QUY TRÌNH VẬN TẢI LÔ HÀNG DA SANG PHILIPPINES- 123docz.net

3.1. Quy trình vận tải chung của công ty

Hình 3.1. Sơ đồ quy trình vận tải chung của công ty Nhận booking từ

khách hàng

Khách hàng đi lấy lệnh giao vỏ, rồi hãng tàu sẽ cấp list xuất tàu

cho cảng

Khách hàng nhận vỏ cont và kéo contvề kho riêng để đóng

hàng

Khách hàng mở tờ khai rồi trả công hàng

về cảng xuất Khách hàng nộp tờ khai cho công ty và nộp tiền ký hải quan

giám sát Công ty làm bill, tổng

hợp list xuất tàu rồi gửi cho cảng

Công ty nhận loading conﬁrm từ cảng và công ty conﬁrm lại với khách hàng.

Công ty gửi hóa đơn để khách hàng thanh

toán

Sau khi thanh toán, khách hàng yêu cầu

nhả hàng

3.1.1. Nhận booking từ khách hàng

Khách hàng sẽ gửi cho công ty một email có các thông tin về cá nhân khách hàng và các thông tin về lô hàng cần xuất khẩu. Công ty sẽ kiểm tra, đối chiếu cẩn thận để tạo một booking cho khách hàng. Các thông tin này cần ghi chép một cách chính xác để tránh bị nhầm lẫn, gây thiệt hại giữa các bên. Sau đó khách hàng sẽ nhận lại giấy booking để đi lấy lệnh.

3.1.2. Khách hàng đi lấy lệnh giao vỏ, hãng tàu cấp list xuất tàu cho cảng

Để được cấp lệnh, nhân viên đảm nhận việc lấy lệnh phải đến hãng tàu để được cấp giấy lệnh. Đây là giấy tờ mà nhân viên đi lấy lệnh cần phải nộp cho các nhân viên ở cảng, nơi mà các hãng tàu có container ở đó để họ xem xét rồi giao container rỗng cho khách hàng như trong thỏa thuận.

Trước khi đi lấy lệnh, khách hàng cần làm đầy đủ một số thông tin cần thiết.

Sau khi nhận được giấy booking từ công ty, khách hàng phải cầm một số giấy tờ sau để lấy lệnh giao vỏ:

Giấy giới thiệu của khách hàng có tên đầy đủ của nhân viên đi lấy lệnh.

Giấy booking mà khách hàng đã được công ty cấp cho bao gồm các thông tin mà khách hàng đã yêu cầu qua email.

Giấy chứng minh nhân dân của người đi lấy lệnh.

Sau đó, công ty sẽ đưa cho cảng một danh sách các tàu cần chạy.

3.1.3. Khách hàng kéo container về kho riêng để đóng hàng

Sau khi đưa các giấy tờ cho bên làm nhiệm vụ ở cảng, khách hàng sẽ nhận container. Khi đã có số cont, khách hàng sẽ lấy số seal và tiến hành kiểm tra chi tiết, cẩn thận container xung quanh container xem có vấn đề gì không. Đặc biệt đối

với hàng lạnh thì khách hàng cần khép hờ cửa xem có bị lọt ánh sáng vào không, nếu có là cont bị thủng. Khi đó, khách hàng cần liên hệ với hãng tàu để hãng tàu liên hệ với bên cấp vỏ để có thể đổi vỏ cont khác, đảm bảo cho hàng hóa bên trong.

Sau khi hoàn tất việc nhận cont, cảng sẽ điều động các nhân viên ở cảng chuẩn bị xe móc kéo để kéo container về kho riêng của khách hàng để đóng hàng và khách hàng cần cẩn thận trong việc đóng gói hàng để tránh các rủi ro, tổn thất thiếu hàng, mất hàng ngoài ý muốn.

Đóng hàng xong, mang packing list hạ hàng và VMG (Trọng lượng cont thực tế) báo cho cảng để cảng nhập vào máy.

3.1.4. Khách hàng mở tờ khai rồi trả công hàng về cảng xuất

Trước khi mở tờ khai, khách hàng cần chuẩn bị các giấy từ quan trọng là hợp đồng mua bán, hóa đơn thương mại, chi tiết đóng gói, vận đơn và chứng nhận xuất xứ. Sau đó, khách hàng phải khai các thông tin xuất khẩu rồi gửi lên hệ thống VNACCS. Sau khi khai các thông tin đó xong, hệ thống sẽ tự động cung cấp các chỉ tiêu liên quan thuế suất, tên tương ứng với mã của khách hàng đã nhập vào, tên đơn vị xuất khẩu; khách hàng tự tính để xác định số thuế, các khoản thu khác phải nộp ngân sách nhà nước và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai.

Nếu tờ khai phân luồng xanh, khách hàng sẽ được thông quan luôn trên phần mềm và mang tờ khai đến cho công ty. Nếu luồng vàng, khách hàng sẽ mang các giấy tờ quan trọng cho cơ quan Hải quan kiểm tra rồi sau đó mới mang nộp cho công ty. Còn nếu luồng đỏ, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra thực tế toàn bộ trong cont sau khi kiểm tra bộ chứng từ xem hàng hóa trong cont có khớp với những gì khách hàng đã khai hay không. Mở tờ khai xong, khách hàng sẽ kéo công hàng của mình về cảng xuất để làm các thủ tục xuất hàng đi.

3.1.5. Khách hàng nộp tờ khai cho công ty và nộp tiền ký hải quan giám sát Sau khi tờ khai được thông quan, khách hàng sẽ mang tờ khai đến cho công ty để công ty làm các thủ tục xác thực với hải quan giám sát khi hàng đã lên tàu và khách hàng sẽ nộp tiền hải quan giám sát.

3.1.6. Công ty làm bill, tổng hợp list xuất tàu rồi gửi cho cảng

Công ty sẽ tiến hành làm bill dựa trên các thông tin đã cấp của khách hàng.

Trong quá trình làm bill, nhân viên công ty sẽ đối chiếu và kiểm tra để nhập bill một cách chính xác, tránh gây sai lệch làm ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng.

Sau khi hoàn tất làm bill, công ty sẽ tổng hợp các cont sẽ được xuất đi theo một danh sách cụ thể rồi đưa danh sách đó cho cảng để cảng sắp xếp cont sao cho hợp lý.

3.1.7. Công ty nhận loading conﬁrm từ cảng và công ty conﬁrm lại với khách hàng

Sau khi hàng đã lên tàu, cảng sẽ gửi một loading conﬁrm – giấy xác nhận cont nào đã lên tàu cho công ty để công ty xác nhận lại với khách hàng. Khách hàng sẽ kiểm tra kỹ lưỡng xem có sai sót gì không. Nếu có khách hàng sẽ liên hệ lại với nhân viên của công ty để khiếu nại.

Sau đó, công ty sẽ gửi chứng từ hàng xuất (TDR) tại đại lý ở cảng đích 3.1.8. Công ty sẽ gửi hóa đơn để khách hàng thanh toán

Sau khi tàu rời cảng, bên công ty sẽ gửi cho khách hàng một hóa đơn để khách hàng thanh toán. Số tiền khách hàng phải thanh toán sẽ tương ứng với số

lượng và đơn giá của từng lô hàng. Ngoài ra, khách hàng sẽ phải trả một số khoản phát sinh như phí kiểm dịch, phí vận đơn, phí xếp dỡ hàng hóa.

3.1.9. Sau khi thanh toán, khách hàng yêu cầu nhả hàng

Bill Surrendered là vận đơn xuất trình thuận tiện cho người gửi hàng và người nhận hàng trong việc nhả hàng. Trước khi khách hàng yêu cầu nhả hàng, khách hàng sẽ phải nộp 3 bản bill gốc cho công ty rồi sau đó công ty mới phát hành Surrendered bill.

3.2. Quy trình vận tải lô hàng da sang Philippines tại Công ty TNHH Vận Tải Biển Liên Hợp

3.2.1. Nhận booking từ khách hàng

Khách hàng của công ty là Công ty cổ phần Công nghiệp nhựa Phú Lâm.

Công ty này muốn xuất đi một lô hàng Leatherette sang Philippines. Công ty nhựa Phú Lâm gửi một booking cho công ty bao gồm:

Tên khách hàng: FULIN JSC Tên người nhận: BWFIC TRADING Cảng tải hàng: HAI PHONG

Cảng dỡ hàng: MANILA NORTH HARBOR, PHILIPPINES Tên lô hàng : LEATHERETTE

Số lượng: 888 ROLLS

Nhân viên của công ty Vận Tải Liên Hợp sẽ tạo một Booking Note, bao gồm các thông tin như trên. Sau đó khách hàng sẽ nhận lại giấy booking để đi lấy lệnh.

3.2.2. Khách hàng đi lấy lệnh giao vỏ, rồi hãng tàu sẽ cấp list xuất tàu cho cảng Để được cấp lệnh lấy vỏ, nhân viên của công ty Phú Lâm sẽ chịu trách nhiệm việc lấy lệnh sẽ đi lấy lệnh. Nhân viên của công ty này phải đến Công ty TNHH Vận Tải Biển Liên Hợp để được cấp giấy lệnh. Đây là giấy tờ mà nhân viên đi lấy lệnh cần phải nộp cho các nhân viên ở cảng, nơi mà Công ty Vận Tải Biển Liên Hợp có container ở đó để họ xem xét rồi giao container rỗng cho khách hàng như trong thỏa thuận. Lệnh giao vỏ chỉ có giá trị lấy cont trước ngày tàu chạy.

Trước khi đi lấy lệnh, nhân viên Công ty Cổ phần Công nghiệp nhựa Phú Lâm cần làm đầy đủ một số thông tin cần thiết. Sau khi nhận được giấy booking từ công ty, nhân viên lấy lệnh của công ty nhựa Phú Lâm cần phải cầm một số giấy tờ sau để lấy lệnh giao vỏ:

Giấy giới thiệu của công ty Phú Lâm có tên nhân viên đi lấy lệnh.

Giấy booking được công ty Vận tải Liên Hợp cấp cho bao gồm các thông tin mà công ty Phú Lâm đã yêu cầu qua email.

Giấy chứng minh nhân dân của người đi lấy lệnh.

Nhân viên của công ty Liên Hợp sẽ kiểm tra các thông tin đã đầy đủ hay chưa. Sau đó, nhân viên công ty sẽ lấy ra một bộ chì để đưa cho nhân viên lấy lệnh và nhập số chì vào giấy lấy lệnh giao vỏ. Cuối cùng, nhân viên công ty sẽ đưa một danh sách container cần vận chuyển ra cho cảng.

3.2.3. Khách hàng nhận vỏ cont và kéo cont về kho riêng để đóng hàng

Khi đi nhận vỏ cont từ bãi, nhân viên của công ty nhựa Phú Lâm phải cầm theo “Phiếu giao nhận container” mà công ty Vận Tải Biên Liên Hợp cấp.

PHIẾU GIAO NHẬN CONTAINER Giao cho: FULIN

Hãng tàu: KWL Số B/L: KWL-FL200809

Số Container: KWLU5120440 Loại: 40HC Số xe: 15C07412 Số HĐ:DR/2016/1058672

Ghi chú: cont nguyen chi, khong VGM Số chì: KWS396605 Thời gian: 07/08/2020

Sau khi nhận cont từ bãi, nhân viên công ty nhựa Phú Lâm sẽ có trách nhiệm kiểm tra kỹ tình trạng cont. Nếu trong trường hợp cần thiết phải đổi vỏ thì nhân viên lấy lệnh sẽ liên hệ với Công ty Vận Tải Biển Liên Hợp để giải quyết. Đặc biệt, trong quá trình kiểm tra, đối với hàng lạnh thì nhân viên cần khép hờ cửa xem có bị lọt ánh sáng vào không, nếu có thì có nghĩa là cont bị thủng. Khi đó, nhân viên cần liên hệ với Công ty Vận Tải Biển Liên Hợp để hãng tàu liên hệ với bên cấp vỏ để có thể đổi vỏ cont khác, đảm bảo cho hàng hóa bên trong.

3.2.4. Khách hàng mở tờ khai rồi trả công hàng về cảng xuất

Trước khi mở tờ khai, nhân viên công ty Cổ phần Công nghiệp nhựa Phú Lâm cần chuẩn bị các giấy từ quan trọng bao gồm:

Hợp đồng mua bán

Hóa đơn thương mại Giấy chi tiết đóng gói Vận đơn

Sau đó, khách hàng phải khai các thông tin xuất khẩu bằng nghiệp vụ EDA trước khi đăng ký tờ khai rồi gửi lên hệ thống VNACCS. Sau khi khai các thông tin đó xong, hệ thống sẽ tự động cung cấp các chỉ tiêu liên quan thuế suất, tên tương ứng với mã của khách hàng đã nhập vào, tên đơn vị xuất khẩu; khách hàng sẽ tự tính để xác định số thuế, các khoản thu khác phải nộp ngân sách nhà nước và phản hồi lại cho người khai hải quan tại màn hình đăng ký tờ khai - EDC.

Khi tờ khai đã được đăng ký, hệ thống sẽ tự động phân thành 3 luồng và khi được thông quan, nhân viên công ty nhựa Phú Lâm sẽ mang đến cho công ty Liên Hợp.

3.2.5. Khách hàng nộp tờ khai cho công ty và nộp tiền ký hải quan giám sát Sau khi nhân viên khai hải quan điền vào tờ khai hải quan, cơ quan hải quan quyết định phần luồng xanh với lô hàng da này. Kết quả kiểm tra khớp và chính xác với giấy tờ khai báo, hàng hóa không thuộc đối tượng phải kiểm tra và phù hợp quy định khi xuất khẩu.

Sau khi tờ khai được thông quan, nhân viên của công ty Cổ phần nhựa Phú Lâm sẽ mang bộ tờ khai hàng hóa được thông quan đến cho công ty Vận Tải Biển Liên hợp để công ty làm các thủ tục xác thực với hải quan giám sát khi hàng đã lên tàu và khách hàng sẽ nộp tiền hải quan giám sát.

3.2.6. Công ty làm Bill of Lading và tổng hợp list xuất tàu rồi gửi cho cảng Công ty sẽ tiến hành làm B/L dựa trên các thông tin đã cấp của khách hàng.

Công ty sẽ phát hành Master Bill cho khách hàng. Trong quá trình làm B/L, nhân

viên công ty sẽ đối chiếu và kiểm tra để nhập bill một cách chính xác, tránh gây sai lệch làm ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng.

3.2.7. Công ty nhận loading conﬁrm từ cảng và công ty xác nhận lại với khách hàng

Sau khi hàng đã lên tàu, cảng sẽ gửi một Loading Conﬁrm – giấy xác nhận cont nào đã lên tàu cho công ty để công ty xác nhận lại với Công ty Cổ phần nhựa Phú Lâm. Nhân viên công ty này sẽ kiểm tra kỹ lưỡng xem có sai sót gì không.

Nếu có nhân viên đó sẽ liên hệ lại với nhân viên của công ty để khiếu nại.

Sau đó, công ty sẽ gửi chứng từ hàng xuất (TDR), báo cáo những cont lên tàu đã rời cảng tại đại lý ở cảng đích.

3.2.8. Công ty sẽ gửi hóa đơn để khách hàng thanh toán

Sau khi tàu rời cảng, bên công ty sẽ gửi cho khách hàng một hóa đơn để khách hàng thanh toán. Số tiền mà khách hàng phải thanh toán là 189 USD. Ngoài ra, khách hàng sẽ phải trả một số khoản phát sinh như thu hộ cước biển, phí xếp dỡ, phí chì và phí vận đơn, tổng giá trị là 13.715.242 (triệu đồng).

3.2.9. Sau khi thanh toán, khách hàng yêu cầu nhả hàng

Trước khi khách hàng yêu cầu nhả hàng, khách hàng sẽ phải nộp 3 bản bill gốc cho công ty rồi sau đó công ty mới phát hành Surrendered bill.

Sau đó, công ty sẽ hủy bộ bill gốc và in bộ bill khác giống một bản copy rồi đóng dấu Surrendered in đậm màu xanh cho khách hàng. Khi đóng dấu xong, công

ty sẽ liên hệ với bên người nhận để nhả hàng, giao cho người nhận như yêu cầu của công ty Cổ phần nhự Phú Lâm.

3.3. Tìm hiểu về nghiệp vụ làm Bill of Lading (Vận đơn)

Trước khi tiến hành làm bill, hãng tàu sẽ nhận được thông tin booking từ phía khách hàng về lô hàng da mà khách hàng muốn xuất đi Philippines. Sau khi nhận được mail từ khách hàng, hãng tàu sẽ liên hệ lại với khách hàng để xin thêm một số thông tin cần thiết khác để hỗ trợ cho việc tạo bill.

Trong quá trình làm bill, nhân viên hãng tàu sẽ đối chiếu với các thông tin mà khách hàng đã cung cấp. Công việc làm bill rất quan trọng trong vận tải, nếu sai sót thì sẽ gây thiệt hại giữa các bên. Đối với vận đơn thì có rất nhiều mục quan trọng cần hoàn thành và có một sốt điều khoản đã quy định ở bên dưới.

Bước1: Nhập mã Voy.Code

Mã Voy.Code này chính là số Voyage: 223E ở trong Space Booking. “E” là thể hiện số thực tế còn khi làm trên hệ thống thì nhập “N” để làm. Sau đó nhấn F5, hệ thống sẽ hiển thị số Voy tương ứng trên booking.

Bước 2: Tìm số bill cần làm.

Vì đây là lô hàng được xếp vào loại cont 40’HQ nên số đuôi sẽ có chữ F.

Đối với lô hàng được xếp vào cont 20’GP thì sẽ có chữ T ở cuối số bill. Bill cần làm là HK223NH13920F. Đây là lô hàng được vận chuyển từ Hải Phòng đến Manila, Philippines vào ngày 9/8/2020.

Bước 3: Điền các thông tin tương ứng với các thông tin mà khách hàng yêu cầu trên booking.

Mục BASE DATA: Điền các thông tin liên quan đến cảng đi và cảng đích.

Mục SHPR/CNEE/NTFY: Điền các thông tin về Người giao hàng (Shipper), Người nhận hàng (Consignee) và Bên nhận thông báo(Notify Party). Ở phần Agent, hệ thống sẽ tự động hiển thị.

Mục MARKS/DECS/OTHER:

- Điền thông tin về mô tả hàng hóa ( Goods Description)

- Những thông tin cần thêm (Remarks): 14 DAYS FREE DEM AND DET AT DESTINATION PORT – 14 ngày miễn phí lưu công ở bên kia và lưu vỏ cho khách hàng.