PHẦN II THỰC HÀNH GHI SỔ KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THUẬN
2.1. Giới thiệu khái quát về phần hành kế toán tiền mặt
Tiền mặt là tài sản tồn tại trực tiếp của Công ty. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh được kế toán sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là “đồng” và những nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ được theo dõi chi tiết và quy đổi về VNĐ để ghi sổ theo tỉ giá mua bán thực tế bình quân trên thị trường liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà Nước Việt Nam chính thức công bố. Các ngoại tệ đều được theo dõi đơn trên TK 007( tăng ghi Nợ, giảm ghi Có).
Hạch toán tiền mặt để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng giảm vốn bằng tiền của doanh nghiệp.
Nguyên tắc hạch toán: Tách biệt nhiệm vụ giữ tiền mặt với việc giữ sổ sách kế toán. Người làm công tác giữ tiền mặt (thủ quỹ ) không được làm kế toán và ngược lại.
Khi hạch toán phải đảm bảo các nguyên tắc:
- Nguyên tắc tiền tệ thống nhất - Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ - Nguyên tắc cập nhật
2.1.1. Chứng từ sử dụng
- Phiếu thu - Mẫu số 01 - TT - Phiếu chi - Mẫu số 02 - TT
- Biên lai thu tiền - Mẫu số 06 - TT
- Bảng kiểm kê quỹ (Dùng cho VND) – Mẫu số 08a – TT 2.1.2. Tài khoản sử dụng
Hạch toán tiền mặt tại quỹ được phản ánh trên TK 111-“Tiền mặt”
TK 111 phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt tại đơn vị TK 111-“Tiền mặt” gồm có 3 tài khoản cấp 2:
- TK 1111-“Tiền Việt Nam”: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam.
Chứng từ Lập phiếu
thu(3 liên) Thủ quỹ thu
tiền Ghi sổ
Chứng từ Lập phiếu
chi Thủ quỹ
chi tiền Ghi sổ
- TK 1112-“Tiền ngoại tệ”: phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ.
- TK 1113-“Vàng, bạc, đá quý”: phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ.
Đơn vị chỉ sử dụng TK 1111.
2.1.3. Sổ sách kế toán
- Sổ chi tiết : Sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết tiền mặt
- Sổ tổng hợp: Sổ nhật ký thu tiền, nhật ký chi tiền, Sổ Cái TK 111 2.1.4. Quy trình luân chuyển chứng từ
Quy trình thu tiền:
Chứng từ: Là hóa đơn bán hàng từ phòng kinh doanh hoặc giấy thanh toán tạm ứng,…
Lập phiếu thu: Người nộp tiền đề nghị nộp tiền, cầm các chứng từ gặp kế toán thanh toán, kế toán thanh toán kiểm tra và lập phiếu thu (gồm 3 liên: 1 liên giao cho người nộp tiền, 1 liên thủ quỹ giữ ghi sổ, 1 liên kế toán thanh toán giữ).
Thủ quỹ thu tiền: Kế toán thanh toán chuyển phiếu thu cho kế toán trưởng, giám đốc ký duyệt. Phiếu thu sau khi được ký duyệt chuyển liên màu trắng đến thủ quỹ để kiểm nhận tiền. Liên màu xanh giao cho khách hàng để làm chứng từ đến thủ quỹ nộp tiền. Thu đủ tiền thủ quỹ đóng dấu đã thu tiền vào phiếu thu và ghi sổ quỹ bằng tay.
Ghi sổ: Kế toán thanh toán sử dụng phiếu thu liên màu hồng để ghi sổ trên phần mềm kế toán để sau này đối chiếu với sổ quỹ ghi bằng tay của thủ quỹ.
Quy trình chi tiền:
Chứng từ: Đề nghị thanh toán từ các phòng ban, đề nghị thanh toán từ kế toán công nợ (đã được ký duyệt). Các trưởng phó bộ phận phải chịu trách nhiệm chi phí phát sinh từ phòng, ban của mình theo chương trình quản trị chi phí hiệu quả.
Lập phiếu chi: Kế toán thanh toán lập phiếu chi căn cứ theo các đề nghị thanh toán đã được duyệt và trình kế toán trưởng ký kiểm tra so với kế hoạch thanh toán.
Thủ quỹ chi tiền: BGĐ ký duyệt thanh toán. Kế toán tiền mặt chuyển phiếu chi liên màu trắng cho thủ quỹ để chi tiền. Sau khi đã chi tiền và có chữ ký xác nhận của người nhận tiền, thủ quỹ đóng dấu đã chi tiền và thực hiện ghi sổ quỹ bằng tay.
Ghi sổ: Kế toán tiền mặt sử dụng phiếu chi ghi sổ trên phần mềm kế toán để sau này đối chiếu với sổ quỹ ghi bằng tay của thủ quỹ.
2.1.5. Quy trình ghi sổ kế toán
Sơ đồ 2.1. Trình tự ghi sổ kế toán tiền mặt tại Công ty
Chứng từ gốc
Nhật ký thu tiền, chi tiền
Sổ quỹ Sổ chi tiết
TK 1111
Sổ Cái TK 1111 Bảng tổng
hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú: Ghi hàng ngày Quan hệ đối chiếu Ghi cuối kỳ Ghi chép định kỳ