III. Các biện pháp nhằm đẩy mạnh xuất khẩu mặt hàng rau quả tại TCT rau quả Việt Nam
4.Hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ hộp rau quả tại TCT rau quả Việt Nam
quả tại TCT rau quả Việt Nam
4.1. Đề xuất mô hình tổng quát qui trình thực hiện hợp đồng xuất khẩu mặt hàng đồ hộp rau quả tại TCT rau quả Việt Nam
Hình 2: Mô hình tổng quát qui trình thực hiện hợp đồng XK
Mô hình này đợc đa ra nhằm hoàn thiện quy trình thực hiện hợp đồng XK và rút ngắn thời gian thực hiện hợp đồng góp phần nâng coa khả năng cạnh tranh, nâng cao uy tín kinh doanh trên thị trờng quốc tế.
Thay vì tiến hành lần lợt theo từng bớc các nghiệp vụ trong qui trình, TCT nên tập trung nhân lực giải quyết kết hợp các nghiệp vụ trong cùng một thời gian. VD:
Mua hàng XK Giục phía nhập khẩu mở L/C và kiểm tra sự phù hợp của L/C Kiểm tra chất lợng và
đóng gói bao bì theo yêu cầu của hợp đồng
Thuê phơng tiện vận tải chở hàng về nơi tập
kết
Làm thủ tục thanh toán
Khiếu nại và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Thuê tàu, lu cớc Mua bảo hiểm cho
hàng hoá XK
Làm thủ tục hải quan
Giao hàng lên tàu Ghi chú: Nghiệp vụ tiến hành song songNghiệp vụ tiếp theo
TCT có thể tổ chức mua hàng XK song song với việc thúc giục phái nhập khẩu mở L/C và kiểm tra sự phù hợp của L/C, có thể kết hợp nghiệp vụ thuê tàu lu cớc với nghiệp vụ mua bảo hiểm cho hàng hoá XK, hoặc có thể khiếu nại hay giải quyết khiếu nại trong quá trình tập hợp chứng từ thanh toán.
Bên cạnh việc kết hợp trên đây, còn có nhiều cách kết hợp khác nữa mà TCT có thể nghiên cứu để áp dụng vào đơn vị mình cho phù hợp. Thiết lập một mô hình tổng quát cho toàn TCT là việc làm hết sức quan trọng và rất phức tạp, trên đây chỉ là một đề xuất nhỏ mang tính gợi ý. TCT là một doanh nghiệp lớn có thể kinh doanh dựa trên lợi thế sản xuất theo quy mô, điều này tạo điều kiện cho TCT phát triển phát triển sản xuất kinh doanh ra các thị trờng lớn tiềm năng. Mô hình tổng quát giúp TCT thực hiện hợp đồng XK một cách có hệ thống, các nghiệp vụ không bị chồng chéo lên nhau, cán bộ giám sát có thể thấy ngay đợc những vấn đề nảy sinh cũng nh hiệu quả của từng nghiệp vụ trong quy trình từ đó đa ra cách khắc phục sao cho hợp lý hơn. Bên cạnh, đó nhờ hoạt động theo một tổ chức nhất định giúp cho TCT không phải xây dựng những bớc đi cụ thể cho từng hợp đồng XK riêng biệt sao cho quy trình thực hiện hợp đồng có hiệu quả nhất mà việc này rất khó khăn và tốn nhiều thời gian.
Để mô hình phát huy hết u điểm của nó đòi hỏi TCT phải có đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ đồng thời biết kết hợp linh hoạt, hợp lý các nghiệp vụ trong quy trình và có thể đa ra cách giải quyết những vấn đề nảy sinh cần khắc phục ngay. Tuy nhiên, TCT cần phải nghiên cứu để phân rõ đội ngũ cán bộ ra từng bộ phận riêng biệt chuyên thực hiện những nghiệp vụ nhất định nhằm nâng cao nghiệp vụ trách nhiệm và phát huy năng lực riêng của mỗi ngời, giúp họ hiểu rõ hơn công việc mình. Chỉ có nh vậy TCT mới khai thác tối đa có hiệu quả nguồn lực vốn có của mình cho sự nghiệp phát triển ngành rau quả của Việt Nam nói chung và của TCT nói riêng.
4.2. Các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác chuẩn bị hàng xuất khẩu
Đề xuất mô hình hoạt động mua hàng .
Hình 3: Hoạt động mua hàng XK ( mặt hàng đồ hộp rau quả )
Đề án chuyên ngành Thơng mại quốc tế
Qua quá trình nghiên cứu hoạt động mua hàng XK của TCT, tôi có một số đề xuất mong muốn góp phần hoàn thiện hơn công tác chuẩn bị hàng XK. đối với mặt hàng đồ hộp rau quả, TCT chủ yếu XK thông qua các đơn vị đặt hàng và hiệp định trả nợ. Để mở rộng thị trờng XK, tăng lợi nhuận TCT cần phải nghiên cứu thị trờng nguồn hàng, về mặt này TCT cha đạt hiệu quả. TCT cần phải đẩy mạnh hơn nữa mạng lới
Nghiên cứu thị trờng
XK Nghiên cứu khả năng cung ứng hàng XK
Dự báo bán và thị phần Chọn nguồn hàng mua và quyết định mua
Xác lập kế hoạch mua hàng tơng ứng với kế hoạch tiếp thị bán
Thơng lợng mua và ký hợp đồng mua hàng XK với các nhà máy
Điều hoà kế hoạch mua và nhập theo kế hoạch tiếp thị bán
Thanh toán các quy trình mua
Hoàn thiện nghiệp vụ và tăng thị trờng mua của công ty (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
mua hàng, liên kết với các bạn hàng tạo mối quan hệ với các cơ sơ cung cấp hàng. Để làm đợc điều này TCT cần phải xây dựng đợc mối quan hệ với các nhà máy chế biến trong và ngoài đơn vị.
- Xác định các dơn vị mua hàng:
Trong thời gian tới TCT nên nghiên cứu khai thác thêm các đơn vị cung cấp hàng XK bên ngoài bởi vì nếu chỉ tập trung mua hàng XK của các đơn vị trực thuộc TCT sẽ làm cho TCT mất đi lợi thế cạnh tranh về giá cả cũng nh về chất lợng. Biện pháp này vừa có tác dụng kích thích các đơn vị thành viên không ngừng nâng cao chất lợng và hạ giá thành hàng XK nếu các đơn vị này muốn giành đợc hợp đồng cung cấp hàng XK cho TCT, mặt khác tạo môi trờng cạnh tranh lành mạnh giữa các đơn vị thành viên và các đơn vị không phải là thành viên. Tóm lại, nếu khai thác triệt để các đơn vị cung cấp hàng XK sẽ giúp cho TCT có lợng hàng đảm bảo đúng hợp đồng đồng thời tạo mối quan hệ tốt với các đơn vị nguồn hàng khắp cả nớc, đây là một lợi thế mạnh tạo tiền phát huy đợc u thế của TCT.
- Xác định phơng thức mua:
TCT chọn phơng thức mua thông qua hợp đồng mua bán với giá cả thoả thuận là một biện pháp gom hàng của TCT. Trong thời gian tới TCT nghiên cứu thêm phong thức mua hàng mua theo giá thoả thuận từng thời điểm. Mua theo phơng thức này rất phù hợp với tình hình hiện nay vì hai bên thoả thuận với nhau về giá cả trên cơ sở phẩm chất qui cách hàng và phơng thức thanh toán sau đó trao đổi hàng, tiền mà không cần dùng đến hợp đồng kinh tế. TCT nên áp dụng phơng thức này trong trờng hợp thiếu hụt hàng XK so với hợp đồng nên phải cần gấp một số hàng để bổ sung vào chỗ thiếu. Phơng thức này giúp cho TCT có thể xác định ngay hiệu quả của hợp đồng đem lại.
Đề xuất về tiếp nhận, vận chuyển hàng hoá.
Theo ý kiến của tôi việc tiếp nhận hàng hoá của TCT sau khi mua hàng còn có nhiều hạn chế. TCT còn có nhiều ngời thực hiện các nghiệp vụ khi tiếp nhận hàng hoá, phơng tiện hàng hoá thiếu đồng bộ. Thời gian tới, TCT cần bổ xung thêm lực lợng, phơng tiện kỹ thuật để tăng năng suất và hiệu quả khi nhận hàng.
Tăng cờng khâu chuẩn bị hàng, xem xét kỹ hoá đơn, chứng từ hàng hoá, vào kế hoạch nghiệp vụ kho, hợp đồng ký kết các đơn đặt hàng và thông báo nhận hàng để bộ phận kho lên kế hoạch chuẩn vị kho chứa, các thiết bị dụng cụ để nhận hàng, nguồn nhân lực và các chứng từ cần thiết có liên quan đến lô hàng xác nhận. Bên cạnh đó, khi tiếp nhận hàng TCT cần tiến hành song song hai nội dung:
- Tiếp nhận số lợng: Xác định chất lợng hàng nhận bằng việc quan sát, phân tích thực trạng hàng hoá rồi đối chiếu với chất lợng ghi trong hợp đồng.
Đề án chuyên ngành Thơng mại quốc tế
Về vận chuyển hàng hoá, TCT cần phải lựa chọn phơng thức vận chuyển hàng hoá cụ thể. Nếu TCT phải vận chuyển hàng hoá thì phải lựa chọn 6 yếu tố sau: tốc độ ( thời gian vận chuyển từ nguồn hàng đến nơi nhận), tần số gửi (theo kế hoạch hàng ngày), độ tin cậy (đảm bảo lịch vận chuyển, khả năng vận chuyển các loại hàng khác nhau), khả năng đáp ứng (số địa điểm phục vụ), cớc phí (cho một tấn hàng), độ an toàn ( trong quá trình vận chuyển không nên kéo dài thời gian vận chuyển theo qui định đối với từng mặt hàng đồ hộp rau quả.
4.3. Đề xuất biện pháp về tổ chức giao nhận hàng xuất khẩu
Công tác giao nhận hàng hoá là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải nhằm mục đích phối kết hợp một cách tối u công cụ vận tải với các dối tợng cần chuyên chở từ nơi gửi đến nơi nhận. Ngời giao nhận cần phải hiểu biết chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức có liên quan tại cảng và biết thích ứng nhanh gọn nhất với các đòi hỏi của chủ hàng và phơng tiện. Do vậy, TCT phải không ngừng đào tạo lại đội ngũ cán bộ giao nhận hàng XK, cán bộ của TCT cần thông thạo ngoại ngữ, luật pháp và ứng xử ngoại giao tốt. Công tác giao nhận hàng XK tại TCT cần phải dặt ra những yêu cầu sau:
- Chuẩn bị hàng phù hợp với qui định của hợp đồng hoặc L/C.
- Tổ chức xếp hàng xuống tàu và giao hàng cho nhanh chóng, chính xác, giảm đến mức thấp nhất hàng h hỏng, mất mát.
- Lập bộ chứng từ hợp lệ và chuyển giao nhanh chóng để thu hồi tiền hàng nhanh. Đây là yêu cầu quan trọng nhất.
- Chấp hành tốt chính sách đối ngoại của Nhà nớc, nâng cao uy tín và độ tin cậy của khách hàng trong giao dịch.
Bên cạnh đó, trong quá trình giao nhận cán bộ nghiệp vụ cần phải giám sát, kiểm tra việc bốc vác và sắp xếp hàng lên phơng tiện vận tải để không có sự đổi chỗ, xê dịch hàng trong chuyến đi, đồng thời cần tham khảo các bảng tơng hợp để kiểm tra xem chuyến đi có cùng chủng loại hàng hoá hay không … và có thể yêu cầu lập hồ sơ để xếp hàng lên tàu tuỳ theo yêu cầu của hợp đồng cũng nh yêu cầu chủ tàu xuất trình giấy khám hầm tàu.