CHƯƠNG 4: QUYỀN HẠN VÀ UỶ QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ
2. Tập quyền và phân quyền
3.3. Nguyên tắc ủy quyền
Để việc ủy quyền thật sự có giá trị và mang lại hiệu quả, khi ủy quyền cần phải tuân theo các nguyên tắc sau:
(1)Trong hệ thống tổ chức, việc ủy quyền thường là ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp, nghĩa là cấp trên ủy quyền cho cấp dưới trực tiếp mà không được vượt cấp (2)Sự ủy quyền không làm mất đi hay thu nhỏ trách nhiệm của người được ủy quyền (3)Quyền lợi, nghĩa vụ trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền phải
bảo đảm và gắn bó với nhau. Nguyên tắc này đòi hỏi phải đảm bảo sự tương xứng giữa nghĩa vụ, quyền lợi và trách nhiệm
(4)Nội dung, ranh giới của nhiệm vụ được ủy quyền phải xác định rõ ràng (5)Ủy quyền phải tự giác không áp đặt.
(6)Người được ủy quyền phải có đầy đủ thông tin trước khi bắt tay vào việc (7)Luôn luôn phải có sự kiểm tra trong quá trình thực hiện sự ủy quyền
Trong nhiều công trình nghiên cứu về những thất bại của công tác quản trị hầu như đều chỉ ra nguyên nhân là giao quyền không đúng mức hoặc thô thiển. Nói cách khác, về phương diện nào đó, ủy quyền là nghệ thuật của quản trị. Ủy quyền là tạo được cho cấp dưới được rèn luyện trong nhiệm vụ mới, đó là cơ sở để lựa chọn, bề bạt những người có năng lực vào những vị trí cần thiết trong bộ máy quản trị.
Tiến trình uỷ thác công việc hiệu quả
Sự ủy quyền phải được tiến hành một cách có ý thức từ cả hai phía. Do vậy nhà lãnh đạo phải tin cậy vào cấp dưới, sẵn sàng hướng dẫn, chia sẻ và cho phép cấp dưới có những sai sót ở mức độ nhất định, đồng thời phải có sự kiểm tra đôn đốc thường xuyên cấp dưới khi được ủy quyền phải thấy được trách nhiệm và những giới hạn trong quyền lực để không trở thành người lạm quyền gây thiệt hại cho tổ chức.
TÓM LƯỢC
Chức năng của công tác tổ chức là liên kết các bộ phận, các nguồn lực trong một thể thống nhất để thực hiện các chiến lược sách lược, các kế hoạch đã đề ra.
Công tác tổ chức thường được xem xét trên ba khía cạnh: tổ chức guồng máy, tổ chức công việc và tổ chức nhân sự. Cũng như mọi lĩnh vực quản trị khác công tác tổ chức cũng thường có hai mặt nội dung và hình thức, vì vậy, để nghiên cứu và thực hiện công tác tổ chức khoa học chúng ta không thể bỏ qua hai khía cạnh vừa nêu.
Tầm hạn quản trị là số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể điều khiển, giám sát trực tiếp và có hiệu quả. Tầm hạn quản trị hẹp sẽ làm tăng số cấp quản trị. Tầm hạn quản trị rộng hay hẹp phụ thuộc vào những yếu tố như: trình độ của nhà quản trị, sự uỷ quyền, tính chất công việc và công tác kế hoạch hoá của doanh nghiệp.
Khái niệm quyền hạn thể hiện quyền ra quyết định, chỉ thị, điều khiển cấp dưới phải hành động theo sự chỉ đạo của nhà quản trị. Quyền hạn của nhà quản trị chỉ đầy đủ khi hội đủ 3 yếu tố: sự hợp pháp khi đảm nhận chức vụ, cấp dưới thừa nhận quyền hạn đó là chính đáng và bản thân nhà quản trị có khả năng và các đức tính khiến cấp dưới tin tưởng. Nếu không có đủ 3 yếu tố trên, quyền hạn của nhà quản trị sẽ không vững mạnh, rất khó điều khiển cấp dưới. Ngày nay, các tổ chức dù kinh doanh hay phi kinh doanh, đều nhấn mạnh đến sự phân cấp, nhưng có nhiều yếu tố cần phải cân nhắc trước khi đưa ra quyết định có phân cấp hay không. Xét về mức độ phân cấp quản trị, chúng ta thấy có 2 xu hướng: phân quyền và tập quyền.
Phân quyền là xu hướng phân tán các quyền ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức. Trong trường hợp quyền lực không được giao phó, chúng ta có sự tập quyền.
Ủy quyền (delegation) là giao phó quyền hạn và trách nhiệm cho người khác để họ thay quyền thực hiện một nhiệm vụ riêng biệt.
Uỷ quyền giúp cho người quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt hơn, tận dụng tối đa quỹ thời gian, quản lý được một nhóm có đông thành viên, nâng cao hiệu quả công việc.
Có nhiều kiểu cơ cấu tổ chức quản trị, phổ biến nhất là: cơ cấu quản trị trực tuyến, cơ cấu quản trị chức năng, cơ cấu quản trị trực tuyến - chức năng, cơ cấu quản trị ma trận. Trong việc thực hiện các sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, vấn đề khó khăn nhất phải giải quyết là sự thay đổi về cách nghĩ, cách làm của con người. Đó là yếu tố cơ bản quyết định sự thành công hay thất bại của việc cải tiến cơ cấu tổ chức quản trị của doanh nhân.
CHƯƠNG 5: LIÊN HỆ
Văn hóa tổ chức đóng vai trò quan trọng trong quản trị, ảnh hưởng đến cách thức hoạt động, giao tiếp và quyết định trong doanh nghiệp. Dưới đây là một số liên hệ thực tế giữa văn hóa tổ chức và quản trị:
1. Định hướng giá trị: Văn hóa tổ chức xác định các giá trị cốt lõi mà doanh nghiệp theo đuổi. Những giá trị này hướng dẫn hành vi của nhân viên và quyết định chiến lược của quản lý. Ví dụ, một công ty như Google nổi bật với văn hóa sáng tạo, khuyến khích nhân viên tự do đưa ra ý tưởng mới.
2. Giao tiếp nội bộ: Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến cách thức giao tiếp trong doanh nghiệp. Một môi trường mở, nơi mà mọi người có thể chia sẻ ý kiến và đóng góp, thường dẫn đến sự sáng tạo và đổi mới. Ngược lại, văn hóa kín đáo có thể kìm hãm sự phát triển.
3. Quy trình ra quyết định: Trong các tổ chức có văn hóa dân chủ, quyết định thường được đưa ra qua sự đồng thuận và tham gia của nhiều bên liên quan. Điều này giúp tăng cường sự cam kết và tinh thần đồng đội. Ngược lại, các tổ chức có văn hóa tập trung có thể ra quyết định nhanh chóng nhưng đôi khi thiếu sự chấp nhận từ nhân viên.
4. Khả năng thích ứng: Các tổ chức có văn hóa linh hoạt dễ dàng thích ứng với thay đổi trong môi trường kinh doanh. Ví dụ, trong thời đại số hóa, các công ty như Netflix đã thay đổi mô hình kinh doanh nhờ vào văn hóa chấp nhận rủi ro và đổi mới.
5. Sự phát triển của nhân viên: Văn hóa tổ chức cũng quyết định cách mà công ty đầu tư vào phát triển nhân viên. Các tổ chức chú trọng vào việc đào tạo và phát triển thường tạo ra một môi trường làm việc tích cực, thu hút và giữ chân nhân tài.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về sự ảnh hưởng của văn hóa tổ chức đến quản trị trong các công ty nổi bật:
1. Google:
Văn hóa sáng tạo: Google nổi tiếng với việc khuyến khích sự sáng tạo của nhân viên thông qua môi trường làm việc thoải mái và linh hoạt. Họ cho phép nhân viên dành 20% thời gian làm việc cho các dự án cá nhân. Điều này đã dẫn đến sự phát triển của nhiều sản phẩm nổi bật như Gmail và Google News.
2. Zappos:
Khách hàng là trung tâm: Zappos xây dựng văn hóa tổ chức dựa trên việc phục vụ khách hàng. Họ thường xuyên tổ chức các khóa đào tạo về dịch vụ khách hàng và khuyến khích nhân viên đi xa hơn trong việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Điều
này không chỉ giúp giữ chân khách hàng mà còn tạo ra sự gắn bó mạnh mẽ giữa nhân viên với công ty.
3. Netflix:
Văn hóa tự do và trách nhiệm: Netflix khuyến khích sự tự do trong công việc nhưng cũng đi kèm với trách nhiệm cao. Công ty không có nhiều quy định cứng nhắc về thời gian làm việc hay ngày nghỉ. Điều này tạo ra một môi trường linh hoạt, khuyến khích nhân viên đưa ra quyết định sáng tạo và tự chủ trong công việc.
4. Toyota:
Văn hóa cải tiến liên tục (Kaizen): Toyota thực hiện văn hóa Kaizen, nơi mà mọi nhân viên đều có quyền đóng góp ý kiến để cải thiện quy trình sản xuất. Văn hóa này đã giúp Toyota trở thành một trong những nhà sản xuất ô tô hàng đầu thế giới, với quy trình sản xuất hiệu quả và chất lượng cao.
5. Salesforce:
Văn hóa bình đẳng và đa dạng: Salesforce chú trọng đến sự đa dạng và bình đẳng trong môi trường làm việc. Họ đầu tư vào các chương trình đào tạo và phát triển cho nhân viên từ các nền tảng khác nhau. Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc tích cực mà còn giúp cải thiện hiệu suất và sáng tạo.
Những ví dụ trên cho thấy cách mà văn hóa tổ chức có thể định hình quản trị và mang lại lợi ích co cả nhân viên và doanh nghiệp.