1.1. KHẢO SÁT THỰC TẾ
Khảo sát thực tế là bước quan trọng trong quá trình phân tích và thiết kế hệ thống, nhằm thu thập thông tin về yêu cầu và nhu cầu thực tế của người sử dụng và tổ chức. Trong đề tài
"Quản lý quán cà phê", khảo sát thực tế giúp tìm hiểu về quy trình hoạt động của các quán cà phê hiện tại, các vấn đề mà chủ quán và nhân viên gặp phải, cũng như yêu cầu đối với hệ thống quản lý mới.
Trong khảo sát, chúng tôi tiến hành phỏng vấn các chủ quán cà phê, nhân viên phục vụ và khách hàng để hiểu rõ về các quy trình như quản lý đơn hàng, quản lý kho, tính tiền và giao dịch. Đồng thời, chúng tôi cũng thu thập thông tin về các phần mềm quản lý hiện tại nếu có, đánh giá ưu nhược điểm của chúng.
Dựa trên kết quả khảo sát, các yêu cầu và mục tiêu cho hệ thống "Quản lý quán cà phê" được xác định, giúp định hướng cho việc thiết kế và phát triển hệ thống phần mềm phù hợp với nhu cầu thực tế của quán cà phê, từ đó tối ưu hóa hiệu quả công việc và nâng cao trải nghiệm của khách hàng.
1.2. MÔ TẢ NGHIỆP VỤ
Mô tả nghiệp vụ trong hệ thống "Quản lý quán cà phê"
nhằm xác định các quy trình và hoạt động chính diễn ra trong quán cà phê, từ đó xác định các chức năng và yêu cầu hệ thống cần đáp ứng. Các nghiệp vụ chính trong quán cà phê bao gồm:
- Quản lý đơn hàng: Nhân viên tiếp nhận đơn hàng của khách hàng, chọn món, ghi chú yêu cầu đặc biệt và gửi đơn hàng cho khu vực pha chế. Hệ thống phải hỗ trợ việc
nhập và cập nhật đơn hàng một cách nhanh chóng và chính xác.
- Quản lý kho: Hệ thống theo dõi lượng nguyên liệu, thực phẩm và đồ uống còn trong kho. Khi nguyên liệu sắp hết, hệ thống sẽ thông báo để nhân viên hoặc chủ quán có thể nhập thêm hàng, đảm bảo không bị thiếu hụt trong quá trình phục vụ.
- Tính tiền và thanh toán: Sau khi khách hàng hoàn tất việc sử dụng dịch vụ, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền và thu tiền. Hệ thống sẽ tự động tính tổng hóa đơn, hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán như tiền mặt, thẻ ngân hàng hoặc ví điện tử.
- Quản lý nhân viên: Hệ thống ghi nhận thông tin về nhân viên, thời gian làm việc, các ca trực và các nhiệm vụ được phân công. Quản lý có thể theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên, từ đó đánh giá và đưa ra các quyết định phù hợp.
- Quản lý khách hàng: Hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng, lịch sử đơn hàng, từ đó có thể phân tích sở thích và thói quen của khách hàng, giúp tạo ra các chương trình khuyến mãi hoặc chăm sóc khách hàng hiệu quả hơn.
Mô tả nghiệp vụ giúp xác định các yêu cầu cụ thể mà hệ thống cần đáp ứng, đồng thời tạo nền tảng để xây dựng các chức năng chi tiết trong hệ thống phần mềm quản lý quán cà phê.
1.3. KẾT LUẬN
Trong chương này, qua quá trình khảo sát thực tế và mô tả nghiệp vụ, chúng ta đã thu thập được các yêu cầu quan trọng từ người sử dụng hệ thống "Quản lý quán cà phê". Các quy trình chính như quản lý đơn hàng, quản lý kho, tính tiền và thanh toán, quản lý nhân viên và khách hàng đã được xác định rõ ràng, từ đó cung cấp cơ sở để thiết kế và phát triển hệ
thống phần mềm đáp ứng nhu cầu thực tế của quán cà phê.
Thông qua việc khảo sát, chúng tôi không chỉ hiểu rõ các hoạt động nghiệp vụ mà còn phát hiện ra những vấn đề tồn tại trong các hệ thống quản lý hiện tại. Những thông tin này là yếu tố quan trọng giúp hệ thống mới có thể giải quyết các vấn đề và nâng cao hiệu quả công việc trong quán. Phần tiếp theo của báo cáo sẽ tập trung vào việc thiết kế chi tiết hệ thống dựa trên các kết quả khảo sát và phân tích đã thực hiện.