CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG
2.1. Thiết kế các chức năng của hệ thống
2.1.1. Các chức năng của hệ thống
Về cơ bản, hệ thống sẽ gồm 6 chức năng chính: Quản lý hệ thống, Quản lý danh mục, Quản lý tác nghiệp kho, Quản lý dịch vụ, Quản lý thu chi, Quản lý thống kê báo cáo
Chức năng Quản lý hệ thống: Cho phép người người dùng thực hiện việc:
Đăng nhập: Cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống và sử dụng tất cả chức năng có trong chương trình thông qua một tài khoản admin đã có sẵn, hỗ trợ việc khởi tạo và định nghĩa tiêu chí chung khi sử dụng và quản lý toàn bộ việc bảo mật dữ liệu
Quản lý người dung: phân quyền tài khoản người dùng theo chức năng của chương trình, có thể cấp quyền đầy đủ cho những người dùng khác, bao gồm cả chính admin những thuộc tính và chế độ xem khác nhau, giúp giảm tải dữ liệu truy cập, có thể thực hiện việc quản trị và những chức năng khác liên quan đến báo cáo và thao tác với dữ liệu trong các báo cáo được xuất.
Thay đổi mật khẩu
Khóa mở sổ
Backup dữ liệu: cho phép chép/sao lưu lại toàn bộ dữ liệu của hệ thống, toàn bộ nội dung và tài nguyên gốc hiện có trong chương trình và lưu trữ tại những thiết bị khác để làm dữ liệu dự phòng trong những trường hợp cần thiết.
Đăng xuất
Chức năng quản lý danh mục: Cho phép người dùng quản lý thông tin về:
Hãng sản xuất
Nước sản xuất
Loại máy
P a g e 18 | 107
Ngành hàng: cho phép quản lý, lọc tìm tất cả những ngành hàng, vật tư hiện có trong doanh nghiệp một cách thuận tiện hơn, theo dõi thống kê và giám sát chi tiết số lượng, phục vụ cho mục đích kiểm kê của doanh nghiệp. Có thể thêm, sửa, xóa, tìm, cập nhật những ngành hàng khác nhau vào phần mềm.
Loại hàng, dịch vụ: cho phép quản lý, lọc tìm tất cả những loại hàng, sản phẩm, vật tư hiện có trong doanh nghiệp một cách thuận tiện hơn, theo dõi thống kê và giám sát chi tiết số lượng, phục vụ cho mục đích kiểm kê của doanh nghiệp. Có thể thêm, sửa, xóa, tìm, cập nhật những loại hàng, những sản phẩm khác nhau.
Tên xe: cho phép người dung tìm kiếm thông tin về xe, hàng sản xuất, ngày nhập, màu sắc, kiểu dáng, …
Nhà cung cấp: cho phép người dùng có thể quản lý thông tin, tìm theo tên, theo dõi lịch sử giao dịch của nhà cung cấp và phân tích, hỗ trợ thống kê chi tiết doanh số mua của nhà cung cấp với doanh nghiệp. Có thể thêm, sửa, xóa, tìm, cập nhật, lưu những nhà cung cấp.
Đơn vị bảo hiểm
Giám định viên: giám định xe cần sửa chữa thay thế phụ tùng phù hợp, đánh giá tình trạng xe
Tuyến: cho phép người dùng có thể quản lý thông tin các khu vực bán hàng, khu vực sản phẩm được phân bổ cho các cửa hàng, theo dõi chi tiết những khu vực khách hàng. Có thể khởi tạo hay chỉnh sửa, xóa, tìm và cập nhật tuyến cho phù hợp nhu cầu bán hàng, có thể hỗ trợ lập báo cáo cho quản trị viên.
Khách hàng: cho phép người dùng phân tích, thống kê, theo dõi và khai báo chi tiết tập khách hàng hiện tại của doanh nghiệp. Có thể tra cứu, thêm, sửa, cập nhật và xóa khách hàng trong danh sách đã lập. Có thể hỗ trợ thống kê chi tiết công nợ của các khách hàng với doanh nghiệp.
Nhân viên: giúp doanh nghiệp có thể quản lý, khai báo nhân viên vào hệ thống để dễ dàng quản lý và phân quyền người dùng cho
P a g e 19 | 107
những nhân viên được sử dụng phần mềm để cập nhật thông tin hàng hóa cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, tất cả dữ liệu nhân viên sẽ được tổng hợp để qua đó phân tích và đánh giá. Có thể thêm, sửa, xóa, tìm và cập nhật nhân viên trong hệ thống.
Đơn vị tính: giúp cho doanh nghiệp tạo ra các mã và tên đơn vị tính bên trong hệ thống để hỗ trợ cho những nghiệp vụ khác như quản lý bán hàng, mua hàng, thao tác tạo mặt hàng, lập báo cáo thông kê chi tiết các sản phẩm nhập, xuất, tồn kho,… có thể chỉnh sửa, thêm, xóa, tìm, cập nhật, lưu những đơn vị tính mới cho từng sản phẩm.
Mặt hàng: cho phép quản lý, lọc tìm tất cả những loại hàng, sản phẩm, vật tư hiện có trong doanh nghiệp một cách thuận tiện hơn, theo dõi thống kê và giám sát chi tiết số lượng, phục vụ cho mục đích kiểm kê của doanh nghiệp. Có thể thêm, sửa, xóa, tìm, cập nhật những loại hàng, những sản phẩm khác nhau.
Nhân công
Bảng giá mặt hàng: cho phép người dùng tạo ra những bảng giá cho riêng từng loại ngành hàng, loại hàng, các sản phẩm của doanh nghiệp, để dễ dàng quản lý các vấn đề về tài chính như những khoản thu khoản chi của doanh nghiệp để nắm bắt và điều chỉnh giá cả cho hợp lí với thị trường và tăng trưởng trong tương lai. Có thể thêm, sửa, tìm, xóa và chỉnh sửa cập nhật các đơn giá riêng cho từng sản phẩm trong hệ thống.
Loại chi: cho phép người dùng quản lý, theo dõi và đưa ra bảng thống kê báo cáo chi tiết nhất cho những chi phí của doanh nghiệp, hỗ trợ cho doanh nghiệp đưa ra những quyết định về chi phí một cách sáng suốt và hợp lí nhất để đem về lợi nhuận cao hơn. Có thể thêm, sửa, xóa, tìm và cập nhật những giao dịch mới nhất do doanh nghiệp thực hiện, hỗ trợ làm báo cáo sổ chi gồm các thông tin ngày tháng năm, số phiếu chi, loại chi, diễn giải, người nhận và số tiền.
Kho hàng: cho phép theo dõi, quản lý và kiểm tra danh sách các kho vật tư, nguyên liệu, hàng hóa để hỗ trợ và phục vụ trong công
P a g e 20 | 107
tác khai báo thông tin chi tiết về từng kho đang có trong doanh nghiệp. Có báo cáo thẻ kho theo từng mặt hàng với những thông tin sau: số thứ tự, ngày tháng năm, số chứng từ, diễn giải, nhập, xuất và tồn. Có thể thêm, sửa, xóa, cập nhật, lưu kho.
Chức năng quản lý tác nghiệp kho:
Chức năng quản lý khai báo tồn đầu kì: Chức năng này cho phép người dùng quản lý việc tồn đầu. Nhân viên sẽ cập nhật dữ liệu về các mặt hàng tồn ngay khi cài đặt phần mềm đầu vào
Chức năng quản lý phiếu nhập kho: Chức năng này giúp người dùng quản lý được hàng hóa nhập vào kho. Cho phép thêm sửa xóa phiếu nhập hàng. Khi nhà cung cấp giao hàng, dựa vào thông tin trong hợp đồng mua hàng và hóa đơn GTGT nhân viên sẽ tiến hành kiểm tra, tạo phiếu nhập hàng và lưu vào hệ thống.
Chức năng quản lý phiếu xuất chuyển kho: Chức năng này dùng khi có yêu cầu luân chuyển hàng hóa từ các kho khác nhau . Cho phép người sử dụng thêm, sửa, xóa phiếu xuất chuyển kho.
Chức năng quản lý dịch vụ
Quản lý dịch vụ sửa chữa xe
Quản lý xuất bán lẻ
Chức năng quản lý thu chi
Quản lý thanh toán nhà cung cấp
Quản lý phiếu thu tiền khách hàng
Chức năng báo cáo thống kê
Báo cáo xe ra vào: Cho biết thời gian xe vào xe ra trong gara, thời gian xe checkout, giúp kiểm soát số lượng xe ra vào
Báo cáo doanh thu dịch vụ sửa chữa: Một công việc quan trọng như trên cho dù có công thức tính đơn giản nhưng lại rất dễ gây nhầm lẫn bởi vì mỗi đơn vị quản lý không chỉ có một mặt hàng mà là rất nhiều mặt hàng cho nên rất cần một bản báo cáo chi tiết đầy đủ chứa các thông tin cần thiết như doanh thu theo ngày, theo ngành hàng, theo mặt hàng…
P a g e 21 | 107
Báo cáo bán lẻ: Vì là một phần tất yếu trong bộ máy quản lý cho nên báo cáo doanh số bán hàng chi tiết phải đầy đủ và chi tiết để giúp nhà quản lý có thể kiếm soát tối đa những lợi nhuận để lắm bắt được yêu cầu của khách hàng. Chính vì vậy phần mềm này sẽ giúp đơn vị quản lý làm điều đó dựa vào một bảng đầy đủ và chi tiết những mục mà đơn vị quản lý yêu cầu như Ngày, Mặt hàng, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền và Nhân viên bán giúp đơn vị truy cứu trách nhiệm một cách chặt chẽ tránh thiếu hụt về kinh tế.
Cảnh báo hạn bảo dưỡng, đổ dầu
Báo cáo hàng tồn kho: Cho phép user được cấp quyền kiểm tra có thể theo dõi chi tiết đơn vị, số lượng hàng hóa trong kho và xuất ra được báo cáo cụ thể bao gồm các hạng mục thông tin sau: Stt, Mặt hàng, Số lượng, Đơn vị tính, Giá nhập, Thành tiền, Tổng cộng theo mặt hàng và Tổng tiền cuối cùng.
Báo cáo nhập xuất tồn: Cho phép user được cấp quyền kiếm tra có thể theo dõi chi tiết, thêm sửa xóa các mặt hàng được xuất ra hay nhập vào và kiểm tra giá tiền từng mặt hàng rồi tính được tổng giá trị tồn hay thậm chí kiểm tra tổng số lượng của từng muc theo những thông tin: Stt, Mặt hàng, Đơn vị tính, Tồn đầu kỳ, Nhập, Xuất, Trả lại và Tồn cuối kỳ.
Báo cáo hàng nhập: Để đáp ứng các như cầu trên một cách hiệu quả chủ đơn vị sẽ được cung cấp chức năng thống kê hàng xuất để có thể kiểm tra hàng hóa xuất ra theo ngày, loại hàng, mặt hàng … thông qua một bảng chi tiết theo cột chứa các mục như Ngày nhập, Mặt hàng, Số lượng, Giá nhập, ... và sẽ cộng tổng theo hóa đơn hay thuế giúp đơn vị.
Báo cáo hàng xuất: Vì là một công việc đòi hỏi phải có sự sát sao, theo dõi thường xuyên, tỉ mỉ, chi tiết cho từng loại vật tư. Để doanh nghiệp có những kế hoạch nhập, xuất nguyên vật liệu kịp thời, tránh gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn công ty cho nên phần mềm sẽ hiện thị và xuất ra một báo cáo chi tiết đầy đủ giúp dễ dàng quản lý. Báo cáo thông kê sẽ theo dạng
P a g e 22 | 107
bảng gồm các cột như Stt, Ngày, Nguyên liệu/Vật tư, Đơn vị tính,Số lượng,…
Báo cáo thẻ kho: Cho phép người dùng kiểm tra một cách nhanh chóng các vật liệu, nguyên liệu cùng nhãn hiệu một cách nhanh chóng qua từng báo cáo được in ra chứa đầy đủ các số liệu ngày giờ, mặt hàng, số chứng từ chi tiết và đầy đủ và từ đó người dùng có thể đối chiếu một cách dễ dàng tránh phát sinh thiếu hụt về nguyên liệu hay kinh tế.
Báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng: Với mục địch chính là giúp đơn vị đưa ra cái tổng quát nhất về tình hình biến động công nợ của các khách hàng mà đơn vị có giao dịch, từ đó có tể đưa ra các quyết định về chính sách về thanh toán, thời hạn nợ, khuyến mãi…
với khách hàng. Chương trình sẽ giúp đơn vị doanh nghiệp thực hiện hết các yêu cầu trên bƒng cách lưu trữ và xuất ra một báo cáo tổng hợp các khách hàng, mỗi khách hàng sẽ được có thông tin về địa chỉ, số nợ của khách hàng và tổng hợp lại số nợ của tất cả các khách hàng.
Báo cáo tổng hợp công nợ nhà cung cấp: mặc dù công việc tổng hợp công nợ các nhà cung cấp chỉ là một phần nhỏ trong việc kế toán của một doanh nghiệp lớn nhỏ nhưng rất dễ sai khi doanh nghiệp đó có nhiều nhà cung cấp hay đối tác. Vì vậy chương trình sẽ cung cấp cho người sử dụng một bảng thống kê chi tiết tên các nhà cung cấp, địa chỉ, ngày, số nợ và sẽ tổng hợp lại số nợ mà doanh nghiệp hay cửa hàng đang nợ. Từ đó người sử dụng có thể dễ dàng điều chỉnh kinh tế hay nguyên vật liệu.
Báo cáo chi tiết công nợ khách hàng: Công việc lập chi tiết công nợ theo khách hàng tương đối nhiều, đòi hỏi sự cẩn thận và chuyên nghiệp. Vì vậy phần mềm sẽ cung cấp cho đơn vị sử dụng một giao diện tiện ích giúp đơn vị quản lý chi tiết công nợ của khách hàng một cách hiệu quả từ ngày, số hợp động cho đến số công nợ còn lại của từng khách hàng. Hơn nữa sẽ xuất ra một báo cáo chi tiết gồm số Hđ, ngày, số lượng,… giúp đơn vị đối chiếu và lưu trữ một cách
P a g e 23 | 107
chi tiết và dễ dàng khi cần thông qua bảng theo tên của từng khách hàng.
Báo cáo chi tiết công nợ nhà cung cấp: vì là một công việc phức tạp rất dễ sai sót cho nên người dùng sẽ được cung cấp một bảng chi tiết có các cột như Số chứng từ, Ngày, Diễn giải, Số lượng, Đơn vị tính, Đơn giá, Tổng, Đã trả và Còn lại. Từ đó doanh nghiệp có thể dựa vào để đối chiếu tồn đầu, phát sinh trong kỳ và tồn cuối kỳ và sẽ được lưu trữ một cách cẩn thận
Hình 2.1.1.1. Phiếu chi trả nhà cung cấp
P a g e 24 | 107
Hình 2.1.1.2. Bảng báo giá
P a g e 25 | 107
Hình 2.1.1.3. Hóa đơn xuất hàng
Hình 2.1.1.4. Phiếu xuất kho
P a g e 26 | 107
Hình 2.1.1.5. Phiếu thu tiền khách hàng
Hình 2.1.1.6. Bảng danh mục xe khách hàng
P a g e 27 | 107
Hình 2.1.1.7. Lệnh sửa chữa
P a g e 28 | 107
Hình 2.1.1.8. Phiếu xuất kho theo lệnh sửa chữa/ bảo hành
P a g e 29 | 107
Hình 2.1.1.9. Bảng quyết toán
P a g e 30 | 107
Hình 2.1.1.10. Bảng báo cáo hàng nhập
P a g e 31 | 107
Hình 2.1.1.11. Bảng báo cáo hàng tồn kho
Hình 2.1.1.12. Bảng báo cáo hàng xuất bán
P a g e 32 | 107
Hình 2.1.1.13. Bảng báo cáo tổng hợp công nợ các nhà cung cấp
P a g e 33 | 107
Hình 2.1.1.14. Bảng báo cáo chi tiết công nợ nhà cung cấp
Hình 2.1.1.15. Bảng báo cáo tổng hợp công nợ khách hàng
P a g e 34 | 107
Hình 2.1.1.16. Bảng báo cáo chi tiết công nợ khách hàng
P a g e 35 | 107
Hình 2.1.1.17. Bảng báo cáo chi tiết dịch vụ sửa chữa
P a g e 36 | 107