2.1. Tóm lược về công việc được giao và yêu cầu kết quả công việc
Thời gian công việc được giao và hoàn thành từ 13/03 tới 15/04. Tóm lược các công việc cụ thê được giao và yêu cầu kết quả công việc.
Tuần 1 (Ti 13/03 - 18/03): Tìm hiểu về mục tiêu, chức năng và cách thức hoạt động của một đoanh nghiệp Forwarder, cụ thể là công ty vận chuyền quốc tế và vận chuyên đa phương thức F&F Logistics.Học về Incoterm và các kiến thức nghiệp vụ cơ bản.
Ôn tập lại các kiến thức về các term xuất nhập khẩu, đặc biệt là FOB, CIF, EXW. Học thêm về các loại container, các loại xe tải, các cách đóng gói hàng chính. Các phương thức thanh toán quốc tế: ghi công nợ, thanh toán tín dụng chứng từ L/C.
Tuần 2 (Từ 20/03- 25/03): Học về quy trình làm hàng FCL/LCL. Học về quy trình xuất nhập khâu hàng full container load và less than container load. Học về các loại vận đơn đường biển (Airway BilL, Seaway BilI, Telex Release, Switch B/L), các loại chi phí phát sinh, chỉ phí vận tải nội địa, localcharge hai đầu xuất và nhập. Tham khảo các hãng tàu chính, các cảng chủ yếu trên thế giới, các khu vực giao thương xuất nhập khẩu chính của Việt Nam
Tuần 3 (Từ 27/03-01/04): Học về quy trình làm hàng AIR. Cách tính chi phi lam hang Air, các loại chi phí như localcharge, surcharge, tìm hiểu các tuyến bay chính và các hãng bay phô biến
Tuần 4 (Từ 03/04-08/04): Học về kĩ năng sale và bat đầu kết nối với đại lí nước ngoài.
Được chỉ dạy kĩ năng telesale sao cho hiệu quả ứng với từng trường hợp có nhu cầu nhập hay xuất khẩu hàng hóa, cách ứng biến với sự từ chối của khách hàng. Học và thực hành liên lạc với các đại lí trong hiệp hội Logisfics trên thế giới nhu Centennail Logisics Network, Millentum Logistics Network, JCTrans Logistics Network.
Tuần 5 (Từ 10/04-15/04): Học về cách báo giá, chăm sóc khách hàng và kết thúc ki thực tập. Được các anh chị trong công ty đạy về cách báo giá cho khách hàng, lẫy giá cước từ coloader, cách theo dõi lô hàng và khai thác khách hàng tiềm năng thông qua các nền tảng mạng xã hội như Whatsapp, Wechat, Skype, Chuẩn bị công tác làm
báo cáo kết thúc quá trình thực tập dé xét duyệt vào giai đoạn thử việc
2.2. Các thức thực hiện các công việc được giao và công việc được giao - Mô tả công việc:
Với các đầu việc được giao, em có cơ hội được quan sát cách các anh chị Sales thực hiện công việc để rút ra kinh nghiệm cho bản thân. Mặc dù chỉ hỗ trợ các anh chị nhưng em được giải đáp nhiều thắc mắc nên học được nhiều kiến thức cũng như cách giải quyết một số vần đề nhất định.
+ Viết báo giá, tính toán chi phí, đối soát bảng chấm công, làm bảng tính lương, đối chiêu giao nhận hàng hóa, đối chiếu với ngân hàng, viết ủy nhiệm chi, v.v.
+ Thực hành liên lạc với các đại lí trong hiệp hội Logistics trên thế giới như Centennail Logisics Network, Millentum Logistics Network, JCTrans Logistics Network + Soạn thảo hợp đồng kinh tế, các điều khoản thương mại theo sự hướng dẫn của các anh chị chính thức.
+ Đối chiếu công nợ với khách hàng theo sự phân công của phòng ban. Hỗ trợ kiểm tra số lượng và thu chi với khách hàng dựa trên thông tin trên hóa đơn đề hỗ trợ các anh chị trong phòng làm thanh toán cuối tháng.
+ Cập nhật các dữ liệu về giá cước trên cơ sở đữ liệu, đảm bảo thông tin luôn mới nhất, chính xác nhất về cước cập nhật theo tháng và các địch vụ công ty hiện hành. Được phân công cập nhật các giá Lmes, Localcharges theo cảng.
+ Hỗ trợ thuyết trình — chuẩn bị tài liệu cho anh/chị Sales chính thức, chuẩn bị công tác cho việc gặp gỡ khách hàng. Ngoài ra, em cũng thực hành làm Power Point trong một số trường hợp cần thiết.
+ Hoan thành việc chuẩn bị cáo loại báo cáo theo tuần, tháng về hoạt động thực hiện công việc gửi mail và Sales.
2.3. Thuận lợi và khó khăn 2.3.1 Thuận lợi
- _ Có cơ hội để áp dụng những kiến thức của bản thân về chuyên ngành đã học ở trên trường vào thực tế. Ngoài ra, môi trường cũng là chỗ thực hành tiếng anh thông dụng, tin học văn phòng cơ bản.
- _ Được các anh/chị đồng nghiệp hỗ trợ hoàn thành công việc: kiểm tra lại kết quả công việc, nhắc nhở, chỉnh sửa những sai sót trong kết quả công việc....
- _ Được cung cấp thêm các kỹ năng bồ trợ cần thiết: kỹ năng tin học chuyên dụng, làm báo cáo tài chính, làm việc nhóm...
- _ Được cung cấp thiết bị, cơ sở vật chất trong quá trình thực tập.
- _ Thời gian được giao đề hoàn thành công việc hợp lý, đủ để đảm bảo hoàn thành
công việc.
2.3.2 Kho khan
- Logistics la nganh mang tính chuyên môn, phức tạp và yêu cầu độ chính xác cao. Tuy nhiên, vì chuyên môn và kinh nghiệm làm việc cho vị trí này của em còn hạn chế nên các công việc được giao sau khi hoàn thành cần các anh chị đồng nghiệp kiểm tra và hỗ trợ nhiều.
-_ Trong quá trình thực tập, do còn vướng lịch học tập, hoạt động trên trường, thời gian thực tập của em còn hạn chế. Hình thức này ảnh hưởng đến ca ban than em và anh/chị đồng nghiệp làm việc cùng.
23
3.1 Những kỹ năng dat được
3.1.1 Kỹ năng nghiệp vụ kết nối với khách hàng trong và ngoài nước.
Khi được giao nhiệm vụ là Business Network Developer, em đã có kỹ năng đàm phán trao đối với đối tác nước ngoài để win được khách hàng và học được cách truyền tải thông tin tốt nhất đối với khách hàng nhằm giữ lại mối liên hệ lâu đài. Đối với khách
hàng trong nước việc chủ động gọi điện thoại sale khách đã làm em cảm thay tự tin va vững vàng hơn khi thực hiện giao tiếp, em biết cách lấy thong tin từ khách hàng.
Kỹ năng đạt được từ việc sale logistics đó là viết báo giá, lấy giá cước từ coloader, cách theo dõi lô hàng và khai thác khách hàng tiềm năng.
3.1.2 Kỹ năng giao tiếp a. Kỹ năng lắng nghe tốt
Nhân viên kinh doanh kết nối là công việc thiên nhiều về giao tiếp nên người làm cần có kỹ năng lắng nghe tốt. Khi giao địch với khách hàng cần nghe quan điểm và chia sẻ của khách và ghi nhớ các chi tiết quan trọng. Kỹ năng lắng nghe ở đây
không chỉ có nghĩa là khả năng tiếp nhận thông tin tốt mà còn phải hiểu nhanh
chóng những ân ý hay nội dung mà em nghe được.
b. Đồng cảm
Ngoài việc lắng nghe và tiếp nhận thông tin thì đồng cảm cũng là một kỹ năng mềm quan trọng. Sự đồng cảm cho phép hiéu khách hàng của mình hơn và tạo dựng mối quan hệ với khách hàng đễ dàng hơn. Đây là mối quan hệ 2 chiều, có lợi cho cả hai bên. Do đó cần đặt bản thân vào vị trí của khách hàng đề suy nghĩ, cảm nhận và xử lý công việc.
24
c. Kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ
Kỹ năng giao tiếp bằng ngôn ngữ rất quan trọng bởi vì tính chất công việc thường xuyên phải gặp gỡ và trò chuyện với khách hàng nhưng bên cạnh đó, để hiệu quả hơn thì các kỹ năng giao tiếp phi ngôn ngữ cũng không kém phần. Kỹ năng này giúp tạo dựng niềm tin và thuyết phục khách hàng qua ngôn ngữ cơ thê cử chỉ như sử dụng mắt, tay, biểu cảm trên gương mặt. Khi giao tiếp theo hình thức này, đề dé dàng nhận thức và thấu hiểu khách hàng, bạn cũng cần quan sát nét mặt, biểu cảm, giọng điệu của khách hàng. Từ đó, bạn sẽ xác định được xem bạn nên xử lý tỉnh huỗng như thế nào hoặc thay đổi phương án ứng xử khi cần thiết.
d. Kỹ năng thuyết phục cấp trên
Một kỹ năng mềm khác rất cần thiết cho bất kỳ nhân viên tài chính nào chính là khả năng thuyết phục. Công việc thường đòi hỏi phải giới thiệu thông tin mới và điều quan trọng là khiến cấp trên phản hồi tích cực.
3.1.3 3.1.3 Kỹ năng tin học văn phòng - Word:
Kỹ năng tin học văn phòng Microsoft Word, còn được biết đến với tên khác là Winword, là một công cụ soạn thảo văn bản khá phô biển hiện nay của công ty phần mém noi tiéng Microsoft.
+ Nhập liệu văn bản, định dạng đoạn văn, văn bản: Gố đúng văn phạm tiếng Việt, font, cỡ chữ, màu chữ.
+ Lập, chèn và dinh dang bang: Bullet, numbering, can doan, line-spacing, tab, chén thém dong, cét, tron (merge), tach (split), thay đổi đường viền bảng...
+ Chẻèn hình ảnh, vẽ hình khối, sơ đề: Shape, smart art, clip art
+ Chen ky tu: Symbol; Chén link (hyperlink), ghi chu (footnote).
+ Thiét lap in: khé giấy, 1é in, header, footer, danh s6 trang van ban.
+ Trén van ban: Mail merge - Excel:
Kỹ năng tin học văn phòng Exel là chương trình xử lý bảng tính. Bảng tính của Excel cũng bao gồm nhiều ô được tạo bởi các đòng và cột, việc nhập đữ liệu và lập công thức tính toán trong Excel cũng có những điểm tương tự. Tuy nhiên, Excel có nhiều tính năng ưu việt và có giao điện đơn giản và đễ sử dụng, chủ yếu là thiết lập, xử lý bảng và tính toán theo các hàm. Những kỹ năng tin học văn phòng cơ bản của bộ công cụ này là:
+ Tạo bảng tính, Định dạng dữ liệu bảng tính: Định dạng số, định dạng bảng, trộn (merge), xóa cột (splf)....
+ Định dạng tự động: Định đạng tự động theo yêu cầu (theo tỉnh, ngày tháng năm,
"
+ Sử dụng hàm s6 théng dung: If, Vlookup, Hlookup, Sum, Sumif, Average, Countif, Min, Max, Year, Month, Day,....
+ Sw dung lọc đữ liệu (Filter): lọc theo yêu cầu
+ Vẽ Biêu đồ: Chart
+ Tao Link: Hyperlink
+ Thiét Lap in, bao mat file: Page setup, Dat Password cho file
Power Point:
Kỹ năng tin học văn phòng Microsoft PowerPomt là bộ soạn thao va thiết lập hệ trình chiêu, bao gôm:
+
+ + + + + +
Chinh sửa, vẽ hình khối, biểu đồ trong PowerPoint: Shapes, Smart art, Chart Tao link: Hyperlink
Sử dụng các kiêu trình chiéu, thiét ké: Transition, Themes design Tao hiệu ung amination
Su dung slide master Bao mat file
Trinh chiéu, xuat file sang dinh dang PDF
3.2 Đánh giá kết quả thực tập
Làm việc chăm chí, luôn hoàn thành đầy đủ và xuất sắc mục tiêu công việc đề ra.
Được khen thưởng và đạt thành tích Thực tập sinh xuất sắc của tháng.
Làm quen với môi trường doanh nghiệp, hiểu về cách thức làm việc cũng như nội quy của phòng kinh doanh xuất nhập khâu nói riêng và công ty nói chung.
Có cơ hội áp dụng những kiến thức đã học trong môn Giao dịch thương mại quốc tế và Thanh toán quốc tế vào thực tê ngành vận tải.
Có cơ hội tiếp xúc với các công việc liên quan đến kinh doanh dịch vụ xuất nhập khâu đồng thời biết hỗ trợ team đáp ứng mục tiêu đề ra của công ty.
Có kinh nghiệm sử dụng tin hoc văn phòng, làm quen với tác phong làm việc trong môi trường chuyên nghiệp. Đây là hành trang hữu ích cho bản thân cho công việc sau này.