PHẦN II ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán
Công ty CP SXTMDV Kỹ thuật nhiệt lạnh tự động hóa Hà Nội là doanh nghiệp cổ phần, do vậy Công ty đã nhanh chóng chuyển đổi phương thức sản xuất kinh doanh cho phù hợp với mô hình tổ chức của một công ty cổ phần, được quy định tại chương IV, trong luật doanh nghiệp. Một trong những công việc trọng tâm đầu tiên công ty phải làm là tổ chức sắp xếp lại bộ máy quản lý của các phòng ban, văn phòng đại diện và các phân xưởng sản xuất của Công ty, trong đó có phòng Tài chính - Kế toán.
Sơ đồ 2.1: Bộ máy kế toán
Phòng Tài chính - Kế toán của công ty gồm 05 người, mỗi phân xưởng, văn phòng đại diện có 01 người. Tổng số có 08 người, hầu hết có trình độ từ trung học trở lên, có nhiều năm kinh nghiệm trong nghề kế toán, có đủ phẩm chất đạo đức và năng lực để hoàn thành công việc được giao. Chức năng,
Kế toán trưởng
Kế toán tổng hợp
Kế toán thanh toán ngân
hàng
Kế toán VL & GT
tiêu thụ
Kế toán quỹ tiền
mặt
Kế toán các đơn vị phụ
thuộc
nhiệm vụ và quyền hạn của từng thành viên trong phòng Tài chính - Kế toán như sau:
•Kế toán trưởng:
- Là người phụ trách phòng tài chính - kế toán, chịu trách nhiệm tổ chức, phân công công việc thật cụ thể cho đội ngũ nhân viên kế toán tại công ty và các đơn vị trực thuộc.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật, trước HĐQT, Giám đốc công ty về tính trung thực và tính pháp lý của mọi chứng từ, hóa đơn, sổ sánh kế toán và số liệu có liên quan đến hoạt động SXKD của công ty.
- Tìm nguồn vốn thích hợp, cung ứng kịp thời, đáp ứng đủ vốn cho nhu cầu SXKD của công ty và giám sát việc sử dụng vốn sao cho đúng mục đích, có hiệu quả cao nhất, bảo toàn vốn.
•Kế toán tổng hợp:
- Kiểm tra, phân loại chứng từ kế toán, phụ trách công việc lập báo cáo tài chính định kỳ hàng năm, mở sổ theo dõi, kê khai và nộp tờ khai các loại thuế đúng thời hạn thuế quy định.
- Trực tiếp quản lý và lưu giữ chứng từ, sổ sách kế toán thật chu đáo, ngăn nắp, khoa học, tuyệt đối không để xẩy ra tình trạng thát lạc, mất mát , hư hỏng hóa đơn chứng từ kế toán.
•Kế toán vật liệu, CCDC, TSCĐ, giá thành và tiêu thụ sản phẩm:
- Phụ trách các tài khoản: TK 152, TK 153, TK 154, TK 155, TK 156, TK 211, TK 214
- Mở sổ sách theo dõi nhập xuất vật liệu, công cụ dụng cụ, Lập bảng phân bổ vật liệu, công cụ dụng cụ hàng tháng.
- Mở sổ sách và thẻ theo dõi TSCĐ, Trích khấu hao và lập bảng phân bổ hao mòn TSCĐ hàng tháng.
- Tập hợp các yếu tố chi phí để tính giá thành chi tiết cho từng sản phẩm,
kiểm tra chứng từ, loại bỏ những chứng từ không liên quan đến doanh thu trước khi tập hợp chi phí.
- Mở sổ sách theo dõi nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm, xác định giá bán hợp lý, ngăn ngừa các yếu tố làm tăng chi phí bán hàng, đảm bảo tiêu thụ nhiều sản phẩm và có lợi nhận cao.
•Kế toán thanh toán và ngân hàng:
- Mở sổ theo dõi chi tiết, cập nhật hàng ngày về các khoản công nợ phát sinh của các tài khoản: TK 131, TK 141, TK 221, TK 311, TK 331, TK 334, TK 338 … Thường xuyên đối chiếu xác định công nợ, thanh toán và thu hồi công nợ, hạn chế mức thấp nhất bị khách hàng chiếm dụng vốn KD của công ty.
- Mở sổ theo dõi chi tiết các tài khoản tiền gửi, tiền vay ngân hàng, theo dõi và chủ động tính lãi phải trả tiền vay vón lưu động, vay dài hạn, trả lãi và gốc đúng thời hạn.
- Lưu giữ sổ phụ, chứng từ ngân hàng, các hợp đồng tín dụng, hợp đồng mua bán hàng hóa và tiêu thụ sản phẩm, hợp đồng đầu tư, liên doanh liên kết, cổ phiếu, trái phiếu, cổ tức.
- Thu thập bảng chấm công, phiếu nghiệm thu khoán sản phẩm, tính lương, tính thuế thu nhập cá nhân, các khoản thu nhập khác, các khoản khấu trừ vào lương.. cho người lao động và lập bảng phân bổ tiền lương hàng tháng.
- Viết lệnh thu chi quỹ tiền mặt, tiền gửi, tiền vay ngân hàng kèm theo đầy đủ chứng từ gốc đã được chủ tài khoản và kế toán trưởng ký duyệt.
•Kế toán quỹ:
- Mở sổ theo dõi quỹ tiền mặt cập nhật hàng ngày, rút số dư quỹ sau mỗi lần thu chi, bảo đảm tuyệt đối an toàn quỹ. Lưu giữ chứng từ quỹ thật cẩn thận, tránh thất lạc, hư hỏng chứng từ.
- Kiểm kê tiền mặt và lập báo cáo thu chi quỹ vào ngày cuối mỗi tháng.
• Kế toán tại các phân xưởng sản xuất và văn phòng đại diện:
- Mở sổ theo dõi tài sản, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu, theo dõi định mức tiêu hao vật tư, theo dõi sản phẩm hoàn thành nhập kho hoặc bán trực tiêp.
- Theo dõi và việc thực hiện định mức chi phí lao động, tiền lương, vật liệu phụ, công cụ dụng cụ, bảo hộ an toàn lao động, phòng chống cháy nổ.
- Thu thập phiếu khoán sản phẩm, bảng chấm công, đôn đốc thanh toán các khoản vay, tạm ứng mua vật liệu, nhận lương tại công ty và cấp phất lương tận tay người lao động.
- Sau khi đã hoàn thành việc cấp phát lương, chuyển toàn bộ chứng từ chi phi có liên quan của đơn vị mình về phòng tài chính kế toán công ty để lưu giữ. Việc giao nhận chứng từ phải có bảng kê, hoặc sổ sách ký nhận giữa hai bên.