Đề thực hiện được quy trình nhập khẩu FLC bằng đường biên thì khâu tìm kiếm
khách hàng rât quan trọng. Bộ phận bán cước tìm kiêm và liên hệ với các khách hàng có hàng hóa nhập khâu, cân dịch vụ giao nhận hay không. Bộ phận sales tìm hiểu thông tin về hàng hóa, tỉnh hình dịch vụ đề chào giá qua mail, điện thoại.
2.1.2 Ký kết hợp đồng dịch vụ
Sau khi kiếm được khách hàng thì tiễn hàng ký kết hợp đồng dịch vụ để đảm bảo
quyên và nghĩa vụ của khách hàng cũng như quy định rõ về trách nhiệm và nghĩa vụ của 2 bên.
2.1.3 Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Sau khi ký kết xong hợp đồng dịch vụ với khách hàng, thì khách hàng sẽ phải cung cấp cho công ty giao nhận các chứng từ cần thiết để nhân viên chứng từ tiễn hành kiểm tra chứng từ, làm thủ tục hải quan nhập khâu và thực hiện giao nhận hàng hóa. Thông thường, những chứng từ trên sẽ được gửi đến đưới dạng file pđf, là bản scan của những chứng từ gốc.
Nhân viên chứng từ sẽ kiểm tra, đối chiếu các chỉ tiết trên Sales Contract, B/L, Comercial Invoice, Packing List, Arrival Notice , Certificate of Origin (nêu có) xem có hợp lý và trùng khớp với nhau hay không. Nếu tìm thấy có sai xót hay chỗ nào đó bất hợp lí trên chứng từ phải thông báo cho khách hàng để chỉnh sửa cho phù hợp, đề trong quá trình làm thủ tục Hải quan và nhận hàng diễn ra bình thường, không gặp bất kì trở ngại gì, nếu không thì việc nhận hàng sẽ không được diễn ra theo đúng thời gian yêu cầu.
2.1.4 Khai hải quan điện tử
Sau khi đã có các chứng từ hợp lệ, nhân viên bộ phận Giao Nhận sẽ dùng các thông tin trong chứng từ đề tìm hiểu các loại thuế của mặt hàng này và tiến hành khai báo hải quan điện tử trên phần mềm khai báo hải quan VNACCS. Sau khi khai báo xong, phần mềm sẽ trả kết quả, các thông tin nhận được bao gồm: các khoản thuế và số tiền thuế phải nộp, số tiếp nhận và ngày tiếp nhận của tờ khai, kết quả phân luồng kiểm tra tại cảng.
Sau khi có kết quả phân luồng, nhân viên giao nhận sẽ kiểm tra xem hàng hóa này có phải đóng. thuế ngay hay được đóng chậm. Nếu khách hàng yêu cầu ủy thác cho công ty đóng thué thi nhân viên giao nhận sẽ mang tờ khai, giấy giới thiệu của khách hàng đén ngân hàng đề đóng tiền và mang hóa đơn đóng thuê về, Trong trường hợp khách hàng tự đóng thuê thì sau đó sẽ phải gửi lại hóa đơn nộp tiền thuế cho công ty đề làm thủ tục lay hàng tại cảng.
2.1.5 Lấy lệnh giao hàng và làm thủ tục cược container
Sau khi nhận được thông báo hàng đến, nhân viên giao nhận sẽ mang thông báo này cùng với giấy giới thiệu của công ty hoặc khách hàng để đến văn phòng đại diện của hãng tàu để lấy lệnh giao hàng và làm thủ tục cược container. Khi đến văn phòng đại diện, nhân viên đóng các khoản phí và tiền cược, sau đó lấy hóa đơn để lay lệnh giao hàng (D/O). D/O hợp lệ phải đúng thông tin theo như bộ chứng từ và có dấu xác nhận của hãng tàu. Xem xét các thông tin trên D/O có khớp với B/L không, nếu có phát hiện
sai sót thì yêu cầu hãng tàu chính sửa cho phù hợp. Sau khi đã chỉnh sửa lại các thông tin, hãng tàu sẽ đóng dâu “CORRECTION” vào chỗ đã sửa.
2.1.6 Ra cảng làm thủ tục đăng ký tờ khai thông quan
Nhân viên giao nhận mang bộ chứng từ nhận được từ khách hàng củng với tờ khai hàng hóa nhập khâu bản chính và lệnh giao hàng đến cửa hải quan đăng ký tiếp nhận hồ sơ hàng nhập tại cảng để làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu.
2.1.7 Kéo container về kho giao cho khách hàng
Nhân viên giao nhận giao phiếu EIR đã đóng dấu và giấy mượn container rồng cho tài xế xe để kéo container về kho của khách hàng. Sau khi giao chứng từ cho tài xé, nhân viên giao nhận làm “Phiếu xác nhận giao chứng từ kéo container” đề làm băng chứng Cũng như căn cứ để giải quyết các khiếu nại sau này.Xe chở hàng đưa hàng đến địa điểm yêu càu của khách hàng, trình Trucking Bill cho chủ hàng ký tên, môi bên giữ 1 bản. Tài xế sẽ mang 1 bản về giao cho nhân viên giao nhận đề làm biên bản giao hàng với khách hàng.
2.1.8 Trả vỏ container và lay tiền cược container
Sau khi hoàn thành thủ tục thông quan và giao hàng xong. Tài: xế mang trả container rong tai bai/depot ghi trén phiếu cược container. Hạ container rỗng xong, tài xé nhận giây hạ container rông về giao cho nhân viên giao nhận. Nhân viên giao nhận mang
phiếu hạ container rỗng cùng với giấy cược container đến hãng tàu đề lấy lại tiền cược.
Số tiền hãng tàu trả lại là đủ như ban đầu néu container không phát sinh hư hỏng từ dịch vụ giao nhận, còn nều có thì số tiền này sẽ bị trừ đi hoặc có thể hãng tàu sẽ thu thêm.
2.1.9 Quyết toán và lưu hồ sơ
Sau khi hoàn thành thủ tục để mang hàng về cho khách hang. Tat ca các hóa đơn liên quan sẽ được ké toán tập hợp lại cùng với giấy báo thanh toán tiền làm hàng.Trên giấy báo này sẽ bao gồm các khoản mà công ty đã thanh toán cho khách hàng như: thuế, phí...
liên quan đến lô hàng và phí dịch vụ giao nhận.
2.2 Thực trạng quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng nhập khẩu nguyên container băng đường biến tại tại công ty TNHH LOKI.
2.2.1. Ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng
Khi khách hàng co nhu cau thông quan và giao nhận hàng hóa nhập khâu thì Giám đốc công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng dịch vụ giao nhận hàng hóa. Thông thường phòng Sale-Marketing của công ty thực hiện nhiệm vụ tiếp thị báo giá cho các doanh nghiệp có nhu cầu về dịch vụ giao nhận, việc báo giá thường được thực hiện qua fax,
email, điện thoại,...
2.2.2. Nhận bộ chứng từ khách hàng gửi qua mail - Kiểm tra bộ chứng từ Đối với hàng hóa nhập khâu của công ty, nhằm tránh những sai sót cũng như rủi rO vẻ chứng từ hàng hóa trong việc thông quan. Trước khi hàng tới nơi nhà nhập khâu Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á, nguoi xuat khau THA] CONTAINERS GROUP CO.,LTD sẽ mail bộ chứng từ cho nhà nhập khâu cũng là công ty gia công lô hàng hóa này tại Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á đẻ kiểm tra tính chính xác trước khi gửi bộ chứng từ gốc. Thông thường, néu không có bát kì trở ngại gì thì bộ chứng từ sẽ được
10
người xuất khảu THAI CONTAINERS GROUP CO.,LTD gửi đến Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á từ 2 - 3 ngày trước khi hàng tới cảng. Cụ thẻ đói với lô hàng trên có
các chứng từ sau: hợp đồng thương mại (Contract), hóa đơn thương mại (Commercial Invoice), phiếu đngs gói hàng (Packing List), vận đơn đường bién (Bill of lading), giay thông báo hàng đến (Arrival note), giấy giới thiệu cuae doang nghiệp uy quyén, các
giấy chứng nhận chát lượng, số lượng.
Dé cho quá trình thông quan hàng hóa nhanh chóng và thuận lợi, sau khi nhận được bộ chứng từ đây đủ, nhân viên trong phòng xuất nhập khâu của Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á cần kiêm tra tính chính xác và phù hợp đối với mỗi chứng từ. Sau đó, nhân viên bên bộ phận giao nhận của Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á và làm các thủ tục hải quan tiến hành kiểm tra nhanh chóng, sự trùng khớp, chính xác giữa các chứng từ về các thông tỉn: thời gian, tên hàng, tên và địa người nhập. khâu, nhà xuất khâu, tên tàu số chuyền, Cảng đi và đến, số vận đơn, số container, số seal, số hóa đơn thương mại, số hợp đồng, số lượng hàng hóa, trọng lượng, kiểm tra chứng từ đã dầy đủ con dâu.
Bên cạnh đó, nhân viên giao nhận của Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á phải ký
xác nhận là đã nhận đầy đủ bộ chứng từ, sao chụp (photo) thành nhiều bản nhằm phục vụ công việc, lưu vào máy tính tất cả những dữ liệu lưu phòng khi mất chứng từ.
Hàng hóa (nguyên vật liệu làm tăng độ kết dính cho hồ dán) được công ty THAI
CONTAINERS GROUP CO.,LTD dong vao container va đưa lên tàu vận chuyén dén
Cảng nước người nhập khảu (Công ty CÔNG NGHIỆP TAN A). Khi tau cap cang, dai
lý hãng tàu SHUTTLE CARGO sẽ gửi gmail/ fax giấy báo hàng đến (Arrival note)
cho công ty TNHH CÔNG NGHIỆP TÂN Á.
2.2.3 Liên lạc Hãng tàu để nhận D/O - Thanh toán local charge —- Cược
container
Khi tàu đã cập Cảng Cát Lái và container đã được cập nhật trên hệ thống của Cảng Cát Lái thì lúc này hãng tàu SHUT TLE CARGO sẽ phát hành D/O Nhân viên Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á sẽ đến văn phòng hãng tàu SHUTTLE CARGO ở địa chỉ 281/4/6 đường Bình Lợi, phường 13, Quận Bình Thạnh, Tp Hò Chí Minh, Việt Nam, đến bộ phận hàng nhập của hãng tàu làm thủ tục lay D/O - Đề lấy Lệnh giao hàng, nhân viên giao nhận của Công ty CÔNG NGHIỆP TẤN Á cân mang các giay tờ sau:
giấy thông báo hàng đến (Arrival Notice), bộ vận đơn đường biên,giáy giới thiệu của Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á, chứng minh nhân dân người đi lấy lệnh.
Công việc Lấy D/O hoàn thành và không có sự sai lệch nào giữa D/O và B/L. Đây cũng được xem như là công việc lẫy chứng từ trước khi đi làm thủ tục hải quan cho lô
hàng của Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á.
Nhân viên giao nhận sẽ phải thanh toán cước phí và phí local charge cho hãng tàu SHUTTLE CARGO nhw: phi vé sinh container, phi D/O, phi dich vu xép do, phi dai lý.Sau khi đã đóng các phí nhân viên hãng tàu sẽ giao cho ít nhất 3 bản D/O có đóng mộc kí phát của hãng tàu.
11
Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á tự cung tự cấp dịch vụ giao nhận xuát nhập khảu chỉ thuê công ty vận chuyên nội địa (VOSA SAIGON). Phương thức giao nhận là
FCL/FCL nên nhân viên giao nhận Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á có 2 phương án
đề nhận hàng:
1. Thủ tục mượn container của hãng tàu về kho riêng (là phương thức giao nhận chủ yếu được Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á sử dụng và được
mô tả trong bài báo cáo này).
2. Rút ruột (lây hàng hóa trong container ra khỏi container) tại bãi container ở cảng Cát Lái.
Hàng kéo vẻ kho riêng của công ty đế xuống hàng nên phải mượn container, hãng
tau SHUTTLE CARGO sé cap cho 2 giay liên Giây mượn container (ha rong), chirc nang cua no la dé giao cho tai xe cua công ty vận chuyên nội địa (VOSA SAIGON) thực hiện thủ tục trả container khi Công ty CONG NGHIẸP TẤN A đã xuông hàng xong.
Nhân viên giao nhận Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á lấy giấy “mượn container”
theo mau Cua hang tau điện đây đủ các thông tỉn. Công ty thường sử dụng phương thức thanh toán cược container băng chuyên khoản.
Nhân viên giao nhận Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN Á cảm “Giấy cược container”
đến quảy thu ngân của hãng tàu SHUTTLE CARGO và nhân viên thu ngân của hãng tau SHUTTLE CARGO kiém tra dya trên mã số thuế của công ty, nếu đã chuyên
khoản đúng số tiền cược container thì sẽ đóng dấu “Đã thu tiền ”. Sau đó, nhân viên
giao nhận của Công ty CÔNG NGHIỆP TÂN A sẽ nhận được bộ hồ sơ gồm: bốn Lệnh giao hàng (tùy từng hãng tàu mà số Lệnh sẽ khác nhau), giây mượn container về kho ICD 1 làm hàng nhập, phiếu cược container do hãng tàu SHUTTLE CARGO cáp, hóa don VAT (local charge,...). Cuối cùng, nhân viên giao nhận Công ty CÔNG NGHIỆP TAN Á kí tên và viết số điện thoại lên một Lệnh và nhận 3 Lệnh còn lại đến chỗ nhân
viên hãng tàu đóng dấu “giao thắng” (dấu “giao thăng” chỉ là tên gọi trong ngành giao nhận, thực chát là con dấu mang tên Công ty vận tải kèm theo chữ “Paid”).
Só tiền cược container sẽ được hãng tàu trả lại 100% như lúc ban đầu đã cược với hãng tàu nếu khi trả container về bãi trong tình trạng container đúng như lúc mượn. Số tiên cược container sẽ bị trừ đi hoặc bị thu thêm néu container bị hư hỏng.
_2.2.4 Mé tờ khai nhập khẩu (sir dung phan mềm ECUSS5 - VNACCS đễ khai hải quan điện tử tại doanh nghiệp)
Bước 1: Đăng nhập vào phản mềm khai HQĐT VNACCS/VCIS, sau đó chọn
“Đăng nhập” phản mềm EGUSS5- VNACCS/IGIS hiện ra.
12
Men Luoinh 76s Hedin KMClh May uÀM SếạgBUSP V00ỂuAS Hence Mantes Omi TÊN Chek Toy
®!IG®I Ola wW§ 4 8 203
Hình 2.1 Giao diện chính của phản mềm khai báo hải quan điện tử ECUS5
( Nguồn: ECUSS5- VNACCS/VIGIS)
Bước 2: Sau đó chọn vào “Hệ thông” chọn lệnh số 2 “chọn doanh nghiệp nhập khẩu là Công ty công nghiệp Tân Á.Sau khi đã kiếm tra các thông tin bên trên kích chuột vào “Chọn” hoàn tất chọn doanh nghiệp khai báo.
Bước 3: Trên giao diện của phan mèm vào mục Tờ khai hải quan trên thanh công Cu — chon vào mục Đăng kí mới tờ khai Nhập khâu (IDA) để đăng ký tờ khai cho lô hàng nhập khâu.Cửa số tờ khai nhập khâu hiện ra.
Hình 2.2 Đăng ký mới tờ khai nhập khẩu
( Nguén: ECUSS5- VNACCS/VICIS) Cũng như đăng kí to khai moi, phan mém thuan Igi cho chung ta trong viéc tim to khai có sẵn.
Bước 4: Nhập các thông tin từ bộ chứng từ vào các ô trên mặt “Thông tin chung”.
Nhân viên chứng từ sẽ điền thông tin vào các ô trong tờ khai nhập khâu.
Bên dưới là giao diện khai hải quan điện tử:
- - Phản thông tin chung:
13
Hình 2.3 Giao diện khai thông tin mã loại hình, loại hình, và nhà nhập khâu ( Nguon: ECUSS5- VNACCS/VICIS)
Hình 2.4 Giao diện khai thông tin vận đơn và các thông tin còn lại.
( Nguon: ECUSS5- VNACCS/VICIS) Sau khi hoàn thành thông tin ở mục thông tin, nhân viên chứng từ tiền hành ghi dữ liệu và chuyền sang mục thông tin 2. Dựa vào hóa đơn thương mai để điền vào mục thông tin chung 2.
reves vn [>
Hình 2.5 Giao diện thông tin chung 2
( Nguon: ECUSS5- VNACCS/VICIS)
14
—MNĐg aSih Tallefdiemn Minden vAkhác SE aqupfttein Kếteieils Meco Tiéaich Dichvectng Dankmục ha CS Cina Tee pie
@SS 686608640 ears
Trereth: Cute thes bio Tria chung Prete Sung? Dar aching Ost cia Har Kak um) Vaibed Cas thee Prinkérg © mh O Ving O 08
|. Lip tn ải Hi cua 0) 2 Hua ute ching 0 ơi (0Á)
[Trent birg “Maphin cava bie een tenants ete Fo at
Số uản củn số bộ đẹnh nghép
oa ge) Bex GUS Qn Be W6 Ge
canh nghộp ở tung O10 ATH ôCong ty THRE LOX | CSD. SAL LAP OO. FADAD PEE CUSSED OHH ECU NACCSNEW - To dng ahi: Rot | Dearth nghip khai bạ 339069530,
Hình 2.6 Giao diện thông tin chung 2
( Nguon: ECUSS5- VNACCS/VICIS) Dựa vào phiếu đóng gói và hóa đơn đề điền thông tin chính xác tất các mặt hàng và mã HS, số lượng, đơn vị tính , tiền tệ.
MdBụng Leahmh leiờmhọgan Hưsớc NgưệprmMộc SộquyBtoie KếlsMto Bỏocks Tệnkh Dehuwcụng Derhmuc KhoƠi Chuối Tro ghip
x
272 eon
od) 2.7218 A Matewdreteh Hes-Sishe"DBdimtc BOs Tistisisny TỔ Máy lưghệo PS)" ZG080n6 ]tmsewzx [ Naver
x ar 18 0
Thứ
Mic rasan te Ì “IL v
Miabhinohéa: * —Fujende-eoctiotyain Frater ADOITIVE CHEMICAL‘ tor nương cetrvna Tôf+ Brenabao PIPL 314 TEADO) rod ah dong ing ding oe i din ie Gna tbe ah 8 cy cle ay 1. THAN ~] Minoru mining: feo] c Us ngan nan agpacn Mi áp Ang nức tuế vượt đức [ -> | (Eautbiu nàhếu tu.
(9 uag * 1000) KEN 'v] ỉTwgusg vị
“máng vài nea oh oển 1038 L0
wa ano in bey vee abe pl cán hhúc ân bá Sey Pe cee coy Hb Wing ts ys ira beh hn br te in i, oe he pte Must af nt (Tí. cào Euế xi XN vò Hà guơn
4 học the eo gồm các loạt rổ em trv ies phe th be core
Bonn B tomo i Xi chee sb om sbch cbc ew nich ey Sh train 156 $ Lab fu GTGT of 192000 |
Teo crx CCSDL SOL: LAPTOP RADADTTOANECUSSCE 399 ECU5 x
Hình 2.7 Giao diện mã hàng, tên hàng hóa, mã H8, xuất xứ, lượng, đơn vị tính ( Nguén: ECUSS5- VNACCS/VICIS)
15
Hithieg LOAN Tgihabigun Hendon MgĐÐvsMic SSqay@tode Eếhinihe decks Tiwi Oxhwuctog Dựwewe HAeCHS Chsế Tợgde
$328 tí & & i 5O
Trang Thagtndtung7 Dehsidv ChiBobaHA am KRad9gia Quảng — SY Hatle.£1 .FÀ Nhàn hàn chu „FŠ Cơn †4hee hàn 2Ÿ, hận in Ecc[Ä, Xúa 1đhoc bỳn ôf3, Chến hằng dah ue FI Xúa vó cỏ
‹ ›
Sag 120 SAORI Tne ToT tee tT ag are TRNB
1%“ mm ĐC xé Gen
Hình 2.8 Kết quả xuất ra sau khi khai thông tin hàng hóa
( Nguon: ECUSS5- VNACCS/VICIS)
Sau khi hoàn thành các thông tin bắt buộc, nhân viên chứng từ nhấp vào nút ghi thông tin và kiêm tra lại. Tiếp theo chuyền sang bước kế tiếp.
Sau khi hoản thành các bước điền thông tin chung, thông tin chung 2 và danh sách hàng, nhõn viờn chứng từ tiễn hành đớnh kốm ủle dữ liệu với cỏc thao tỏc sau: Nhõn viên chứng tử chọn ô “mục nghiệp vụ khác” rồi sau đó chọn một file dữ liệu ( excel) mà đã lưu trước đó. File dữ liệu này đã nhập số container, seal, số vận đơn tương ứng
kết nói với chữ ký số của doanh nghiệp và bắt đầu khai, để nhận lại số đính kèm, khi đú khung khai bỏo fủle đớnh kốm sẽ hiện ra trạng thỏi “ Đó đăng ký thành cụng”, và cú số tờ khai màu đỏ bên góc phải. Sau đó lấy số đính kèm đó đưa vào mục thông tin chung 2, phan tin đính kèm.
a k - 8 x
õmdơn Mgwệpwukhác SSquyittoin Kếieinkhe Bảncáo Timich Dichwwcéng Omhmuc KhsCPS Cid Trụgúp
di] BỊ # ứ 2)
Low hi
oes # Ệ
Trirgin ching thin tes Kat qué
8 ding kf thirh công.
4 Thứ nhai _
Khă báo đứng 17 định han YS: Ci HH orc HO Quán đâu 1U. "
a em Hwaunt [PS _ | eve T1 ]
2.Livthirg dott BW Hic thànnaytes: BBBIE] —
Tưng túc khaihéo: [ME jv] es ———-——
Hsing cin nde Mu Teg did
=a" ke T wawec (DĐUAĐ- ơ]
‘96 quản trang nộ bộ doanh ngược.
Thông trì gN cai
Thàng 9n We đính kém E Xây mật đông)
ifs TeaFie Dụng lượng
1 CansseTenpbe SOCsh ze@
Tổng đmgluợg.03W82€£24EYTESV | WAutie dach sich Conanes dich ban Chi dunce cic lie cé du8 20x “bt“cwvˆdoc`x“|tg"brp23Ìp^xmi^dsœ<*sẻec jpeg “hank: oft
(ii ÿ Tổng đưng kiếng các ie không quá 2E, xente || S%e ` Í Xáw&œ | [Thins = Ỹ
| Gees K ve BS Gen bí
item (| time TTT T TỆC] kết n4 mene
Doanh nghiệp sử dụng: (1393157#93 - Cong ty TNHH LOK) - CSOL S21: LâPTOĐ-R4)407Q4\£/5%3L20/6/fCUS9/NACCSNEW - Tên dng nhép: Root Doenh nghiép thsi bao: 0300655374
Hinh 2.9 Khai bao file dinh kém thành công
( Nguon: ECUSS5- VNACCS/VICIS)
16