CHƯƠNG 3. TÌM HIỂU QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ XUẤT MẶT HÀNG LÔNG VỊT ĐÃ LÀM SẠCH NGUYÊN CONTAINER TẠI CÔNG TY TNHH
3.3. Diễn giải quy trình
Trước khi bước vào quy trình chính, người xuất khẩu ký kết hợp đồng mua bán với người nhập khẩu.
Người mua và người bán có thể liên hệ đàm phán qua mail. Họ biết nhau thông qua các hội chợ thương mại, thông qua chiến dịch marketing hoặc thông qua liên hệ từ bên thứ ba... Tiếp đó người mua có thể yêu cầu xem hàng mẫu (nếu có) và hai bên chốt giá, hợp đồng và giao dịch với ngân hàng.
Cụ thể phòng kinh doanh của Công ty TNHH XNK Diệu Linh đã ký kết hợp đồng với Công ty Guigang Runzhenglong để xuất khẩu lô hàng Lông vịt đã được làm sạch. Bên mua yêu cầu gửi một mẫu hàng mẫu, Bên bán tính toán các chi phí và trao đổi cũng như thống nhất với bên mua về số lượng, giá bán cũng như các điều khoản trên hợp đồng. Các thông tin quan trọng trong lô hàng bao gồm:
Tên sản phẩm: Lông vịt đã được làm sạch Tên nước ngoài: Finely washes cleaned duck down Mã HS code: 05059010
Số lượng và quy cách đóng gói
- Trọng lượng không tính bao bì (Net Weight): 14,300 KGS - Trọng lượng tính cả bao bì (Gross Weight): 14,500 KGS - Đóng trong 200 túi (BG)
- Hàng mẫu được đóng trong 1 túi
Số lượng và loại cont: 2x40HC Phương thức thanh toán: T/T
Điều kiện giao hàng theo Incoterm: CIF Thời gian giao hàng dự kiến: 08/03/2024 Tổng trị giá hóa đơn: 160,160.00 USD
Hình 3. 2. Lông vịt đã được làm sạch
3.3.1. Bước 1: Người xuất khẩu thuê FWD làm thủ tục xuất khẩu hàng Sau khi kí kết hợp đồng thành công với bên mua và nhận được tiền cọc (khoảng từ 20-40% giá trị đơn hàng), bên bán tiến hành thực hiện quy trình xuất khẩu. Tại đây, người bên bán có thể tự đứng ra xuất khẩu lô hàng, hoặc thuê công ty dịch vụ FWD đứng ra làm hết mọi thủ tục. Lý do bên bán thuê FWD là vì bản thân doanh nghiệp sản xuất không có nhân lực có đủ kiến thức và kĩ năng để tự đứng ra xuất khẩu, bên cạnh đó nếu trong quá trình xuất khẩu chẳng may xảy ra sai sót dễ mang lại thiệt hại rất lớn tới doanh nghiệp.
Trong trường hợp này, Công ty TNHH XNK Diệu Linh thuê Công ty TNHH Vận Tải Thành An Phát đứng ra làm thủ tục xuất khẩu trọn gói cho lô hàng. Đây là công việc của phòng kinh doanh Công ty Thành An Phát, tiếp xúc với khách hàng là người xuất khẩu, nhận yêu cầu và phân bổ thông tin tới các phòng ban và bộ phận khác trong công ty. Tại đây, công ty Thành An Phát thực hiện các dịch vụ bao gồm:
- Vận chuyển đường biển (FCL) - Vận chuyển đường bộ - Thủ tục khai báo hải quan - Thủ tục xin cấp C/O
- Các dịch vụ khác (giám định, đóng hàng, kiểm dịch,...)
Phòng Sale phân bổ công việc cho các phòng ban: B.P cước biển, hiện trường, Thủ tục Hải quan, Vận tải, C/O,...
3.3.2. Bước 2: Khách hàng (người xuất khẩu) gửi booking request cho bên dịch vụ FWD
Bước này được thực hiện khi điều kiện giao hàng theo Incoterm trên hợp đồng không phải là FOB, đó có thể là CIF, CFR, CNF,...
Tại đây, dựa vào các thông tin cần thiếu mà khách hàng cung cấp, bên dịch vụ FWD tiến hành liên hệ với hãng tàu, cung cấp cho họ thông tin, kiểm tra lịch tàu và xin giá cước biển. Thông thường sẽ liên hệ với vài hãng tàu và chọn ra một hàng có báo giá thấp nhất, gửi cho khách hàng.
Bên FWD có thể liên hệ với hàng tàu theo 2 cách:
Cách 1: Liên hệ trực tiếp với bộ phân Sale của hãng tàu thông qua email hoặc gọi điện. Nội dung email sơ lược như sau:
Dear Mr A
Tôi là B, đại diện công ty FWD ...
Chúng tôi có lô hàng sau cần book vỏ:
Mặt hàng: ...
Số lượng: ...
POL (cảng xếp): ...
POD (cảng dỡ): ...
Điều kiện giao hàng CIF Phương thức thanh toán: ...
Kính đề nghị quý hãng tàu cung cấp báo giá vận chuyển đường biển OF, và lịch tàu trong khoảng thời gian ...
Trân trọng cám ơn!
Cách 2: Bên FWD liên hệ với hãng tàu thông qua Website. Trên Website của hãng tàu, bên FWD thực hiện các công việc sau:
- Lấy booking trực tuyến
- Check lịch tàu, ngày tàu chạy, ngày tàu đến - Chỉnh sửa B/L ngay trên Website
- Theo dõi lịch trình của hàng hóa bằng số vận đơn hoặc số container - Khai báo VGM/SI trực tuyển
Sau khi nhận được báo giá, lịch tàu phù hợp thì sẽ dán vào email gửi cho khách hàng. Sau khi khách hàng trả lời mail đồng ý xác nhận cước biển và lịch tàu, thì bên dịch vụ FWD sẽ trả lời hãng tàu chốt giá, lịch tàu. Lúc đó hãng tàu sẽ làm Booking Note hoặc Booking Information gửi khách hàng.
Trong trường hợp chứng từ của bài báo cáo này, điều kiện giao hàng theo điều kiện Incoterm được ghi trên hợp đồng là CIF, vì vậy công ty TNHH Vân tải Thành An Phát sẽ chủ động nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng, liên hệ cho hãng tàu có vẫn chuyển tuyến Châu Á như: CNC, COSCO, DONGJIN, EVERGREEN, INTERASIA, KMTC, MSC, MCC, NAM SUNG, ONE, OOCL, PIL, RCL, SITC, SM LINE, TS LINE, WANHAI, YANGMING,.. để tham khảo giá tàu. Ở đây, công ty FWD lựa chọn hãng tàu JINJIANG.
3.3.3. Bước 3: Hãng tàu gửi Booking Note
Như đã trình bày ở bước 2, hãng tàu sẽ gửi Booking Note cho Công ty FWD (Thành An Phát) để phục vụ quy trình làm hàng.
Hình 3. 3. Nội dung chính trong Booking Note của JJ SHIPPING
Hình trên là Booking của hãng JJ SHIPPING gửi cho công ty Thành An Phát.
Trong đó nêu ra những thông tin quan trọng như:
Số Booking: JJCHPSHBNC314164 Tên tàu: MILD TUNE
Số chuyến: 2408N Ngày tàu chạy: 08/08/2024
Nơi cấp cont rỗng: TASA DUYEN HAI Nơi hạ hàng: CNSHA – SHANGHAI Hạn nộp SI/VGM: 10H 01/08/2024 Giờ cắt máng: 10H 02/08/2024
Giờ cắt máng (Closing time – Cut Off) được hiểu là thời gian hãng tàu hoặc cảng ngừng nhận cont hạ hàng vào bãi để tiến hành chuyển giao giấy tờ thủ tục giữa cảng và hãng tàu.
3.3.4. Bước 4: Đổi lệnh cấp vỏ dưới cảng
Sau khi nhận được Booking Note, bộ phận hiện trường của công ty Thành An Phát tiến hành cầm Booking Note kèm theo giấy giới thiệu và chi phí xuống dưới bãi TASA DUYEN HAI để chọn vỏ và làm thủ tục lấy vỏ cont rỗng (hầu hết các hãng tàu chuyển thủ tục cấp vở cont rỗng xuống dưới bãi thay vì lên hãng tàu).
Hình 3. 4. Ví dụ về một mẫu giấy giới thiệu
Phí chì có thể được đóng riêng hoặc được gộp vào phí Local Charge.
Phí Local Charge là phí làm hàng tại cảng xếp hoặc cảng dỡ mà khách hàng phải thanh toán cho hãng tàu. Nếu là lô hàng nhập, phí Local Charge xảy ra tại cảng dỡ
(POD). Nếu là lô hàng xuất, phí Local Charge xảy ra tại cảng xếp(POL). Phí này bao gồm các khoản phí như sau:
− THC (terminal handling charges): là phí làm hàng tại đầu cầu cảng. Tại đây diễn ra 2 tác nghiệp chính. Tác nghiệp thứ nhất: hệ thống cẩu giàn, đế dỡ cont hàng từ trên tàu xuống dưới xe trung chuyển của cảng. Tác nghiệp thứ hai: xe trung chuyển, vận chuyển các cont này vào bãi tập kết.
− Chứng từ: đối với hàng nhập: Lệnh giao hàng + D/O: Lệnh giao hàng giấy
+ E-DO: Lệnh giao hàng điện tử
+ Thu theo 1 shipment (1 lô hàng): 800k-900k/shipment
− Cleaning fee: phí vệ sinh cont; 200k-300k/cont
− CIC: phí phụ trội cân bằng vỏ/phí điều chuyển vỏ rỗng
− DEM (demmurage): phí lưu cont. Thời gian lưu cont tại cảng được tính bằng công thức: “(ETA + 5 ) -1”. Đây là thời gian để khách hàng chuẩn bị kho bãi nhận hàng, tài chính, nhận chứng từ gốc... Sau 5 ngày sẽ bị thu phí phạt DEM.
− DET (Detention): phí lưu vỏ
− Storage: phí lưu bãi
Sau khi có được lệnh cấp vỏ, nhân viên hiện trường tiến hành lấy vỏ rỗng.
Thông thường có hai hình thức cấp vỏ: cấp vỏ chỉ định và cấp vỏ tự chọn.
Cấp vỏ chỉ định: Hãng tàu đã ghi sẵn số cont, chì trên mail hoặc booking.
Cấp vỏ tự chọn:
Nhân viên hiện trường xuống bãi làm thủ tục chọn vỏ cont, nhân viên kho bãi sẽ cấp cho khách hàng 1 list vỏ cont , sau đó nhân viên hiện trường ra bãi tự chọn cont. Cont được chọn cần tuân thủ những tiêu chí như vỏ không rách; không thủng;
sàn cont không bẩn; trụ cont không méo, bẹp; cửa cont dễ đóng mở... Các vỏ cont cũng được chia thành 3 loại dựa theo tình trạng chất lượng.
− Loại A: là loại chất lượng tốt nhất, tình trạng còn mới, sạch sẽ nhất, được sử dụng cho mặt hàng điện tử, may mặc, thực phẩm và một sốloại mặt hàng có khối lượng nhẹ.
− Loại B: với chất lượng thấp hơn loại A một bậc, được sử dụng cho hàng bách hóa và những mặt hàng khối lượng nhẹ.
− Loại C: được dùng cho các mặt hàng như vật liệu, gỗ... và các mặt hàng khối lượng nặng
Hình 3. 5. Hình ảnh minh họa nhân viên hiện trường chọn vỏ cont
Sau khi chọn xong tích vào list cont đó và vào quầy trong bãi làm thủ tục đóng phí nâng vỏ (hoặc đóng luôn phí hạ hàng, một số trường hợp chỉ đóng phí nâng vỏ, hạ hàng đóng sau…). Bãi cảng sẽ in phiếu giao cont rỗng, đưa cho nhân viên đi lấy lệnh hiện trường của công ty dịch vụ Thành An Phá. Hóa đơn nâng vỏ/hạ hàng sẽ được lên hóa đơn cho khách hàng và nhân viên đi lấy lệnh mang hóa đơn này về.
Sau khi hoàn tất , bộ phận vận tải hoặc lái xe sẽ mang phiếu giao cont rỗng này để vào cảng lấy cont. Kéo cont vỏ về kho riêng của khách hàng để đóng hàng.
Một số cảng sử dụng việc cấp rỗng điện tử: doanh nghiệp nộp công văn đăng ký tài khoản doanh nghiệp, sau đó vào website của cảng, chuyển khoản phí đóng nâng hạ, xuống bãi chọn vỏ, sau đó cảng chốt số cont, khách hàng tự in phiếu cấp rỗng trên hệ thống website của cảng, gửi cho lái xe qua zalo. Lái xe vào cảng bật zalo xem thông tin số cont - để lấy vỏ. Chi ngoài cho xe nâng là 15k/cont để gắp cont lên xe.
Trong trường hợp của bộ chứng từ, hãng tàu cấp vỏ chỉ định cho công ty Thành An Phát tại bãi Tasa Duyên Hải.
3.3.5. Bước 5: Khai báo thủ tục hải quan (truyền tờ khai)
Khách hàng: người xuất khẩu trực tiếp cần đăng ký chữ ký số, mua USB token từ Công ty Thái Sơn. Sau đó chuyển thông tin dữ liệu này cho bên dịch vụ
FWD là công ty Thành An Phát để truyền tờ khai.
Hình 3. 6. Khai báo hải quan trên phần mềm Ecus5 VNACCS
Bộ phận mở tờ khai hải quan của công ty dịch vụ FWD sau khi nhận được booking từ hãng tàu, tiến hành mở tờ khai hải quan hàng xuất. Các chứng từ bao gồm:
- Hợp đồng mua bán (Sale Contract) - Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) - Packing List
- Booking Note - Biểu thuế, mã HS
Còn tùy thuộc vào từng lô hàng thì có thể yêu cầu thêm các chứng từ khác như Giấy kiểm định thực vật, Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, … Các thông tin trên sẽ được cập nhập và truyền dữ liệu trên phần mềm ECUS5VN. Sau khi tờ khai hải quan được truyền đến hệ thống hải quan, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra, phân loại tờ khai hải quan. Cơ quan hải quan sẽ gửi trả kết quả phân luồng tự động:
Luồng xanh: Khi kết quả vào luồng xanh nghĩa là doanh nghiệp đã hoàn thành nghĩa vụ hải quan và các quy định pháp luật hợp lý. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp có thể được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra chi tiết hàng hóa. Hàng hóa được thông quan và thực hiện các bước thu lệ phí và đóng dấu.
Luồng vàng: Khi kết quả được đưa ra Luồng vàng, hải quan yêu cầu doanh nghiệp kiểm tra chi tiết chứng từ nhưng không kiểm tra chi tiết hàng hóa. Sau khi kiểm tra
nếu không có dấu hiệu vi phạm sẽ chuyển sang khâu tính phí và đóng dấu tương tự như luồng xanh, hàng hóa sẽ được thông quan.
Luồng đỏ: Khi đầu ra là luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra chi tiết hồ sơ, kiểm tra chi tiết hàng hóa. Có 3 mức độ kiểm tra thực tế (theo Thông tư 112/2005/TT- BTC)
- Kiểm tra toàn bộ lô hàng
- Kiểm tra thực tế 5% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
- Kiểm tra thực tế 10% lô hàng, nếu không phát hiện vi phạm thì kết thúc kiểm tra, nếu phát hiện vi phạm thì tiếp tục kiểm tra cho tới khi kết luận được mức độ vi phạm.
Dựa trên thực tế bộ chứng từ, lô hàng có kết quả phân luồng xanh, với mã phân loại kiểm tra là 1. Sau khi có kết quả từ cơ quan hải quan, sẽ xuất hiện mã vạch và người bán tiến hành nộp thuế xuất khẩu.
Sau khi tờ khai hải quan được thông quan, nhân viên hiện trường của công ty Thành An Phát mang tờ khai, mã vạch, phiếu cân VGM, phơi hạ hàng: để ký hải quan giám sát, sau này mang lên hãng tàu hoặc bãi cảng để nộp.
3.3.6. Bước 6: Đóng hàng tại kho riêng của khách hàng và hạ hàng
Tiếp nối bước 4, sau khi đã chọn được cont và trả phí nâng hạ xếp cont lên xe, tài xế nhận thông tin về kho hàng của khách hàng để chở vỏ cont tới kho xếp hàng. Tài xế kéo cont từ địa điểm lấy vỏ rỗng là TASA DUYEN HAI, kéo về kho riêng của khách tại Xóm 1, thôn Lạc Nhuế, Xã Đồng Hóa, Huyện Kim Bảng, Hà Nam. Trước đó bên phía công ty Thành An Phát cần liên hệ với kho của khách hàng trước khi xe tới kho khoảng nửa ngày, bên cạnh đó là liên hệ chủ kho để cung cấp thông tin tài xế, xác minh địa chỉ và thời gian xe đến cũng như loại cont để chủ kho sắp xếp cách thức xếp hàng vào cont.
Loại cont 40HC, với các thông số về kích thước như sau:
Hình 3. 7. Thông số cont 40HC
Sau khi tới kho và xác nhận thông tin nhằm xác định đúng tài xế, xe sẽ vào kho để đóng hàng. Tại kho sẽ bố trí công nhân, xe nâng, xe công nhân phụ trợ... để tác nghiệp đóng hàng vào cont. Công nhân tại kho tiến hành tăng chằng, chèn lót nhằm đảm bảo hàng trong cont được cố định, không xảy ra đổ vỡ, xô đẩy hàng trong quá trình vận chuyển. Nhân viên kho kiểm đếm tích vào packing list ,số cont, số chì cụ thể để sau này gửi cho Thành An Phát hoặc hãng tàu để làm SI (Shipping Instruction). Nhân viên kho sẽ trực tiếp kẹp chì vào cont.
Hình 3. 8. Kẹp chì niêm phong cont
Sau khi hoàn tất kẹp chì, lái xe xác nhận thời gian với công ty Thành An Phát và tiến hành đưa cont về bãi hạ hàng tại NAM DINH VU PORT để chuẩn bị xuất tàu.
Trước khi cont được đưa vào cảng, cont được cân (VGM). Trong đó, khai báo VGM là việc khai báo toàn bộ trọng lượng hàng trước khi hàng được xếp lên tàu
được thực hiện trên website của hãng tàu hoặc gửi qua email (tùy quy định của từng hãng). Có 2 cách để xác định VGM theo luật mới của SOLAS:
Cách 1: Sau khi hoàn tất việc đóng gói, niêm phong container, khách hàng có thể cân container tại trạm cân của khách hàng hoặc tại đơn vị/trạm cân thứ 3. Trạm cân này phải đảm bảo đúng tiêu chuẩn và được phê duyệt (theo tiêu chuẩn Việt Nam).
Khách hàng phải ký vào dấu tròn của chủ hàng. Trạm cân cũng phải ký tên, đóng dấu xác nhận trọng lượng và chịu trách nhiệm về việc khai báo trọng lượng nêu trên.
Cách 2: Khách hàng có thể tính trọng lượng của tất cả các kiện hàng, kể cả pallet và toàn bộ vật liệu đóng gói + trọng lượng rỗng (bì) của container thể hiện ở mặt ngoài container. Thiết bị dùng để cân phải tuân thủ Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Việt Nam – theo Hướng dẫn của SOLAS - Chương 5.1.2. Việc cân hàng trước khi đưa lên tàu nhằm đảm bảo tải trọng hàng xếp trong cont đúng như quy định của hãng tàu (dưới 28 tấn/cont). Bên cạnh đó, khi thực hiện cẩu hàng từ xe kéo tới điểm tập kết để hạ bãi, trên cẩu cũng gắn thiết bị cân. Nếu thông tin trên phiếu cân VGM chênh lệch với cân thực tế trên cẩu, chủ hàng sẽ bị phạt.
Trước khi vào trong cảng lái xe sẽ nhận được 1 phơi hạ hàng (lệnh hạhàng) sau khi cung cấp các chứng từ cần thiết. Trong một số trường hợp sẽ đóng luôn phí hạ hàng nếu trước đó chưa đóng. Về việc đổi lệnh hạ hàng: Trước đây lái xe hoặc nhân viên hiện trường trực tiếp mang booking, lệnh cấp rỗng xuống cảng đổi, nhưng hiện tại, tất cả các cảng thực hiện việc đổi lệnh điện tử qua email: Nghĩa là lái xe đóng hàng xong sẽ chụp ảnh số cont và số chì, sau đó gửi zalo cho nhân viên chứng từ hoặc điều vận để họ gửi email cho cảng, cảng sẽ xác nhận và phát hành phiếu hạ hàng files mềm trên website của cảng. Lái xe nhận files mềm từ zalo, vào cảng tiến hành hạ hàng. Việc hạ hàng phải được thực hiện trước giờ cắt máng, tức trước 10h ngày 02/08/2024.
3.3.7. Bước 7: Bộ phận chứng từ của công ty dịch vụ FWD làm SI
SI - Shipping Instruction: là 1 chứng từ cung cấp chi tiết về lô hàng, thông tin của các bên liên quan và yêu cầu vận chuyển cụ thể, được chủ hàng (người xuất khẩu) cung cấp cho hãng tàu, hoặc công ty giao nhận vận chuyển. SI là cơ sở để hãng tàu thiết lập và phát hành vận đơn (bill).