THẬP BẰNG CHỨNG TRONG KIỂM TOÁN MỘT SỐ
Xem xét một khoản mục sau đây trên bảng cân đối kế toán. Tải sản lưu động:
Hàng tồn kho(cuối kì):... VNĐ 250.000.000
Khi báo cáo khoản mục này trên bảng cân đối kế toán thì ban quản lí đã khẳng định một cách rõ ràng các cơ sở dẫn liệu sau: (1) Hàng tồn kho trong báo cáo hiện đang tồn tại( sự hiện hữu), và (2) Hàng tồn kho có giá trị chính xác là VNĐ 250.000.000( đo lường). Ban quản lí tất yếu cũng khẳng định các cơ sở dẫn liệu sau một cách ngầm định: (3) tất cả hàng tồn kho của đơn vị đã được báo cáo, các nghiệp vụ về hàng tồn kho được ghi chép đủ( tính đầy đủ),( 4) tất cả số hàng tồn kho đã báo cáo là hàng tồn kho, phương pháp kế toán hàng tồn kho phải được trình bày trên báo cáo đúng theo qui định, đúng vào khoản mục hàng tồn kho, phương pháp kế toán hàng tồn kho phải được trình bày trên báo cáo( trình bày và khai báo),.... Nếu bất cứ một trong số các cơ sở dẫn liệu trên bị phản ánh sai lệch thì báo cáo tài chính có thể bị trình bày sai lệch trọng yếu.
Các cơ sở dẫn liệu có liên quan trực tiếp đến GAAP và các cơ sở dẫn liệu này được ban quản lý sử dụng như một phần của các chuẩn mực trong việc trình bày và báo cáo các thông tin kế toán trên các báo cáo tài chính. Do vậy kiểm toán viên cần phải hiểu được các cơ sở dẫn liệu đó để thực hiện các cuộc kiểm toán một cách thích đáng.
Sau đây là các cơ sở dẫn liệu với thủ tục kiểm toán tướng ứng trong kiểm toán khoản mục hàng tồn kho hiện nay ở các doanh nghiệp.
Với cơ sở dẫn liệu: Sự tồn tại
Kiểm toán viên có thể sử dụng nhiều kĩ thuật khác nhau nhưng kĩ thuật đem lại hiệu quả cao là kiểm kê vật chất hàng tồn kho vào cuối năm. Đây có thể coi là kĩ thuật chuẩn tắc cho hầu hết các đơn vị để kết thúc hoạt động vào cuối năm hoặc gần cuối năm. Căn cứ và kết quả kiểm kê hàng tồn kho, số liệu
hàng tồn kho trên sổ của công ty khách hàng sẽ được điều chỉnh. Những thủ tục như thế này thường được thực hiện đối với những khách hàng nhỏ có sử dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kì hoặc ở những đơn vị quản lý hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên nhưng ghi chép về hàng tồn kho không đủ độ tin cậy hoặc có những minh chứng về sự tồn tại những rủi ro khác.
Trong trường hợp, việc kiểm kê hàng tồn kho vào cuối năm được thực hiện, kiểm toán viên nên: quan sát về quá trình kiểm kê hàng tồn kho của khách hàng để xác định tính chính xác của thủ tục, thực hiện thủ tục( đã lựa chọn) kiểm tra số lượng để tìm kiếm dấu vết trong tài liệu về hàng tồn kho của công ty khách hàng. Kiểm tra tài liệu về hàng tồn kho của công ty khách hàng bằng việc kiểm tra số lượng trên tài liệu, thực hiện kiểm tra độc lập các số liệu tính toán của công ty khách hàng về chi phí. Tìm kiếm bằng chứng về hàng tồn kho luân chuyển chậm, lỗi thời hoặc hàng tồn kho bị hư hại có thể dẫn tới việc ghi giảm giá tới giá thực tế hoặc giá thị trường. Kiểm toán viên nên tiến hành kiểm tra kế hoạch kiểm kê hàng tồn kho của công ty khách hàng và lập kế hoạch quan sát việc kiểm kê hàng tồn kho của đơn vị.
Với cơ sở dẫn liệu trọn vẹn:
Kiểm toán viên thường thực hiện thủ tục kiểm toán kiểm tra việc chia cắt kì kế toán đối với các hóa đơn và tài liệu chứng minh về hàng hóa được chuyển giao vào cuối năm để xác định xem tất cả các khoản mục hàng tồn kho đã được ghi trên chép vào đúng kì. Thủ tục này thường được kết thúc bằng việc thu thập các thông tin về những khoản mục hàng hóa cuối cùng được chuyển giao và nhận được ghi chép trên nhật kí bánh hàng và nhật kí mua hàng trong khoảng thời gian gần ngày kế thúc năm. Hoặc kiểm toán viên có thể sử dụng GAS để xác định xem các khoản mục hàng tồn kho được ghi sổ có đúng thời gian không. Kiểm toán viên cũng nên thực hiện thẩm vấn
nhân viên công ty khách hàng về bất cứ hàng tồn kho nào ở đơn vị nhận kí gửi hoặc lưu trữ ở bên thứ ba và gửi thư xác nhận về sự tồn tại của chúng. Đối với khoản mục quan trọng, thực hiện thăm quan nơi bảo quản và gửi thư xác nhận tới bộ phận quản lý hàng của đơn vị ở bên ngoài. Thực hiện phỏng vấn nhân viên công ty khách hàng về khoản dự phòng hàng trả lại. Xác định chính sách của khách hàng về hoạt động kế toán đối với loại hàng bị trả lại. Kiểm tra hóa đơn của các nghiệp vụ trong một khoảng thời gian để xác định có hay không những hàng hóa bị trả lại lớn đã nhận được và đã ghi chép chúng.
Với cơ sở dẫn liệu Quyền:
Hầu hết công việc kiểm toán viên đối với cơ sở dẫn liệu quyền và sở hữu hàng tồn kho được xác định trong các thủ tục kiểm tra của kiểm toán viên đối với những ghi chép ban đầu về nghiệp vụ mua sắm. Kiểm toán viên cũng nên kiểm tra những hợp đồng dài hạn để xác định nghĩa vụ chuyển giao hàng cho người mua, quyền trả lại hàng của khách hàng hoặc nghĩa vụ mua lại( nếu có). Kĩ thuật phỏng vấn nên được thực hiện liên quan tới bất kì hàng tồn kho đang gửi bán.
Ngoài ra, kĩ thuật gửi thư xác nhận đối với bên thứ ba bảo quản hàng tồn kho của công ty khách hàng cũng có thể sử dụng trong trường hợp này. Thủ tục này cũng cho phép kiểm toán viên xác minh về cơ sở dẫn liệu quyền và nghĩa vụ đối với hàng tồn kho. Xác nhận hàng tồn kho không cung cấp những bằng chứng về tính giá và đo lường vì bên thứ ba không có trách nhiệm phải báo cáo về tình trạng hàng tồn kho trong kho.
Với cơ sở dẫn liệu là đánh giá:
Đánh giá là cơ sở dẫn liệu phức tạp nhất có liên quan tới khoản mục hàng tồn kho bời vì số lượng các nghiệp vụ, sự đa dạng của sản phẩm, sự phức tạp của phương pháp tính giá và nhứng khó khăn trong ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được ở phụ nữ. Sự kết hợp giữa các kĩ thuật kiểm tra
trực tiếp và thủ tục phân tích được sử dụng để ước tính về giá trị hàng tồn kho. Kiểm toán viên nên kiểm tra tính đúng đắn của giá hàng tồn kho và sau đó kiểm tra việc đánh giá theo phương pháp thấp hơn giá thực tế hoặc giá thị trường. Thông thường phần chi phí của cơ sở dẫn liệu đánh giá được kiểm tra bằng cách tìm kiếm theo nhứng hóa đơn vận chuyển và những ghi chép bổ trợ về giá phí cũng phải được kiểm toán viên kiểm tra. Kiểm toán viên thường kiểm tra dữ liệu giá thị trường hiện tại và những thông tin khác. Những dữ liệu và thông tin ấy có thể chỉ ra sự sụt giảm giá bán hoặc lỗi thời của hàng tồn kho và giúp kiểm toán viên kiểm tra những vấn đề liên quan tới giá thực tế hoặc giá thị trường. Kiểm toán viên xem xét xem phương pháp đánh giá có phù hợp với khách hàng hay không. Thẩm vấn về hoạt động sản xuất và cá nhân người bảo quản về sự tồn tại của hàng bị lỗi thời. Kiểm tra chi phí hàng tồn kho bằng việc chọn mẫu hàng tồn kho được ghi chép và tìm kiếm dấu vết các tài liệu, bao gồm: tìm dấu vết về hoạt động mua các yếu tố đầu vào từ hóa đơn của nhà cung cấp, kiểm tra chi phí tiêu chuẩn( định phí).
Kiểm tra đối với khả năng hàng tồn kho lỗi thời có thể dẫn tới việc ghi giảm giá trị hàng tồn kho: kiểm tra nhật kí mua đối với những thay đổi về công nghệ sản xuất, thực hiện kiểm tra trực tiếp đối với khoản mục hàng tồn kho có khả năng lỗi thời được lưu ý, sư ý trong khi quan sát quá trình kiểm kê vật chất hàng tồn kho, phân tích doanh thu theo dòng sản phẩm, lưu ý tới bất cứ sụ tăng lên với qui mô lớn nào trong doanh thu theo dòng sản phẩm, kiểm tra các cam kết mua hàng về khả năng thua lố tiềm tàng. Xác định xem có những khoản lỗ kinh doanh chưa chắc chắn đã được công bố và ghi nhận hay không.
Với cơ sở dẫn liệu công bố:
Kiểm toán viên kiểm tra những công bố của công ty khách hàng về sự tuân thủ các nguyên tắc chung được chấp nhận phổ biến (GAAP). Thêm vào
đó, kiểm toán viên phải nhận diện bất cứ tình huống bất thường nào từ các hợp đồng bán hàng hoặc mua hàng sẽ được công khai bổ sung. Kiểm tra việc công bố báo cáo tài chính về các nội dung: Phương pháp đánh giá mà đơn vị sử dụng, số liệu về giá phí theo phương pháp FiFo và mức độ luân chuyển theo phương pháp LiFo nếu phương pháp này được sử dụng, tỉ lệ % hàng tồn kho được đánh giá theo các phương pháp khác nhau, sự phân loại hàng tồn kho như là nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, sự tồn tại các khoản thua lỗ bất thường, chính sách về hàng tồn kho liên quan tới hàng bị trả lại.
Như vậy đó chính là cơ sở dẫn liệu, mục tiêu kiểm toán và thủ tục kiểm toán tương ứng với khoản mục hàng tồn kho trên bảng cân đối kế toán của doanh nghiệp.
Với khoản phải thu khách hàng cũng vậy, khi trình bày khoản mục này trên Bảng cân đối kế toán, ban quản lý đã khẳng định một cách rõ ràng hoặc ngầm định các cơ sở dẫn liệu: hiện hữu, tính đo lường (chính xác về mặt kỹ thuật), tính trọn vẹn, quyền và nghĩa vụ, trình bày và khai báo.
Khi tiến hành kiểm toán khoản mục này, kiểm toán viên cũng sẽ đưa ra các mục tiêu kiểm toán đặc thù sau:
- Mục tiêu hợp lý chung: Số dư tài khoản bán hàng và thu tiền đều hợp lý. - Mục tiêu hiệu lực: Xác minh cơ sở dẫn liệu hiệu lực, đánh giá tính có thực của khoản phải thu khách hàng.
- Mục tiêu trọn vẹn: Xác minh cơ sở dẫn liệu trọn vẹn đã được thể hiện. Tức là kiểm tra xem tất cả các khoản phải thu khách hàng đã phát sinh trên thực tế có được thể hiện đầy đủ trên Bảng cân đối kế toán không hay vẫn còn các khoản phải thu bị “bỏ sót”.
- Mục tiêu quyền và nghĩa vụ: Xác minh cơ sở dẫn liệu quyền và nghĩa vụ. Tức là các khoản phải thu đã được phản ánh trên Bảng cân đối kế toán đều thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.
- Mục tiêu định giá: Là hướng xác minh con số trình bày trên bảng cân đối có phải là con số phản ánh chính xác tổng các khoản phải thu khách hàng của doanh nghiệp vào thời điểm 31/12/N theo đúng nguyên tắc tính của doanh nghiệp đã định trước.
- Mục tiêu phân loại: Là hướng xác minh tất cả các khoản phải thu đều là các khoản phải thu khách hàng, không có hiện tượng khấu trừ nợ nhầm giữa các đối tượng.
- Mục tiêu chính xác cơ học: Là hướng xem xét việc cộng sổ chi tiết Các khoản phải thu khách hàng của doanh nghiệp vào cuối ngày 31/12/N có được cộng chính xác không. Hay là hướng kiểm tra khả năng cộng nhầm, chuyển sổ nhầm, tính toán nhầm về các khoản phải thu của doanh nghiệp.
Từ các mục tiêu kiểm toán đã xác định được ở trên, kiểm toán viên sẽ định ra cách thức thu thập bằng chứng kiểm toán phù hơp. Các công việc thu thập bằng chứng kiểm toán cơ bản có thể áp dụng trong trường hợp này được thể hiện trong bảng sau:
STT Mục tiêu kiểm toán chung ứng với các mục tiêu kiểm toán đặc
thù của các khoản phải thu
Thủ tục kiểm toán tương ứng thường dùng
1 Sự hợp lý chung - Kiểm tra bảng kê hoặc bảng cân đối về thu
tiền ở những khoản có quy mô lớn hoặc có dấu hiệu bất thường.