| * Tìm kiếm và thu thập thông tin khách hàng |
(Nguôn: Hướng dẫn khai thác bảo hiểm con người của T. ống Công ty bảo hiểm
BIDV)
29
Bước 1: Tim kiếm và thu thập thông tin khách hang
Tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp, cơ quan nhà nước, các Bộ, ban
ngành, các tổ chức xã hội... hoạt động kinh doanh trong phạm vi cả nước đều có thể là đối tượng khách hàng của bảo hiểm con người. Tuy nhiên việc lựa chọn
khách hàng phải tuân theo định hướng khách hàng của công ty hàng năm và khả năng đáp ứng dịch vụ sau bán hàng của từng chi nhánh, bộ phận khai thác vì đặc
điểm của bảo hiểm con người là việc giải quyết khiếu nại là chắc chan xảy ra, chỉ có tần suất phụ thuộc vào từng loại hình.
CBKT tìm kiếm khách hàng thông qua các nguồn như ngân hàng thương
mại, đại lý, môi giới, cộng tác viên, sự giới thiệu từ khách hàng hiện hữu, mối
quan hệ khác,...tiếp cận người tham gia bao hiểm, liên hệ để thu thập thông tin về người được bảo. hiểm, phạm vi yêu cầu bảo hiểm, thời hạn bảo hiểm....
Những thông tin này được coi là một phần tài liệu bổ sung hồ sơ và có giá trị tham chiếu, sử dụng trong suốt quá trình khai thác.
CBKT tiến hành các xử lý ban đầu khi nhận được thông tin và yêu cầu bảo hiểm của khách hàng như tìm hiểu thêm các thông tin về nguồn vốn thanh toán phí, khả năng tham gia bảo hiểm, địa điểm của người được bảo hiểm, lịch sử tham gia bảo hiểm và lịch sử chi trả bảo hiểm....
CBKT tiến hành tư van cho khách hàng về các sản phẩm bảo hiểm phù hợp với yêu cầu của khách hang, khả năng cung cấp dịch vụ của công ty, hướng dẫn khách hàng cách thức lập giấy yêu cầu bảo hiểm day đủ, hợp lệ.
Căn cứ vào các thông tin được cung cấp, CBKT sẽ có cơ sở ban đầu cho việc đánh giá rủi ro có thuộc phạm vi khai thác hay không, mức độ rủi ro như thế
nao,...
Bước 2: Trinh duyệt chấp nhận rủi ro bảo hiểm
CBKT tiến hành đánh giá rủi ro trực tiếp đối với người được bảo hiểm.
Trường hợp phức tạp, cán bộ nghiệp vụ sẽ trực tiếp hỗ trợ CBKT đánh gia rủi ro.
CBKT xem xét yêu cầu bảo hiểm của khách hàng có phù hợp với khả năng và định hướng khai thác của công ty hay không dé xây dựng tờ trình.
Đối với khách hàng đã từng tham gia bảo hiểm tại doanh nghiệp bảo hiểm khác, CBKT cần chú ý tới các vấn đề liên quan đến tình hình tài chính, tình hình
thanh toán phí bảo hiểm, khả năng rủi ro bị thay đổi, sự kiện bảo hiểm trước đây,
nguyên nhân thay đổi công ty bảo hiểm...
Tờ trình được duyệt cần được lưu hồ sơ khai thác theo quy định hiện
hành.
Bước 3: Chào phí bảo hiểm
30
Sau khi nhận được phê duyệt chấp nhận rủi ro của cấp có thâm quyền, nếu
khách hàng có yêu cầu, đơn vị sẽ cung cấp cho khách hàng bản chào phí bảo hiểm trong vòng 48 giờ kế từ khi khách hàng yêu cầu và đã cung cấp thông tin day đủ.
Trong vòng 3 ngày làm việc từ khi gửi bản chào phí cho khách hàng,
CBKT phải liên hệ với khách hàng để biết tình trạng tiếp nhận/chấp thuận bản
chào phí.
Bản chào phí phải tuyệt đối tuân thủ các điều kiện, điều khoản đã được cấp có thẩm quyền chấp nhận rủi ro phê duyệt. Bản chào phí bao gồm các tiêu chí tương tự như một hợp đồng/giấy chứng nhận bảo hiểm tuân thủ theo mẫu do Ban nghiệp vụ soạn thảo để sử dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty, đảm
bảo đầy đủ các yếu tố liên quan tới dịch vụ được bảo hiểm.
Bước 4: Cấp đơn bảo hiểm và ký kết hợp đồng
Dựa trên kết quả đàm phán ở khâu chào phí, CBKT tiến hành thương thảo và soạn Hợp đồng bảo hiểm phù hợp với đối tượng khách hàng.
Các bước tiến hành cấp Hợp déng/Don bảo hiểm/Giấy chứng nhận bảo
hiểm như sau:
- Đăng ký số đơn trên hệ thống
- Chuẩn bị và in các văn bản cho việc cấp Hợp đồng bảo hiểm, thông thường gồm có:
> Giấy chứng nhận bảo hiém/Don bảo hiểm và/hoặc Hợp đồng bảo hiểm
> Quy tắc bảo hiểm và các điều khoản sửa đổi bổ sung .> Thông báo thu phí bảo hiểm
- Gửi hồ sơ cho các bên liên quan: khách hàng, bộ phận kế toán....
Bước 5: Theo dõi dịch vụ
Mỗi người tham gia bảo hiểm thành công, CBKT đều phải lưu lại hồ sơ
bảo hiểm để bàn giao cho kế toán vào cuối mỗi tháng, hồ sơ gồm:
> Bảng theo dõi dịch vụ
Giấy yêu cầu bảo hiểm
Tờ trình chấp nhận rủi ro của cấp có thâm quyền
Giấy chứng nhận/ Đơn bảo hiểm và/hoặc Hợp đồng bảo hiểm
Thông báo thu phí
Bản sao hóa đơn tài chính
VV VV YY Quy tac bảo hiểm va điêu khoản sửa đổi bố sung (nếu có)
Song song với quá trình cung câp dịch vụ là quá trình chăm sóc, duy trì và
phát triển quan hệ với khách hàng, để có thể cung cấp thêm các sản phẩm bảo
31
hiểm khác. Các dấu hiệu cạnh tranh, giảm doanh thu, phản hồi không tốt từ khác hàng... cần được làm rõ, xử lý kịp thời dé duy trì được dịch vụ.
Bước 6: Tái tục dịch vụ
Một số hợp đồng bảo hiểm khách hàng muốn tái tục, CBKT dựa vào hồ sơ khai thác tổng hợp và xây dung phương án tái tục.
Khi đã có thông báo hoàn tất việc thu xếp tái bảo hiểm, Ban nghiệp vụ có trách nhiệm thông báo cho đơn vị thành viên dé tiến hành chào phí/ cấp đơn bảo hiểm.
Nếu việc thu xếp Tái bảo hiểm không thành công do điều kiện bảo hiểm không phù hợp hoặc do không đám ứng được các yêu cầu của các công ty nhận tái bảo hiểm, Ban nghiệp vụ thông báo cho các đơn vị thành viên biết để đóng hồ sơ, thông báo không chấp nhận bảo hiểm cho khách hàng.