CHƯƠNG III. TÌM HIỂU NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI VSICO (CHI NHÁNH HẢI PHÒNG)
3.3. Quy trình xuất khẩu hàng nguyên container
3.3.1. Diễn giải quy trình giao nhận hàng xuất khẩu nguyên container
Phòng Kinh doanh bên người xuất khẩu là Công ty TNHH Osawa Việt Nam đã ký kết hợp đồng với OSAWA WAX CO., LTD để xuất khẩu 1 lô hàng can nhựa . Bên bán sẽ trao đổi, lên kế hoạch tính toán chi phí cho lô hàng túi Jumbo để trao đổi báo giá với người nhập khẩu. Các giấy tờ cần thiết cho bước báo giá, ký kết hợp đồng này gồm có:
- Form báo giá PI (Proformal Invoice) - Hợp đồng (Sale Contract)
Báo giá hàng xuất khẩu:
o Số lượng: 530 Package o Net weight: 2,771.05 KGS o Được đóng gói trong 1 cont 40’
o Thời gian giao hàng dự kiến: 2/8 o Phương thức thanh toán: TT
o Điều kiện giao hàng theo Incoterm: CIF o Tổng giá trị hóa đơn: 7,748.50 USD
Quy trình 2: Công ty giao nhận sẽ gửi Booking Request cho hãng tàu.
Sau khi ký kết hợp đồng thành công giữa người nhập khẩu và người xuất khẩu, người xuất khẩu sẽ tìm công ty giao nhận để tiến hành làm thủ tục xuất khẩu lô hàng nguyên container.
Công ty Cổ phần Hàng hải VSICO sẽ đảm nhiệm việc liên hệ với các hãng tàu như ONE, Sealand,Evergreen, Huyndai,ZIM,Cosco,OOCL,SITC,Wanhai,Tslines, ASL, Jing Jiang,…để kiểm tra lịch tàu, xin báo giá cước biển. Công ty sẽ lựa chọn hãng tàu có báo giá thấp nhất để vận chuyển lô hàng rồi sau đó báo giá cho người xuất khẩu
Chi tiết Booking Request công ty Cổ phần Hàng hải VSICO gửi cho hãng tàu:
Dear SHANG HAI JIN JIANG SHIPPING Chúng tôi có lô hàng sau cần book vỏ : Mặt hàng: Can nhựa
Số lượng: 01 x40’HC POL ( cảng xếp ): HAI PHONG POD ( cảng dỡ ): KOBE
Điều kiện giao hàng: CIF Phương thức thanh toán: TTR
Kính đề nghị quý công ty cung cấp báo giá vận chuyển đường biển và lịch tàu tháng 07/2023.
Trách nhiệm, chi phí của người xuất khẩu:
- Book tàu, trả cước biển, mua bảo hiểm hàng hóa,
- Thanh toán phí Local charges tại đầu cảng xếp : THC, Phí Bill, phí chì,
- Thanh toán phí nâng vỏ , hạ hàng tại Cảng, và chi phí vận tải (kéo cont từ bãi cảng về kho riêng đóng hàng, hạ bãi xuất tàu). Thanh toán phí cân hàng.
- Cung cấp các giấy tờ xuất khẩu cần thiết: C/O, packing list, Hợp đồng mua bán, (giấy hun trùng mối mọt, kiểm dịch nếu có )…
- Trả chi phí mở tờ khai hải quan hàng xuất (kiểm hóa nếu có).
- Chịu chi phí đóng hàng vào container, chèn lót, tăng chằng.
Trách nhiệm, chi phí của người nhập khẩu:
- Trả chi phí local charges tại đầu cảng đến : THC, DO, vệ sinh cont, CIC, và( DEM ,DET nếu có )
- Trả chi phí mở tờ khai hải quan hàng nhập (kiểm hóa nếu có).
- Thanh toán phí nâng hàng, hạ vỏ - Cược vỏ khi lấy cont
- Chịu chi phí vận chuyển lấy cont từ cảng về kho riêng, rút ruột - Chịu chi phí sửa chữa , vệ sinh cont nếu có.
Quy trình 3: Hãng tàu gửi Booking Note cho Công ty giao nhận
Sau khi hãng tàu nhận được Booking Request từ bên công ty Cổ phần Hàng hải VSICO và hai bên đã chốt được giá cước biển phù hợp, công ty Cổ phần Hàng hải VSICO sẽ gửi giá cước biển về lại cho người xuất khẩu.
Công việc của hãng tàu JIN JIANG SHIPPING là chuẩn bị Booking Note để gửi lại Booking Note cho công ty giao nhận. Nội dung của Booking Note:
Tên tàu: HARRIER Số chuyến: 2329N
Địa chỉ hãng tàu: Tầng 2, Tòa nhà Thành Đạt 3 - số 4, Đường Lê Thánh Tông Phường Máy Tơ, Quận Ngô Quyền, Thành phố Hải Phòng, Việt Nam
Số lượng cont: 01 x 40’HC ETD: 02/08/2023 Cảng đích: KOBE, JAPAN
Nơi cấp container: SAO A REPORT
Hình 3.11. Debit note thanh toán hãng tàu Quy trình 4: Đổi lệnh cấp vỏ cont dưới cảng
Công ty Cổ phần Hàng hải VSICO cầm Booking Note hãng tàu JIN JANG gửi kèm theo đó là giấy giới thiệu đi đổi vỏ cont, phí chì lên địa chỉ hãng tàu. Xếp vào quầy chứng từ hàng xuất để đổi lệnh cấp vỏ rỗng.
Note: Phí chì có thể thu riêng hoặc tính trong phí Local Charges Trên lệnh cấp vỏ rỗng, gồm có những nội dung chính như sau:
+ Tên chủ hàng + Số hiệu container + Số lượng, loại container + Bãi chọn vỏ cont
Nhân viên hiện trường của công ty Cổ phần Hàng hải VSICO bãi Sao Á để làm thủ tục chọn vỏ container rỗng, nhân viên kho bãi tại bãi Sao Á sẽ cấp cho khách hàng 1 list vỏ container để khách hàng lựa chọn. Nhân viên hiện trường sau khi chọn được container phù hợp trong list cont đã được đưa trước đó, họ sẽ ra bãi để kiểm lại cont. Những lưu ý mà nhân viên hiện trường cần dựa vào để chọn vỏ container cho chất lượng tốt là:
+ Không lấy vỏ rách, thủng hay trục cửa cont không được bị méo hoặc bẹp, sàn sạch, không bẩn
Sau khi chọn xong vỏ container đáp ứng đủ chất lượng mặt hàng, nhân viên hiện trường tích vào list vỏ container đã được nhân viên bãi đưa cho trước đó. Nhân viên hiện trường sau đó sẽ đi vào quầy trong bãi để làm thủ tục đóng phí nâng vỏ (nếu được yêu cầu sẽ đóng luôn phí hạ hàng vì có nơi yêu cầu đóng cả hai phí, có nơi chỉ yêu cầu đóng phí nâng hàng trước, hạ vỏ tính sau)
Bãi cảng sẽ in ra một phiếu giao container rỗng, đưa cho nhân viên hiện trường. Còn hóa đơn đóng phí nâng hàng, hạ vỏ sẽ được đưa lên hóa đơn cho khách hàng và nhân viên đi lấy lệnh sẽ mang hóa đơn này về.
Sau khi hoàn tất, bộ phận vận tải hoặc bên lái xe sẽ mang phiếu giao container rỗng này để vào cảng lấy container, kéo container vỏ về kho riêng của khách hàng( người xuất khẩu ) để đóng hàng
Quy trình 5: Khai hải quan
Bộ phận mở tờ khai hải quan của công ty Cổ phần Hàng hải VSICO sau khi nhận được Booking từ hãng tàu, tiến hành mở tờ khai hải quan hàng xuất, các chứng từ quan trọng cần thiết cần phải có bao gồm:
+ Booking Note + Hợp đồng mua bán + Hóa đơn thương mại + Packing List
Các thông tin trên sẽ được cập nhập và truyền dữ liệu trên phần mềm ECUSS5VN.
Cơ quan hải quan sau khi kiểm tra thông tin về lô hàng mà bộ phận khai hải quan của công ty khai báo sẽ gửi trả kết quả phân luồng:
1- Luồng xanh: Thông quan
2- Luồng vàng: Kiểm tra lại hồ sơ ( mất thêm phí)
3- Luồng đỏ: Bị kiểm hóa ( Kiểm tra lại hồ sơ và cắt chì kiểm tra hàng trong container và sẽ mất thêm phí)
Sau khi tờ khai hải quan được thông quan, nhân viên hiện trường của công ty sẽ mang tờ khai này lên hãng tàu hoặc lên bãi cảng để nộp và chờ xuất tàu sau khi tàu chạy 2 tuần thì lên thanh lý tờ khai.
Quy trình 6: Đổi lệnh cấp vỏ cont dưới cảng Đóng hàng tại kho riêng của khách hàng
Lái xe chở vỏ rỗng đến kho riêng của khách hàng đóng hàng, bộ phận kho sẽ bố trí công nhân, bố trí xe nâng để tác nghiệp đóng hàng vào container.
Nhân viên kho kiểm đếm hàng hóa tên, số lượng, số container, số chì cụ thể so với Packing List để sau này gửi cho công ty Cổ phần Hàng hải VSICO hoặc hãng tàu để làm SI
Công nhân tại nhà máy sẽ tăng chằng, chèn lót hàng hóa để tránh bị xô đẩy hay đổ vỡ,
… nhân viên kho sẽ trực tiếp kẹp chì vào container. Lái xe của công ty sẽ kéo container hàng này về bãi cảng (bãi hạ hàng) để chuẩn bị xuất tàu.
Trước khi vào cảng, container chứa lô hàng sẽ được cân (VGM). Việc cân này không bắt buộc phải thực hiện tại cảng mà có thể thực hiện tại công ty dịch vụ bên ngoài. Mục đích của việc cân hàng để đảm bảo tải tọng hàng xếp trong container đúng như quy định của hãng tàu (dưới 28 tấn/cont).
Container hàng sẽ phải đổi lệnh hạ hàng trước khi vào trong cảng. Nếu chưa đóng phí hạ hàng thì phải đóng tại bước này.
Hình 3.12. Đóng hàng vào container rỗng
Quy trình 7: Shipping Instruction
SI là cơ sở để hãng tàu thiết lập và phát hành vận đơn ( Bill)
Việc đầu tiên là hãng tàu gửi Bill nháp để khách kiểm tra các thông tin trên Bill. Nội dung của Bill gồm có:
+ Số vận đơn (number of bill of lading): HPKOB221024 + Người gửi hàng (shipper): Công ty TNHH OSAWA VIỆT NAM + Người nhận hàng (consignee): OSAWA WAX CO.,LTD + Địa chỉ thông báo (notify address): OSAWA WAX CO.,LTD + Tên tàu (vessel hay name of ship): HARRIER 2329N + Cảng xếp hàng (port of loading): HAIPHONG, VIETNAM + Tên hàng (name of goods):KOBE , JAPAN
+ Số kiện (number of packages): 530 PK
+ Trọng lượng toàn bộ hay thể tích (total weight or mesurement):
Quy trình 8: Bill
Sau khi công ty (người xuất khẩu) xác định các thông tin là chính xác, hãng tàu mới phát hành bill gốc hoặc Surrender/ Seaway Bill. Loại Bill được phát hành phải tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng cũng như việc dựa vào phương thức thanh toán trên hợp đồng. Nếu là thanh toán theo L/C thì bắt buộc phải cần tới Bill gốc. Các trường hợp khác để tiện dụng, dễ hiểu hơn thì dung Bill Surrender hoặc Seaway Bill. Một bộ Bill gốc hoàn chỉnh sẽ có: 3 bản gốc và 3 bản copy.
Ở hợp đồng này, do hai công ty quyết định sử dụng phương thức thanh toán là TT nên loại bill sẽ là Surrender.
Do không có đại lý ở nước nhập khẩu, công ty Cổ phần Hàng hải VSICO không phát hành House Bill cho Công ty .
Quy trình 9: Nộp tờ khai hải quan và phơi hạ hàng
Nhân viên hiện trường công ty VSICO mang tờ khai hải quan bản gốc đã thông quan và phơi lệnh hạ hàng lên hãng tàu để nộp ( lưu ý có thể nộp tại bãi cảng nếu hãng tàu yêu cầu )
Quy trình 10: Công ty VSICO nộp các khoản phí
Trước khi tàu chạy và lấy Bill, công ty VSICO sẽ phải thanh toán đầy đủ các khoản phí cho khách hàng:
Hình 3.13. Shipping Instruction
Các khoản thanh toán gồm có các loại phụ phí như sau:
+ Phí Bill ( Bill Fee) + Seal Fee ( Phí Chì)
+ Phí THC ( Terminal Handling Cost) + Telex Realease
+ Phí cước biển ( Ocean Freight) + Phụ phí nếu có (AFR, AMS,…) + Phí cân đo VGM ( Verified Gross Mass) + Handling Fee
+ Nâng hàng, hạ vỏ
+ Phí Hải quan Giám sát kho bãi
+ Phí sử dụng tiện ích/ Xây dựng công trình cảng biển Hải Phòng + Phí mở tờ khai hải quan hàng xuất
+Phí vận chuyển hàng hóa ( Lấy vỏ rỗng dưới cảng kéo về kho riêng)
2.2.5. Doanh thu dự kiến của lô hàng
Công ty Minh Quân đã lập ra bảng Debit Note để yêu cầu khách hàng của công ty thanh toán số tiền mà công ty đã chi ra trước để thanh toán với hãng tàu, cụ thể chi phí sẽ được ghi rõ trong bảng Debit Note sau:
Doanh thu dự tính của Công ty VSICO sau khi thực hiện lô hàng xuất nguyên container mặt hàng can nhựa bằng tổng chi phí dịch vụ của Mở tờ khai hải quan hàng xuất và Vận chuyển hàng hóa theo đường bộ. Cụ thể, doanh thu dự tính của lô hàng là: 6,400,000 VND
Hình 3.15. Debit Note