CHƯƠNG II: TỔNG QUAN HỆ THỐNG
2.2 Phân tích thiết kế hệ thống
2.2.2 Mô tả tác nhân và sơ đồ chi tiết
Khi có nhu cầu mua hàng/lắp đặt tủ điện, khách hàng sẽ liên lạc với nhân viên bán hàng/giám đốc để đặt hàng/kí hợp đồng. Nhân viên bán hàng sẽ kiểm tra số lượng sản phẩm trong kho và trao đổi với khách hàng nếu không đủ sản phẩm. Sau khi kiểm tra và thay đổi thông tin với khách hàng, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn điện tử, chứng nhận xuất xứ, chứng nhận chất lượng, hợp đồng.
Khi nhận hợp đồng, nếu thấy có sai sót về thông tin cá nhân, thông tin hợp đồng, hay có điều khoản không hợp lý thì khách hàng phải phản hồi lại cho giám đốc để nhân viên bán hàng sửa thông tin cũng như xem xét lại điều lệ.
Nếu khách hàng có yêu cầu lắp đặt và giao hàng tận nơi thì phải báo với nhân viên giao hàng. Nhân viên giao hàng có được thông tin phải báo với kỹ thuật viên và nhân viên giao hàng.
Sau khi đã hoàn tất thủ tục bán hàng thì khách hàng sẽ tiến hành thanh toán với công ty. Nếu vì một lý do nào đó mà chưa thể thanh toán luôn được thì thông báo với nhân viên bán hàng, tích khoản tiền vào tổng công nợ và hẹn ngày gần nhất định để thanh toán công nợ.
Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty, nếu có xảy ra sự cố hỏng hóc sản phẩm, khách hàng phải liên lạc với kỹ thuật viên của thông ty để kỹ thuật viên bảo hành hoặc sửa chữa.
Hình 2.2 Sơ đồ Use Case chi tiết của quản lý thông tin khách hàng Giám đốc
Khi khách hàng có nhu cầu hợp tác với công ty, giám đốc sẽ trao đổi với khách hàng để tiến hành lập hợp đồng. Trong hợp đồng sẽ ghi rõ về nội dung hợp đồng, ngày lập, hồ sơ, ngày gia hạn, ngày kết thúc,...
Giám đốc sẽ quản lý tất cả thông tin của khách hàng, có thể nhập thông tin khách hàng, xóa thông khách hàng khi khách hàng không còn nhu cầu mua hàng hoặc nhu cầu hợp tác nữa, sửa thông tin khách hàng khi có sai sót, tra cứu thông tin khách hàng, nhắc nhở khách hàng có nợ xấu thanh toán, kiểm tra báo cáo doanh thu,...
Giám đốc quản lý tất cả thông tin nhân viên, là người nhập thông tin nhân viên, sửa thông tin nhân viên ki có sai sót, và xóa thông tin nhân viên khi nhân viên đó không còn làm tại đây nữa.
Giám đốc có trách nhiệm kiểm tra báo cáo, thống kê: số lượng hợp đồng, số lượng sản phẩm, số lượng đơn hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo sự cố, tình trạng kho,...
Hình 2.3 Sơ đồ Use Case chi tiết của giám đốc
Nhân viên
Nhân viên làm theo ngày, có thể làm parttime, vào mỗi đầu giờ khi bắt đầu làm, nhân viên đăng nhập vào hệ thống và tích điểm danh.
Nhân viên sẽ là người quản lý khách hàng(cho phép thêm, sửa, xóa thông tin khách hàng), quản lý đơn hàng (lập đơn hàng, sửa đơn hàng, thông báo cho khách hàng có nợ xấu thanh toán), quản lý kho(số lượng hàng, tình trạng dịch vụ), quản lý dịch vụ(lắp rát tủ điện, lắp đặt tủ điện, giao hàng), báo cáo thống kê(số lượng khách hàng, số lượng đơn hàng, tình trạng kho, doanh thu,..).
Khi sắp hết hạn thanh toán công nợ, nhân viên sẽ thông báo cho khách hàng được biết và yêu cầu khách hàng phải thanh toán công nợ.
Hình 2.4 Sơ đồ Use Case chi tiết của quản lý nhân viên Kho
Khi có đơn hàng nhập kho, thủ kho sẽ phải lập phiếu nhập kho bao gồm( mã hàng, tên hàng, số lượng hàng, nhà cung cấp). Khi có đơn hàng phụ kiện tủ điện nhân viên bán hàng lập phiếu xuất kho gửi đến thủ kho, thủ kho phải lấy hàng và điều chỉnh lại thông tin kho.
Khi có đơn hàng lắp ráp tủ điện, thủ kho nhận phiếu xuất kho từ nhân viên bán hàng, lấy vỏ tủ điện, lấy phụ kiện tủ điện và dụng cụ chuyển đến kỹ thuật viên cho kỹ thuật viên lắp ráp. Sau đó thủ kho điều chỉnh lại thông tin kho.
Trong trường hợp một loại hàng bất kỳ còn ít, thủ kho phải lập phiếu đề xuất vật tư. Sau mỗi đơn hàng lắp ráp tủ điện có sử dụng dụng cụ trong kho, thủ kho phải kiểm tra dụng cụ.
Vào cuối mỗi tháng, thủ kho lập báo cáo kho bao gồm các thông tin(mã hàng, số lượng hàng, mã dụng cụ, tình trạng dụng cụ) và 1 bản các phiếu nhập xuất kho.
Hình 2.5 Sơ đồ Use Case chi tiết của quản lý kho Dịch vụ
Khi có đơn hàng phụ kiện tủ điện, kỹ thuật viên kiểm tra phụ kiện tủ điện; nếu hàng lỗi hoặc hỏng hóc thì chuyển về kho đổi; nếu hàng đạt tiêu chuẩn thì cho đi.
Khi có đơn hàng lắp ráp tủ điện, kỹ thuật viên nhận bản vẽ của khách hàng từ nhân viên bán hàng. Sau đó kỹ thuật viên nhận vỏ tủ điện, phụ kiện tủ điện từ thủ kho và tiến hành lắp ráp.
Khi khách hàng có yêu cầu giao hàng; nếu đơn hàng bé thì nhân viên bán hàng gọi shipper hoặc gửi hàng theo xe khách tuyến cố định hoặc nhà xe; nếu đơn hàng to, nặng và cồng kềnh thì nhân viên sử dụng xe công ty để giao hàng.
Khi khách hàng có yêu cầu bảo hàng, khách hàng phải gửi hàng về. Sau khi nhận được hàng, kỹ thuật viên tiến hành sửa chữa và gửi trà khách hàng.
Vào cuối mỗi tháng, kỹ thuật viên lập báo cáo bao gồm(đơn hàng lắp ráp, đơn hàng giao, đơn hàng bảo hành