2.1. Tong quan về Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC 2.1.1. Giới thiệu về công ty
- _ Tên công ty: CÔNG TY TNHH THUONG MẠI VÀ XÂY DỰNG MEC
- Tên tiếng anh: MEC CONSTRUCTION AND TRADING COMPANY
LIMITED
- Mã số thuế: 0101591045
- Tru sở chính: Số 2, ngách 14, ngõ 218, phố Tây Sơn, Phường Trung Liét, Quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội, Việt Nam
- Nguoi đại diện: Giám đốc Nguyễn Xuân Trường
- - Ngày hoạt động: 28/12/2004
Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC hoạt động trong lĩnh vực thi
công cơ điện, xây dựng dân dụng, giao thông, công nghiệp, thuỷ lợi, hạ tầng và các lĩnh vực khác trên phạm vi toàn quốc.
Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC có nhiều trang thiết bị chuyên dụng, đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân lành nghề, giàu kinh
nghiệm, thông thạo các lĩnh vực xây dựng, công nghiệp và điện. Các dự án do
doanh nghiệp thực hiện đều được khách hàng đánh giá cao về chất lượng và tiễn độ.
Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC luôn nỗ lực làm hài lòng các
đối tác trên tinh thần hợp tác cùng có lợi.
2.1.2. Tổ chức sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại và Xây
dựng MEC
36
2.1.2.1. Hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH Thương mại va
Xây dựng MEC
Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty bao gồm:
- _ Xây dựng dân dung, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi.
- _ Xây dựng đường dây tải điện và trạm biến áp đến 35kV.
- Lap dat hé thong điện, động lực, chiếu sáng.
- - Thi công hệ thống cấp nước, thoát nước sản xuất, hệ thống điện lạnh.
- San xuất thiết bị điện, điện tử, điện lạnh và xử lý chat thải.
- _ Kinh doanh vận tải
Sản phẩm chủ yếu của công ty là các công trình dân dụng có quy mô lớn, thời gian thi công lâu dài, độ bền, chất lượng đảm bảo cả về kỹ thuật và thâm mỹ.
Do đó, ban quản lý dự án phải lập dự toán và thẩm tra công việc thiết kế. Tiến độ thi công phải bài bản, đúng bản vẽ thiết kế và đảm bảo tính pháp lý.
Địa điểm sản xuất thường xuyên phải thay đổi theo địa điểm của công ty xây dựng nên thiết bị, máy móc, công nhân thi công phải di chuyển theo địa điểm sản xuất. Mặt khác, công trình xây dựng ở nhiều địa điểm khác nhau nên việc sử dụng, quản lý, hạch toán tài sản vật tư gặp nhiều khó khăn.
Thời gian từ khi khởi công xây dựng đến khi hoàn thành bàn giao căn cứ vào
quy mô và trình độ kỹ thuật phức tạp của công trình. Mỗi dự án được chia thành
nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn lại chia thành nhiều công việc khác nhau nên thời
gian hoàn thành công việc thường kéo dài. Một dự án thường bao gồm các giai đoạn
sau:
- Phan mong - Phan than
- Phan hoan thién
37
- _ Bộ phận cấp thoát nước
- Phan cấp điện và chống sét - Phan chống mối công trình
Công trình diễn ra ở nhiêu nơi, chịu ảnh hưởng của thời tiết, các yêu tô môi trường, thiên nhiên. Do đó, cân có sự giám sát chặt chẽ đê đảm bảo tiên độ thi công
và chất lượng công trình hoàn thành nhanh chóng và hồi phục.
2.1.2.2. Quy trình hoạt động sản xuất
Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC là doanh nghiệp hoạt động
trong lĩnh vực xây dựng cơ bản, là ngành sản xuất vật chất mang tính đặc thù khác biệt với các ngành sản xuất khác trong nền kinh tế quốc dân. Quy trình hoạt động của công ty có sự khác biệt do sản phẩm cuối cùng của ngành xây dựng là những hạng mục công trình có quy mô lớn và kết cầu phức tạp. Quá trình hoạt động cụ thé
được thể hiện trong hình dưới đây:
Ký kết hợp đồng
Thị công công trình
Thuyết minh biện Dự toán đấu thầu
38
Nghiệm thu từng
ị
Nghiệm thu dự án
Sơ đồ 2.1: Quy trình hoạt động của Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng
MEC
(Nguồn: Tác gid tự tổng hop)
Các giai đoạn của quá trình hoạt động:
- Hồ sơ mời thầu: khi nhận được thông tin về đấu thầu, lãnh đạo công ty va các phòng ban phối hợp với nhau lập hồ sơ thầu bao gồm biện pháp thi công
và dự toán thi công
- _ Biện pháp thi công: mô tả quy mô, đặc điểm công trình và đưa ra biện pháp thi công tong thé sau đó đưa ra biện pháp thi công chỉ tiết.
- Dự toán đấu thầu
+ Lập bang dự toán chi tiết bao gồm khối lượng, đơn giá vật tư, nhân
công, máy móc thi công
+ Lập bảng vật tư va bù chênh lệch giá
+ Lập bảng giá cước vận tải
+ Từ bảng chi tiết trên, lập bảng tông hợp chi phí
39
- Tham gia dau thầu: cử người tham gia dau thầu
- Ky kết hợp đồng: sau khi trúng thầu, hợp đồng kinh tế được ký kết bao gồm các điều khoản mà hai bên đã thoả thuận.
- _ Triển khai thi công: Sau khi ký hợp đồng kinh tế sẽ tiến hành thi công.
- Nghiệm thu từng giai đoạn: khi thi công xong giai đoạn nao thì tiến hành
nghiệm thu giai đoạn đó.
- _ Nghiệm thu công trình: sau khi hoàn thành các công đoạn, tiến hành nghiệm thu toàn bộ công trình để đưa vào sử dụng.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC
Cơ câu quản lý của công ty được thê hiện qua sơ đô sau:
Phó giám đốc
Ù
| J J J
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp)
40
Giám doc: là người chịu trách nhiệm về các hoạt động có liên quan cua công ty trước cơ quan pháp luật. Là người chịu trách nhiệm chính và cao nhât vê mọi hoạt động sản xuât kinh doanh của công ty, có trách nhiệm giám sát, chỉ đạo mọi hoạt động của công ty .
Phó giám đốc: là người giúp giám đốc trong quá trình sản xuất kinh doanh, giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng, chịu trách nhiệm về lĩnh vực tài chính của công ty, là người giúp giám đốc quản lý kỹ thuật, trao ý kiến về các thông số kỹ thuật giúp giám đốc ra quyết định đúng dan.
Phòng kế hoạch dự án: chịu trách nhiệm lập kế hoạch hoạt động sản xuất kinh
doanh tại công ty.
Phòng quản lý kỹ thuật: căn cứ vào hợp đồng đã ký kết, bộ phận kỹ thuật tiến hành khảo sát địa điểm xây dựng. Từ đó lên bản vẽ, phương án thiết kế, dự toán cho
công trình.
Phòng kế toán: theo dõi, chấp hành thu chi, cân đối thu chi, hạch toán chi phi, hạch toán kết quả sản xuất kinh doanh. Phân tích các hoạt động kinh tế tài chính,
tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực tài chính kế toán.
Phòng hành chính: có nhiệm vụ giúp Ban Giám đốc trong công tác quản lý nhân sự, đào tạo và tuyển dụng lao động, sắp xếp bồ trí lao động, xét khen thưởng, kỷ luật... Quản lý hành chính văn phòng, an toàn lao động, các chế độ bảo hiểm cho
người lao động.
Công trường: trực tiếp thi công công trình.
2.1.4. Bộ máy kế toán Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán
41
Kế toán trưởng
(Nguôn: Tác giả tự tổng hợp)
- Ké toán trưởng
+ Tổ chức hoạt động cho bộ máy kế toán, thống kê và phân tích báo cáo tài chính của công ty dé tham mưu cho giám đốc về tình hình tài chính
của công ty.
+ Trực tiếp đảm nhận công tác kiểm tra, xử ly tài liệu các loại trước khi
hoan chỉnh đưa vào lưu trữ.
+ Kiểm tra, ký xác nhận các khoản chi phí, quyết toán tài chính, xác
nhận hợp đồng, đơn đặt hang vật tư, tai san, hang hoa trước khi trình
giám đốc phê duyệt.
- Kế toán vật tư, thuế
+ Thống kê, tập hợp sơ chế, lập bảng kê nhập xuất tồn nguyên vật liệu
và định kỳ chuyển về phòng kế toán công ty kèm chứng từ gốc dé kế toán thanh toán cho tổ và ghi số kế toán tông hợp, lưu giữ.
+ Trực tiếp kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của hoá đơn, chứng từ xuất nhập
kho; theo dõi việc thực hiện định mức tiêu hao nguyên vật liệu, công
42
cụ dụng cụ, vao số chỉ tiết nguyên vật liệu, tổng hợp số liệu tình hình
sử dụng nguyên vật liệu theo công trình.
+ Hach toán và kê khai thuế - Kế toán tiền mặt
+ Chịu trách nhiệm quan lý thu chi tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, theo dõi chi tiết thanh toán với người bán. Họ tập hợp chi phí sản xuất cho từng công trình, mở số chỉ tiết từng hạng mục công trình theo các yêu tố chỉ phí và đối chiếu với dự toán.
+ Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc toàn thé cán bộ nhân viên trong công
ty thực hiện nghĩa vụ thanh toán các khoản tạm ứng theo chế độ khi đến hạn.
- _ Kế toán thanh toán và công nợ
+ Chịu trách nhiệm kiểm tra những chứng từ khi lập thủ tục thu chi
+ Cùng thủ quỹ kiểm tra đối chiếu sử dụng tồn quỹ số sách và thực tế
theo dõi chỉ tiết các khoản ký quỹ
+ Phản ảnh các khoản nợ phải thu, nợ phải trả các khoản phải nộp, phải
cấp cũng như tình hình thanh toán và còn phải thanh toán với khách hàng, nhà cung cấp
- Thu quỹ
+ Phân phối tiền lương và các quyền lợi khác cho người lao động.
+ Ký xác nhận phiếu thu, chi; bảo quản tiền mặt.
+ Theo dõi, quản lý tiền mặt tại công ty, thu, chi tiền mặt và vào số quỹ
tiên mặt.
43
2.1.4.2. Tổ chức công tác kế toán a) Chế độ kế toán
Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC áp dụng chế độ kế toán Việt Nam hiện hành ban hành theo Thông tư số 200/TT-BTC, ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, Hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định sửa đổi bổ sung của Bộ Tài chính.
Niên độ kế toán năm của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày
31/12 hàng năm.
b) Hình thức kế toán
Công ty áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính, sử dụng Excel và phần mềm quản lý KSIT.
Công ty đang áp dụng hình thức chứng từ ghi số dé ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ phát sinh. Với hình thức kế toán này, căn cứ trực tiếp dé ghi số kế toán tổng hợp là chứng từ ghi số. Các bút toán kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian vào số đăng ký chứng từ ghi số - _ Ghi theo nội dung kinh tế trên số cái
Chứng từ ghi số được kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc bảng tong hợp chứng từ cùng loại có cùng nội dung kinh tế.
Chứng từ ghi số được đánh số liên tục trong tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Số đăng ký chứng từ ghi số) và kèm theo chứng từ kế toán phải được kế toán
trưởng duyệt trước khi ghi số.
Trình tự ghi số kế toán tại Công ty TNHH Thương mại và xây dựng MEC
được thê hiện qua sơ đô sau:
44
Bảng tổng hợp
chứng từ cùng loại
Số đăng ký
chứng từ ghi số
phát sinh
Báo cáo tài chính
Sơ đồ 2.4: Trình tự ghi số theo hình thức chứng từ ghi số tại Công ty TNHH Thương
mại và Xây dựng MEC
(Nguôn: Tác giả tự tổng hợp)
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra làm căn cứ ghi số, kế toán lập chứng từ ghi số. Căn cứ
45
vào chứng từ ghi số dé ghi vào số đăng ký chứng từ ghi số, sau đó dùng dé ghi vào sô cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi số được dùng dé ghi số, thẻ các chỉ tiết có liên quan.
Cuối tháng phải khoá sé, tính tổng số nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng vào số đăng ký chứng từ ghi số, tính tông số phat sinh ng, tổng số phát
sinh có, số du tài khoản trên số cái căn cứ vào số cái, bảng cân đối thử.
Sau khi khớp, số liệu trên số cái và bảng tổng hợp chỉ tiết dùng đề lập báo cáo
tai chính.
Quan hệ đối chiếu và kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh bên có và tổng số phát sinh bên nợ trên bảng cân đối thử phải bằng nhau và bằng số phát sinh trên số đăng ký chứng từ ghi số. Tổng số dư nợ và có trên bảng cân đối kế toán phải bang nhau và số du của từng tài khoản phải bang số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chỉ tiết.
c) Chính sách kế toán
Nguyên tắc kế toán: nguyên tắc giá gốc
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: đảm bảo theo dõi và cung cấp thông tin về hàng tồn kho kịp thời, chính xác. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, kế toán chỉ tiết hàng tồn kho theo phương pháp mở thẻ
song song.
Phuong pháp định giá hàng tồn kho: công ty sử dung phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO).
Nguyên tắc ghi nhận tài sản cô định hữu hình: ghi nhận ban dau theo giá gốc Phương pháp tính thuế: phương pháp khấu trừ.
Đồng tiền sử dụng: công ty hạch toán và lập báo cáo bằng Đồng Việt Nam.
46
2.2. Kế toán nguyên vật liệu Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC 2.2.1. Nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu Công ty TNHH Thương mại và Xây
dựng MEC
Xuất phát từ yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp xây lắp cũng như vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp, kế toán nguyên
vật liệu cân thực hiện tôt các nhiệm vụ sau:
- Ghi chép và phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng, giá trị của từng loại nguyên vật liệu cho sản xuất, vật tư nhập - xuất - tồn kho.
- Van dung đúng phương pháp, nghiệp vụ kế toán nguyên vật liệu, thực hiện đúng chế độ kế toán ban đầu đối với nguyên vật liệu (lập chứng từ, luân chuyển chứng từ...) lập số chi tiết và thuế nguyên vật liệu theo quy định phương pháp quy định giúp lãnh đạo, chỉ đạo công tác kế toán trong ngành
và toàn bộ nên kinh tê.
- Kiém tra việc thực hiện kế hoạch thu mua, tồn kho, tiêu thụ nguyên vật liệu, phát hiện và xử lý kịp thời tình trạng thừa, thiếu, ứ đọng, chất lượng kém, sử
dụng lãng phí nguyên vật liệu.
- Tham gia kiểm kê, đánh giá lại nguyên vật liệu theo quy định của Nhà nước, lập báo cáo kế toán nguyên vật liệu phục vụ công tác lãnh đạo, quản lý và phân tích kinh tế.
2.2.2. Đặc điểm kế toán nguyên vật liệu Công ty TNHH Thương mại và Xây
dựng MEC
Công ty TNHH Thương mai và Xây dựng MEC chuyên kinh doanh các ngành
nghề
- _ Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi
- _ Xây dựng đường dây và trạm biến áp đến 35kV
47
- Lap dat hé thống điện, động lực, chiếu sáng
- Thi công công trình cấp thoát nước, điện lạnh
- San xuất thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, xử lý chat thai
- _ Kinh doanh vận tai.
Vì vậy nguyên vật liệu tại doanh nghiệp chủ yếu là: sắt thép, xi măng, cát,
gạch, đá các loại (đá 1x2, 2x4, đá hộc, đá dăm...), vật liệu phục vu các công trình
giao thông và kinh doanh xây dựng dân dụng, điện và biển báo giao thông, nhựa đường, dây cáp điện, dây điện, các công cụ và linh kiện khác, ngoài một số nhiên
liệu.
Đặc điểm nguyên vật liệu tại công ty:
- _ Nguyên vật liệu tại công ty thường có giá tri lớn
- _ Nhiều nguồn cung cấp tuỳ theo dự án đang thi công
- Quản lý tách biệt từng đội thi công có kho riêng
- Cac vật liệu không đồng nhất
2.2.3. Công tác quản lý nguyên vật liệu
Do đặc thù của các đơn vị kinh doanh xây lắp là các sản phẩm xây lắp thường có giá trị lớn, thời gian thi công lâu và mỗi loại sản phẩm xây dựng lại yêu cầu nhiều loại vật tư khác nhau tuỳ theo kỹ thuật thiết kế theo yêu cầu. Do đó, việc quản lý và theo dõi vật tư chỉ tiết cho từng công trình là rất cần thiết.
Xuất phát từ đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình xây lắp,
đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý hạch toán chặt chẽ nguyên vật liệu từ khâu
mua vào đến khâu bảo quản, lưu trữ và sử dụng nhằm nâng cao hiệu quả kinh tế kỹ
thuật:
48
Giai đoạn thu mua: thông thường nguyên vật liệu được doanh nghiệp mua từ
các nhà cung cấp có uy tín, có mối quan hệ làm ăn lâu năm trên thị trường. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thé thu mua tại những địa điểm gần công trình dé đảm bảo tiến độ thi công cũng như giảm thiểu chi phí nguyên vật liệu đầu vào (chi phí vận chuyên). Đồng thời, kiểm soát chặt chẽ số lượng, giá cả nguyên vật liệu nhằm giảm chỉ phí thu mua đến mức thấp nhất.
Giai đoạn bảo quản: Nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình xây dựng như xi
măng, sắt thép, nhựa đường... thường dễ bị hư hỏng nên phải quản lý tốt quá trình bảo quản va van chuyền nguyên vật liệu về kho, tránh làm giảm chất lượng. Đảm bảo kho nguyên vật liệu khô ráo, thủ kho quản lý chặt chẽ, kiểm kê thường xuyên.
Giai đoạn lưu trữ: kho bãi của công ty được đặt tại công trường, nguyên vật
liệu chủ yếu là đá, gạch, cát... nên hình thức lưu trữ rất đơn giản. Hầu hết các vật liệu khi đưa về đều được sử dụng ngay vào công trình, khi không sử dụng hết được đưa vào kho nên lượng tồn kho không nhiều. Các đội căn cứ vào kế hoạch định mức và tiễn độ thi công thực tế dé đưa ra quyết định mua vật tư vừa phải, hợp lý.
Giai đoạn sử dụng: tuỳ theo yêu cầu kỹ thuật của công trình xây lắp dé xuất
vật liệu cho phù hop.
2.2.4. Phân loại nguyên vật liệu
Nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp xây lắp nói chung và Công ty TNHH Thương mại và Xây dựng MEC nói riêng có chủng loại và số lượng rất đa dạng.
Mỗi loại vật chất cũng rất rộng lớn và có nội dung riêng, nội dung kinh tế, chức năng riêng biệt. Vì vậy dé quản lý một tài khoản cần phải phân loại nguyên vật liệu
một cách khoa học và hợp lý. Nguyên vật liệu tại công ty được phân loại như sau:
- Xi măng: Công ty sử dụng 2 loại xi măng là xi mang Bim Sơn PCB30 va xi măng Nghi Sơn
- Thép D6 - D8, D10, D12, D14, D16, D18, F10, F12, 16, 18