Co cau t6 chức bộ máy kế toán „ „
Sơ đồ 2. 4. Sơ đồ cơ cầu bộ máy kề toán
| Kế toán trưởng |
L | L L
Kế Kế toán Kế toán bán Kế Thủ
toán tiền hàng toán quỹ
công lương và thanh
nợ BHXH toán
Nguồn: Phòng hành chính nhân sự công ty Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận:
Kế toán trưởng: Là người chịu trách nhiệm cao nhất đối với toàn bộ số sách kế toán của công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc về toàn bộ công tác kế toán tài chính của Công ty.
Kế toán tiền lương và BHXH: Ghi chép, tông hợp và phân bô chi phí tiền lương và BHXH va chi phí SXKD theo từng kỳ hạch toán, theo dõi tình hình chi trả lương cho nhân viên trong toan công ty
Kế toán bán hàng: Theo dõi hóa đơn bán hàng, kê khai thuế GTGT đầu ra, nhận và báo cáo công việc kê toán bán hàng.
Ké toan thanh toan: Ghi chép, theo dối về việc sử dụng vốn, thu chỉ tiền mặt, tiền sửi ngân hàng, các khoản chỉ bằng tiền. Thực hiện thanh toán các khoản công nợ với khách hàng mua và bán.
Kế toán công nợ: Theo dõi công nợ của công ty: các khoản thu, chí, số quỹ tiền mặt, tiềngửi ngân hàng, các khoản phải thu, các khoản phải trả, ...
Thủ quỹ: Chịu trách nhiệm quản lý tiền mặt tại quỹ của công ty. Thực hiện thu chị tiền mặt theo đúng yêu cầu, quy định của công ty. Lập báo cáo thu chi quỹ hàng ngày đối chiếu với kế toán toàn bộ số liệu thu chỉ tồn quỹ hàng ngày.
Chế độ, chính sách kế toán áp dụng tại công ty
Chế đô kế toán và các chính sách kế ton ap dung tai cong ty TNHH OSCO International - Chế độ kế toán được áp dụng tại công ty là theo thông tư 200-2014/ TT - BTC của Bộ Tài
Chính ngày 22/12/2014 và các văn bản pháp lý có liên quan.
Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm.
- Don vị tiền tệ trone shi chép kế toán: Việt Nam Đồng (VNĐ).
Công ty kê khai thuế và tính thuế GTGT: Theo phương pháp khấu trừ.
Nguyên tắc hạch toán ngoại tệ: Hạch toán theo tỷ p1á thực tế của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Phương pháp khấu hao TSCĐ đang áp dụng: Theo phương pháp đường thăng - Hàng tồn kho:
Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho được tính theo giá gốc. Hàng tồn kho hạch toán theo phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính giá hàng xuất kho: phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Các chính sách và phương pháp kế toán mà Công ty áp dụng
Hiện nay Công ty trách nhiệm hữu hạn Osco Internationalđang áp dụng Ché độ kế toán Việt
Nam theo TT200 ban hành ngày 22/12/2014 Bộ Tài chính, hệ thống Chuân mực kế toán Việt
Nam và các quy định về sửa đôi, bố sung có liên quan của Bộ Tài chính.
Hình thức số kế toán: Nhật ký chung.
Phần mềm sử dụng: Phan mềm kế toán Fast acconting
Niên độ kế toán: Được tính theo năm dương lịch, năm tài chính được bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: Báo cáo tài chính và các nghiệp vụ kế toán được lập và ghi số bằng Đồng Việt Nam (VND).
Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ.
Phương pháp hạch toán HTK: phương pháp kê khai thường xuyên.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: phương pháp đường thắng.
Phương pháp tinh giá hàng hóa xuất kho: Bình quân cả kỷ dự trữ.
Hệ thống chứng từ sử dụng:
Hệ thống chứng từ kế toán Công ty trách nhiệm hữu hạn Osco Internationalhiện đang áp dụng đều tuân thủ theo đúng mẫu do Bộ Tài chính quy định. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được lập, phản ánh theo đúng mẫu và phương pháp đã quy định tại TT200 ngày 22/12/2014 BTC của Bộ Tài chính.
Hệ thống tài khoản kế toán:
Hiện nay, Công ty trách nhiệm hữu hạn Osco Internationalđang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng thống nhất đối với các doanh nghiệp hoạt động trong nền kính tế theo TT 200
ngày 22/12/2014 BTC của Bộ Tài chính. Đề thuận lợi cho công tác kế toán đơn vị còn mở thêm
các tài khoản cấp 2, cấp 3 đề phù hợp với hoạt động kinh doanh tại don vi.
Hình thức ghủ số áp dụng tại công ty TNHH OSCO International Công ty áp dụng theo hình thức ghi số nhật ký chung:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã được kiếm tra dùng đề ghi số kế toán, trước hết được ghi vào sô nhật ký chung, sau đó, căn cứ vảo số liệu đã ghi trên số nhật ký chung để ghi vào số cái theo các tài khoản kế toán phù hợp, đồng thời, ghi vào số kế toán chỉ tiết liên quan như số chỉ tiết quỹ tiền mặt, số chỉ tiết tiền gửi ngân hàng.
Cuối tháng, quý, năm cộng số liệu trên sô cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiếm tra, đối chiều khớp đúng số liệu trên số cái và bảng tông hợp chỉ tiết được dùng để lập báo cáo tải chính.
So dé 2. 5. Quy trình luân chuyển số kế toán
Trinh tự ghi sô kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Ị +
Sổ nhật = =
are aS Sổ, thẻ kế
Sổ Nhật ký ký chung toán chỉ tiết
đặc biệt
Bảng tổng hợp chỉ tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính
———————*— Ghi hang ngay
—— ___ Ghi cudi thang Ẩ——>y_ Đối chiếu
Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính:
Việc lập và trình bày báo cáo tài chính của công ty tuân thủ theo các quy định tại chuân mực số 21: “Trình bày báo cáo tài chính”. Công ty lập báo cáo tài chính vào cuối niên độ kế toán, bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, báo cáo lưu chuyên tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.
Bảng cân đối kế toán: mẫn B01 - DNN
Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh: mẫu B02 - DNN
Báo cáo lưu chuyền tiền tệ: mẫu B03 - DNN, lập theo phương pháp gián tiếp Thuyết minh BCTC: mẫu B09 - DNN
Báo cáo tài chính do kế toán trưởng lập sau đó trình giám đốc ký duyệt và được nộp cho các cơ quan chức năng như cơ quan thuế, cơ quan kiêm toán Nhà nước, theo đúng quy định của pháp luật.
Phin mém ké todn sw dung tai céng ty TNHH OSCO International Hién nay céng ty dang sir dung phan mém ké toan Fast
Sơ đồ 2. 6. Trình tự cập nhật chứng từ vào phần mém ké toan FAST
Chứng từ kêtoán | „ > Sổ kế toán
BI c— —t 2 2
Số tổng hợp
PMKT FAST - -
- ông h Số chỉ tiết
ảng fÔng BọP |
chứng từ kê toán
cùng loại Oy
ằ Bỏo cỏo quản trị Báo cáo tài chính
Ghi chú:
————> :: Nhập số liệu hàng ngày FƑ—. _. lh:ôcách, báo cáo cuôi nắm + ằ„_ : Kiờm tra, đụi chiều
2.2. Thực trạng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH OSCO INTERNATIONAL .
2.2.1. Đặc điểm công tác bán hàng của công ty.
2.2.1.1, Danh muc hang ban cua Céng ty
Hàng hóa tiêu dùng: Bao gồm các loại hàng hóa như đồ điện tử, thiết bi đo lường, ...
Hàng hóa công nghiệp: Bao sôm các loại hàng hóa phục vụ cho sản xuât, kinh doanh như nguyên vật liệu, máy móc, thị
STT Mãngành, nghề kinh
doanh 2593 2599
NR
2651 2818 2819 2822 2511 2592 4669 (Chinh)
Oo OTN Mn & W
ét bi, ...
Tén nganh, nghé kinh doanh Ghi chú
Sản xuất đao kéo, dụng cụ cầm tay và đồ kim loại thông dụng Sản xuất sản phẩm khác bằng kim loại chưa được phân vào đâu
Sản xuất thiết bị đo lường, kiểm tra, định hướng và điều khiển Sản xuất dụng cụ cằm tay chạy bằng mô tơ hoặc khí nén Sản xuất máy thông dụng khác
Sản xuất máy công cụ và máy tạo hình kim loại Sản xuất các cầu kiện kim loại
Gia công cơ khí; xử lý vả tráng phủ kim loại Bản buôn chuyên doanh khác chưa được phân vào đâu
10 3312 Sửa chữa máy móc, thiết bị
11 3320 Lắp đặt máy móc và thiết bị công nghiệp
12 4773 Ban lẻ hàng hóa khác mới trong các cửa hàng chuyên doanh 13 8299 Hoạt động dịch vụ hỗ trợ kinh doanh khác còn lại chưa được
phân vào đâu
Các phương thức tiêu thụ là các cách thức mà doanh nghiệp thực hiện để bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ của mình đến tay người tiêu dùng. Phương thức tiêu thụ ảnh hướng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Các phương thức tiêu thụ thường được sử dụng bao gồm:
- Tiêu thụ trực tiếp: Đây là phương thức tiêu thụ mà doanh nghiệp bán sản phâm, hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng. Phương thức này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh nhỏ lẻ, hoặc các doanh nghiệp có thị trường tiêu thụ tập trung.
- Tiêu thụ qua trung gian: Đây là phương thức tiêu thụ mà doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ cho các nhà bán lẻ, nhà phân phối,... để họ bán lại cho người tiêu dùng cuôi củng.
Phương thức này thường được sử dụng bởi các doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh lớn, hoặc các doanh nghiệp có thị trường tiêu thụ rộng.
- Tiêu thụ qua internet: Đây là phương thức tiêu thụ mà doanh nghiệp bán sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng thông qua các kênh bán hàng trực tuyến như website, sàn thương mại điện tử... Phương thức này ngày cảng được sử dụng phổ biến trong thời đại công nghệ thông tin phát triển.
- Phương pháp tính giá xuất kho theo giá đích danh:
Phương pháp tính giá xuất kho theo giá đích danh là phương pháp xác định giá trị hàng hóa, thành phẩm xuất kho theo giá thực tế của từng loại hàng hóa, thành phẩm cụ thế. Phương pháp này được áp dụng trong trường hợp doanh nghiệp có thể xác định được giá thực tế của từng loại hàng hóa, thành phẩm xuất kho.
2.2.1.2. Thị trường của Công ty
Thị trường là nơi mua bán trao đổi một hoặc một số loại hàng hoá nào đó, hay nói cách khác đây là nơi gặp giữa cung và cầu. Thị trường cũng là nơi tập trung nhiều nhất tập trung các mâu thuẫn của nền kinh tế hàng hoá, là nơi khởi điểm và kết thúc của quá trình kinh doanh.
Hiện nay thị trường của Công ty đang được mở rộng khắp các huyện trong tỉnh. Đặc biệt thị trường tại Thành phố Vinh và các tỉnh lân cận.
Thị trường tiêu thụ hàng hoá chủ yếu của người dân nhu cầu đời sống ngày cảng cao về hàng hóa trong đời sống xã hội, nên chất lượng cũng như mẫu mã luôn luôn tôt với nhiều loại sữa, thuốc lá chính hãng. Bên cạnh đó trên thị trường còn có nhiều đối thủ cạnh tranh với Công ty vì vậy giá cả và chất lượng luôn đặt lên hàng đầu.
2.2.1.3. Phương thức ban hang cua Céng ty e Ban buon:
Là bán với số lượng lớn theo hợp đồng hoặc theo đơn đặt hàng của người mua. Phương thức bán nảy có ưu điểm là doanh thu lớn, hàng tiêu thụ nhanh nhưng nhược điêm là phát sinh rủi ro mất vốn do không thu được tiền ngay.
Hiện nay công ty có hai phương thức bán buôn sau:
+ Bán buôn qua kho, có hai hình thức:
Bán buôn qua kho bằng cách giao hàng trực tiếp: Theo hình thức này bên mua cử đại diện đến kho công ty để nhận hàng. Công ty xuất kho hàng hoá giao trực tiếp cho đại diện bên mua.
Sau khi đại diện bên mua kí nhận đủ hàng, bên mua đã thanh toán tiền mặt hoặc chấp nhận nợ, hàng hoá được xác định là tiêu thụ
Bán buôn qua kho bằng cách chuyên hàng: Theo hình thức này căn cứ vào hợp đồng đã kí kết, Công ty xuất kho hàng hoá bằng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài chuyên đến giao cho bén mua 6 mét dia điểm thoả thuận trước gitra hai bén. Hang hoa chuyén bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty, số hàng này được xác nhận là tiêu thụ khi nhận được tiền do bên mua thanh toán hoặc nhận được giấy báo của bên mua đã nhận được hàng và chấp nhận thanh toán.
+ Bán buôn chuyền thăng
Công ty sau khi mua hàng, nhận hàng mua không về nhập kho ma chuyền bán thăng cho bên mua.
e Bán lẻ
Bán lẻ là việc bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặc cho cơ quan tô chức đề tiêu dùng.
Trong khâu bán lẻ chủ yếu là bán thu bằng tiền mặt và thường thì hàng hoá xuất giao cho khách hàng và thu tiền trong cùng một thời điểm. Vì vậy thời điểm tiêu thụ đối với khâu bán lẻ được xác định ngay khi hang hoa giao cho khách hàng.
Bán lé thường bán với số lượng ít doanh thu tăng chậm nhưng giá bán lé thường cao hơn so với bán buôn ít bị mất vốn hoặc đọng vốn.
Hình thức thanh toán:
Hình thức thanh toán rất đa dạng, có thể thanh toán bằng tiền mặt, thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Công ty khuyến khích khách hàng thanh toán qua ngân hàng, vì sẽ giảm được chi phí lưu thông tiền mặt. Ngoài phương thức thanh toán bằng tiền mặt, nếu khách hàng dùng ATM thì có
thể thanh toán bằng cách quẹt thẻ ATM qua máy chấp nhận thanh toán thẻ (POS).
2.2.2. Quy trình hạch toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty.
Sơ đồ 2.5. Trình tự ghi số nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả của Công ty Ghi chủ:
Ghi hàng ngày
; Ghi cuối tháng
`... > Quan hệ đôi chiêu
Hàng ngày, từ chứng từ gốc (Hoá đơn giá trị gia tăng, phiếu thu, Giấy báo Có... ) kế toán tiễn hành ghi vao số Nhật kí chung và Sô kế toán chỉ tiết. Đồng thời, từ sô Nhật kí chung, ghi vào
sô Cái các tài khoản liên quan như 156, 632, 511,... Cuối ki, cộng Sô chỉ tiết doanh thu, giá vốn
... lập Số tổng hợp chỉ tiết doanh thu, giá vốn ... cộng Sô cái từng tài khoản đưa vào Bảng cân đối số phát sinh, thực hiện đối chiếu giữa Số tông hợp chỉ tiết với Sô cái và Bảng cân đối số phát sinh. Cuối cùng, dựa vào Bảng cân đối số phát sinh và Số tông hợp chỉ tiết Doanh thu đề đưa số liệu vào Báo cáo tài chính.
2.2.3. Kế toán doanh thu bán hàng.
2.2.3.1. Chứng từ và thủ tục kế toán
Doanh thu bán hàng của Công ty được phi nhận khi hoàn thiện việc p1ao hàng và được khách hàng thanh toán và chấp nhận thanh toán.
Hiện nay doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ vì vậy doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế GTGT. Hiện nay Công ty sử dụng các chứng từ kế toán sau đề hạch toán doanh thu:
*_ Hợp đồng kinh tế;
Y Hoa đơn giá trị gia tăng;
*x Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo Có của ngân hàng:
* Chứng từ kế toán liên quan khác: Biên bản giao nhận hàng, biên bản thanh lý hợp đồng...
Y Bang ké ban le.
Trinh tự luân chuyển chứng từ
Đối với bán buôn: Khách hàng có nhu cầu mua sản phẩm sẽ đến công ty đàm phán đề ký kết hợp đồng. Sau khi hợp đồng ký kết, tại ngày chuyến giao hàng hóa, căn cứ vào hợp đồng để
kế toán lập hóa đơn GTGT thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần): Liên 1 (màu tím): lưu tại
quyên; Liên 2 (màu đỏ): giao cho khách hàng: Liên 3 (màu xanh): đùng trong nội bộ công ty để ghi sô. Nếu việc bán hàng thu được tiền ngay thì liên thứ 3 trong hoá đơn GTGT được dùng làm căn cứ để thu tiễn hàng, kế toán dựa vào đó để viết phiếu thu và đựa vào phiếu thu để thủ quỹ nhận tiền hàng. Khi đã kiểm tra đủ số tiền theo hoá đơn GTGT của nhân viên bán hàng kế toán công nợ và thủ quỹ sẽ ký tên vào phiếu thu, nếu khách hàng yêu cầu một liên phiếu thu thì tuỳ theo yêu cầu kế toán thu tiền mặt sẽ viết 3 liên phiếu thu. Sau đó xé 1 liên đóng dấu va giao cho khách hàng thê hiện việc thanh toán đã hoản tắt.
Việc thanh toán thường thực hiện bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng, nhưng thường qua ngân hàng vì giá trị lớn.
Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán thanh toán sẽ lập Phiếu thu. Nếu khách hàng thanh toán qua ngân hàng thì sẽ nhận được giấy báo Có của ngân hàng.
Đối với trường hợp bán lẻ: Bán lẻ phục vụ chủ yếu cho người tiêu dùng nhỏ lẻ, nên số lượng bỏn ớt, ứ1ỏ trị nhỏ, tiền bỏn chủ yờu thu trực tiếp bang tiờn mặt. Đụi với trường hợp nảy cụng ty Sử dụng bảng kê bán lẻ nêu khách hàng không có nhu câu nhận hóa đơn GTGT, cuôi ngày sẽ viet méot hoa don GTGT cho cac mat hang ban lẻ. Nêu bán lẻ cho các tô chức thì kê toán sẽ viết hóa đơn ŒGTGT làm chứng từ khâu trừ thuê cho các đơn vi mua hang.
Ví dụ 1: Ngày 27 tháng 09 năm 2023, công ty bán các sản phẩm thùng rác 120L cho Công ty
TNHH một thanh viên Viết Liêm. Kế toán lập hóa đơn GTGT theo Biểu 2.1.