CHƯƠNG II: QUÁ TRÌNH KHAI THÁC CHUNG CỦA CẢNG
II.1. Quy trình khai thác chung của cảng phục vụ cho hàng container và hàng tổng hợp
Quy trình giao nhận hàng container
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 38
1. QUI TRÌNH GIAO NHẬN CONTAINER HÀNG NHẬP TỪ SÀ LAN VÀO BÃI
Bước Quy trình Mô tả công việc của bộ phận Chứng từ Ghi chú 1
Phòng Khai Thác Container Tiếp nhận thông tin về
lô hàng nhập
Ban Thương Vụ - Thủ tục
& Ban Khai Thác - Tiếp nhận thông tin về lô hàng nhập, xem xét những thông tin đặc biệt về lô
hàng (nếu có)
- Thông báo thông tin kế hoạch tiếp nhận lô hàng cho: Bộ phận Thủ Tục - Chứng
Từ; Bộ phận Trực Ban Sản Xuất (Bằng Email hoặc điện thoại)
- Attach List
- Draft Bill
2
Ban
Thương vụ - Thủ tục Lập hồ sơ hải quan chuyển cảng &
hoàn tất thủ tục hải quan
Bộ Phận Thủ Tục – Chứng từ
- Liên hệ Hãng tàu nhận: Giấy uỷ quyền, Manifest, Bill of Loading, các giấy tờ
khác (nếu có).
- Nhập các thông tin vào phần mềm CMS, lập bộ hồ sơ chuyển Cảng
- Thanh lý hải quan chuyển cảng
- Hồ sơ chuyển cảng - Manifest - Bill of Loading - Biên bản
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 39 tại cảng liên kết và Cảng Đồng
Nai
- Thông báo cho: Các bên liên quan sau khi hoàn tất thủ tục hải quan chuyển cảng.
bàn giao - Giấy uỷ quyền Hãng tàu
3
Ban Khai Thác Lập kế hoạch và
tổ chức khai thác
Trưởng Ca Điều Độ - Đăng ký và xác báo thời gian phương tiện cặp cảng liên kết để nhận container
hàng (nếu có)
- Lập kế hoạch nhập container hàng vào bãi.
- Cung cấp List container nhập thực tế gửi cho các bên liên quan - Tổ chức, điều hành nhập
container hàng theo kế hoạch
- List Container Nhập thực tế
4
Ban Khai Thác Điều động phương tiện
tổ chức sản xuất tại cầu tàu
Bộ phận Điều độ Cầu tàu -Tiếp nhận, điều động phương tiện, sắp xếp vị trí phương tiện cập bến làm hàng.
- Giám sát đôn đốc: Phương tiện, Công nhân …làm hàng đúng kế hoạch.
- Lập xác báo thời gian phương
- Xác báo thời gian phương tiện ra/vào
cảng
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 40 tiện ra vào cầu cảng
5
Ban Khai Thác Kiểm tra, đối chiếu
giao nhận container
với phương tiện
Bộ phân kiểm tra tình trạng container
- Kiểm tra tình trạng,số
container, số seal và phân loại container theo tiêu chuẩn quy định
Bộ phân Giao nhận cầu tàu - Kiểm tra và đối chiếu: số
container, tình trạng Container, Seal …giao nhận với
chủ phương tiện vận chuyển.
- Kết toán sản lượng với các bên liên quan..
- Cập nhật số liệu vào phần mềm CMS
- Biên bản kết toán sản lượng với các biên liên quan
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 41 6
Ban Khai Thác Điều động phương tiện
tổ chức sản xuất tại cầu tàu
Bộ phận Điều Độ Bãi:
- Bố trí Bãi, Block để tiếp nhận container theo quy định
- Điều động xe nâng, giám sát xếp container vào bãi đúng vị trí - Kiểm tra và xác nhận tình trạng container theo thực tế.
- Cập nhập vị trí container vào phần mềm CMS.
Trưởng Ca Điều Độ - Báo cáo sản lượng container nhập cho các bên liên quan.
- Phiếu điều động xe nâng
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 42
Tàu container cập bến
2. QUI TRÌNH GIAO CONTAINER HÀNG NHẬP TỪ BÃI LÊN XE KHÁCH HÀNG
Bướ c
Quy trình Mô tả công việc của bộ phận Chứng từ
Ghi chú
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 43 1
Bảo vệ Cảng Kiểm tra theo quy định của công ty
Bảo vệ cổng cảng : - Kiểm tra theo quy định của công ty
- Hướng dẫn khách hàng cho xe vào khu vực làm thủ tục.
2
Thông quan tại Hải quan Cảng
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Kiểm tra chứng từ Phát hành phiếu
EIR
Khách hàng: Hoàn tất thủ tục Hải quan tại quầy Hải quan giám sát
Bộ phận Thủ tục - Chứng từ.
- Kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ ( D/O, Giấy Giới thiệu…) - Kiểm tra số liệu trong hệ thống phần mềm CMS so với chứng từ - Liên hệ Điều Độ Bãi để xác định chính xác vị trí container và phát hành phiếu EIR.
- Viết phiếu yêu cầu cân xe (nếu có)
- Lưu chứng từ: D/O, Giấy giới thiệu, EIR (liên trắng).
- Tờ Khai Hải Quan đã
thông quan - Lệnh giao hàng (D/O) - Giấy mượn container - Giấy Giới Thiệu - Phiếu yêu cầu cân xe
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 44 (nếu có)
3
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Lập kế hoạch và tổ chức
khai thác
Bộ phận Kế toán - Thu Ngân
- Căn cứ theo các phương án trên EIR để thu tiền khách hàng.
- Phát hành hóa đơn cho khách hàng (hoặc lập bảng đối chiếu theo dõi công nợ)
- Phiếu EIR - Hoá đơn
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 45 4
Ban Khai Thác Ghi giờ xe vào cổng
nhận container Trạm cân
Trạm cân
- Cân trọng lượng xe (nếu có) Bộ phận cổng kiểm tra (Cổng vào):
- Cập nhật ngày, giờ xe vào cảng vào hệ thống phần mềm CMS.
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) và khu vực bãi container hàng nhập (nếu có)
- Phiếu yêu cầu cân xe
- Phiếu EIR 5
Ban Khai Thác Điều động phương tiện làm hàng.
Xác nhận tình trạng container khi giao
Bộ phận Điều độ bãi : - Căn cứ thông tin trên phiếu EIR để tác nghiệp làm hàng.
- Viết phiếu điều động xe nâng - Giám sát việc nâng container lên xe khách hàng
- Xác nhận tình trạng container khi giao cho khách hàng (nếu có đối với container lạnh)
- Cập nhập các thông tin tác nghiệp tại bãi vào phần mềm CMS
- Phiếu EIR - Phiếu điều động xe
nâng.
- Nếu đảo chuyển contain er trong bãi thì Điều độ bãi ghi lại vị trí mới contain er và cập nhật vào
Không
cân hàng Có cân hàng
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 46 phần mềm CMS
6
Thanh lý HQGS cổng
Ban Khai Thác Ghi giờ xe ra cổng
Trạm cân
Hải Quan Giám Sát: Xác nhận thanh lý cổng ra trên phiếu EIR.
Trạm cân:
- Tiến hành cân trọng lượng xe hàng và in phiếu cân giao cho khách hàng (nếu có)
Bộ phận cổng kiểm tra (Cổng ra):
- Kiểm tra các thông tin trên phiếu EIR so với thực tế.
- Cập nhập thông tin xe ra cổng vào phần mềm CMS.
- Phiếu EIR ( Có xác nhận của HQ cổng) - Phiếu cân
7
Bảo vệ Cảng Kiểm tra theo quy
Bảo vệ cổng:
- Kiểm tra theo quy định của công ty và cho xe rời cảng.
Không cân hàng
Có câng hàng
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 47 định của công ty
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 48 Cần cẩu bốc container từ bãi lên xe
3. QUY TRÌNH KHAI THÁC CONTAINER HÀNG XUẤT TỪ XE VÀO BÃI
Bướ c
Quy trình Mô tả công việc của bộ phận Chứng từ
Ghi chú
1
Bảo vệ Cảng Kiểm tra theo quy định của công ty
_ Bảo vệ cổng cảng :
- Kiểm tra theo quy định của công ty
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) cho xe vào khu vực làm thủ tục.
2
Ban Khai Thác Kiểm tra tình trạng
container
_ Bộ phận Giám định tình trạng container:
- Kiểm tra và xác nhận tình trạng container, số container và lập
“Phiếu giám định tình
trạng container” giao cho tài xế (khách hàng)
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) vào Văn phòng Thương vụ làm thủ tục.
- Packing List - Phiếu xác nhận tình trạng container, ghi rõ seal hãng tàu, hải quan (nếu có )
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 49 3
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Kiểm tra thông tin Phát hành phiếu EIR
_ Bộ phận Thủ tục - Chứng từ - Kiểm tra và cập nhật thông tin trên “Packing list” và “Phiếu giám định tình trạng
container” vào phần mềm CMS.
- Phát hành “phiếu EIR”.
- Lập “phiếu yêu cầu cân xe”
(nếu có)
- Lưu chứng từ: Packing List, EIR (liên trắng.)…
- Lưu lại thông tin khách hàng để liên hệ khi cần thiết.
- Packing List - Phiếu EIR - Phiếu xác nhận tình trạng container - Phiếu yêu cầu cân xe
- Nếu Containe r bi hư hỏng nặng thì nhân viên Thương vụ - Thủ tục liên hệ
với hãng tàu để xử ý
4
Ban
Thương vụ - Thủ tục
Phát hành hoá đơn
_ Bộ phận Kế toán - Thu Ngân - Căn cứ theo phương án trên phiếu EIR để thu tiền.
- Nhập thông tin vào hệ thống phầm mềm CMS.
- Thu tiền và phát hành hoá đơn cho khách hàng.
- Lưu chứng từ: Hóa đơn.
- Phiếu EIR - Hoá đơn
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 50 5
Ban Khai Thác Kiểm tra thông tin trên EIR & Ghi ngày,
giờ xe vào cảng Trạm cân
_ Trạm cân
- Tiến hành cân trọng lượng xe và hàng (nếu có)
_ Bộ phận cổng kiểm tra (Cổng vào):
- Cập nhật ngày, giờ xe, container vào cảng vào phần mềm CMS.
- Hướng dẫn khách hàng liên hệ Điều Độ Bãi để vào bãi để hạ container.
- Phiếu yêu cầu cân xe
- Phiếu EIR
6
Ban Khai Thác Điều động và giám sát phương tiện làm
hàng
_ Bộ phận Điều Độ Bãi - Kiểm tra và thực hiện theo phương án trên “Phiếu EIR”.
- Kiểm tra thông tin trên
“Packing list” để xắp xếp container theo từng tàu xuất - Lập “Phiếu điều động xe nâng”
và giám sát việc hạ conatiner vào bãi
- Đóng dấu xác nhận “Container đã hạ bãi” lên “phiếu EIR”.
- Cập nhật vị trí container hạ bãi vào phần mềm CMS.
- Phiếu EIR - Phiếu điều động xe
nâng.
-
Packing list
Không
cân hàng Có cân hàng
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 51 7
Ban Khai Thác Kiểm soát xe ra cổng
Trạm cân
_ Trạm cân:
- Cân và phát hành phiếu cân giao cho khách hàng (nếu có) _ Bộ phận cổng kiểm tra (Cổng ra):
- Nhận “Phiếu EIR” đã đóng dấu
“Container đã hạ bãi” và cập nhật ngày, giờ xe rời
cảng vào phần mềm CMS - Lưu chứng từ: Phiếu EIR (Liên vàng)
- Phiếu cân (nếu có) - Phiếu EIR
8
Bảo Vệ Cảng Kiểm tra theo quy
định của công ty
_ Bảo vệ cổng:
- Kiểm tra theo quy định của công ty
Không cân hàng
Có câng hàng
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 52 Xe vận chuyển container vào bãi
4. QUY TRÌNH KHAI THÁC CONTAINER HÀNG XUẤT TỪ BÃI XUỐNG SÀLAN:
Bướ c
Quy trình Mô tả công việc của bộ phận Chứng từ Ghi chú
1
Thanh lý HQ cảng
Ban
Thương vụ - Thủ tục Phát hành phiếu :
Vào sổ tàu
Khách hàng: Hoàn tất thủ tục Hải Quan
Bộ phận Thủ tục - Chứng từ
- Theo dõi và cập nhật chứng từ thanh lý Hải Quan cho container đã hạ bãi chờ xuất.
- Kiểm tra thời hạn “Closing time” hoặc “Cut off tại Cảng Đồng Nai” để phát hành
“Phiếu vào sổ tàu”
cho khách hàng.
- Tờ khai hải quan đã thanh lý và được HQGS tại Cảng Đồng Nai xác nhận - Phiếu vào sổ tàu.
- Nếu khách hàng vào sổ tàu sau giờ Closing Time thì vẫn tiến hành vào sổ tàu cho
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 53
khách tuy nhiên Bộ phận Thủ tục - Chứng từ sẽ ghi chú vào phiếu vào sổ tàu và không chịu trách nhiệm khi rớt
hàng.
2
Ban
Thương vụ - Thủ tục Lập hồ sơ Hải Quan
Chuyển Cảng
Bộ phận Thủ tục – Chứng từ.
- Cập nhật và đối chiếu List Container đủ điều kiện xuất với Trưởng Ca Điều Độ.
- Chốt số liệu container xuất tàu tại thời điểm “Closing Time” tại Cảng Đồng Nai
- List
Container hạ bãi
chờ xuất đã thanh lý HQ
- Công văn đề nghị
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 54 - Cập nhập danh sách
Container đã hạ bãi chờ xuất / Đủ điều kiện xuất vào phần mềm
CMS
- Cung cấp List container xuất theo từng chuyến tàu cho các bộ phận liên quan
- Lập hồ sơ chuyển cảng.
- Đối chiếu List Container xuất với Hãng tàu, Cảng liên
kết.
chuyển cảng
3
Ban Khai Thác Lập kế hoạch và tổ
chức sản xuất
Trưởng Ca Điều Độ - Cập nhật list container dự kiến xuất hàng ngày
- Lập kế hoạch xuất hàng gửi cho các bên liên quan
- Kiểm tra List container thực tế xuất tàu, phân bổ container xuất tàu cho phương tiện nhận container theo list
container hàng xuất và gửi các bên liên quan.
- Tổ chức, điều hành thực hiện xuất hàng theo kế hoạch
- Container Loading List
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 55 4
Ban Khai Thác
Điều động phương tiện tổ chức sản xuất tại bải
Bộ phận Điều độ bãi - Căn cứ vào Container
loading list kiểm tra thực tế số lượng, tình trạng container chuẩn bị xuất tàu theo kế hoạch
- Bố trí điều động phương tiện để tác nghiệp làm hàng.
- Conatiner Loading List.
- Phiếu CMC
5
Ban Khai Thác Điều động
phương tiện tổ chức sản xuất tại
cầu tàu
Điều độ Cầu tàu
- Tổ chức tiếp nhận, điều động phương tiện, sắp xếp vị trí để phương tiện nhận
container
- Giám sát đôn đốc: Phương tiện, Công nhân …làm hàng đúng kế hoạch.
- Lập xác báo thời gian phương tiện ra vào cầu cảng
- Conatiner Loading List.
- Xác báo thời gian
6
Ban Khai Thác Kiểm tra, đối chiếu giao nhận container
với phương tiện
Giao nhận cầu tàu - Kiểm tra và đối chiếu: số container, tình trạng
Container, Seal …giao nhận với chủ
phương tiện vận chuyển.
- Kết toán sản lượng, tình
- Conatiner Loading List.
- Biên bản kết toán
sản lượng với các bên
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 56 trạng container thức tế giao
nhận với phương tiện vận chuyển.
- Cập nhật số liệu tác nghiệp vào phần mềm CMS
Trưởng Ca Điều Độ - Đăng ký và xác
báo thời gian phương tiện cặp cảng liên kết.
liên quan
7
Ban
Thương vụ - Thủ tục Hoàn tất thủ tục Hải
Quan Chuyển Cảng
Bộ phận Thủ tục – Chứng từ .
- Làm Biên bản bàn giao Hải quan, thanh lý Hải quan bãi, cầu tàu tại cảng Đồng Nai - Chuyển Biên bản bàn giao hàng xuất đến cảng liên kết.
- Vào sổ tàu tại Cảng liên kết.
- Báo cáo số lượng container thực xuất với hãng tàu.
- Container Loading List
- Công văn chuyển cảng
- Biên bản bàn giao
- Biên nhận vào sổ tàu - Full export container
report
5. QUI TRÌNH KHAI THÁC CONTAINER RỖNG NHẬP TỪ SÀ LAN VÀO BÃI
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 57
Bước Quy trình Mô tả công việc của bộ phận Chứng từ Ghi chú 1
Phòng Khai Thác Container Tiếp nhận thông tin về
lô rỗng nhập
Ban Thương Vụ- Thủ tục & Ban Khai Thác - Tiếp nhận thông tin về lô rỗng nhập, xem xét những thông tin đặc biệt về lô hàng (nếu có)
- Thông báo thông tin kế hoạch tiếp nhận lô hàng cho:
Bộ phận Thủ tục - Chứng từ; Bộ phận Trực
Ban Sản Xuất (Bằng Email hoặc điện thoại)
- Attach List
2
Ban
Thương vụ - Thủ tục Lập hồ sơ hải quan chuyển cảng & hoàn tất thủ tục hải quan
chuyển cảng
Bộ Phận Thủ Tục – Chứng từ
- Liên hệ Hãng tàu nhận: Giấy uỷ quyền, các giấy tờ khác (nếu có).
- Nhập các thông tin vào phần mềm CMS & Lập hồ sơ chuyển Cảng (Nếu có) - Thanh lý hải quan chuyển cảng tại cảng liên kết và Cảng Đồng Nai
- Hồ sơ chuyển cảng - Biên bản bàn giao
- Giấy uỷ quyền Hãng tàu
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 58 - Thông báo cho: Các bên liên
quan sau khi hoàn tất thủ tục hải quan chuyển
cảng.
3
Ban Khai Thác Lập kế hoạch và tổ chức
tiếp nhận lô container rỗng nhập
Trưởng Ca Điều Độ - Đăng ký và xác báo thời gian phương tiện cặp cảng liên kết để nhận container
rỗng (nếu có)
- Lập kế hoạch nhập container rỗng vào bãi.
- Tổ chức, điều hành nhập container hàng theo kế hoạch
- List Container Nhập
4
Ban Khai Thác Điều động phương tiện
tổ chức sản xuất tại cầu tàu
Bộ phận Điều độ Cầu tàu - Tiếp nhận, điều động phương tiện, sắp xếp vị trí phương tiện cập bến làm hàng.
- Giám sát đôn đốc: Phương tiện, Công nhân …làm hàng đúng kế hoạch.
- Lập xác báo thời gian phương tiện ra vào cầu cảng
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THAC CẢNG Page 59 5
Ban Khai Thác Điều động phương tiện
tổ chức sản xuất tại cầu tàu
Bộ phân kiểm tra tình trạng container
- Kiểm tra tình trạng,số
container, số seal và phân loại container theo tiêu chuẩn quy định
Bộ phân Giao nhận cầu tàu
- Kiểm tra và đối chiếu: số container, tình trạng
Container, Seal …giao nhận với
chủ phương tiện vận chuyển.
- Kết toán sản lượng với các bên liên quan..
- Cập nhật số liệu vào phần mềm CMS
- List Container rỗng nhập
- Biên bản kết toán
sản lượng với các
biên liên quan
6
Ban Khai Thác Kiểm tra, đối chiếu giao nhận container với phương tiện
Bộ phận Điều Độ Bãi:
- Bố trí Bãi, Block để tiếp nhận container theo quy định - Điều động xe nâng, giám sát xếp container vào bãi đúng vị trí
- Kiểm tra và xác nhận tình trạng container theo thực tế.
- Phiếu điều động xe nâng - List
container rỗng thực nhập.
BÀI TIỂU LUẬN QUY TRÌNH KHAI THÁC CẢNG 60 Trưởng Ca Điều Độ
- Báo cáo sản lượng container nhập thực tế cho các bên liên quan.
6. QUY TRÌNH NHẬN CONTAINER RỖNG TỪ XE KHÁCH HÀNG VÀO BÃI :
Bước Quy trình Mô tả công việc của bộ phận Chứng từ Ghi chú 1
Bảo Vệ Cảng Kiểm tra theo quy
định của công ty
Bảo vệ cổng cảng : - Kiểm tra theo quy định của công ty
- Hướng dẫn tài xế (khách hàng) cho xe vào khu vực làm thủ tục.
2
Ban Khai Thác Kiểm tra tình trạng
container
Bộ phận Giám định tình trạng container:
- Kiểm tra và xác nhận tình trạng container, số container và lập “Phiếu giám định tình trạng container” giao cho tài xế (khách hàng)
- Hướng dẫn tài xế (khách
- Lệnh hạ rỗng - Phiếu giám đinh tình trạng container