2. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ GIAO NHẬN HÀNG XUẤT NHẬP KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
2.2 Quy trình nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu
2.2.1 Hàng giao theo phương thức thông qua forwarder-Door to door 2.2.1.1 Nhận và chuẩn bị giấy tờ
Nhận uỷ thác của người nhận hàng
Đến sân bay nhận toàn bộ chứng từ hàng nhập khẩu
2.2.1.2 Thông báo cho người nhận hàng đến nhận chứng từ để làm thủ tục nhập khẩu
Khi nhận được thông báo hàng về, người giao nhận phải làm thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho người nhận hàng. Giao bộ chứng từ cho người nhận hàng để kiểm tra lại đúng lô hàng. Bộ chứng từ giao cho người nhận hàng bao gồm:
- Vận đơn MAWB, HAWB gốc
- Các chứng từ gốc đi kèm khác: Hoá đơn thương mại; Phiếu đóng gói; Giấy chứng nhận phẩm chất, kiểm dịch, xuất xứ…
2.2.1.3 Làm thủ tục nhận hàng
Nhận lại bộ chứng từ từ người nhận hàng và hoàn chỉnh bộ hồ sơ để tiến hành làm các thủ tục nhận hàng tại sân bay. Hồ sơ bao gồm:
- Vận đơn MAWB, HAWB - Hoá đơn thương mại
- Phiếu đóng gói, bản kê chi tiết - Tờ khai hàng nhập khẩu
Ngoài ra, còn có những giấy tờ khác như:
- Giấy phép nhập khẩu (hoặc giấy đăng ký kinh doanh đối với công ty tư nhân)
- Giấy phép chuyên ngành của các Bộ, cơ quan quản lý (đối với các mặt hàng do nhà nước quản lý)
- Phiếu theo dõi để kiểm tra số lượng và trị giá còn phép được nhập (đối với doanh nghiệp 100% vốn nước ngoài hoặc doanh nghiệp liên doanh)
- Giấy uỷ quyền của người nhận hàng cho người giao nhận - Giấy giới thiệu cơ quan của người giao nhận
Làm t h ủ t ụ c tại kho hàng
Người giao nhận mang giấy giới thiệu và giấy uỷ quyền đến kho hàng để lấy bản vận đơn gốc số 2, phải kiểm tra số vận đơn có khớp với giấy uỷ quyền. Nộp lệ phí lấy hoá đơn và phiếu xuất kho.
Làm t h ủ t ụ c h ải quan
- Bộ hồ sơ hải quan gồm có: giấy giới thiệu, giấy uỷ quyền, bộ hồ sơ nhập khẩu và vận đơn chính.
- Khai và tính thuế nhập khẩu: Chủ hàng tự khai, và áp mã tính thuế
- Đăng ký tờ khai: Hải quan nhận bộ hồ sơ, kiểm tra hồ sơ, kiểm tra doanh nghiệp còn nợ thuế không. Nếu hồ sơ đầy đủ và không nợ thuế, nhân viên hải quan sẽ ký xác nhận và chuyển hồ sơ qua đội trưởng hải quan để phúc tập tờ khai.
Sau đó, bộ phận thu thuế sẽ kiểm tra, vào sổ sách máy tính và ra thông báo thuế cùng với phiếu tiếp nhận hồ sơ, còn bộ hồ sơ chuyển qua bộ phận kiểm hoá.
- Kiểm hoá: Trước khi kiểm hoá, cán bộ hải quan thường đối chiếu D/O với Manifest. Các nhân viên hải quan sẽ tiến hành kiểm tra thực tế hàng hoá tại kho cảng hay kho riêng, tuỳ từng loại hàng.
- Kiểm tra thuế: Sau khi kiểm hoá, hồ sơ sẽ chuyển sang bộ phận theo dõi và thu thuế để kiểm tra việc áp mã tính thuế, loại thuế áp dụng, thuế suất áp dụng, giá tính thuế, tỷ giá tính thuế,... Sau khi kiểm tra xong, lãnh đạo hải quan sẽ ký và đóng
N h ận hàng tại kho hàng
Người giao nhận mang phiếu xuất kho và và vận đơn tới kho hàng để nhận hàng cùng với tờ khai đã hoàn thành và thông báo thuế, đóng thuế và lệ phí hải quan. Nếu khi nhận hàng, phát hiện hàng bị rách vỏ, đổ vỡ, ẩm ướt thì phải yêu cầu kho hàng lập các biên bản cần thiết như: COR, Shortagebond… để bàn giao lại cho chủ hàng hoặc mời cơ quan giám định tiến hành giám định tổn thất (nếu có) theo yêu cầu của khách hàng.
2.2.1.4 Giao hàng
- Thu các khoản cước và phí (nếu có) theo yêu cầu của đại lý trước khi giao hàng
- Giao hàng cho chủ hàng tại địa điểm quy định trên vận đơn HAWB - Yêu cầu người nhận hàng ký nhận vào biên bản giao nhận hàng hoá (POD - Proof of Delivery), ghi rõ tình trạng hàng hoá. Báo POD cho người chuyên chở.
2.2.1.5 Thanh quyết toán tất cả các chi phí với chủ hàng 2.2.2 Hàng giao theo phương thức “Airport to airport”
2.2.2.1 Nhận và chuẩn bị giấy tờ
Nhận uỷ thác của người nhận hàng
Đến sân bay nhận toàn bộ chứng từ hàng nhập khẩu
2.2.2.2 Thông báo cho người nhận hàng đến nhận chứng từ để làm thủ tục nhập khẩu
Khi nhận được thông báo hàng về, người giao nhận phải làm thông báo hàng đến (Arrival Notice) cho người nhận hàng.
Thu các khoản cước và phí (nếu có) theo yêu cầu của đại lý trước khi giao chứng từ
Làm giấy uỷ quyền nhận hàng D/O để giao cho chủ hàng đi nhận. Các giấy tờ giao cho người nhận hàng bao gồm:
- Các chứng từ gốc đi kèm khác: Hoá đơn thương mại; Phiếu đóng gói; Giấy chứng nhận phẩm chất, kiểm dịch, xuất xứ…
- Yêu cầu người nhận hàng ký nhận chứng từ vào vận đơn HAWB và biên bản giao chứng từ POD. Báo POD cho người chuyên chở.
2.2.2.3 Làm thủ tục nhận hàng
Chủ hàng cầm các giấy tờ cần thiết đến kho hàng để lấy phiếu xuất kho, làm thủ tục hải quan, thủ tục kiểm hoá, kiểm tra thuế như trên.
Chủ hàng mang phiếu xuất kho và vận đơn đến kho hàng để nhận hàng cùng với tờ khai đã hoàn thành và thông báo thuế, đóng thuế và lệ phí hải quan
2.2.2.4 Thanh quyết toán tất cả các chi phí với chủ hàng