hành chính?
Câu 5: Những yêu c âi khi trình bày văn bản hành chính?
41