PHẦN 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SẢN XUẤT THƯƠNG MẠI TÂN ĐỨC
3.2 Một số đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu tại công
Qua sự phân tích ở trên, để khắc phục những hạn chế còn tồn tại ở công ty Cổ phần Sản xuất Thương mại Tân Đức.
Thứ nhất: Việc phân loại và lập sổ danh điểm vật liệu ở Công ty.
Phân loại và lập sở danh điểm vật liệu là phân loại thành từng nhóm, thứ vật liệu, tên gọi từng loại, từng nhóm vật liệu được mã hoá bằng hệ thống các chữ số và được sắp xếp theo thứ tự nhất định. Thông thường việc mã hoá danh điểm vật liệu và sự kết hợp giữa số liệu TK và đánh số thứ tự vật liệu theo quy ước. Điều này sẽ làm cho việc hạch toán kế toán vật liệu được chính xác và thuận lợi vì đây là sự phân loại này khoa học hợp lý. Việc lập danh điểm vật liệu ở công ty có thể thực hiện theo nguyên tắc sau:
Nguyên vật liệu được chia thành các loại sau:
Nguyên vật liệu chính: TK 1521 Nguyên vật liệu phụ: TK 1522
Nhiên liệu TK: TK 1524
Phế liệu thu hồi: TK 1525 Trong các loại được chia thành các nhóm:
1521 – 01: 1521 – 02,
Với loại vật liệu: Vật liệu chính, VL phụ, nhiên liệu… được mở trên một số trang số nhất định tuỳ thuộc vào chủng loại quy cách VL ở trong loại đó.
Tuy nhiên để thực hiện công việc này cần phải có sự kết hợp thống nhất giữa các phòng ban chức năng, các bộ phận để đảm bảo sổ danh điểm lập khoa học, hợp lý đảm bảo sổ danh điểm lập khoa học, hợp lý đảm bảo phục vụ yêu cầu quản lý vật liệu trong toàn công ty. Việc này có ý nghĩa rất lớn, nó giúp các bộ phận, các phòng ban phối hợp chặt chẽ với nhau trong công tác quản lý vật liệu, tạo điều kiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các số, giữa các bộ phận liên quan được nhanh chóng thuận tiện. Hơn nữa, việc lập sổ danh điểm vật liệu sẽ cho phép công ty sử dụng máy vi tính để hạch toán vật liệu giảm bớt khối lượng ghi chép góp phần nâng cao hiệu quả công tác kế toán.
Thứ hai: Việc hạch toán VL xuất thuê gia công chế biến và nhập kho vật liệu thừa, hạch toán vật liệu thừa không sử dụng hết để lại phân xưởng.
Việc hạch toán giá trị vật liệu xuất thuê gia công kế toán sử dụng thêm TK 621 vào nghiệp vụ này là không cần thiết. Không hạch toán chi phí thẳng sang TK 154 mà lại đưa sang TK 621 rồi mới kết chuyển sang điều này làm cho công việc hạch toán kế toán phức tạp thêm, DN nên thực hiện theo như chế độ đã quy định đó là khi xuất vật liệu thuê gia công chế biến thì ghi:
Nợ TK 154
Có TK 152
Điều này không những phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà con fiảm khối lượng công việc cho kế toán.
Với nghiệp vụ vật liệu thừa kho – kế toán ghi giảm TK 154 – chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và được phản ánh tên NKCT số 7 (Phần I – Mục B) làm như vậy là không phản ánh được đúng chi phí NVL nói riêng và chi phí sản xuất nói chung. Khi xuất vật liệu cho sản xuất kế toán ghi tăng chi phí NVL, số vật liệu nào phục vụ hết cho sản xuất sản phẩm sẽ được tính hết vào chi phí NVL của sản phẩm đó và sẽ được kết chuyển sang TK 154 còn phần không được dùng sản xuất sản phẩm đó thì nhập lại kho và kế toán ghi giảm phần chi phí NVL đó. Nhưng công ty đã không làm như vậy mà ghi giảm trên TK 154 do kế toán đã kết chuyển toàn bộ số NVL xuất sản phẩm sang TK 154 nhưng thực tế vẫn chưa sử dụng hết. Làm như vậy không phản ánh khoản mục chi phí NVL trực tiếp. Đồng thời làm phức tạp công tác kế toán và sử dụng không đúng TK 154.
Cụ thể với nghiệp vụ nhập kho vật liệu thừa kế toán phải hạch toán như sau:
TK 152 TK 621
Xuất kho vật liệu cho sản xuất Số vật liệu không sử dụng hết nhập lại
Ví dụ: Theo biên bản kiểm kê số 012, ngày 04/1/2008 khi thừa 135 (hạt màu điện 180) Căn cứ vào bản kiểm kê thì bảng kê chi tiết vật tư nhập kho sẽ được lập như sau:
Chủng loại ĐVT Số lượng
Thành tiền
TKĐƯ
HT TT
Hạt màu 135 2.295.000 2.268.000 621
Cũng tương tự như thế với NVL sử dụng không hết để lại kho phân xưởng, kết oán coi đó là chi phí sản xuất kinh doanh dở dang và phản ánh trên TK 154.
Việc hạch toán như vậy không đúng với chế độ quy định và không phản ánh chính xác chi phí NVL thực tế phát sinh. Cụ thể phải hạch toán như sau:
Khi vật liệu không sử dụng hết để lại phân xưởng, căn cứ vào phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ kế toán ghi:
Nợ TK 621 Trị giá vật tư vấn còn lại ở các phân xưởng
Có Tk 152 (ghi âm)
Đến kỳ sau khi sử dụng số vật liệu cho sản xuất, kế toán ghi bình thường:
Nợ TK 621
Có TK 152
Thứ ba: Hoàn thiện kế toán chi tiết VL theo phương pháp ghi sổ số dư.
Kế toán chi tiết VL là công việc không thể thiếu được của công tác hạch toán VL. Kế toán VL phải được tiến hành song song giữa thủ kho và kế toán,phải đối chiếu kiểm tra và giám sát lẫn nhau đảm bảo việc hạch toán ghi được chính xác, đầy đủ. Việc áp dụng phương pháp sổ số dư để việc hạch toán chi tiết VL hiện nay ở Công ty chưa đúng với quy định của phương pháp sổ số dư, thực chất đó là phương pháp đối chiếu luân chuyển. Nhưng sự kết hợp đó vẫn chưa hợp lý và còn nhiều hạn chế. Điều này làm cho việc hạch toán chi tiết VL tong công ty chưa đạt kết quả cao. Kế toán VL hàng tháng còn chậm. kéo dài sang tháng sau mới xong do đó ảnh hưởng tới việc lập báo cáo tổng hợp.
Xuất phát từ đặc điểm NVL mà công ty sử dụng cộng với trình độ của kế toán như hiện nay, để nâng cao hơn nữa chất lượng công tác quản lý và kế toán như hiện nay, để nâng cao hơn nữa chất lượng công tác quản lý và hạch toán chi
tiết vật liệu hàng ngày, công ty nên áp dụng phương pháp sổ số dư theo đúng quy định để hạch toán chi tiết vật liệu. Cụ thể như sau:
Tại kho: Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu thủ kho sau khi kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của các chứng từ và phân loại chứng từ. Cuối ngày, thủ kho vào thẻ số lượng vật liệu nhập, xuất trong ngày, tính ra tồn kho cuối ngày và ghi vào thẻ kho.
Định kỳ khoảng 10 ngày thủ kho tập hợp toàn bộ các chứng từ nhập, xuất kho trong đó ghi rõ số lượng, số hiệu chứng từ của từng nhóm VL. Cuối tháng thủ kho căn cứ vào thẻ kho đã được kế toán kiểm tra ghi số lượng VL tồn cuối tháng của từng danh điểm vật liệu và dùng cho cả năm. Số thứ tự sắp xếp ở sổ số dư phải thống nhất với số thứ tự ở thẻ kho. Muốn vậy việc sắp xếp các tờ thẻ kho phải theo đúng danh điểm cho phù hợp với số thứ tự ở số dư tạo điều kiện cho việc cho việc lấy số dư ở thẻ kho và sổ số dư được nhanh chóng.
Ghi song sổ số dư thủ kho chuyển cho phòng kế toán kiểm tra và tính giá trị với số liệu T1/2008 mẫu thẻ kho được lập như sau:
THẺ KHO Ngày lập
Tờ số:
Nhãn hiệu quy cách vật tư: Nhựa chế tạo Cacbon C454
STT Chứng từ Diễn giải Ngày
NX
Số lượng Ghi
Số Ngày Nhập Xuất Tồn chú
Tồn đầu kỳ 3609
1 195 3/1 Cty hoá chất nhựa 3/1 9335
2 203 5/1 Cty hoá chất nhựa 5/1 2037
3 45 10/1 PX in các màu 10/1 2502
4 156 17/1 PX thổi màng 17/1 5000
5 159 30/1 PX thổi màng 30/1 6434
Cộng 1045
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ NHẬP VẬT LIỆU Từ ngày 3/1 đến ngày 31/1 năm 2008
Tại kho: 1521
Danh điểm vật liệu
Tên nhãn hiệu quy cách SP
Phiếu nhập
Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày
1521-01-005 Thép C454 3/1 9335 6200 57.877.000
PHIẾU GIAO NHẬN CHỨNG TỪ XUẤT VẬT LIỆU Từ ngày 3/1 đến ngày 31/0 năm 2008
Tại kho: 1521
Danh điểm vật liệu
Tên nhãn hiệu quy cách SP
Phiếu nhập
Số lượng Đơn giá Thành tiền Số Ngày
1521-01-005 Nhựa trắng 10/1
17/1 31/1
9335 5000 6434
6000 6000 6000
15.012.000 30.000.000 38.604.000 Tại phòng kế toán: Định kỳ khoảng 10 ngày kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép trên thẻ kho và thu nhận chứng từ. Sau khi nhận chứng từ kế toán Vật liệu ở kho về nhân viên kế toán thực hiện hoàn chỉnh chứng từ rồi tổng cộng số tiền của các chứng từ nhập xuất theo từng doanh điểm vật liệu và ghi số tiền vào phiếu giao nhận để làm căn cứ ghi vào bảng kê luỹ kế nhập xuất.
Cuối tháng kế toán tổng hợp toàn bộ giá trị vật liệu nhập, xuất kho trong từng tháng theo từng điểm vật liệu trên cột tổng cộng ở bảng luỹ kế nhập xuất làm cơ sở để ghi vào bảng tổng hợp nhập ,xuất, tồn kho vật liệu
Căn cứ vào bảng sổ số dư tháng trước để ghi vào cột số dư đầu tháng trong Bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho VL. Mặt khác, khi nhận được sổ số dư thủ kho chuyển lên kế toán thực hiện tính giá cho từng danh điểm VL tồn.
Trên cơ sở số lượng VL tồn kho và đơn giá của vật liệu nhập kho thuộc các lần sau cùng. Sau đó tiến hành ghi vào sổ số dư theo chỉ tiêu giá trị.
Sau khi ghi sổ số dư và lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu kế toán thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu về mặt giá trị của từng thứ vật liệu tồn kho cuối tháng trên 2 sổ này. Đồng thời số liệu ở sổ kế toán tổng hợp.
Hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp sổ số dư có thể biểu diễn như sau:
BẢNG LUỸ KẾ NHẬP VẬT LIỆU
Tháng 1/2008
Tại kho: 1521
Danh điểm vật
liệu Tên vật liệu Từ 1 - 20 Từ 11 - 20 Từ 21 - 31 Cộng 1521 - 01 - 005 Nhựa trắng 70.500.28
9
80.500.289
BẢNG LUỸ KẾ NHẬP VẬT LIỆU T1/2008
Tại kho: 1521
Danh điểm vật
liệu Tên vật liệu Từ 1 - 20 Từ 11 - 20 Từ 21 - 31 Cộng 1521 - 01 - 005 Nhựa trắng 15.012.00
0
30.000.00 0
38.604.00 0
83.616.000 ...
BẢNG TỔNG HỢP N - X T VẬT LIỆU
T1/2008
Danh điểm vật
liệu Tên vật liệu Từ 1 - 20 Từ 11 - 20 Từ 21 - 31 Cộng 1521 - 01 - 005 Nhựa trắng 21.654.00
0
68.232.00 0
83.616.00 0
5.538.289 ...
SỔ SỐ DƯ NĂM 2008
Danh điểm VL
Tên
VL ĐVT Số dư đầu năm Số dư cuối tháng ...
.
Số dư cuối năm
SL TT SL TT SL TT
1521 -01005
Nhựa trắng
3609 21.654.00 0
1045 8.538.289
Thứ tư: Về việc hạch toán với người bán
Quan hệ của DN với người bán là quan hệ phải thu hoặc quan hệ phải trả.
Do đó DN cần phải theo dõi chặt chẽ việc hạch toán chi tiết với nhà cung cấp để phản ánh được chính xác và kịp thời thông tin về tình hình công nợ của công ty, số vốn bị chiếm dụng và số vốn chiếm dụng. Từ đó phản ánh khả năng thanh toán và thu hồi nợ để có biện pháp xử lý thích hợp.
Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 - TK331 và NKCT số 5. Tuy nhiên việc ghi sổ chi tiết TK331 là chưa đảm bảo. Cụ thể: Đối với những người bán có quan hệ thường xuyên kế toán chưa mở sổ riêng cho từng người nên khó theo dõi chặt chẽ tình hình thanh toán với người bán. Mặt khác, do sử dụng một SCT số 2 nên cuối tháng mà vẫn không theo dõi thường xuyên tình hình thanh toán với người bán trong tháng.
Với hình thức NKCT, sổ chi tiết TK331 của công ty chưa đầy đủ. Trên cột diễn giải ở SCT TK331 chưa phản ánh vật liệu cho từng loại mua về. Để khắc phục những tồn tại nên trên, kế toán cần tiến hành mở và ghi sổ chi tiết TK 331 như sau:
Ghi sổ chi tiết TK331 hàng ngày: Khi có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TK331. Mở thêm cột diễn giải nhằm nâng cao tính rõ ràng minh bạch.
Công ty nên mở cho mỗi đơn vị bán thường xuyên một tờ SCT số 2 trong tháng hoặc theo dõi trên từng quyển sổ riêng còn những người bán hàng không thường xuyên thì có thể theo dõi chung trên một tờ nhưng phải mở cho mỗi người bán một số dòng nhất định. Cột diễn giải được theo dõi cho từng thứ VL mua trong tháng của đơn vị đó.
Mẫu sổ chi tiết TK331 có thể mở như sau:
SỔ CHI TIẾT TK331 T1/2008
Đơn vị bán: Công ty TNHH Nhật Quang Hoá đơn Chứng từ Diễn giải TK
ĐƯ
Số phát sinh Số dư
Số Ngày Số Ngày Có Nợ
Số dư Số phát sinh
trong tháng Nhập nhựa chế
tạo
434 13/1 Kẹo phức hợp 1521
133
636.300.000 63.630.000 120 15/1 Trả bằng
TGNH
112 699.930.000
Cộng SPS 699.930.000 699.930.000
Số dư 31/1/2007
Thứ năm: Công ty nên tiến hành phân tích tình hình thu mua NVL Khi sử dụng các chỉ tiêu phân tích: Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng NVL, hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại NVL chủ yếu để phân tích tình hình thu mua NVL hàng tháng của công ty sẽ giúp công ty thấy rõ hơn tình hình đảm bảo NVL cho sản xuất của mình.
Ví dụ: Phân tích tình hình thu mua NVL ở công ty trong tháng 1 năm 2007 Để có thể đánh giá chính xác vấn đề này cần phải căn cứ vào bảng kế hoặc dự trữ mua vật tư của phòng kế hoạch và tình hình thực hiện kế hoạch thu mua của phòng kinh doanh căn cứ vào bảng kê vật tư của phòng kế toán.
Trước tình hình thu mua NVL tháng 1 năm 2008, ta có bảng sau:
Tên V1 ĐVT SL thu mua Đơn giá thu mua
KH TT KH TT
Mực đen Kg 9300 9616 8170 8164
Mực trắng Kg 10530 10530 5384 5384
Trong đó: Mực này là nguyên vật liệu chủ yếu
Từ bảng trên ta sẽ tính và biết được tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng NVL (Tvt) và tỷ lệ hoàn thành kế hoạch cung cấp về các loại NVL chủ yếu (Tvc)
Tvt = = 100,04%
Tvc = = 100,04%
Như vậy doanh nghiệp đã hoàn thành vượt mức kế hoạch cung cấp về NVL chủ yếu và hoàn thành vượt mức kế hoạch cung cấp về tổng khối lượng NVL.
Nguyên nhân này là do nguồn cung cấp NVL trên thị trường rất phong phú, các nguồn cung cấp NVL của doanh nghiệp đều là những nguồn cung cấp truyền thống. Do đó doanh nghiệp có thể mua theo đúng dự kiến đảm bảo cung cấp đầy đủ NVL cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục.
Nhìn chung trong tháng qua công ty đã hoàn thành tốt kế hoạch thu mua NVL chủ yếu và tổng khối lượng NVL. Khi nguồn cung cấp NVL trên thị trường là phong phú thì doanh nghiệp cũng nên chú trọng tìm những nguồn cung cấp giá rẻ hơn để tiết kiệm chi phí.
(9.300 x8.170) + (10.530 x5.384) (9.300 x8.164) + (10.530 x5.384)
(9.300 x8.170) + (10.530 x5.384) (9.300 x8.164) + (10.530 x 5.384)
Thứ sáu: Công ty nên áp dụng kế toán nhập, xuất VL trên máy vi tính.
Sự phát triển bùng nổ của công nghệ thông tin, đã giúp cho công việc của con người giảm tải rất nhiều. Kế toán trên máy vi tính là một trong những ứng dụng đó và nó đang được rất nhiều DN quan tâm và áp dụng. Việc áp dụng kế toán máy giúp cho kế toán tính toán, tổng hợp số liệu, lập bảng biểu nhanh và thuận lợi đáp ứng nhu cầu chính xác kịp thời của kế toán. Điều này sẽ áp dụng được yêu cầu của nhà quản trị khi cần thông tin chính xác và nhanh chòng cho các quyết định mang tính chiến lược của công ty.