2.1.1. Kế toán tiền mặt (Tài khoản 111)
A, Nguyên tắc kế toán
- Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ. Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 (Tiền mặt) số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ
- Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của doanh nghiệp.
- Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
- Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
- Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu với số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị xử lý biện pháp chênh lệch.
B, Kết cấu và nội dung phản ánh
Bên Nợ Bên có
+ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ nhập quỹ;
+ Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê;
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam);
+ Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ xuất quỹ;
+ Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thiếu hụt quỹ phát hiện khi kiểm kê;
+ Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam);
+ Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo.
+ Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo.
Số dư bên Nợ: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ còn tồn quỹ tiền mặt tại thời điểm báo cáo.
Bảng 2.1: Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 Tài khoản 111 (tiền mặt), có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1111 (tiền Việt Nam): Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
- Tài khoản 1112 (ngoại tệ): Phản ánh tình hình thu, chi, chênh lệch tỷ giá và số dư ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1113 (vàng tiền tệ): Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ tại quỹ của doanh nghiệp.
Hình 2.1: Sơ đồ chữ T tài khoản 111
Nghiệp vụ 1: Ngày 14/01/2022, công ty rút tiền gửi nhập quỹ số tiền là 200,000,000đ.
Nợ TK 1111: 200,000,000 đ Có TK 112 SCB: 2000,00,000đ
- Phiếu thu ngày 14 tháng 1 năm 2022 < Đính kèm trang sau>
C, Quy trình luân chuyển chứng từ Phiếu thu
Hình 2.2: Qúa trình luân chuyển của phiếu thu
Khi có tiền mặt về hoặc tiền từ ngân hàng, khách hàng thanh toán, thanh lý bán tài sản,… phiếu thu được Kế toán thanh toán lập 3 liên sau đó ký nhận chuyển qua cho kế toán trưởng và giám đốc ký, cuối cùng chuyển về cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi làm đủ thủ tục đủ các chữ ký thì lưu trữ phiếu thu.
Liên 1 : Lưu ở nơi nhận tiền Liên 2: Giao cho người đưa tiền Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán
Nghiệp vụ 2: Ngày 25/01/2022, công ty chi trả trả tiền phí xăng dầu công tác công ty ALENA cho công ty Xăng Dầu Hà Nam Ninh số tiền 1,115,112đ, trong đó VAT 10%.
Nợ TK 64211: 1,013,738 đ Nợ TK 1331 : 101,374 đ Có TK 1111 : 1,115,112 đ
- Phiếu chi ngày 25 tháng 1 năm 2022 <Đính kèm trang sau>
Phiếu chi
Hình 2.3: Qúa trình luân chuyển của phiếu chi
Khi có lệnh chi kế toán sẽ lập phiếu chi, phiếu chi được lập thành 3 liên, sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt rồi mới chuyển cho thủ quỹ để làm thủ tục xuất quỹ. Thủ quỹ ký và xuất quỹ cho người nhận tiền. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền phải ký và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên 1: Lưu ở nơi lập phiếu.
Liên 2: Giao cho người nhận tiền Liên 3: Giao cho thủ quỹ.
Khi cần tiền thực hiện 1 việc cho công ty cần tạm ứng trước thì người xin tạm ứng viết hoặc điền vào mẫu đề nghị xin tạm ứng có sẵn rồi gửi lên phòng Kế toán tài chính. Kế toán chịu trách nhiệm nhận đơn đề nghị chuyển cho kế toán trưởng, kế toán trưởng nếu ký duyệt sẽ được gửi cho giám đốc. Khi đã đủ các chữ ký giấy đề nghĩ sẽ được chuyển cho thủ quỹ xuất tiền.
E, Ghi sổ sách kế toán liên quan
Đối với tài khoản 111, công ty có 3 loại sổ liên quan là Sổ Quỹ, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái.
Hàng ngày những chứng từ phát sinh của TK 111 ( Phiếu thu, phiếu chi,…) được Kế toán thanh toán ghi vào sổ Quỹ và sổ Nhật ký chung, từ sổ Nhật ký chung ghi vào sổ Cái TK 111. Sổ Quỹ và sổ Cái là 2 loại sổ có quan hệ đối chiếu kiểm tra.
Đến cuối tháng Kế toán tổng hợp thực công tác ghi Bảng cân đối số phát sinh để lập Báo cáo tài chính.
Đơn vị: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THÁI TƯỜNG Mẫu số S07a-DN
Địa chỉ: CC1, Khu độ thị PG An Đồng, An Dương, Hải Phòng (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT- BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ QUỸ TIỀN MẶT
Tài khoản: 1111 Loại quỹ: Tiền mặt tại quỹ
Tháng 1 năm 2022
Đơn vị tính: Đồng Ngày,
tháng ghi sổ
Ngày, tháng chứng từ
Số hiệu chứng từ
Diễn giải TK
đố i ứ ng
Số phát sinh
Số tồn Ghi chú Th
u
Chi Nợ Có
A B C D E F 1 2 3 G
- Số tồn đầu
kỳ
1,200,460 ,000 - Số phát
sinh trong kỳ 14/01/2022 14/01/
2022 P
T0 1
Rút tiền gửi nhập quỹ 11
2
200,000,
000
1,200,460 ,000
25/01/2022 25/01/202
2
P C0 1
Chi trả trả tiền phí xăng dầu công tác công ty ALENA cho
công ty Xăng Dầu
Hà Nam Ninh
64 2 11
1,013, 738
1,200,460 ,000
25/01/2022 25/01/2022 P C0 1
Thuế GTGT- trả tiền phí xăng
dầu 1 33 1
101,37 4 -Cộng
số phát sinh trong kỳ
x 200,000,0 00
1,115,112
x x
- Số tồn
cuối kỳ x x x
1,399,344 ,888
x
Ngày 31 tháng 1 năm 2022
Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đỗ Thị Mai Đỗ Thị Mai Dương Xuân Huy Hình 2.4: Sổ quỹ tiền mặt tháng 1 năm 2022 Đơn vị: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THÁI TƯỜNG Mẫu sổ S03a-DN
Địa chỉ: CC1, Khu độ thị PG An Đồng, An Dương, Hải Phòng (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 1 năm 2022
Đơn vị tính: Đồng Ngày, tháng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải Đ
ã g h i s ổ c á i
S T T d ò n g
Số hiệ u TK đối
ứng
Số phát sinh Số
hiệ u
Ngày, tháng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
Số trang trước chuyển sang
150,150, 000
150,150,000
14/01/2022 PT 01
14/01/
2022
Rút tiền gửi nhập quỹ
1 111
200,000, 000
2 112 200,000,0
00 25/01/2022 PC
01 25/01/
2022
Chi trả trả tiền phí xăng dầu công tác công ty ALENA cho công ty Xăng Dầu Hà Nam Ninh
3 64211 1,013,73 8 4 1331 101,374
5 1111 1,115,112
Cộng chuyển sang trang sau 351,265,112
351,265,1 12
-Sổ này có .... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...
-Ngày mở sổ:...
Ngày 31 tháng 1 năm 2022 Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đỗ Thị Mai Đỗ Thị Mai Dương Xuân Huy
Hình 2.5: Sổ nhật ký chung tháng 1 TK 111 năm 2022
Đơn vị: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THÁI TƯỜNG Mẫu số S03b-DNN Địa chỉ: CC1, Khu độ thị PG An Đồng, An Dương, Hải Phòn (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC
Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ CÁI
(Dùng cho hình thức kế toán Nhật ký chung) Tháng 1 năm 2022
Tên tài khoản: Tiền mặt Số hiệu: 111
Ngày, tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Nhật ký chung Số hiệu
TK đối ứng
Số tiền Số
hiệu Ngày tháng
Trang sổ
STT dòng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
- Số dư đầu tháng
1,200,460,00 0 - Số phát sinh trong tháng
14/01/2022 PT01 14/01/202 2
Rút tiền gửi nhập quỹ 112
200,000,000 25/01/2022 PC01 25/01/202
2
Chi trả trả tiền phí xăng dầu công tác công ty ALENA cho công ty Xăng Dầu Hà Nam Ninh
64211
1,013,738
133 1
101,374 - Cộng Số phát sinh tháng x x x 200,000,000
1,115,112
- Số dư cuối tháng x x x
1,399,344,888
- Cộng lũy kế từ đầu quý x x x
Ngày 31 tháng 1 năm 2022 Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện theo pháp luật (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu) Đỗ Thị Mai Đỗ Thị Mai Dương Xuân Huy
Hình 2.6: Sổ cái TK 111 tháng 1 năm 2022
2.1.2. Kế toán tiền gửi ngân hàng (Tài khoản 112) A, Nguyên tắc kế toán
Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi không kỳ hạn tại Ngân hàng của doanh nghiệp. Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “tiền gửi Ngân hàng” là các giấy báo Có, báo Nợ hoặc bản sao kê của Ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (uỷ nhiệm chi, uỷ nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi,…). Thực tế tiền gửi ngân hàng của công ty chỉ có tiền Việt Nam công ty kế toán tiền gửi ngân hàng sử dụng tiểu khoản 1121 - Tiền Việt Nam.
Hạch toán tài khoản này cần tôn trọng một số quy định sau:
- Khi nhận được chứng từ của ngân hàng gửi đến kế toán phải kiểm tra đối chiếu với các chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu kế toán của đơn vị, số liệu của chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo nợ, giấy báo có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch trong trường hợp số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng ghi vào bên nợ tài khoản 138 "phải thu khác". Còn trong trường hợp số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng ghi vào bên có tài khoản 338 "phải trả, phải nộp khác". Sang tháng sau tiếp tục kiểm tra đối chiếu, xác định nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ.
- Ở những doanh nghiệp có các tổ chức, bộ phận phụ thuộc không tổ chức kế toán riêng, có thể mở tài khoản chuyên thu, chuyên chi hoặc mở tài khoản thanh toán phù hợp để thuận tiện cho việc giao dịch, thanh toán. Kế toán phải mở sổ chi tiết theo từng loại tiền gửi (Đồng Việt Nam, ngoại tệ các loại).
- Phải tổ chức hạch toán chi tiết sổ tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
- Khoản thấu chi ngân hàng không được ghi âm trên tài khoản tiền gửi ngân hàng mà được phản ánh tương tự như khoản vay ngân hàng.
B, Kết cấu và nội dung phản ánh
Bên nợ Bên có
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ gửi vào Ngân hàng;
- Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ rút ra từ Ngân hàng;
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ tại thời điểm báo cáo (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam);
- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ tăng tại thời điểm báo cáo.
- Chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam);
- Chênh lệch đánh giá lại vàng tiền tệ giảm tại thời điểm báo cáo.
Số dư bên nợ: Số tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ hiện còn gửi tại Ngân hàng tại thời điểm báo cáo.
Bảng 2.2: Kết cấu và nội dung phản ánh của TK 112
Tài khoản 112 - Tiền gửi Ngân hàng, có 3 tài khoản cấp 2:
- Tài khoản 1121 - Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1122 - Ngoại tệ: Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại Ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam.
- Tài khoản 1123 - Vàng tiền tệ: Phản ánh tình hình biến động và giá trị vàng tiền tệ của doanh nghiệp đang gửi tại Ngân hàng tại thời điểm báo cáo.
Hình 2.7: Sơ đồ chữ T tài khoản 112
Nghiệp vụ 1: Ngày 27/01/2022, công ty TNHH Thái Tường thanh toán tiền hàng tháng 12 HD 015 cho công ty TNHH XNK thương mại WAN SHENG số tiền 19,745,000 đ.
Nợ 331: 19,745,000 đ Có 112: 19,745,000 đ
C, Quy trình luân chuyển chứng từ Uỷ nhiệm chi
Hình 2.8: Qúa trình luân chuyển của ủy nhiệm chi
Kế toán thanh toán tại công ty lập ủy nhiệm chi gửi cho Kế toán trưởng ký duyệt. Kế toán trưởng đồng ý sẽ gửi cho giám đốc ký ủy nhiệm chi. Và gửi đến ngân hàng. Ngân hàng nhận ủy nhiệm chi và thực hiện lệnh chi. Đồng thời lập giấy báo nợ. Kế toán thanh toán nhận giấy báo nợ và ghi sổ kế toán tiền gửi. Trong đơn vị thực tập kế toán ngân hàng do kế toán tiền mặt kiêm.
Liên 1: Lưu ở nơi nhận tiền.
Liên 2: Giao cho người đưa tiền. Liên 3: Giao cho kế toán thanh toán.
Một bộ chứng từ ủy nhiệm chi của công ty gồm (cụ thể là xin cấp vật tư): Biên bản khảo sát sửa chữa và đề nghị cấp vật tư; Giấy xin lĩnh vật tư; Phiếu đặt hàng;
Biên bản kiểm nhập vật tư; Phiếu xuất kho; Phiếu nhập kho; Giấy yêu cầu Phòng kế toán tài c hính chuyển tiền; Ủy nhiệm chi và xác nhận ủy nhiệm chi của ngân hàng.
Nghiệp vụ 2: Ngày 06/01/2022, công ty TNHH công nghiệp giày AURORA Việt Nam chuyển khoản tiền cho công ty tiền hàng số tiền là 34,924,450 đ
Nợ 112.SCB: 34,924,450 đ Có 131 : 34,924,450 đ
- Giấy báo có gửi công ty ngày 06 tháng 01 năm 2022 <Đính kèm trang sau>
Quy trình luân chuyển chứng từ Giấy Báo Có
Hình 2.9: Quy trình hoàn tất của Giấy báo Có
Ngân hàng khi nhận được tiền sẽ lập Giấy báo Có và chuyển tới cho kế toán thanh toán của công ty. Sau khi nhận được Giấy báo Có kế toán thanh toán tiến hành lập chứng từ thu sau đó chuyển chứng từ cho kế toán trưởng. Kế toán trưởng nhận được chứng từ thu sẽ ký và duyệt thu rồi chuyển lại cho kế toán thanh toán thực hiện ghi sổ tiền gửi ngân hàng.
E, Ghi sổ sách kế toán liên quan
Đối với tài khoản 112, công ty có 3 loại sổ liên quan là Sổ Tiền gửi ngân hàng, Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái.
Hàng ngày những chứng từ phát sinh của TK 112 ( Giấy báo Nợ, Giấy báo Có, Ủy nhiệm chi,…) được Kế toán thanh toán ghi vào sổ Tiền gửi ngân hàng và sổ Nhật ký chung, từ sổ Nhật ký chung ghi vào sổ Cái TK 112. Sổ Tiền gửi ngân hàng và sổ Cái là 2 loại sổ có quan hệ đối chiếu kiểm tra. Đến cuối tháng Kế toán tổng hợp thực công tác ghi Bảng cân đối số phát sinh để lập Báo cáo tài chính.
Đơn vị: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THÁI TƯỜNG Địa chỉ : CC1, Khu độ thị PG An Đồng, An Dương, Hải Phòng Mẫu số S08-DN
(Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính)
SỔ TIỀN GỬI NGÂN HÀNG
Nơi mở tài khoản giao dịch: Ngân hàng SCB – NGÂN HÀNG SÀI GÒN Số hiệu tài khoản tại nơi gửi: 0930111513450001
Đơn vị: Đồng Ngày,
tháng ghi sổ
Chứng từ
Diễn giải
Tài khoản đối ứng
Số tiền
Ghi chú
Số hiệu Ngày, tháng Thu (gửi
vào)
Chi (rút ra) Còn lại
A B C D E 1 2 3 F
- Số dư đầu kỳ 97,916,538
- Số phát sinh trong kỳ
06/01/2022 GBC01 06/01/2022
Công ty TNHH công nghiệp giày AURORA Việt Nam chuyển khoản tiền cho công ty tiền hàng
131 34,924,450
27/01/2022 UNC01 27/01/2022 Công ty TNHH Thái Tường thanh toán tiền hàng tháng 12 HD 015 cho công ty TNHH XNK thương mại WAN SHENG.
331
19,745,000
- Cộng Số phát sinh trong kỳ
x 34,924,450
19,745,000
- Số dư cuối kỳ x x x 113,095,988
Ngày 31 tháng 1 năm 2022 Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đỗ Thị Mai Đỗ Thị Mai Dương Xuân Huy
Hình 2.10: Sổ tiền gửi ngân hàng tại SCB
Đơn vị: CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ THƯƠNG MẠI THÁI TƯỜNG Mẫu sổ S03a-DN
Địa chỉ: CC1, Khu độ thị PG An Đồng, An Dương, Hải Phòng (Ban hành theo Thông tư số 200/2014/TT-BTC Ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính) SỔ NHẬT KÝ CHUNG
Tháng 1 năm 2022
Đơn vị tính: Đồng Ngày, tháng ghi
sổ
Chứng từ
Diễn giải
Đã ghi sổ cái
STT dòn g
Số hiệu TK đối
ứng
Số phát sinh Số
hiệu Ngày, tháng
Nợ Có
A B C D E G H 1 2
Số trang trước chuyển sang
150,150,00 0
150,150,000
06/01/2022 GBC0106/01/202 2
Công ty TNHH công nghiệp giày AURORA Việt Nam chuyển khoản tiền cho công ty tiền hàng
1 112 34,924,450
2 131 34,924,450
27/01/2022 UNC0 1
27/01/202 2
Công ty TNHH Thái Tường thanh toán tiền hàng tháng 12 HD 015 cho công ty TNHH
XNK thương mại WAN SHENG.
3 331 19,745,000
4 112 19,745,000
Cộng chuyển sang trang sau 204,819,450 204,819,450
-Sổ này có .... trang, đánh số từ trang 01 đến trang ...
-Ngày mở sổ:...
Ngày 31 tháng 1 năm 2022 Người lập biểu Kế toán trưởng Người đại diện theo pháp luật
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên, đóng dấu)
Đỗ Thị Mai Đỗ Thị Mai Dương Xuân Huy
Hình 2.11: Sổ nhật ký chung tháng 1 TK 112 năm 2022