Việc năm bắt được, tìm hiểu rõ ràng, chính xác thông tin liên quan đến gói thầu vô cùng quan trọng. Đây là bước nền tảng đầu tiên giúp công ty nam bắt cơ hội
tham dự thầu.
Phòng kinh doanh tổng hợp của công ty PATCO tiến hành thu thập thông tin về gói thầu và bên mời thầu thông qua nhiều kênh thông tin như: trang web http://muasamcong.mpi.gov.vn/, các thông tin đăng tải trực tiêp trên báo đâu thầu, trên các trang web chính thống của các bệnh viện, thông qua các mối quan hệ có
sẵn... Khi thu thập các thông tin liên quan đến gói thầu, các cán bộ Phòng kinh doanh tổng hợp đặc biệt chú ý tới các nội dung như: Chủ đầu tư, loại gói thầu, nguồn vốn đầu tư, loại hàng hóa — dịch vụ đấu thầu, tiêu chuẩn về hàng hóa — dịch vụ, thời gian mở thầu, hình thức đấu thầu.
Các thông tin này đều được thu thập chính xác, đáng tin cậy. Từ đó, Phòng kinh doanh tổng hợp tiến hành phân tích xem xét khả năng có đáp ứng được yêu
cầu của gói thầu hay không. nếu trúng thầu thì trong tình hình thị trường như vậy có
mang lại lợi nhuận cho công ty hay không?
Trường hợp tham gia dau thầu. quy trình tham dự thầu được thực hiện qua các bước
sau:
- Mua và nghiên cứu HSMT
- Lập HSDT và tham dự budi mở thầu - _ Thông báo kết quả và ký hợp đồng
SV: Nguyễn Thi Minh Phương Kinh tế dau tư 57A
Chuyên đề thực tập 34 GVHD: Th.S Hoàng Thi Thu Hà
Như vậy. bước đầu tiên trong quá trình tham dự thầu của công ty PATCO do
Phòng kinh doanh tổng hợp đảm nhận, các cán bộ tham gia đã nhanh chóng, tỉ mỉ
thu thập - phân tích thông tin liên quan đến gói thầu một cách rõ ràng, chính xác, đáng tin cậy. Việc ban đầu nam bat đầy đủ. chính xác các thông tin về gói thầu sẽ là cơ sở đề công ty đưa ra quyết định có tham dự gói thầu hay không. Nếu là cơ hội tốt thì sẽ tham gia. còn không khả thi thì có thể loại bỏ. Việc làm này giúp công ty tránh việc tham dự thầu tràn lan gây lãng phí nguồn lực.
b.Mua và nghiên cứu HSMT :
Sau khi phân tích và đưa ra các quyết định tham dự thầu, trưởng phòng kinh doanh ( hoặc người được uỷ quyền) tiến hành mua HSMT theo địa chỉ mời thầu hoặc thông báo mời thầu. HSMT là căn cứ để lập HSDT. Trưởng phòng kinh doanh
phân công nhiệm vụ nghiên cứu HSMT cho các cán bộ nhân viên được phân công
tham gia, dé phân tích bóc tách những nội dung cần chuẩn bị trong HSDT như sau:
— Về thủ tục đấu thấu: trong HSMT, thủ tục đấu thầu được chia ra thành các chương nhỏ dé dé dàng nắm bắt nội dung chính, đó là các chương: chi dẫn nhà thầu, bảng dữ liệu đấu thầu, tiêu chuân đánh giá hồ sơ dự thầu, biểu mẫu dự thầu.
Tại đây, cần nắm rõ các thông tin bao gồm các quy định về việc chuẩn bị, nộp
hồ sơ dự thầu, mở thầu, đánh giá hồ sơ dự thầu và trao đổi hợp đồng. Cán bộ nhân
viên phòng kinh doanh tổng hợp xem xét xem, công ty có đầy đủ tư cách hợp lệ đề tham gia đấu thầu theo quy định của HSMT hay không? Hàng hóa dịch vụ công ty cung cấp có được tính là hợp lệ theo yêu cầu của HSMT hay không? Các nội dung khác liên quan đến HSDT công ty có đáp ứng được hay không? Bên mời thầu sử dụng các tiêu chí gì để đánh giá HSDT? Và các biểu mẫu mà công ty sẽ phải hoàn chỉnh để thành một phần nội dung của HSDT.
— _ Yêu câu về phạm vi cung cáp: Cán bộ nhân viên kỹ thuật công ty PATCO tiến hành phân tích phạm vi. tiến độ cung cấp hang hoa, dịch vụ liên quan mà công ty phải thực hiện để cân nhắc xem công ty có thể đáp ứng được yêu cầu của bên mời thầu hay không? Nội dung này cần phải được xem xét kỹ lưỡng vì tiến độ cung cấp hàng hóa. dịch vụ phụ thuộc vào nhiều yếu tố liên quan. Nếu trên thực tế không thể đáp ứng được tiến độ cung cấp hàng hóa trong thời gian tới mà công ty vẫn tiến hành thực hiện thì sẽ ảnh hưởng lớn đến uy tín và tình hình kinh doanh của công ty,
làm giảm khả năng trúng thầu khi tham dự các gói thầu trong thời gian sau.
SƯ: Nguyễn Thị Minh Phương Kinh tế dau tư 57A
Chuyên đề thực tập 35 GVHD: Th.S Hoàng Thị Thu Ha
— _ Về điều kiện hợp đồng và biéu mau hợp đông: Cán bộ nhân viên phòng kỹ thuật kết hợp với phòng kế toán tài chính phân tích chỉ tiết các điều khoản chung, điều khoản cụ thể được áp dụng cho hợp đồng của gói thầu; các biêu mẫu bảo lãnh thực hiện hợp đồng và bảo lãnh tiền tạm ứng do công ty hoàn chỉnh khi trúng thầu
trước khi hợp đồng có hiệu lực.
Việc nghiên cứu chỉ tiết HSMT giúp công ty PATCO nắm bắt rõ ràng thông tin cũng như có sự chuẩn bị kỹ càng cho công tác lập HSDT. Ngay từ bước này, đã có sự phối kết hợp nhịp nhàng giữa các phòng ban, cán bộ của công ty. Điều này tạo nên tinh thần đoàn kết, tin tưởng, làm việc ăn ý giữa mỗi các nhân nói riêng và các
phòng ban nói chung và ngày càng hoàn thiện, chuyên nghiệp hóa công tác tham dự
thầu của công ty.
Như vậy, để phục vụ công tác lập, soạn thảo HSDT, công ty PATCO đã thực
hiện nghiêm túc các nội dung sau:
Thứ nhất, phân công các cán bộ nhân viên tham gia nghiên cứu HSMT phù hợp với đúng chuyên môn đề đạt được các kết quả phân tích chính xác, khách quan nhất phục vụ cho công tác lập HSDT.
Thứ hai. có sự kết hợp chặt chẽ. ăn ý giữa các phòng ban khi tham gia nghiên cứu HSMT. Mỗi phần của HSMT đầu bao gồm nhiều nội dung liên quan đến các
mảng khác nhau thuộc chuyên môn của mỗi phòng ban. Vì vậy, khi thành lập ban
đấu thầu. công ty PATCO luôn cân nhắc. lựa chọn kỹ lưỡng các cán bộ nhân viên tham gia để có hiệu quả làm việc cao nhất.
Thứ ba, mặc du tới bước này công ty đã mua HSMT ( tức chấp nhận tham gia đấu thầu gói thầu này) nhưng khi xem xét đánh giá các nội dung trong HSMT, thấy
khả năng cạnh tranh của công ty là không cao hoặc không có khả năng đáp ứng các
yêu cầu chính về hàng hóa — dịch vụ - yêu cầu kỹ thuật trong HSMT, thì công ty luôn có hướng giải quyết hợp lý hoặc có thể hủy tham dự thầu để tránh lãng phí nguồn lực không cần thiết.
c. Lập HSDT và tham dự budi mở thầu
Sau khi mua và phân tích các nội dung của HSMT, công ty PATCO tiến hành soạn thảo và lập HSDT. Trưởng phòng kinh doanh lập kế hoạch phân công công tác chuẩn bị HSDT, sau đó trình lên giám đốc phê duyệt và giao nhiệm vụ tới các phòng ban liên quan để thực hiện. Phân công công việc chỉ tiết cho từng cá nhân,
SV: Nguyễn Thi Minh Phương Kinh té dau tu 57A
Chuyên đề thực tập 36 GVHD: Th.S Hoàng Thị Thu Hà
phòng ban. đồng thời phải có sự phối kết hợp trong quá trình soạn thao, lập HSDT thì mới đạt được hiệu quả như mục tiêu đề ra.
Chỉ tiết quy trình lập HSDT sẽ được đề cập rõ hơn trong mục 1.2.5. Công fác
lập HSDT
Sau khi lập HSDT, nhân viên phòng kinh doanh tong hợp chịu trách nhiệm nộp HSDT. HSDT được nộp trực tiếp tại nơi nhận HSDT theo địa chỉ được ghi trong
HSMT hoặc gửi qua đường bưu điện trong trường hợp nơi nhận ở xa. Nhân viên
chịu trách nhiệm cần linh hoạt trong trường hợp này và đặc biệt chú ý cần trọng, rà soát lại HSDT trước khi gửi đi và nếu nộp trực tiếp thì cần có biên bản bàn giao dé có hướng giải quyết khi bị thất lạc hồ sơ.
Sau khi hoàn thành công tác nộp HSDT, đến ngày mở thầu. công ty PATCO thành lập đoàn tham dự gồm giám đốc công ty hoặc người được ủy quyền làm trưởng đoàn và các thành viên gồm: trưởng phòng kinh doanh, các cán bộ phòng
kinh doanh...
Như vậy công tác lập HSDT và tham dự mở thầu gói thầu cung cấp hàng hóa của
công ty PATCO thực hiện theo đúng trình tự đã đặt ra của công ty. Các cán bộ
được phân công thực hiện công việc đúng trách nhiệm và linh hoạt hỗ trợ nhau
trong quá trình làm iveecj dé đạt được mục tiêu dé ra.
d._ Thong báo kết quả đấu thầu và ký kết hợp dong.
Công ty PATCO nhận thông báo kết quả đấu thầu từ nhà thầu. có 2 kết quả có thé
xảy ra
Nếu công ty không trúng thấu: phòng kinh doanh. phòng kỹ thuật, phòng tài chính tiến hành phân tích nguyên nhân vì sao công ty trượt thầu và đề ra biện pháp cải tiến, các đề xuất phải được lập thành văn bản và được giám đốc công ty phê
duyệt.
Nếu công ty trúng thdu: sau khi được thông báo trúng thầu. trưởng phòng kinh doanh tiến hành liên hệ với bên mời thầu để thương thảo hoàn thiện hợp đồng. Sau khi thống nhất được các điều khoản của hợp đồng thì tiền hành ký kết hợp đồng.
Sau khi nhận được thông báo trúng thầu, phòng kinh doanh giúp giám đốc công ty hướng dan, kiểm tra các đơn vị trực tiếp trong việc soạn thảo, quản lý thực
SV: Nguyễn Thi Minh Phương Kinh tế dau tư 57A
Chuyên đề thực tập aT GVHD; Th.S Hoang Thi Thu Ha
hiện các hợp đồng kinh tế theo phân cấp và ủy quyền của giám đốc công ty nhằm
đảm bảo thực hiện nghiêm túc pháp lệnh hợp đồng kinh tế và quy định của công ty.
Cùng với đó, phòng tài chính kế toán theo sát quá trình soạn thảo hợp đồng dé kiểm tra xác định rõ nguồn vốn khả năng thanh toán, các điều kiện thanh toán quyết toán
và các điều kiện khác.
Như vậy. đến đây công tác tham dự thầu của công ty PATCO đã hoàn tất. Công ty tham dự thầu với quy trình chỉ tiết rõ ràng theo đúng quy trình cơ bản đã đặt ra.
Từ giai đoạn bắt đầu tham dự thầu các gói thầu cung cấp hàng hóa, công ty đã luôn thực hiện theo trình tự cơ bản này. Làm việc theo một trình tự rõ rang, chi tiết giúp công ty tiết kiệm được thời gian và nguồn lực khi không xảy ra trường hợp bị thiếu sót trong công tác tham dự thầu. các công việc ngày càng chuyên môn hóa phù hợp
với năng lực của các cán bộ nhân viên, giúp nâng cao năng lực cạnh tranh của công
ty trong lĩnh vực đầy tiềm năng này.
1.2.5. Công tác lập HSDT của công ty PATCO.
Công tác lập HSDT là nội dung chính trong quá trình tham dự thầu của công ty PATCO. Có thể nói, đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả năng thắng thầu của công ty. HSDT thể hiện năng lực của công ty đối với bên mời thầu và là căn cứ dé bên mời thầu đánh giá khả năng của công ty. Vi thế, công tác lập HSDT được thực hiện rất nghiêm túc, chi tiết. Trưởng phòng kinh doanh lập kế hoạch phân công công tác chuẩn bị HSDT, sau đó trình lên giám đốc phê duyệt và giao nhiệm vụ tới các phòng ban liên quan dé thực hiện. Chi tiết phân công công
việc được thê hiện dưới bảng sau:
SV: Nguyễn Thi Minh Phương Kinh tế dau tư 57A
Chuyên dé thực tập 38 GVHD. Th.S Hoàng Thị Thu Hà
Bảng 1.12. Phân công công tac soạn thao và lập HSDT cua công ty PATCO
STT Công việc Cán bộ phòng ban
Chuẩn bị hô sơ pháp lý cua công ty bao gom:
Đơn dự thầu
Giây ủy quyên
Bản sao giây đăng ký kinh doanh
Bảo đảm dự thầu
Phòng kinh doanh tổng hợp
Chuẩn bị vê hô sơ năng lực công ty gom:
Giới thiệu chung về công ty Phòng kinh doanh tổng hợp
Phòng kinh doanh tổng hợp,
Hồ sơ năng lực công ty phòng kỹ thuật,
2 phòng tài chính kế toán
Bảng kê khai tài chính 3 năm gan đây | Phòng tài chính kế toán Bảng kê khai trang thiết bị Phòng kỹ thuật
Bảng kê khai các hợp đồng đã và đang | Phòng kinh doanh tổng hợp.
thực hiện của công ty Phòng tài chính kế toán
3 | Cam kết huy động vốn Phòng tài chính kế toán
Kế hoạch triển khai bố trí nhân lực thực [
4 x nu Phong hành chính — nhân sự hiên gói thâu
5 Bảng chao giá thầu và điều kiện thanh | Phong kinh doanh tong hợp, toán Phòng tài chính kế toán
Tài liệu chứng minh tính hợp lệ và sự - 6 ‹ ơơ „ Phũng kỹ thuật
phù hợp của hàng hóa
7 | Catalog của thiết bị chào hàng Phòng kỹ thuật
Dù có phân công chỉ tiết từng công việc cho từng phòng ban bộ phận chịu trách nhiệm nhưng xuyên suốt quá trình lập HSDT luôn có sự phối kết hợp chặt
chẽ. giúp đỡ lẫn nhau giữa các bộ phận để đạt được mục tiêu đề ra.
Các gói thầu mà công ty đã tham gia đều theo phương thức tham dự một giai đoạn một túi hồ sơ. Vì vậy. khi tham dự thầu, Công ty chuan bị HSDT phải bao
gôm các thành phân sau:
SV: Nguyễn Thi Minh Phương Kinh tế đầu tw 57A
Chuyên đề thực tập 39 GVHD: Th.S Hoang Thi Thu Hà
Don du thau theo quy dinh trong HSMT
Biểu mẫu của đơn dự thầu ma công ty PATCO đã thực hiện như sau:
DON DỰ THAU
Ngày: [ghi ngày tháng năm ký đơn dự thầu]
Tên gói thầu: _ [ghi tên gói thầu theo thông báo mời thầu]
Tên dựán: [ghi tên dự an]
Thư mời thầu số: _ [ghi số trích yếu của Thu mời thầu đối với đấu thầu hạn
chế]
Kính gửi: [ghi đầy đủ và chính xác tên của Bên mời thầu]
Sau khi nghiên cứu hồ sơ mời thầu mà chúng tôi đã nhận được, chúng tôi, Công ty cô phan phân phối và đầu tư Pateo cam kết thực hiện gói thầu [ghi tên gói thầu theo thông báo mời thầu] theo đúng yêu cầu nêu trong hồ sơ mời thầu với tổng số tiền là [ghi giá trị bằng số, bằng chữ và đồng tiền dự thầu] cùng với bảng tổng hợp giá dự thầu kèm theo.
Thời gian thực hiện hợp đồng là [ghi thời gian thực hiện tất cả các công việc theo yêu cầu của gói thâu].
Chúng tôi cam kết: