CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 4
2.3 Bài toán quản lý sản phẩm
Bài toán cuối cùng là bài toán quản lý sản phẩm, cụ thể quản lý sản phẩm là một quá trình theo dõi, kiểm soát những hoạt động có liên quan đến sản phẩm kinh doanh bao gồm: Tổ chức, sắp xếp, quản lý số lượng, thông tin sản phẩm để đảm bảo tính liên tục của việc cung cấp hàng hóa. Cụ thể như sau:
2.3.1 Quản lý thông tin sản phẩm
Mỗi cửa hàng đều có thể sở hữu đến vài chục, thậm chí hàng trăm sản phẩm khác nhau. Việc quản lý sẽ trở nên rất khó để kiểm soát chặt chẽ nếu như không tổ chức, xây dựng quản lý sản phẩm từ đầu vì mỗi sản phẩm lại có màu sắc, mẫu mã, số lượng, ... khác nhau. Thêm vào đó, số lượng hàng hóa đã bán hay số lượng còn lại bao nhiêu, ... nếu không quản lý sẽ rất khó khăn trong việc kinh doanh cũng như đảm bảo tính liên tục của việc cung cấp hàng hóa.
Mỗi sản phẩm của cửa hàng sẽ đều được lưu trữ thông tin như tên, số lượng, trạng thái, giá, màu sắc, … những thông tin này sẽ giúp cho khách hàng dễ dàng lựa chọn sản phẩm theo đúng ý mình và cũng giúp cho cửa hàng cũng dễ dàng trong công việc tư vấn, chăm sóc khách hàng và nhập xuất hàng hóa sau này.
2.3.2 Quản lý nhập sản phẩm
Tiếp theo đến với quản lý nhập sản phẩm thì quy trình nhập sản phẩm là trình tự thực hiện các hành động nhập hàng hóa cho công ty. Quy trình này giúp các hoạt động nhập hàng hóa được diễn ra suôn sẻ cũng như dễ dàng theo dõi và kiểm soát.
Quản lý nhập hàng giúp doanh nghiệp lưu trữ hàng hóa chặt chẽ, các hoạt động được diễn ra trơn tru, xuyên suốt giúp cho công ty có thể nắm bắt được tình hình số lượng nhập hàng hóa. Quản lý nhập hàng hóa sẽ bao gồm các bước sau:
+ Sau khi kiểm kê hàng hóa có nhu cầu nhập thêm nguyên vật liệu, thì sẽ lên kế hoạch cho bên cung cấp sản phẩm để cập nhật thông tin và chuẩn bị.
+ Dựa vào đơn đặt hàng và phiếu nhập hàng để đối chiếu số lượng sản phẩm nhập vào, đồng thời kiểm tra chất lượng nếu có bất kỳ hư hỏng thì sẽ lập biên bản và thông báo lại.
+ Khi việc kiểm tra hàng hóa được hoàn tất thì toàn bộ giấy tờ và phiếu yêu cầu nhập hàng sẽ được giữ lại để một lần nữa tiến hành đối chiếu trước khi giao dịch và nhập thông tin sản phẩm.
+ Thực hiện hành động nhập kho, sắp xếp và lưu trữ thông tin sản phẩm vào hệ thống.
Sau đây là biểu mẫu phiếu nhập kho :
Hình 2.3.2.1 Mẫu phiếu nhập kho
Sau khi thực hiện nhập kho thì cửa hàng sẽ phải chi tiền cho nhà cung cấp. Sau đây là biểu mẫu phiếu chi:
Hình 2.3.2.2 Mẫu phiếu chi 2.3.3 Quản lý xuất sản phẩm
Khác với quản lý nhập sản phẩm thì quản lý xuất sản phẩm là quá trình thực hiện xuất hàng hóa ra khỏi kho để kinh doanh đảm bảo tính cung cấp liên tục cho cửa hàng. Cụ thể như sau:
+ Khi có nhu cầu sử dụng hàng hóa thì sẽ cần lập phiếu xuất kho.
+ Trước khi tiến hành xuất kho thì sẽ kiểm tra số lượng hàng tồn còn lại trong kho để lên kế hoạch nhập thêm sản phẩm. Sau đó sẽ tiến hành xuất kho.
+ Phiếu xuất kho sẽ được tiến hành lưu lại để bàn giao và tiến hành lưu lại trên hệ thống.
+ Sau khi nhận sản phẩm xuất từ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, thông tin, chất lượng để tiến hành ký vào phiếu xuất kho.
Sau đây là biểu mẫu phiếu xuất kho:
Hình 2.3.3.1 Mẫu phiếu xuất kho
2.3.4 Báo cáo tồn sản phẩm
Báo cáo tồn sản phẩm là báo cáo bao gồm các thông tin đến số lượng các loại hàng hóa còn tồn đọng. Các thông tin này sẽ cho biết về đơn vị, số lượng hàng hóa, số lượng nhập, xuất.
Báo cáo tồn sản phẩm sẽ giúp nắm bắt được tình hình cụ thể bán hàng đồng thời so sánh hiệu quả bán hàng ở từng thời điểm. Báo cáo sẽ giúp đánh giá hiệu quả bán ra của từng sản phẩm. Từ đó cửa hàng dễ dàng đánh giá nhu cầu về chất lượng sản phẩm, các sản phẩm tiềm năng. Cùng với đó báo cáo tồn còn giúp tính toán giá trị tồn kho để từ đó lên kế hoạch tài chính một cách phù hợp nhất.
Hình 2.3.4.1 Mẫu báo cáo hàng tồn kho